BIS Startseite
 
 
Hintergrundbild
Hintergrundbild
Uni von A-Z
Universität Bielefeld > BIS Startseite
  

Die Dokumentenablage im eKVV

Ein Angebot für Lehrende zur Unterstützung der Lehre


Die Dokumentenablage ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, Informationen und elektronische Materialien zu Lehrveranstaltungen direkt im eKVV unterzubringen. Sie wendet sich in erster Linie an Lehrende der Universität Bielefeld und ermöglicht ihnen die einfache und schlanke elektronische Unterstützung der Präsenzlehre:

  • Die einfachste Nutzung: automatisch über die eKVV-E-Mailverteiler
  • In eine Richtung: Ablage von Materialien zu den einzelnen Veranstaltungsterminen
  • In die andere Richtung: Einsammeln von elektronischen Arbeiten der Studierenden

HelpFAQs zur Dokumentenablage


Die Nutzungsmöglichkeiten der Dokumentenablage

Die automatische Nutzung über die eKVV-E-Mailverteiler

Die Dokumentenablage kann als automatisches Archiv für die von Ihnen verschickten Dateianhänge dienen. Die auf diese Weise eingestellten Dokumente sind danach nur für Studierende sichtbar, die am eKVV angemeldet sind und Ihre Veranstaltung im Stundenplan haben.

Durch die Nutzung als E-Mailarchiv können auch Studierende, die ihre Mailadresse nicht im eKVV hinterlegt haben, auf die Anhänge zugreifen. Es ist nicht mehr notwendig, die Materialien erneut zu schicken.

Helpweitere Hinweise zur Nutzung über den E-Mail-Verteiler

Für diese Art der Nutzung müssen Sie sich nicht am eKVV anmelden und benötigen daher kein Passwort.

Die Ablage von Materialien für Studierende zu einzelnen Veranstaltungsterminen

Sie können in der Dokumentenablage für jeden Veranstaltungstermin Ordner anlegen und diese so einstellen, dass sie erst ab einem bestimmten Zeitpunkt für die Studierenden sichtbar sind.

Helpweitere Hinweise zur Freigabe von Ordnern für Studierende

In den Ordnern zu den einzelnen Terminen können Sie nun die Materialien unterbringen. Sie können dazu beliebige Dateien hochladen, aber auch Links zu externen Informationsquellen eintragen.
Über einen Assistenten für die Erstellung einer Ordnerstruktur - den Ordnerwizard - lässt sich eine Ordnerstruktur auf Knopfdruck aus den Termindaten Ihrer Veranstaltung im eKVV erzeugen.

Um Ordner und Dokumente anzulegen, benötigen Sie ein Passwort für das eKVV.

Das Einsammeln von Arbeiten der Studierenden

Sie können die eKVV-Dokumentenablage auch zur Unterstützung in der Prüfungsphase Ihrer Veranstaltungen nutzen. Sie ermöglicht das Einsammeln von Arbeiten der Studierenden in elektronischer Form.

Sie können den Studierenden das Hochladen von Dokumenten in die Dokumentenablage ermöglichen. Sie als Lehrende/-r können diese Dokumente dann herunterladen.
Sie haben bei dieser Nutzung der Dokumentenablage die Möglichkeit, Arbeiten der Studierenden elektronisch in Empfang zu nehmen. Gerade wenn es um Arbeiten geht, die auch anderen Studierenden im Rahmen der Dokumentenablage zugänglich gemacht werden sollen (z.B. Protokolle von Veranstaltungssitzungen), ist dies ein schneller Weg ohne weitere Zwischenschritte.

Helpweitere Hinweise zum Einsammeln von Arbeiten

Auch für diese Nutzung der Dokumentenablage benötigen Sie ein Passwort für das eKVV.


HelpEin Nutzungsbeispiel:

An einem Beispiel aus dem BIS können Sie sich hier die Dokumentenablage einmal so anschauen, wie Studierende sie über das öffentliche eKVV sehen. In diesem Beispiel sind die Freigabeeinstellungen sehr großzügig gewählt, d.h. alle Dokumente sind frei zugänglich.


Umgesetzte Nutzungsprinzipien

Einfachheit

Die Dokumentenablage ist zur Untersützung der Präsenzlehre gedacht. Sie beschränkt sich auf einen überschaubaren Funktionsumfang, der die Nutzung erleichtert und die Bedienoberfläche nicht mit unnötigen Elementen belastet. Sie ist nicht als E-Learningsystem gedacht. Im einfachsten Fall nutzen Sie die Dokumentenablage über die automatischen eKVV E-Mailverteiler, ohne jemals direkt darauf zuzugreifen (siehe Nutzungsmöglichkeiten oben).

Geringer Lernaufwand

Die eKVV-Dokumentenablage ist im Erscheinungsbild von der Logik an bekannte Programme wie den Windows Explorer, andere Dateimanager oder moderne Content Management Systeme angelehnt. Sie finden als Benutzer/-in bekannte Begriffe wie Ordner, Papierkorb, Zwischenablage, Ausschneiden und Einfügen wieder, die Sie aus der täglichen Arbeit am PC gewohnt sind.

Integration

Die eKVV-Dokumentenablage ist mit anderen eKVV-Diensten wie dem eKVV-Teilnehmermanagement und den automatischen E-Mailverteilern abgestimmt. Für die Studierenden ist die Dokumentenablage einfach über ihren eKVV-Stundenplan abrufbar, es sind keine Wechsel in andere Webseiten notwendig.



