Campus-Support

Die Anwesenheitsdokumentation steht automatisch für alle im eKVV eingetragenen Lehrveranstaltungen zur Verfügung, die das Terminformat "vor Ort" haben. Bei Räumen, denen ein Raum aus der Zentralen Raumvergabe zugeteilt wurde, funktioniert der Zugriff auf die Seite zur Anwesenheitsdokumentation über QR-Codes an der Tür bzw. am Platz. Bei allen anderen Veranstaltungsorten wird die Registrierungsseite von den Teilnehmer*innen auf anderem Weg aufgerufen (beide Wege sind unten beschrieben).

Lehrende und Studierende können den Veranstaltungsraum unter Beachtung der geltenden Hygienebestimmungen betreten. Die dazu geltenden Hygieneschutzkonzepte können Sie ebenfalls dieser Seite der Zentralen Raumvergabe entnehmen. Sie können direkt einen Platz einnehmen und registrieren sich dort in der aktuellen Veranstaltung. Das genaue Vorgehen für Studierende und Lehrende ist in den folgenden Abschnitten beschrieben.

Eingeschriebene Studierende und Mitarbeiter*innen der Universität nutzen für die Registrierung ihr gewohntes BIS-Login. Wer eingeloggt ist, muss dann nur noch die Anwesenheit bestätigen und ggf. eine Platznummer eintragen (s. den folgenden Absatz "Für Studierende"), eine weitere Angabe von Kontaktdaten ist nicht nötig. Wird es im Falle einer meldepflichtigen Infektion nötig, dem Gesundheitsamt die Kontaktdaten der Teilnehmer*innen zu übermitteln, werden diese direkt aus der BIS-Datenbank bezogen. Veranstaltungsteilnehmer*innen ohne Login erfassen ihre Kontaktdaten in einem entsprechenden Formular, welches ihnen im BIS to go angeboten wird.

Voraussetzung für einen reibungslosen Ablauf der Registrierung ist, dass sowohl Lehrende als auch Studierende ein mobiles Endgerät (Smartphone, Tablet oder Laptop) mitbringen, mit dem sie online gehen können und auf das eKVV zugreifen. Der bequemste Weg ist die Nutzung eines Smartphones oder Tablets mit einer QR-Code-Funktion, damit die am Türschild und am Platz angebrachten QR-Codes gescannt werden können, die direkt zur Registrierungs-Seite führen.

Die Anwesenheitsdokumentation steht ab 15 Minuten vor Beginn und dann während der Veranstaltung zur Verfügung. Eine nachträgliche Registrierung ist nicht möglich.

Studierende ohne mobiles Endgerät wenden sich bitte direkt an die Lehrende*n der Veranstaltung.

Wir empfehlen Studierenden wie Lehrenden, sich einmal im Vorfeld mit unserer für mobile Endgeräte aufbereiteten "kleinen" Version der BIS-Dienste vertraut zu machen, da die Anwesenheitsdokumentation ausschließlich dort verortet ist:

• https://ekvv.uni-bielefeld.de/mobil/m/Home.jsp

Wenn Sie dort bei Beginn der Veranstaltung schon eingeloggt sind, nimmt die Dokumentation der Anwesenheit nur wenige Sekunden in Anspruch.

Damit Sie sich in einer Präsenzveranstaltung registrieren können, benötigen Sie Ihr Smartphone, oder ein anderes internetfähiges mobiles Gerät. Am einfachsten ist die Registrierung, wenn Sie einen QR-Code-Scanner auf dem Gerät installiert haben.

