[N]


Nebenbestimmungen

In der Regel fügt der Drittmittelgeber dem Zuwendungsbescheid oder dem FuE-Vertrag Verwendungsrichtlinien bei. Diese Richtlinien sind die Grundlage für die Bereitstellung der Drittmittel und daher genauestens zu beachten.
Sollten diese Richtlinien Hochschulbestimmungen widersprechen, so wird die Hochschulverwaltung sich mit dem Drittmittelgeber in Verbindung setzen.


Nebentätigkeit

Forschung mit Hilfe von Drittmitteln kann entweder als Dienstaufgabe oder als Nebentätigkeit durchgeführt werden. Eine Mischform ist rechtlich nicht möglich. Bei den Nebentätigkeiten von Beamtinnen und Beamten wird zwischen

  • genehmigungspflichtigen,
  • allgemein genehmigten,
  • anzeigepflichtigen und
  • genehmigungsfreien

unterschieden.

Zu den genehmigungsfreien Nebentätigkeiten gehören wissenschaftliche Tätigkeiten, d. h. selbstständige forschende und/oder lehrende Tätigkeiten. Demgegenüber sind Forschungstätigkeiten im Rahmen von Drittmitteln letztlich fremdbestimmt und daher genehmigungspflichtig, wenn sie in Nebentätigkeit ausgeübt werden. Allgemein genehmigt sind sie nur dann, wenn es sich um Auftraggeber aus dem Bereich des Grundgesetzes handelt und die Ergebnisse öffentlich zugänglich sein sollen. Eine alleinige Berechtigung zur Veröffentlichung reicht an dieser Stelle nicht aus. Da eine Veröffentlichungspflicht bei Drittmittelprojekten eher unüblich ist, handelt es sich bei diesen Forschungstätigkeiten in der Regel um im Einzelfall genehmigungspflichtige Nebentätigkeiten. Dies gilt insbesondere auch bei Projekten, die in der IIT GmbH im Rahmen einer Nebentätigkeit durchgeführt werden.

  1. Vor Beginn des Projektes stellen Sie bitte einen Antrag auf Genehmigung der Nebentätigkeit bei dem Personaldezernat oder zeigen die Nebentätigkeit an. Um eine Nebentätigkeit handelt es sich in jedem Fall, wenn
  2. Die Vertragsgestaltung sowie die Projektbearbeitung und -abrechnung ist von Ihnen eigenverantwortlich durchzuführen.
  3. Es werden keine Drittmittelkonten im Haushalt der Universität angelegt.
  4. Die Inanspruchnahme von Einrichtungen der Universität bei der Ausübung der Nebentätigkeit bedarf ebenfalls der vorherigen Genehmigung. In der Regel ist hierfür ein Nutzungsentgelt zu entrichten.
  5. Erfindungen im Rahmen einer Nebentätigkeit sind der Universität anzuzeigen.

Formulare für die Anzeige und Genehmigung von Nebentätigkeiten finden Sie auf der Homepage von Dezernat III.


[O]


Overhead

Wenn es die Bewilligungs-/Vertragsbedingungen des jeweiligen Drittmittelgebers zulassen, sollen bei der Veranschlagung der Kosten für ein Forschungsprojekt nach Möglichkeit ein Overhead (Gemeinkosten) mit einbezogen sein, um die Inanspruchnahme von Infrastrukturleistungen der Universität finanziell abzugelten (Raum- und Gerätenutzung, Strom, Heizung, Wasser, Verwaltungsaufgaben u.a.). Manche Mittelgeber wie z.B. die EU bewilligen einen Overhead standardmäßig.

