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Eigenanteil

Abhängig vom Mittelgeber und den spezifischen Förderlinien ist ggf. durch die Universität ein Eigenanteil im Projekt zu erbringen. Dieser Eigenanteil wird üblicherweise durch den anteiligen Einsatz von Stammpersonal, d.h. unbefristet tätigem Personal, aus dem Bereich des Projektleiters/der Projektleiterin erbracht. In einigen Fällen sind aber tatsächlich entstandene, zusätzliche Ausgaben nachzuweisen.
Ein Klärung, wie ein Eigenanteil erbracht werden kann, ist zwingend vor Antragsstellung notwendig. Ansprechpartner sind Ihre Fakultät/Einrichtung und Dezernat FFT.


Einstellung von Personal

Die Behandlung aller arbeitsrechtlichen Fragen bei der Beschäftigung von Personal aus Drittmitteln würde den Rahmen dieser Information sprengen. Bitte informieren Sie sich zu diesem Fragenkomplex bei Ihrer Fakultätsverwaltung. Bei speziellen Fragestellungen hilft Ihnen auch die jeweilige Fachabteilung des Personaldezernats weiter.


Erfindungen

Durch die Änderung des § 42 Arbeitnehmererfindungsgesetz sind Erfindungen aller Hochschulbeschäftigten sowohl aus hauptamtlicher Tätigkeit (einschließlich Drittmittelprojekte) als auch aus Nebentätigkeit dem Dienstherrn unter Nutzung des Formulars zur Meldung einer Erfindung zu melden. Dies gilt auch für Erfindungen, die im Rahmen von Projekten der IIT GmbH oder des GFT e.V. entstanden sind. Grundsätzlich besteht gemäß § 18, § 19 Arbeitnehmererfindergesetz auch für freie Erfindungen eine Mitteilungs- und Anbietungspflicht.
Im Regelfall kann die Hochschule daraufhin binnen einer Frist von längstens vier Monaten ab Eingang einer ordnungsgemäßen Erfindungsmeldung diese Erfindung in Anspruch nehmen mit der Folge, dass alle kommerziellen Verwertungsrechte auf sie übergehen.
Jede Publikation, die patentfähige Erfindungen enthalten kann, muss dem Dienstherrn rechtzeitig, in der Regel zwei Monate vorher angezeigt werden. Damit hat die Hochschule die Möglichkeit, bei aus ihrer Sicht wirtschaftlich interessanten Ergebnissen eine Patentanmeldung vorzunehmen. Erst nach Ablauf dieser Zwei-Monats-Frist kann die geplante Publikation erscheinen. Die Hochschule hat jedoch keinesfalls das Recht, die wissenschaftliche Veröffentlichung zu untersagen; auch bedarf es keiner Genehmigung für die Veröffentlichung, da dies mit dem Grundrecht der Wissenschaftsfreiheit unvereinbar wäre. Ausreichend ist vielmehr, dass die oben genannte Zwei-Monats-Frist beachtet wurde. Macht eine Hochschulwissenschaftler/ein Hochschulwissenschaftler von ihrem/seinem verfassungsgemäßen Recht auf Geheimhaltung seiner Forschungsergebnisse Gebrauch, wird sie/er von der Meldepflicht befreit ("negatives Publikationsrecht"). Diese lebt wieder auf, wenn sie/er die Erfindung zu einem späteren Zeitpunkt doch offenbaren oder veröffentlichen will. Das gilt auch, nach dem Ausscheiden aus dem aktiven Dienstverhältnis, sofern die Erfindung selbst im Rahmen des Dienstverhältnisses entstanden ist.
Auch in den Fällen der Inanspruchnahme der Erfindung durch die Hochschule behalten die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler das Recht zur Nutzung der Forschungsergebnisse im Rahmen ihrer Lehr- und Forschungstätigkeit. Die Hochschule arbeitet bezüglich der Bewertung und der Verwertung von Erfindungen mit der Provendis GmbH zusammen.
Das entsprechende Formular zur Meldung einer Erfindung finden Sie auf der Homepage des Dezernats FFT.