Und so funktionierts:

• Sie finden QR-Codes zur Registrierung sowohl am Türschild des Veranstaltungsraumes, als auch auf den Sitzplätzen. Suchen Sie sich einen Platz, der mit einer grünen Nummer und einem QR-Code markiert ist. In den Hörsälen finden Sie auch noch weiße Nummern - diese sind für die derzeit in Präsenz stattfindenden Klausuren bestimmt und dürfen für normale Lehrveranstaltunge nicht genutzt werden.
• Scannen Sie den QR-Code
• Sie haben keinen QR-Code-Scanner? Nutzen Sie im BIS to go entweder die Funktion "eKVV jetzt" und wählen Sie die gewünschte Veranstaltung aus, oder rufen Sie die Veranstaltung über Ihren persönlichen Stundenplan auf.
• Sie werden auf eine eKVV-Seite zur Anwesenheitsdokumentation geleitet. Dort kann eine Sitzplatznummer eingegeben werden. Schauen Sie sich um, ob Ihr Sitzplatz eine Nummer hat und geben Sie diese ein.
• Klicken Sie den Link "Anwesenheit bestätigen". Wer noch nicht am BIS eingeloggt ist, wird jetzt auf eine Anmeldeseite geführt und loggt sich ein (Fragen zum BIS-Zugang? Werden hier beantwortet).
• Nach Bestätigung der Anwesenheit werden Sie auf die Seite "Meine Anwesenheiten" geleitet. Dort können Sie alle für Sie dokumentierten Anwesenheiten einsehen, die innerhalb der Aufbewahrungsfrist liegen. Nach Ablauf von vier Wochen werden die Termine automatisch gelöscht.
• Sie haben kein mobiles Endgerät? Bitte wenden Sie sich direkt an die Lehrende*n Ihrer Veranstaltung.

Sie haben (noch) kein Login? Dann wählen Sie auf der Seite der Anwesenheitsdokumentation die Registrierung ohne Login aus und geben Sie Ihre Daten manuell ein.

 

Ebenso wie die Studierenden müssen auch Sie Ihre Anwesenheit in einer Veranstaltung dokumentieren. Bitte denken Sie daran, dass Sie ebenso wie die Studierenden ein mobiles Gerät zur Registrierung mitbringen sollten. Damit können Sie sowohl sich selbst, als auch Studierende registrieren, wenn diese selbst kein Gerät zur Verfügung haben.

Die Seite zur Anwesenheitsdokumentation können Sie entweder wie die Studierenden durch Scannen des Türschildes aufrufen, oder Sie nutzen die Seite "Meine Veranstaltungen" im BIS to go. Dort werden Ihnen alle für Sie im eKVV eingetragenen Veranstaltungstermine der kommenden sieben Tage angezeigt. Wählen Sie den aktuellen Termin aus und klicken Sie den Link "Anwesenheitsregistrierung". Als Lehrende*r müssen Sie keinen Sitzplatz angeben.

Als Lehrende*r finden Sie zuätzlich eine weitere Seite im BIS to go, nämlich "Anwesenheiten in meinen Veranstaltungen" Dort sehen Sie die Studierenden, die sich bereits registriert haben und finden auch eine Möglichkeit, weitere Personen hinzuzufügen, um z.B. auch Studierende erfassen zu können, die kein eigenes mobiles Endgerät mitgebracht haben. Die Erfassung von Studierenden ist nur während der laufenden Veranstaltung möglich, die Liste mit Anwesenheiten der Studierenden wird immer nur für den aktuellen Tag angezeigt. Eine spätere Überprüfung der Anwesenheiten ist damit nicht möglich.

 

Das bisher hier beschriebene Vorgehen, bei dem ein QR-Code beim Raumeingang oder am Sitzplatz gescannnt wird, kann generell in allen Veranstaltungen genutzt werden, die über die zentrale Raumvergabe vergeben werden. Diese Räume wurden rechzeitig zum Beginn des Wintersemesters 2020/21 entsprechend vorbereitet.

Was ist aber mit Veranstaltungen, die in dezentralen (Fakultäts-)Räumen stattfinden, in Laboren, in der Sporthalle oder außerhalb der Universität?