  • EU
    Nach den Bewilligungsbedingungen der EU können derzeit für Verbundprojekte im 7. FRP für Anträge bis Ende 2009 60 % der tatsächlichen erstattungsfähigen Kosten als Overheadkosten geltend gemacht werden, von denen jedoch wiederum im Research and Technology Development (RTD)-Bereich nur 75 % erstattungsfähig sind. Die indirekten Kosten können bei anderen Förderinstrumenten je nach Ausschreibungslinie unterschiedlich sein. Im Gegensatz zu allen anderen Ausgabearten der EU sind die indirekten Kosten derzeit in der Übergangsphase der Umstellung auf die Vollkostenrechnung nicht nachweispflichtig. Gemäß Rektoratsbeschluss vom 20.07.2004 wird gemäß § 71 Abs. 3 HG NRW an der Universität Bielefeld ein Entgelt in Höhe von 5% der direkten Kosten des Overheads zur Stärkung des Dienstleistungsangebots "Vorbereitung und Durchführung von EU-Forschungsprojekten" im Dezernat FFT erhoben.
    Der Anteil wird bei FP 7 Projekten in der Höhe voraussichtlich an den Anteil der FP 6 Projekte angepasst.

  • DFG-Programmpauschale
    Der am 14. Juni 2007 unterzeichnete Hochschulpakt 2020 ermöglicht der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) die Zahlung von Programmpauschalen für bewilligte Projekte. Bei der Programmpauschale handelt es sich um einen pauschalen Zuschlag an die Hochschule zur Deckung indirekten Ausgaben der Universität (beispielsweise Raum-, Wartungs-, Software- oder Energiekosten, aber auch für die Mitarbeit von Personen, die nicht als Projektpersonal abgerechnet werden). Diese Pauschale beträgt 20 % der abrechenbaren direkten Projektausgaben und wird rückwirkend im Zuge der Anerkennung eines Verwendungsnachweises durch die DFG festgesetzt.
    Das Rektorat hat am 04. Dezember 2007 zur Programmpauschale ein Verteilungsmodell beschlossen, demzufolge von den 20% grundsätzlich jeweils 10% der Projektleitung sowie der Fakultät und jeweils 40% dem Rektorat für innovative sowie infrastrukturelle Maßnahmen zur Verfügung gestellt werden. Ferner können SFBs und GRKs aus dem 40%-Rektoratstopf für innovative Maßnahmen 75% der durch sie auf diesen Fond eingeworbenen Mittel zur Verfügung gestellt bekommen.
    Um bereits vor Festsetzung der Programmpauschale durch die DFG eine Verwendung von Mitteln aus der Pauschale seitens der Projektleitungen, der Fakultäten bzw. Einrichtungen sowie des Rektorates zu möglichen, werden zunächst 80% der jeweils maximal zu erwartenden anteiligen Pauschale als Bewilligung auf für diesen Kreis eingerichteten Sammelkonten zur Verfügung gestellt. Die Abrechnung und geldmäßige Ausstattung dieser Sammelkonten erfolgt zur gegebenen Zeit, in der Regel im I. Quartal des Folgejahres.

  • Auftragsforschung/Dienstleistung (wirtschaftliche Tätigkeit)
    Soweit die Hochschule wirtschaftlich tätig wird, ist grundsätzlich ein marktüblicher Preis zu erheben. Sollte ein marktüblicher Preis nicht zu ermitteln sein, muss ein Selbstkostenpreisen zuzüglich einer Gemeinkostenpauschale von 25% und ein Gewinn in Höhe von 4% kalkuliert werden. Das Dezernat FFT hat ein Kalkulationsschema zur "Preisermittlung zu F&E-Vorhaben auf Selbstkostenbasis" entworfen. Dieses ist verbindlich vor Abschluss eines F&E-Vorhabens zu erstellen und mit der Rektoratsanzeige gem. § 71 Abs. 3 HG NRW einzureichen.

[P]


Patente und Patentierung

An der Hochschule wird in vielen Bereichen Forschung auf internationalem Niveau mit interessanten Ergebnissen betrieben. Trotzdem sind die Patentanmeldungen aus Hochschulen ausgesprochen gering, nur 3,9% aller Anmeldungen beim Deutschen Patent- und Markenamt sind Erfindungen aus Hochschulen.
Durch die Änderung des Arbeitnehmererfinderrechts sind die Hochschulen nunmehr in der Lage, Erfindungen in Anspruch zu nehmen, zum Schutzrecht anzumelden und zu verwerten.