Hinweis: Eine Erfindung, die vor Inkrafttreten des neuen Arbeitnehmererfindungsgesetzes am 07.02.2002 fertiggestellt worden ist, unterliegt auf Dauer dem alten Recht.


Erfindervergütung

Im Falle der Inanspruchnahme der Erfindung durch die Hochschule hat die Erfinderin oder der Erfinder einen Anspruch auf 30% der durch die Verwertung erzielten Einnahmen; ein Abzug für die der Hochschule entstandenen Kosten der Vermarktung ist hierbei nicht zulässig. Die Arbeitnehmererfindervergütung unterliegt als Gehaltsbestandteil der Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht und wird zusammen mit der monatlichen Grundvergütung über das Landesamt für Besoldung und Versorgung (LBV) ausgezahlt.


Erstattung von verauslagten Kosten

Dienstlich verauslagte Beträge für Kosten (z. B. Kopien, Büromaterial) können nur unter den folgenden Voraussetzungen erstattet werden.

  1. Fertigen Sie einen Erstattungsantrag (Erstattung einer Barvorlage), aus dem die private Anschrift, der Betrag und die Bankverbindung hervorgehen, und fügen Sie die mit den notwendigen Vermerken versehene Rechnung bei. Reichen Sie diese Unterlagen bei der Fakultätsverwaltung ein. Der verauslagte Betrag wird Ihnen überwiesen.
  2. Alle Ausgaben sind mit Originalrechnungen zu belegen. Weiterhin ist im einzelnen zu beachten:
    Büromaterial: Aus der Rechnung muss hervorgehen, um welche Artikel es sich handelt. Die Bezeichnung ?Büromaterial? ist nicht ausreichend.
    Mahngebühren der Bibliothek werden nicht erstattet, auch wenn das Buch im dienstlichen Interesse ausgeliehen wurde.
    Porto: Das Frankieren der Ausgangspost muss generell über die Poststelle der Universität erfolgen.

Ethikkommission

Übergreifendes Ziel ist die Beurteilung von Forschungsvorhaben, die an Lebewesen durchgeführt werden, aus ethischer, rechtlicher und sozialer Sicht sowie der Schutz des Individuums vor den Folgen der (klinischen) Forschung am Lebewesen.

Die Ethikkommission hat dabei die Aufgabe, auf Antrag medizinische Forschung am Menschen und epidemiologische Forschung mit personenbezogenen Daten ethisch und rechtlich zu beurteilen.

In diesem Rahmen berät sie kammerangehörige Ärzte und Fakultätsmitglieder in berufsethischen und berufsrechtlichen Fragestellungen. Sie kann auch nichtärztliche Forscher in ethischen Fragen der Forschung am Menschen beraten. Die Universität Bielefeld hat keine eigene Ethikkommission. Die meisten Erfahrungen liegen mit der Ethikkommission mit Sitz an der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster vor. Eine weitere hat ihren Sitz an der Med. Hochschule Hannover.


[F]


Finanzierungslücken im Finanzierungsplan auf Grund noch nicht bereitgestellter Haushaltsmittel

Sofern der Drittmittelgeber in seinem Bescheid die zeitgerechte Bereitstellung der Mittel nur in Aussicht stellt, ist für eine erforderliche Vorfinanzierung folgendes zu beachten:
Mittel der Hochschule dürfen nach Maßgabe der landesrechtlichen Bestimmungen erst dann zur Vorfinanzierung herangezogen werden, wenn das Drittmittelprojekt rechtlich verbindlich bewilligt ist (der Vertrag ist beiderseitig unterschrieben oder der Bewilligungsbescheid liegt vor). Bitte nehmen Sie hierzu Kontakt mit dem Dezernat FFT auf.


