Leitfäden & Formulare
 
 
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Angehöriger der Hochschule

s. Hochschulmitglieder


Antragstellung

Jedes in der Forschung tätige Hochschulmitglied ist grundsätzlich im Rahmen seiner dienstlichen Aufgaben berechtigt, Forschungsvorhaben, die aus Mitteln Dritter finanziert werden, durchzuführen (§ 71 HG NRW). "Hochschulangehörige" sind dagegen nicht berechtigt, Drittmittelprojekte durchzuführen. Informationen über Forschungsprogramme und Projektförderung sowie zur Antragstellung erhalten Sie beim Dezernat Zentrale Forschungsförderung, Transfer. Viele Drittmittelgeber haben darüber hinaus eigene umfassende Informationsangebote im Internet. Eine Linkliste finden Sie über die Internetseiten des Dezernats FFT.
Bei der Antragstellung bzw. bei Vertragsverhandlungen beachten Sie bitte folgende Hinweise:

  1. Machen Sie (bei öffentlichen Mittelgebern wie DFG oder BMBF in der Regel nicht) einen Gemeinkostenanteil (Overhead) in Höhe von 25% auf die direkten Projektkosten geltend. Das sind die Kosten, die durch die Beanspruchung der Grundausstattungs-Infrastruktur der Universität entstehen. (s. auch Wettbewerbsrecht)
  2. Bedenken Sie bitte bei der Kalkulation der Personalkosten, dass zusätzlich zu den monatlichen Vergütungen ggf. eine Sonderzahlung gem. § 20 TV-L und ein Leistungsentgelt gem. § 18 TV-L anfallen kann. Berücksichtigen Sie bitte ggfs. spezifische Personalkostensätze des jeweiligen Drittmittelgebers. Als Berechnungsgrundlage können die Pauschalsätze der DFG oder des BMBF angesetzt werden.
  3. Informationen zu Personalkosten erhalten Sie bei dem Dezernat III - Abteilung III.4.
  4. Bitte beachten Sie, dass bei einigen Drittmittelgebern nicht der/die einzelne Wissenschaftler/in, sondern die Universität als Antragstellerin auftreten muss (z.B. BMBF, EU). Dafür ist die Unterschrift des Kanzlers der Universität auf dem Antrag erforderlich. Wenden Sie sich in diesen Fällen an den/die für Sie zuständige/n Sachbearbeiter/in im Dezernat FFT.
  5. Sollten Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an den/die für Sie zuständige/n Sachbearbeiter/in im Dezernat FFT.
  6. Für den Abschluss von Forschungs- und Entwicklungsverträgen beachten Sie bitte die unter diesem Stichwort gegebenen weiteren Hinweise!


Auftragsforschung

Als Auftragsforschung wird das Forschen im konkreten Auftrag eines Mittelgebers bezeichnet, wenn das Ziel des Forschungsauftrags vom Mittelgeber vorgegeben wird und die Rechte an den Forschungsergebnissen auf den Mittelgeber übertragen werden.
Projekte im Bereich der Auftragsforschung sind umsatzsteuerpflichtig.


Ausscheiden aus der Universität Bielefeld

Wenn Sie aus Altersgründen oder sonstigen Gründen (z.B. Wechsel zu einer anderen Forschungseinrichtung) aus der Universität Bielefeld ausscheiden, so sollte im Interesse des Projektes und zur Vermeidung von Regressansprüchen an die Universität das Projekt rechtzeitig auf einen anderen Projektleiter/eine andere Projektleiterin übertragen werden, sofern der Drittmittelgeber mit diesem Verfahren einverstanden ist. (siehe auch: Wechsel an eine andere Universität).

  1. Bitte klären Sie im Kreise Ihrer Kolleginnen und Kollegen, ob eine Übertragung des Projektes auf eine andere Person möglich ist.
  2. Holen Sie ggf. das Einverständnis des Drittmittelgebers ein und leiten die erforderlichen weiteren Schritte ein.
  3. Ist bereits bei der Antragstellung Ihr Ausscheiden aus der Universität sicher, muss bereits zu diesem frühen Zeitpunkt der Nachfolger benannt und einbezogen werden.

 

[B]


Bankverbindung

WestLB Giro Düsseldorf
BLZ: 300 500 00
Konto: 6 10 36
IBAN DE46 3005 0000 0000 0610 36
SWIFT WELADEDD


Baumaßnahmen

Soweit im Rahmen von Forschungsprojekten Umbaumaßnahmen notwendig sind, so sind diese rechtzeitig im vorhinein mit dem Dezernat FM abzustimmen.


Beschaffung von Geräten und Verbrauchsmaterialien

Die Beschaffung von Geräten und Verbrauchsmaterialien sowie Dienstleistungsaufträge an Firmen aus Drittmitteln unterliegen den gleichen Regeln wie die Beschaffung aus Haushaltsmitteln. Für diese Beschaffungen ist die Beschaffungsabteilung zuständig: Es wird empfohlen, die Dienste der Beschaffungsabteilung rechtzeitig vor der evtl. Einholung von Angeboten in Anspruch zu nehmen.