Personalkostenberechnung

Für die möglichst genaue Berechnung von Personalkosten wenden Sie sich bitte über Ihre Fakultätsverwaltung an das Personaldezenat .
Für die Beantragung von DFG-Projekten kann die Tabelle der DFG mit pauschalierten Standardsätzen genutzt werden. Auch seitens des BMBF und des BMWi existieren Personal-Obergrenzen für nicht namentlich benanntes Personal, die verbindlich in Ansatz gebracht werden müssen. Falls die konkrete Person für die Stelle schon bekannt ist, kann eine konkrete Personalkostenkalkulation durch die Personalabteilung erfolgen.

Personalkostenbuchung

Die tatsächlich in einem bestimmten Zeitraum angefallenen Personalkosten werden in der Regel erst mit einer gewissen zeitlichen Verzögerung in Ihrem Projektkonto nachvollzogen. Sie können also ggfs. im Mittelbuchungssystem nicht immer die aktuellen für Personalausgaben zur Verfügung stehenden Mittel überprüfen.
Für Fragen im Zusammenhang mit Personalkostenbuchungen aus Drittmittelprojekten wenden Sie sich bitte an das Dezernat F - Abteilung F.2.


Preis, marktüblicher

Ein marktüblicher Preis ist gegeben, wenn es sich um eine marktgängige Leistung handelt, für die ein allgemeiner oder besonderer - z.B. anlässlich einer öffentlichen Ausschreibung - Markt besteht. Da für diese marktgängigen Leistungen im Regelfall kein objektiver Marktpreis besteht (z.B. Buchpreisbindung), ist auf den subjektiven Marktpreis abzustellen, also den Preis, der für die gleiche Leistung/den gleichen Gegenstand auf dem Markt erzielt werden kann. Dieser muss auch gewährte Vorteile wie Skonti und Rabatte berücksichtigen. Kann die Marktgängigkeit oder ein verkehrsüblicher Preis nicht festgestellt werden, so ist ein Selbstkostenpreis zzgl. Gemeinkosten- und Gewinnpauschale zu kalkulieren.


Privatkontenverfahren

In Ausnahmefällen können auf begründeten Antrag Drittmittel durch ein Hochschulmitglied selbst oder durch einen Förderverein (z.B. GFT e.V.) verwaltet werden (Sonderkontenverfahren). Der Antrag und die Begründung wird mit der Anzeige des Drittmittelprojekts gestellt. Hierzu ist folgendes zu beachten:

  • Der Drittmittelgeber und der Kanzler müssen diesem Verfahren zustimmen.
  • Die Mittel können in keinem Fall über die Konten der Universität abgerechnet oder verbucht werden und sind damit für den/die Hochschullehrer/-in und damit in der Folge auch für die Hochschule nicht drittmittelrelevant.
  • Die ausschließliche Verantwortung für eine ordnungsgemäße Verwaltung der Drittmittel, insbesondere aber auch die vertrags-, steuerrechtliche und sonstige Prüfungen sowie die sich daraus ergebenden Konsequenzen liegt beim Hochschulmitglied.
  • Hinsichtlich der Gerätebeschaffung sind die Vorgaben des Mittelgebers zu beachten. Die Eigentumsverhältnisse an den erworbenen Gegenständen sind zu klären. Soweit diese in die Universität eingebracht werden, ist ggfs. eine Versicherung abzuschließen.
  • Die im Zusammenhang mit der Abwicklung stehenden Unterlagen sind aufzubewahren und für Zwecke der Prüfung bereitzuhalten; notwendige Auskünfte sind zu erteilen.

Projektbeginn

Mit der Projektbearbeitung kann erst dann begonnen werden, wenn ein rechtsgültiger Vertrag (rechtsverbindliche Unterschrift aller Vertrags-Parteien) bzw. ein Bewilligungs- und /oder Zuwendungsbescheid vorliegt. In der Regel sehen diese auch eine konkrete Laufzeit vor.
Die Mehrzahl der Mittelgeber erkennt keine Ausgaben an, die vor dem offiziellen Projektbeginn entstanden sind. Im Bereich von Bundes- und Landeszuwendungen dürfen auch keine Ausgaben bereits vor Projektbeginn begründet worden sein (damit ist bsp. eine Bestellung vor Projektbeginn nicht möglich).
Eine rückwirkende Einstellung von Personal zum Projektbeginn ist nicht möglich. Informieren Sie sich hierzu im Personaldezernat.