Finanzierungslücken auf Grund nicht geplanter Ausgaben

  1. Sie können einen Aufstockungsantrag an den Drittmittelgeber stellen, sofern keine Deckung durch Einsparungen im Finanzierungsplan möglich sind.
  2. Sollten bei vorhandenen Ausgabepositionen unvorhersehbare Mehrkosten anfallen, sind oft Mittelumwidmungen notwendig. Beachten Sie dabei bitte die in den Bewilligungsbedingungen des jeweiligen Mittelgebers genannten Vorgaben.
  3. Beachten Sie auch die konkreten Bewilligungsbedingungen für die Begründung einer neuen Position, die bisher nicht im Finanzierungsplan vorgesehen war. Sofern die Mittel hierfür an anderer Stelle eingespart werden können, bestehen oft keine Einwände des Drittmittelgebers. Sicherheitshalber ist hierzu aber vorab die Zustimmung des Drittmittelgebers einzuholen.
  4. Ggf. besteht auch die Möglichkeit, einen Antrag an andere Drittmittelgeber zu stellen. Wenden Sie sich an das Dezernat FFT, wenn Sie hierzu beraten werden möchten.
  5. Sofern Finanzierungslücken nicht durch Drittmittel abgedeckt werden können, müssen Sie durch andere Ihnen zur Verfügung stehende Mittel gedeckt werden.

Finanzierungsplan

Grundsätzlich sind die Kosten eines geplanten Drittmittelvorhabens vor Einreichen eines Antrages oder der Aufnahme von Verhandlungen aufzustellen. Je nachdem, ob es sich um wirtschaftliche oder nicht-wirtschaftliche Forschung handelt, gibt es hierzu verschiedene Kalkulationschemata. s. auch Kalkulation


Folgekosten

Folgekosten sind Lasten, die sich aus einem Drittmittelvorhaben ergeben und über die zu erbringende Grundausstattung hinausgehen. Sie können vor, während oder nach einem Projekt auftreten. Grundsätzlich sind diese durch den Projektverantwortlichen zu tragen. (s. auch Finanzierungslücken) Hierzu können im Einzelfall abweichende Regelungen getroffen werden. Wenden Sie sich in diesem Fall an das Dezernat FFT.


Forschungsförderung

Hinweise (Information und Beratung) auf Quellen zur Finanzierung von wissenschaftlichen Aktivitäten. (Website in Überarbeitung)


Forschungs- und Entwicklungsverträge (FuE-Verträge)

Sofern ein Drittmittelgeber nicht durch einen Bescheid handeln kann oder will, ist der Abschluss eines sog. Forschungs- und Entwicklungsvertrages erforderlich. FuE-Verträge werden grundsätzlich zwischen der Universität (der Kanzler) im Einvernehmen mit dem Dekan/der Dekanin und dem wissenschaftlichen Leiter/der wissenschaftlichen Leiterin und dem Drittmittelgeber geschlossen.
Fakultäten, Institute, Arbeitsgruppen, Hochschulmitglieder u.ä. können nicht eigenständig als Vertragspartner auftreten.
Das Dezernat FFT hat Standardbeispiele für den Abschluss von FuE-Verträgen, die dem Auftraggeber/Partner vorhabenspezifisch zugeleitet werden können. Dort steht auch - für den internen Dienstgebrauch - ein kommentierter FuE-Vertrag zur Verfügung.
Bitte prüfen Sie, inwieweit das Muster für Ihre Zwecke verwandt werden kann.
Nach erfolgter Abstimmung des Vertragstextes zwischen Ihnen, dem Mittelgeber und der Universitätsverwaltung lassen Sie bitte drei Exemplare vom Vertragsnehmer/von der Vertragsnehmerin unterzeichnen und geben diese dann an das Dezernat FFT weiter.