Solange diese Veranstaltung im eKVV samt Raumangabe eingetragen sind, ist auch dort eine Registrierung möglich. Dabei müssen die Teilnehmer*innen die Veranstaltung selbst im eKVV aufrufen und sich dann dort registrieren. Wir haben dazu eine eigene Seite angelegt, von der aus alle Personen diese generische Registrierung aufrufen können:

• https://www.uni-bielefeld.de/cr

Als Fakultät können Sie ihre Räume ebenfalls mit einem QR Code ausstatten, den Sie hier in zwei Formaten abrufen können:

• Universeller QR Code als PDF Datei
• Universeller QR Code als Powerpoint Datei

abrufen können. Damit können Ihre Studierenden in allen Räumen das gleiche Vorgehen verwenden: Einfach den QR Code scannen und dann den Hinweisen folgen, die in wenigen Schritten zur Registrierung führen.

Auch können Sie als Lehrende*r diesen QR Code zum Beginn ihrer Veranstaltung auf dem Beamer zeigen und es so Ihren Studierenden ermöglichen ohne Stauung am Eingang direkt einen Sitzplatz einzunehmen.

Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird die Registrierung per QR Code mit den ab dem 26.10.2020 geltenden Regelungen eine Alternative zu den Unicard Scannern bzw. zu den Papierlisten sein, die in den kleineren Gebäuden geführt wurden. An den Eingängen der Gebäude werden dafür QR Codes aufgehängt, die zu speziellen Registrierungsveranstaltungen führen. Dabei wird nur registriert, dass Sie sich am jeweiligen Tag in einem bestimmten Gebäude aufgehalten haben, eine einmalige Registrierung pro Tag und Gebäude genügt.

Sie können die Registrierung auch ohne Smartphone an ihrem Arbeitsplatz vornehmen, in dem Sie die entsprechende Registrierungsveranstaltung direkt in ihrem Webbrowser aufrufen:

• BioEnergieTechnikum
• CITEC
• G (CeBiTec)
• H Gebäude
• IBZ
• ICB
• Kältewerk
• Q Gebäude
• UHG Universitätshauptgebäude
• VHF
• X Gebäude
• X-Phy
• ZiF
• Z Gebäude

Sie benötigen dazu Ihr BIS Login, dass Sie ggf. in dieser Seite aktivieren können.

Auch an den Studentischen Arbeitsplätzen wird die Registrierung per QR Code erfolgen. Die Codes sind dabei direkt an den jeweiligen Plätzen zu finden und es ist hier insbesondere bei den Plätzen in der Uni Halle wichtig, dass auch die Sitzplatznummer mit eingetragen wird.

Hier muss auch zusätzlich ein 'Checkout' erfolgen: Wenn Sie den Platz verlassen rufen Sie die Seite 'Meine Anwesenheiten' auf, die Ihnen direkt die entsprechende Registrierung zeigt und die Option anbietet die Uhrzeit eintragen. Falls Sie das Eintragen direkt nach dem Verlassen des Platzes vergessen haben sollten, so können Sie die Zeit auch später noch nachtragen.

Um die QR Codes zu nutzen brauchen Sie eine App auf ihrem Smartphone oder Tablet, die in der Lage ist die Codes zu lesen und den darin enthaltenen Link aufzurufen. Heute bringen die meisten Android Geräte, iPhones und iPads so eine Funktion schon vom Start weg mit. Bitte beachten Sie ggf. die Nutzungsbedingungen und Datenschutzhinweise der im folgenden genannten Apps:

Apps für Android

• Google Assistent: Der Assistent ist auf den meisten aktuellen Android Geräten bereits installiert. Wie er aufgerufen wird hängt leider vom konkreten Modell ab, hier müssen Sie ggf. die Beschreibung für ihr Gerät verwenden. Der Assistent enhält dann ein Symbol welches eine Bilderkennung aufruft, die auch QR Codes lesen kann
• Google Lens App: Die Funktion zur Bilderkennung des Assistenten lässt sich auch als separate App von Google nutzen
• QR Scanner (Privacy Friendly): Diese App wird von einer Forschungsgruppe des KIT entwickelt und verspricht eine zusätzliche Überprüfung der aufgerufenen Links. Auch ist es hier besonders einfach zu überprüfen welcher Link in einem QR Code überhaupt entthalten ist. App im Play Store

Apps für iOS

Auf iPhone und iPad kann die vorinstallierte Kamera-App QR Codes lesen und aufrufen.