Betrieb gewerblicher Art

Die Universität Bielefeld ist als juristische Person des öffentlichen Rechts (Rechtsform der Hochschule ist die Körperschaft des öffentlichen Rechts) unbeschränkt körperschaft- und umsatzsteuerpflichtig, soweit sie einen Betrieb gewerblicher Art unterhält.
Ein Betrieb gewerblicher Art der juristischen Person des öffentlichen Rechts ist jede Einrichtung der Hochschule, die einer nachhaltigen wirtschaftlichen Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen dient und sich innerhalb der juristischen Person des öffentlichen Rechts wirtschaftlich heraushebt.
Die Universität Bielefeld hat einen Betrieb gewerblicher Art für die Projekte der Auftragsforschung, Dienstleistungen gegen Entgelt, der Personalgestellung und das gewerbliche Sponsoring begründet.


Bewilligung eines Projektes

Nach Erhalt eines Bewilligungsbescheides oder zum Abschluss eines FuE-Vertrages sind verschiedene administrative Schritte.

  1. Bitte übergeben Sie das Bewilligungsschreiben (einschließlich aller erforderlichen Anlagen) bzw. den ggf. vom Auftraggeber vorgelegten FuE-Vertrag an Dezernat FFT.
  2. Nur bei Bundesprojekten: Erklären Sie auf der Kopie der Empfangsbestätigung Ihr Einverständnis mit den Bedingungen des Bescheids. Das Original wird vom Dezernat FFT unterzeichnet und weitergeleitet. Sofern der Bescheid direkt dort eingegangen ist, wird Ihnen eine Kopie mit Anlagen übersandt.
  3. Füllen Sie - spätestens jetzt - bitte die Drittmittelanzeige aus und senden Sie diese über den Dekan an das Rektorat - Der Kanzler, Dezernat FFT. Diese gilt im Fall eines DFG Vorhabens zugleich als Information für den DFG Vertrauensdozenten.
  4. Bei Vorliegen aller Unterlagen erhalten Sie von Dezernat FFT eine achtstellige Projektkennziffer (PKZ), unter der Ihr Projekt bearbeitet wird und die gleichzeitig als hausinterne "Kontonummer" des Projektes verwendet wird. Bitte benutzen Sie zur Kennzeichnung des Projektes dann stets diese Projektkennziffer (s. Haushaltssystematik).


Bewirtungskosten

Eine Bewirtung liegt vor, wenn Personen aus geschäftlichem Anlass verköstigt werden. Dabei kann es sich um externe Bewirtungskosten (Restaurantbesuche) handeln oder um Veranstaltungen mit Bewirtung in der Hochschule.

Die Bewirtung von Gastwissenschaftlern/innen, auswärtigen Besuchern/innen oder Geschäftspartnern/innen gehört inzwischen auch im wissenschaftlichen Alltag zur Kultur. Die Kosten können nur erstattet werden, wenn die Bewirtung dem Zweck der Aufgabenerfüllung der Hochschule dient und sind in einem angemessenen Umfang zu halten.
Die Übernahme von Bewirtungskosten ist aus Drittmitteln immer dann unproblematisch, wenn die Zuwendungsbedingungen des Drittmittelgebers dies ausdrücklich zulassen. Bei öffentlichen Drittmittelgebern ist i.d.R. nie von einer entsprechenden Erlaubnis auszugehen.
Bei Forschungsdrittmitteln ohne Erfordernis von Einzelverwendungsnachweisen (z.B. aus FuE-Verträgen mit privaten Mittelgebern) ist eine Erstattung von Bewirtungskosten in der Regel nicht grundsätzlich ausgeschlossen. Notwendig ist hier jeweils eine Einzelfallprüfung, ob die Bewilligungs- oder Vertragsbedingungen eine Erstattung von Bewirtungskosten dem Grunde nach zulassen. In Zweifelsfällen stimmen Sie sich bitte hierzu vorab mit dem Dezernat FFT ab.

 

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Datenschutz

Bei der Durchführung von Forschungsprojekten sind auch die Regelungen des Datenschutzes, insbesondere die allgemeine Forschungsklausel des § 28 Datenschutzgesetz NRW oder spezialgesetzliche Regelungen, zu beachten. Nähere Informationen hierzu erhalten Sie von der Datenschutzbeauftragten der Universität.