Fremdleistungen

Sofern die Bewilligungs-/Vertragsbedingungen dies zulassen, können Leistungen im Rahmen der für Fremdleistungen bewilligten Mittel durch Dritte erbracht werden. Zu beachten ist dabei, dass diese Ausgaben nicht als Personalaufwendungen, sondern nur als Sachausgaben gegenüber dem Drittmittelgeber beantragt und abgerechnet werden können.
Fremdleistungen sind z.B.:

Verträge zu o.ä. Dienstleistungen werden durch den Kanzler bzw. Dezernat FFT rechtsverbindlich für die Universität unterzeichnet.


[G]


Gastvorträge

Gastvorträge können zur Ergänzung des Lehrangebotes an Personen, die nicht Mitglieder der Universität Bielefeld sind, vergeben werden. Wenn der Mittelgeber dies vorsieht, können für das Honorar auch Drittmittel genutzt werden. Eventuell größere Aufwendungen, die z.B. durch hohe Reisekosten entstehen, können nur in begründeten Fällen unter Vorlage der entsprechenden Belege über die Fahrkosten erstattet werden. Personen, die bereits einen Lehrauftrag an der Universität haben, dürfen zusätzlich keine Gastvorträge halten.


Gastwissenschaftler / Gastwissenschaftlerin

Auf Antrag einer wissenschaftlichen Einrichtung können Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler zur Mitwirkung an Forschungs- und Entwicklungsprojekten eingeladen werden. Ihnen dürfen keine Dienstleistungen übertragen werden.
Vor der Aufnahme einer Tätigkeit als Gastwissenschaftler/Gastwissenschaftlerin (auch ohne Vergütung) ist mit der Wissenschaftlerin/dem Wissenschaftler eine schriftliche Vereinbarung zu treffen, die seitens der Universität vom Personaldezernat zu unterzeichnen ist.


Gemeinkostenpauschale

s. Overhead


Gemeinschaftsrahmen für staatl. Beihilfen für Forschung, Entwicklung und Innovation

In 2006 hat die Kommission einen neuen Gemeinschaftsrahmen angenommen, in dem präzisiert wurde, wie die Mitgliedstaaten nicht nur Forschungs- und Entwicklungsvorhaben sondern auch Innovationsprojekte am besten durch staatliche Beihilfen fördern können, ohne gegen die Beihilferegeln des EG-Vertrages zu verstoßen. Problematisch ist es, wenn es durch staatliche Beihilfen zu wettbewerbs- oder handelsverzerrenden Folgen kommt.
Die Leistungen der Hochschule müssen daher zu marktüblichen Preisen angeboten werden oder, falls es für die angebotene Leistung keinen Markt gibt, zum Selbstkostenpreis zuzüglich einer Gemeinkostenpauschale von 25% und einem Gewinnaufschlag in Höhe von 4%.


Gerätekauf / Geräteleasing

Geräte können aus Drittmitteln finanziert werden, wenn dies im Bewilligungsbescheid vorgesehen ist oder der Drittmittelgeber keine Zweckbindung vorgesehen hat. Dies gilt ebenso für Geräteleasing.
Bei Abschluss des Projektes erfolgt die Rückgabe oder Übernahme des Gerätes entsprechend den Bedingungen des Drittmittelgebers.

  1. Die Beschaffung muss über die Beschaffungsabteilung erfolgen. Damit ist gewährleistet, dass die vergaberechtlichen Bestimmungen bei der Beschaffung von Geräten beachtet werden und ggf. Sonderkonditionen genutzt werden können. Drittmittelgeber setzen in der Regel voraus, dass die Geräte über die Universität beschafft werden.
  2. Nach erfolgter Lieferung und Abnahme ist es erforderlich, das Gerät zu inventarisieren. Die Inventarisierung erfolgt durch das Dezernat Z.

Geräteleihgaben

Einige Drittmittelgeber (z.B. DFG) stellen für die Dauer des Projektes Geräte als Leihgaben zur Verfügung, die ebenfalls grundsätzlich durch Dezernat Z verwaltet werden.