Information zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Corona Anwesenheitsdokumentation im eKVV

(Version 1.0 vom 02.09.2020)

Mit diesen Datenschutzhinweisen kommt die Universität Bielefeld für die oben genannte Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13, 14 der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) nach.

Hinsichtlich der im Folgenden verwendeten Begriffe „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“, „Dritter“ etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 der EU-DSGVO verwiesen.

1. Kontaktdaten

Verantwortlich für die Verarbeitung ist die Universität Bielefeld, eine vom Land NRW getragene, rechtfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird vertreten durch den Rektor Herr Prof. Dr. Ing. Gerhard Sagerer.

1.1. Kontaktdaten des Verantwortlichen

Universität Bielefeld
Universitätsstraße 25
D-33615 Bielefeld
Tel: 0521 / 106 – 00
E-Mail: post@uni-bielefeld.de
Web: https://www.uni-bielefeld.de

1.2. Fachlicher Ansprechpartner

Herr Henning Brune
E-Mail: henning.brune@uni-bielefeld.de
Telefon +49 521 106-3186
Fax +49 521 106-2969

1.3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Die Datenschutzbeauftragte erreichen Sie postalisch unter der Adresse des Verantwortlichen<br>
Tel.: 0521 106-5225
E-Mail: datenschutzbeauftragte@uni-bielefeld.de

2. Verarbeitete personenbezogenen Daten und Zwecke

Für den Zweck der Anwesenheitsnachverfolgung in Präsenzveranstaltungen während der
Corona-Zeit erfolgt eine Dokumentation der Aufenthalte im eKVV. Die Dokumentation wird dabei in erster Linie von den Betroffenen selbst vorgenommen, kann im Ausnahmefall aber auch von den Lehrenden durchgeführt werden, in deren Verantwortung die Vollständigkeit der Anwesenheitsnachverfolgung in den Lehrveranstaltungen liegt.

Für diesen Zweck werden die folgenden Daten erfasst:

• Die UniID / Matrikelnummer
• Tag und Uhrzeit der Anwesenheit in einem bestimmten Raum
• Der Raum, in dem der Aufenthalt erfolgte, und ggf. der Sitzplatz
• Ggf. die Lehrveranstaltung, in deren Rahmen die Anwesenheit dokumentiert wird

Wenn die Person keine UniID besitzt werden folgende Daten erfasst:

• Es werden – abgesehen von der UniID – die gleichen Daten erfasst wie zuvor. Zusätzlich diese Kontaktdaten:
• Vor- und Nachname
• Postadresse (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Stadt)
• E-Mailadresse
• Telefonnummer

3. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Erhebung der personenbezogenen Daten für den in 2. genannten Zweck findet gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m § 2a CoronaschutzVO in der jeweils gültigen Fassung statt.

4. Datenübermittlungen

Der Kontaktnachweis wird bei einem begründeten Verdachtsfall einer möglichen Infektion von Besucher*innen der Räumlichkeiten an das zuständige Gesundheitsamt zum Zweck der Kontaktaufnahme weitergeleitet.

In Einzelfällen kann darüber hinaus eine Datenübermittlung an Dritte auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis erfolgen, zum Beispiel eine Übermittlung an Strafverfolgungsbehörden zur Aufklärung von Straftaten im Rahmen der Regelungen der Strafprozessordnung (StPO).

5. Dauer der Verarbeitung/Datenlöschung

Die Aufbewahrungsfrist für die erhobenen Daten beträgt laut § 2a Abs. 3 CoronaschutzVO vier Wochen. Anschließend werden die Registrierungsdateien gelöscht.

6. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die EU-DSGVO gewährten Rechte geltend machen:

• das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 EU-DSGVO),
• das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 EU-DSGVO),
• das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 EU-DSGVO,
• das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 EU-DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen,
• das Recht eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 EU-DSGVO),
• das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 EU-DSGVO.

Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 EU-DSGVO), zum Beispiel bei der für die Hochschule zuständigen

Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf