Migration des E-Mail-Servers auf Microsoft Exchange

Warum wird auf einen neuen E-Mail-Server migriert?

Was passiert während der Migration am 7.-10. September 2018?

Was wird sich ändern?

Welche Daten/Einstellungen werden übernommen?

Welche Daten/Einstellungen werden nicht übernommen?

 

Warum wird auf einen neuen E-Mail-Server migriert?

Die Umstellung auf den neuen E-Mail-Server soll die tägliche (Zusammen) -Arbeit erleichtern.

Im Gegensatz zum bisher eingesetzten E-Mail-System ist Exchange ein sogenannter Groupware-Server, welcher E-Mail, Kalender, Aufgaben, Kontakte und Notizen auf einer Plattform miteinander verbindet. Die Integration in bestehende und zukünftige Systeme wird damit wesentlich vereinfacht. Mit Exchange setzt die Universität Bielefeld auf eine zukunftsfähige Plattform, die die unterschiedlichen Anforderungen der Kundengrupppen innerhalb der Hochschule erfüllt.

Durch die Umstellung sollen zudem die immer wieder auftretenden Probleme im Kalender- und E-Mail-Bereich gelöst werden.

 

Was passiert während der Migration am 7.-10. September 2018?

Die Server, Daten und Einstellungen des alten E-Mail- und Kalender-Systems werden auf die neue Exchangeumgebung umgestellt.

Ab 7. September um 12 Uhr bis bis Montag, den 10. September um 8 Uhr, steht das Mail- und Kalendersystem des BITS somit nicht zur Verfügung. Da während der Umstellung E-Mails weder versendet noch empfangen werden können, sollten Kommunikationsmaßnahmen entsprechend geplant werden. Insbesondere wenn es etwa um die fristgerechte Einreichung von Dokumenten, Anträgen etc. per E-Mail geht.

E-Mails und Anhänge stehen nach der Migration wieder zur Verfügung. Selbiges gilt für Adressbücher (Besonderheiten beachten!), Aufgaben, Notizen und Einstellungen aus dem Webmailer (Signaturen und Abwesenheitsnachrichten). Kalender werden in archivierter Form zur Verfügung gestellt (Besonderheiten beachten!).

 

Was wird sich ändern?

Einbindung von E-Mail, Kalender, Adressbuch, etc.
Der Zugriff auf E-Mail, Kalender und Adressbücher muss auf allen Endgeräten neu eingerichtet werden.
Schnelle Einrichtung mit vielen E-Mail-Clients möglich, die Exchange bzw. ActiveSync unterstützen.
IMAP, SMTP und CalDAV werden weiterhin angeboten. Der SMTP-Port ändert sich auf 587 (STARTTLS).

Anleitungen zu den gängisten Programmen
ToDo
Arbeitsplatzrechner
Je nach Fakultät/Einrichtung und Art der Einbindung auf dem Rechner, kann die Neukonfiguration automatisiert geschehen oder muss manuell vorgenommen werden.

Benutzername
Der Benutzername für das persönliche Postfach ändert sich von BITS-Benutzername@uni-bielefeld.de auf die offizielle E-Mail-Adresse@uni-bielefeld.de. Der Standardfall ist vorname.nachname@uni-bielefeld.de als offizielle Adresse.

Passwort
Für die Anmeldung am persönlichen E-Mail-Postfach wird künftig dasselbe Passwort verwendet, wie für die Anmeldung am PC/Netzlaufwerk (Stichwort: AD-Konto).
ToDo
Wer das AD-Konto bislang nicht nutzt und wem das Passwort nicht bekannt ist, kann es über das PRISMA-Portal selbstständig ändern.

Zugriff auf Funktionspostfächer
Der Zugriff auf Funktionspostfächer wird bei Exchange über Berechtigungen gesteuert. Die erforderlichen Berichtigungen wurden zum Großteil im Vorfeld schon von der jeweiligen EDV-Betreuung an das BITS gemeldet. Mit Start von Exchange wird jeder Besitzer eines Funktionspostfachs die Berechtigungen selbst über das PRISMA-Portal verwalten können.
ToDo
Wer mit Funktionspostfächern arbeitet, muss diese neu einbinden.
Anleitungen zu den gängisten Programmen

Webmail
Als neuer Webmailer wird Outlook Web Access (OWA) genutzt. Die Weboberfläche bekommt ein moderneres Aussehen und wartet ebenfalls mit einem größeren Funktionsumfang auf.

UMS (Sprach- und Faxnachrichten)
Neue Sprach- und Faxnachrichten werden künftig direkt in den Posteingang des jeweiligen Postfaches zugestellt.
Bisher vorhandene Nachrichten werden in einen neuen Ordner "UMS-Archiv" verschoben.
Die UMS-PIN wurde für diese drei Funktionen vereinheitlicht:
  • Beim Abfragen der UMS-Voice-Mailbox.
    • Anmeldung mit PIN.
  • Am Telefon (pers. Telefonbuch).
    • Anmeldung mit Tel-Nr. (Benutzer-ID) und PIN.
  • Am CCMUser Web-Interface (Rufumleitungen, Web-Dialer, ...).
    • Anmeldung mit Tel-Nr. (Benutzername) und PIN (Kennwort).