  1. Der Drittmittelgeber informiert Sie, wie die Universität in den Besitz des Gerätes gelangen.
  2. Bitte beachten Sie, dass auch Leihgaben inventarisiert werden müssen.
  3. Sind Leihgaben nicht in dem FuE-Vertrag vereinbart, müssen Leih- bzw. Leasingverträge mit der Hochschule abgeschlossen werden (Unterschrift durch den Kanzler).
  4. Bei Abschluss des Projektes erfolgt entweder eine Rückgabe an den Drittmittelgeber, oder dieser bietet der Universität die Übernahme des Gerätes an.
  5. Überlässt der Drittmittelgeber der Universität das Gerät, ist in der Regel eine schriftliche Erklärung über die weitere Nutzung des Gerätes nach Beendigung der Förderung erforderlich.

Gesellschaft zur Förderung des Technologietransfers (GFT e.V.)

Mit Datum vom 19.06.1992 ist zwischen der Universität und dem GFT e.V. ein Vertrag geschlossen worden. Ziel dieses Kooperationsvertrages ist die dauerhafte Zusammenarbeit zur gemeinsamen Förderung des Wissens- und Technologietransfers. Dazu beabsichtigen die Partner die Durchführung von Forschungs- und Entwicklungsprojekten auf dem Gebiet der anwendungsbezogenen Forschung, die Förderung des Austausches wissenschaftlicher Erkenntnisse zwischen Wissenschaftlern der Universität Bielefeld und der außeruniversitären Praxis sowie die wechselseitige Nutzung vorhandener Einrichtungen der Kooperationspartner.

Der GFT e.V. tritt nach außen als selbständige Vertragspartnerin sowie Drittmittelnehmerin auf und stellt der Universität gemäß § 2 des Kooperationsvertrages zur Durchführung von Projekten als Drittmittelgeber - ggf. im Rahmen einzelner Projektverträge - Personal, Sachleistungen und Finanzmittel im notwendigen Umfang zur Verfügung. Sofern Finanzmittel zur Einstellung von Mitarbeitern und zum Abschluss von Werkverträgen zur Verfügung gestellt werden, erfolgt deren Verwaltung durch die Universität. Projekte in der GFT gemäß dieser Kooperationsvereinbarung werden ausschließlich im Rahmen des Hauptamtes durchgeführt. Die einzelnen Projekte sind dem Rektorat mittels der "Anzeige zur Durchführung eines Drittmittelvorhabens in der GFT gem. § 71 Abs. 3" vor Projektbeginn anzuzeigen.
Die Zahlung eines zusätzlichen Honorars an Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern ist bei Durchführung von Projekten in der GFT im Hauptamt nicht zulässig. Auch bei Projekten der GFT ist das "Splittingverbot" zu beachten.

Bei der Kalkulation von Projekten, die über den GFT e.V. durchgeführt werden, sind ebenfalls ein Gemeinkostenanteil (Overhead) i.H.v. 25 % und ein Gewinnaufschlag in Höhe von 4% auf die direkten Kosten anzusetzen.

Erfindung im Rahmen von Projekten des GFT e.V. sind der Hochschule zu melden.

Die Hinweise für Mitglieder des GFT e.V. vom 25.5.2000 sind von den Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern zur Kenntnis zu nehmen und zu unterzeichnen.

Als Ansprechpartner steht das Dezernat FFT zur Verfügung.


Gleichstellung

Die Universität Bielefeld hat sich zur Einhaltung der forschungsorientierten Gleichstellungsstandards der DFG verpflichtet und in einer Stellungnahme die entsprechend getroffenen Maßnahmen zusammengefasst.
Die Gleichstellungsstandards sind bei der Personalauswahl in Drittmittelprojekten zu berücksichtigen.


[H]


Hauptamt

Beim Hauptamt handelt es sich um die im Rahmen des Dienstverhältnisses übertragenen und wahrzunehmenden Aufgaben.