Projektleiter /-in

Der Projektleiter ist zuständig für die ordnungsgemäße Durchführung des Drittmittelvorhabens. Er zeichnet sachlich richtig für die anfallenden Zahlungen im Projekt.


Projektende

Das Projektende ist in aller Regel durch den Bewilligungsbescheid oder den FuE-Vertrag bestimmt.

  1. Jede Änderung der Projektlaufzeit teilen Sie bitte Ihrer Fakultätsverwaltung und/ oder dem Dezernat FFT umgehend mit.
  2. Bei bevorstehendem Projektende bearbeiten Sie bitte ausstehende Rechnungen vorrangig und leiten diese an Ihre Fakultätsverwaltung weiter.
  3. Bitte prüfen und beachten Sie Ihre Berichtspflichten gegenüber dem Drittmittelgeber. Den von der Projektleiterin/dem Projektleiter unterzeichnete Verwendungsnachweise legen Sie bitte in zweifacher Ausfertigung Ihrer Fakultätsverwaltung zur Prüfung vor.
  4. Bitte regeln Sie die Rückgabe von Leihgeräten oder ggf. die Übernahme von Geräten in das Eigentum der Universität. Sie erfolgt entsprechend den Bedingungen des Drittmittelgebers.

Projektkennziffer (PKZ)

Bei Vorliegen aller Unterlagen erhalten Sie von Dezernat FFT eine achtstellige Projektkennziffer (PKZ), unter der Ihr Projekt bearbeitet wird und die gleichzeitig als hausinterne "Kontonummer" des Projektes verwendet wird. Bitte benutzen Sie zur Kennzeichnung des Projektes dann stets diese Projektkennziffer.


Projektkosten

Bei den Projektkosten handelt es sich um die Kosten, die durch die zusätzliche Durchführung eines Projektes an der Hochschule entstehen. Während bei öffentlichen Zuwendungen und privaten Förderungen ohne Gegenleistung nur die direkten, zusätzlichen Kosten zu veranschlagen sind, ist bei wirtschaftlicher Tätigkeit (Auftragsforschung, Dienstleistung) ein marktüblicher Preis zu veranschlagen. Falls ein marktüblicher Preis nicht zu ermitteln ist, sind die Projektkosten auf Selbstkostenpreisbasis zu kalkulieren und mit einer Gemeinkostenpauschale von 25% und einem Gewinnaufschlag in Höhe von 4% zu versehen. Für die Kalkulation der Projektkosten hat das Dezernat FFT ein Kalkulationsschema entworfen, welches weitere Hinweise zur Kostenermittlung enthält.


Projektkontenstand

Die laufenden Kontobewegungen kann die Verwaltung Ihrer Fakultät oder Einrichtung im Mittelbuchungssystem einsehen.


Projektverlaufsänderungen

Ergibt sich bei der Projektdurchführung eine notwendige Änderung in der Projektlaufzeit, ist es ggf. erforderlich, einen Antrag auf Verlängerung zu stellen oder die Verlängerung zu vereinbaren.

  1. Bitten teilen Sie es dem Dezernat FFT rechtzeitig mit, wenn Sie eine Änderung der Projektlaufzeit planen oder diese durch unsere Projektpartner geändert wurde.
  2. Bereiten Sie bitte einen Verlängerungsantrag (Begründung der wissenschaftlichen Notwendigkeit) vor. In der Regel ist keine Aufstockung des Zuwendungsbetrages möglich, die Verlängerung erfolgt lediglich kostenneutral. Der vorbereitete Antrag ist nach Rücksprache mit Dezernat FFT beim Mittelgeber einzureichen.


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