Helphier geht's zu den FAQs zum Teilnehmermanagement

Kein Einrichtungsaufwand

Die eKVV-Dokumentenablage nutzt die gleichen automatischen Berechtigungskonzepte über das Personen- und Einrichtungsverzeichnis des BIS, die seit Jahren erfolgreich bei den eKVV-E-Mailverteilern und beim Teilnehmerlistenabruf eingesetzt werden. Aktuelle Kontaktdaten im Personen- und Einrichtungsverzeichnis ermöglichen Ihnen bzw. Ihrem Sekretariat dann auch die direkte Nutzung der Dokumentenablage.




Aufbau der Dokumentenablage

Grundsätzlicher Aufbau der Dokumentenablage

Am einfachsten ist es, sich die Dokumentenablage bei einer Veranstaltung als eine Art kleine Festplatte zur Veranstaltung vorzustellen. Genau wie bei Ihrer Festplatte besteht die Dokumentenablage aus Ordnern und Dokumenten. In jeder Dokumentenablage gibt es eine Reihe von Standardordnern: den Basisordner, die INBOX, den Ordner "E-Mail Anhänge" und den Papierkorb.

Ordner sind dabei genau so zu verstehen, wie man es vom eigenen Betriebssystem (sei es Windows, MacOS oder Linux) gewohnt ist: Sie stellen Gliederungselemente dar, die zusammenhängende Inhalte strukturieren können. Wie auf einer normalen Festplatte können Ordner wieder andere Ordner enthalten.

Im Gegensatz zu den Ordnern auf der Festplatte können Sie in der Dokumentenablage zu einem Ordner noch eine ausführliche Beschreibung eintragen. Diese Beschreibung wird den Studierenden angezeigt und kann beispielsweise bei einer Gliederung der Dokumentenablage nach Themen sehr nützlich sein.

Eine weitere wichtige Eigenschaft der Ordner ist die Freigabe, über die sich genau steuern lässt, wann welche Inhalte für die Studierenden sichtbar werden.

Die Dokumente

Während die Ordner im Wesentlichen bei der Gliederung und bei der Steuerung des Zugriffs durch die Studierenden helfen, sind die Dokumente der eigentliche Inhalt der Dokumentenablage, genau wie es die Dateien auf Ihrer eigenen Festplatte sind.

Die Dokumentenablage unterscheidet dabei zwischen zwei Hauptarten von Dokumenten: interne Dokumente und externe Dokumente. Durch die beiden unterschiedlichen Dokumententypen lassen sich in der Dokumentenablage eigene Dateien und externe Quellen einheitlich und gemeinsam darstellen.

  • Interne Dokumente: Die internen Dokumente sind diejenigen, bei denen Sie selbst den Inhalt, also die zugehörige Datei, in die Dokumentenablage hochgeladen haben. Sie finden in jedem Order eine Möglichkeit, Dateien hochzuladen. Sie können die Datei dann mit weiteren Informationen wie Titel, Autoren und einer ausführlichen Beschreibung ausstatten. Sie können beliebige Dateitypen hochladen.

  • Externe Dokumente/Links: Bei externen Dokumenten sind die Inhalte nicht direkt in der Dokumentenablage vorhanden, sondern werden als Link mit Internetadresse angegeben.

Der Basisordner

Der Basisordner ist der oberste Ordner in jeder eKVV-Dokumentenablage. Beim Einstieg in die Dokumentenablage einer Veranstaltung beginnen Sie immer im Basisordner.

Im Basisordner finden Sie am Anfang die drei vom System zur Verfügung gestellten Ordner INBOX, E-Mail Anhänge und Papierkorb vor. Sie können zusätzliche neue Order oder Dokumente anlegen und so die Dokumentenablage mit Inhalten füllen.

Die INBOX

Die INBOX ist ein spezieller Ordner, der in der Dokumentenablage jeder Veranstaltung zur Verfügung steht. Sie hat zwei Eigenschaften:

  1. Alle Inhalte (Ordner und Dokumente) sind niemals für Studierende sichtbar.
  2. Die INBOX kann für Studierende geöffnet werden, so dass diese Dateien hochladen können, die dann in der INBOX für Sie als Lehrende/-r zur Verfügung stehen.

Die erste Eigenschaft sorgt dafür, dass von Studierenden hochgeladene Arbeiten den notwendigen Schutz in Bezug auf den Datenschutz und das Urheberrecht erhalten. Diese Eigenschaft ermöglicht auch, die INBOX als Entwurfsordner zu betrachten: Hier lassen sich Lehrinhalte unterbringen, die erst zu einem späteren Zeitpunkt den Studierenden zugänglich gemacht werden sollen.

Der Hauptzweck der INBOX ist es aber, Arbeiten von Studierenden einsammeln zu können.

Der Ordner "E-Mailanhänge"

In diesen Ordner werden alle E-Mailanhänge eingefügt, die Sie per E-Mail über den eKVV-Verteiler der Veranstaltung verschicken (siehe oben bei den Nutzungsmöglichkeiten der Dokumentenablage).

Falls Sie die Dokumentenablage zunächst nur als E-Mailarchiv genutzt haben und sie nun direkt nutzen wollen, so können Sie die Inhalte aber auch in andere Ordner verschieben oder löschen.

Der Papierkorb

Der Papierkorb in der Dokumentenablage hat genau die gleiche Funktion wie der Papierkorb unter Windows:
Wenn Sie Dokumente oder Ordner in der Dokumentenablage löschen, landen diese zunächst im Papierkorb. Sie können dann noch die Löschung rückgängig machen.

Um Dokumente und Ordner endgültig zu löschen, können Sie den Papierkorb komplett leeren oder einzelne Dokumente und Ordner explizit löschen.



Helpweitere Fragen werden vom eKVV-Support beantwortet