Haushaltssystematik

Drittmittel werden über Projektkonten im Haushalt der Universität gesondert verwaltet.
Eigenständige Projektkonten müssen grundsätzlich eingerichtet werden, wenn der Drittmittelgeber nach Projektende einen Verwendungsnachweis verlangt. In Ausnahmefällen - z.B. bei mehreren Spenden für den gleichen Verwendungszweck - kann die Mittelverwaltung über ein Projektkonto erfolgen.


Honorare

Beachten Sie insbesondere, dass bei der Vergabe von Honorarverträgen die Universität im Rahmen des Gesetzes zur sog. "Scheinselbständigkeit" verpflichtet ist, die Selbständigkeit der Auftragnehmer zu prüfen. Der/die Auftragnehmer/in erbringt die Leistung auf eigene Rechnung und auf eigenes Risiko, und es darf sich nicht um ein "arbeitnehmerähnliches Beschäftigungsverhältnis" handeln (Fremdleistungen).


Hochschulmitglied /Hochschulangehöriger

Das Hochschulgesetz NRW definiert in § 71, wer Forschung mit Mitteln Dritter an einer Hochschule in Nordrhein-Westfalen durchführen darf. Hier heißt es im ersten Satz "Die in der Forschung tätigen Hochschulmitglieder sind berechtigt, im Rahmen ihrer dienstlichen Aufgaben auch solche Forschungsvorhaben durchzuführen, die nicht aus den der Hochschule zur Verfügung stehenden Haushaltsmitteln, sondern aus Mitteln Dritter finanziert werden". Eine weitere im Gesetz und der Grundordnung der Universität definierte Gruppe sind die "Hochschulangehörigen", die in der Regel nicht berechtigt sind, Drittmittelprojekte in der Universität durchzuführen (s.u.).
§ 9 HG NRW definiert die Gruppen der Hochschulmitglieder und Hochschulangehörigen:

"(1) Mitglieder der Hochschule sind die Mitglieder des Präsidiums und des Hochschulrates, die Dekaninnen oder die Dekane, das an ihr nicht nur vorübergehend oder gastweise hauptberuflich tätige Hochschulpersonal und die eingeschriebenen Studierenden.

(2) Einer Person, die die Einstellungsvoraussetzungen einer Professorin oder eines Professors nach § 36 erfüllt, kann die Hochschule die mitgliedschaftliche Rechtsstellung einer Professorin oder eines Professors einräumen, wenn sie Aufgaben der Hochschule in Forschung und Lehre selbständig wahrnimmt. Ist diese Person außerhalb der Hochschule tätig, wird hierdurch kein Dienstverhältnis begründet.

(3) Professorenvertreterinnen oder Professorenvertreter (§ 39 Abs. 2) und Professorinnen oder Professoren, die an der Hochschule Lehrveranstaltungen mit einem Anteil ihrer Lehrverpflichtungen gemäß § 35 Abs. 2 Satz 4 abhalten, nehmen die mit der Aufgabe verbundenen Rechte und Pflichten eines Mitglieds wahr. Sie nehmen an Wahlen nicht teil.

(4) Ohne Mitglieder zu sein, gehören der Hochschule die nebenberuflichen Professorinnen und Professoren, die entpflichteten oder in den Ruhestand versetzten Professorinnen und Professoren, die außerplanmäßigen Professorinnen und Professoren, die Honorarprofessorinnen und Professoren, die nebenberuflich, vorübergehend oder gastweise an der Hochschule Tätigen, die Privatodozentinnen und Privatdozenten und wissenschaftlichen Hilfskräfte, sofern sie nicht Mitglieder nach den Absätzen 1 oder 2 sind, die Ehrenbürgerinnen und Ehrenbürger, Ehrensenatorinnen und Ehrensenatoren sowie die Zweithörerinnen und Zweithörer und Gasthörerinnen und Gasthörer an. Sie nehmen an Wahlen nicht teil. Die Grundordnung kann weitere Personen, insbesondere ehemalige Studierende, zu Angehörigen bestimmen."



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