Verteilerlisten
Die Administration von E-Mail-Verteilerlisten wird nach der Migration nicht mehr über die Benutzerverwaltung (im Mail-Recht), sondern über das PRISMA-Portal erfolgen.

 

Desweiteren sollten die nachfolgenden Punkte beachtet werden, welche Daten/Einstellungen nicht migriert werden

 

Welche Daten/Einstellungen werden übernommen?

E-Mails
Übernommen werden E-Mails und Ordner (inkl. Anhängen und Signaturen), jedoch keine Farben, Fähnchen, Häkchen oder Kategorien (ist weitestgehend Client-spezifisch).

(Haupt-)Kalender (und weitere Kalender)
Termine werden in archivierter Form in einem Kalender „Archiv_AlteBezeichnung“ zur Verfügung stehen. Weitere Informationen dazu beachten.

(persönliche) Adressbücher / Kontakte
Folgende Attribute werden übernommen / zugeordnet:
Alle Attribute aufklappen
  • Name
  • First Name
  • Middle Name
  • Last Name
  • Nick Name
  • Company
  • Department
  • Job Title
  • Business Street
  • Business City
  • Business State
  • Business Postal Code
  • Business Country/Region
  • Home Street
  • Home City
  • Home State
  • Home Postal Code
  • Home Country/Region
  • Business Fax
  • Business Phone
  • Home Phone
  • Mobile Phone
  • Pager
  • Other Phone
  • Anniversary
  • Birthday
  • E-mail Address
  • E-mail 2 Address
  • E-mail 3 Address
  • Notes
  • Office
  • Location
  • Personal Web Page
  • Business Web Page
  • IM1
  • IM2
  • Calendar
  • FreeBuzy
  • Title
  • Suffix
  • Other Street
  • Other City
  • Other State
  • Other Postal Code
  • Other Country/Region
Weitere Kontaktordner werden ebenfalls nach dem o. g. Schema übernommen.

Kontaktgruppen: Es werden keine Gruppen in Gruppen importiert. Alle Gruppen (auch Untergruppen) werden auf einer Ebene sichtbar sein.

Aufgaben
Die Aufgaben werden nach Exchange übernommen.

Signaturen
Im Webmailer gespeicherte Signaturen (HTML und Text) werden OHNE Bilder übernommen. HTML wird so gut wie möglich bereinigt und übernommen.

Abwesenheitsnachrichten
Liegen im Textformat vor und werden auch so importiert (Betreff, Start- und Enddatum, interne und externe Nachricht, aktiviert ja/nein).

Postfachregeln (Filterregeln, Sieve-Rules)
Serverseitige Regeln werden im Normalfall migriert, allerdings im Exchange deaktiviert zur Verfügung gestellt. Regeln die nicht migriert werden können, werden dem Anwender in einer separaten E-Mail mitgeteilt.
ToDo
Filterregeln im Webmailer wieder aktivieren.

Anzeigenamen
Der Anzeigename für persönliche Postfächer wird in der Form Nachname, Vorname dargestellt.
Für Funktionspostfächer werden über die Benutzerverwaltung eingestellte Anzeigenamen übernommen.

UMS-Ordner (Sprach- und Faxnachrichten)
Bisher vorhandene Sprachnachrichten und Faxe werden in einen neuen Ordner "UMS-Archiv" verschoben.

Weiterleitungen
Wenn nur eine Weiterleitungs-Adresse eingestellt ist, wird diese übernommen. Sind mehrere Adressen eingestellt, wird keine übernommen.
ToDo
Eine Weiterleitungs-Adresse über PRISMA eintragen.
Anleitung "Weiterleitung einrichten"

 

Welche Daten/Einstellungen werden nicht übernommen?

Aktive Kalendereinträge
Termine werden in archivierter Form in einem Kalender „Archiv_AlteBezeichnung“ zur Verfügung stehen.
Serientermine werden als einzelne Termine dargestellt. Dateianhänge an Terminen werden nicht migriert, können über beim BITS angefragt und wieder bereitgestellt werden.
Der Archiv-Kalender dient nur zur Information!
ToDo
Termine/Serientermine müssen händisch in dem neuen aktiven Kalender angelegt werden.

Ordnerfreigaben
Freigaben von Ordnern eines Postfachs werden nicht auf Exchange übernommen.
ToDo
Freigaben müssen nach der Migration neu vergeben werden.

Kalenderfreigaben
Freigaben für Kalender werden nicht auf Exchange übernommen.
ToDo
Kalenderfreigaben müssen nach der Migration neu vergeben werden.

Adressbuchfreigaben / Freigegebene Kontakte
Freigaben von Adressbüchern werden nicht übernommen.
ToDo
Freigaben müssen nach der Migration neu vergeben werden.

Kategorien
Kategorien (für E-Mail, Kalender, Kontakte) werden nicht übernommen.
ToDo
Kategorien müssen händisch neu gesetzt werden.

 

Anleitungen

Zu den Anleitungen

ToDos

Ist dieses Symbol zu sehen, muss man als NutzerIn nach der Migration in der Regel selbst tätig werden. Bitte besonders beachten und zur Kenntnis nehmen!