Drittmittel

Drittmittel sind solche Gelder, die der Universität von Dritten zur Verfügung gestellt werden. Das können Firmen, Stiftungen, Privatleute oder die öffentliche Hand sein. Aus gebundenen Drittmitteln dürfen nur Ausgaben getätigt werden, die - z.B. durch Bewilligung oder vertragliche Vereinbarung - vom Mittelgeber genehmigt worden sind. Deshalb können die zur Verfügung gestellten Gelder nicht zur Deckung von Finanzierungslücken in anderen Projekten eingesetzt werden. Aus "freien" Drittmitteln (z.B. Spenden, Einnahmen aus Technologietransfer) können alle Ausgaben für Lehre und Forschung getätigt werden. Es gelten hierbei die landesrechtlichen Bestimmungen sowie einschränkende Bestimmungen bei Spenden, über die Sie im Schreiben zur Einrichtung Ihres Projektkontos informiert werden.


Drittmittelanzeige gem. § 71 Abs. 3 HG (Stellungnahme Fakultät)

Mit Beantragung (spätestens jedoch vor Annahme eines Forschungsprojektes durch die Universität) ist es erforderlich, eine sog. Drittmittelanzeige einzureichen (§ 71 Abs. 3 HG NRW, Forschung mit Mitteln Dritter). Bitte füllen Sie die Drittmittelanzeige vollständig aus und senden Sie diese über den Dekan oder die Dekanin an das Rektorat - Der Kanzler, Dezernat FFT.


Drittmittel-Ausgabeart (AA)

Die Ermittlung des Finanzierungsbedarfs eines Forschungsvorhabens beruht auf einer soliden Kostenkalkulation mit Plankosten in verschiedenen Ausgabenkategorien.
Viele Drittmittelgeber bewilligen Finanzierungsmittel hieraufhin oft zweckgebunden. So werden Teilmittel in bestimmter Höhe für Personalausgaben, für Investitionen, für Reisen etc. zur Verfügung gestellt. Die Ausgaben müssen daher in entsprechenden "Unterkonten" geführt werden, um dem Mittelgeber die bewilligungskonforme Verwendung der Mittel nachweisen zu können und um nicht unbeabsichtigt in einer Ausgabeart zu viel zu verausgaben.
In jedem Ihrer Projekte werden daher - entweder auf Grund projektbedingter Kostenaufteilung und/oder entsprechend den Vorgaben des Mittelgebers bzw. aus verwaltungstechnischen Notwendigkeiten (z. B. Vorgaben der Landeshaushaltsordnung/ automatische Buchung von Personalkosten) - die notwendigen Ausgabearten (AA) eingerichtet. Diese sind mit einer zweistelligen Zahl gekennzeichnet.
Die für ihr Projekt eingerichteten Ausgabearten werden Ihnen bei Einrichtung des Projektes mitgeteilt. Die wichtigsten Drittmittel-Ausgabearten sind:

10 - Personalkosten Angestellte
20 - Personalkosten Hilfskräfte
30 - Verbrauchsmaterial
40 - Literatur
50 - Werkverträge
60 - Reisekosten
70 - Geschäftsbedarf
80 - Sonstiges
85 - Overhead
90 - Geräte/Gegenstände bis 5.000 EUR
95 - Geräte/Gegenstände über 5.000 EUR


Drittmittel-Sachbearbeiter

Die Betreuung Ihres Drittmittelprojektes erfolgt sowohl dezentral durch die Fakultäts- bzw. Einrichtungsverwaltung als auch zentral durch Dezernat FFT.

  • Dezentral (Fakultäts- bzw. Einrichtungsverwaltung):
    Dezentral werden alle haushaltstechnischen Arbeiten während der gesamten Laufzeit des Drittmittelvorhabens wahrgenommen, u.a.
    • Kalkulation des verfügbaren Budgets / ggf. Führen einer Belegliste
    • Kalkulation des aktuellen Mittelbedarfs / Vorbereitung der Mittelanforderungen
    • Vorbereitung der Verwendungsnachweise
    • Anordnung von Buchungen
    • DFG-Sachbeihilfen, sowie Förderungen seitens der VW-Stiftung werden vollständig innerhalb der Fakultät durchgeführt ("dezentrales Verfahren").
  • Zentral (Dezernat FFT):
    Die Drittmittelsachbearbeiterinnen und -sachbearbeiter in Dezernat FFT führen u.a. folgende Arbeiten aus:
    • Information und Beratung bei der Antragstellung und im Projektverlauf
    • Entgegennahme und Prüfung von Bewilligungen und FuE-Verträgen
    • Einrichten von Drittmittelkonten
    • Prüfung der Verwendungsnachweise
    • Kommunikation in administrativen Fragen mit dem Mittelgeber
  • Sonderfall International Office:
    Für bestimmte, insbesondere Bildungs- und Mobilitätsprogramme, wie bspw. ERASMUS, ERASMUS-Mundus; im Bereich des Personenaustausches, AvH-Gastwissenschaftlerinnen und -wissenschaftler, ist das International Office (früher Akademisches Auslandsamt) zuständig.

 

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