Bielefelder IT-Servicezentrum

E-Mail und Kalender

Das BITS stellt für Studierende und Beschäftigte eine zentralen Groupware-Server (MS Exchange) bereit. Die Nutzung bietet die Funktionen

• E-Mail (@uni-bielefeld.de-Adresse),
• Kalender
• Aufgaben,
• Kontakte,
• Notizen.

Über E-Mail-Programme auf Rechnern und mobilen Geräten kann der Service genutzt werden wie auch über einen Webbrowser per Webmail.

Infos und Fakten

Postfachgröße

Studierende: 2 GB
Beschäftigte: 6 GB

Funktionspostfächer

Sogenannte Funktionspostfächer werden u. a. für einzelne Fakultäten, Abteilungen, Arbeitsgruppen genutzt. Der generelle Zugriff darauf wird über Postfachberechtigungen geregelt und muss je nach E-Mail-Programm unterschiedlich eingebunden werden.
-> Anleitungen zur Einbindung

Verteilerlisten

Die Verteilerlisten dienen der reinen Weiterleitung an eine beliebige Anzahl von E-Mail-Adressen. Hierbei wird eine E-Mail-Adresse mit @uni-bielefeld.de-Endung eingerichtet, allerdings ohne eigenes Postfach und Speicherplatz dahinter.
Die Pflege einer Liste geschieht über das PRISMA-Portal. Für die Beantragung einer neuen Liste wendet man sich an die eigene EDV-Betreuung der Fakultät/Einrichtung.

Abwesensheitsnachricht

Eine Nachricht wird während der Abwesenheitszeiten vom Arbeitsplatz (Urlaub, Krankheit etc.) automatisch als Antwort auf E-Mail-Nachrichten gesendet.

-> Anleitung zur Einrichtung

E-Mail-Filter

E-Mail-Filter erlauben es, eingehende Nachrichten zu organisieren.

-> Anleitung zur Einrichtung

Beschränkungen im E-Mail-Verkehr

Anhänge

E-​Mails inklusive Anhänge beim Versand: max. 100 MB

Außerdem:
Limitierung beim Versand über Webmail: max. 25 MB
Limitierung beim Versand über ActiveSync (Protokoll, das z. B. bei der iOS Mail App verwendet wird): max. 10 MB

Limitierung ausgehender E-Mails (Schutz gegen SPAM von innen)

Das BITS kann letztendlich nicht verhindern, dass eine Uni-Kennung mit dem dazugehörigen Passwort einer Person in unbefugte Hände gelangt. Diese 'gehackten' Konten sind in der Vergangenheit für die massenhafte Verbreitung von unerwünschten E-Mails (SPAM und Phsishing) missbraucht worden.

Es droht dadurch die Ablehnung von E-Mails der Universität durch sog. Blacklisting unserer E-Mail-Domäne bei anderen E-Mail-Servern.
Um diese Problematik einzudämmen, gibt es folgende Limits beim Versand:

Outlook, Webmail und ActiveSync
Max. Anzahl Nachrichten pro Minute: 10
Max. Anzahl Empfangsadressen (An, CC, BCC) pro Mailbox pro Tag: 1000 (unabhängig von der Anzahl an Nachrichten)

Beispiel: Wenn man z. B. 50 Empfänger*innen in einer E-Mail adressiert, kann man davon maximal 20 pro Tag versenden.

SMTP (z. B. Thunderbird)
Max. Anzahl Nachrichten pro Minute:  5
Max. Anzahl Empfangsadressen (An, CC, BCC) pro E-Mail: 200

Beispiel: Wenn man z. B. 200 Empfänger*innen in einer E-Mail adressiert, kann man davon maximal 5 pro Tag versenden.

Sicherheit

Regelwerk zur Behandlung von E-Mails des Mailservers der Universität Bielefeld:

-> Mail Policy

Anleitungen