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Campus-Support

Meine Terminvereinbarungen: Termine verwalten

Campus Support Landkarte
© michaelheim/stock.adobe.com

Nachdem Sie Termine zur Buchung veröffentlicht haben, können Sie diese verwalten und eine Reihe von Einstellungen vornehmen. Auf dieser Seite finden Sie Informationen zum:

  • Bearbeiten von bereits veröffentlichten Terminen
  • Vergeben von Terminen aus der eigenen Terminserie
  • Freigabe der Termine für die Buchung durch Externe (bzw. Personen ohne BIS-Login)
  • Exportieren von Terminen
  • Absagen oder Löschen von Terminen
  • Einbinden der Termine in einen Outlook-Kalender

Hier geht es direkt zur Seite mit Ihren Terminvereinbarungen: "Meine Terminvereinbarungen"

Eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Funktionen können Sie den im eKVV eingebetteten Hilfeseiten entnehmen (über den Link "Hilfe öffnen" in der Seite)


Bearbeiten von veröffentlichten Terminen

Wenn Sie einzelne Termine oder auch ganze Tage (z. B. Feiertage) aus der Liste streichen wollen, so können Sie das in der Übersicht aller Ihrer Terminvereinbarungen. Dort finden Sie auch eine Möglichkeit, Raum und Beschreibung bei einzelnen Terminen zu ändern sowie weitere Anmerkungen einzutragen, die nur für Sie sichtbar sind. Dort könnten Sie auch im Nachhinein noch Videokonferenzinformationen hinterlegen, wenn Sie nicht möchten, dass bei allen Terminen derselbe Videokonferenzlink verwendet wird.


Selbst Termine vergeben

Wenn Sie selbst einen Ihrer Termine vergeben möchten, können Sie dies direkt in der Terminübersicht über den entsprechenden Link vornehmen. Dabei erfassen Sie Namen und Mailadresse der Person und können zusätzlich vermerken, welches Thema besprochen werden soll.

Wenn Sie der Person nachträglich Informationen zukommen lassen wollen, wie z.B. die nötigen Informationen zu einem Videokonferenztermin, nutzen Sie dazu das Mailsymbol beim Termin.


Termine für die Buchung durch Externe freigeben

Standardmäßig steht die Buchung von Terminen nur Hochschulangehörigen zur Verfügung, die dazu ihren BIS-Zugang nutzen. Sie können die Buchung aber auch für Personen ohne Log-In freigeben, um damit auch Externen Termine anbieten zu können, wie es z.B. bei der Beratung von Studieninteressierten oder in öffentlichen Sprechstunden sinnvoll ist. Dafür finden Sie einen Button am Ende jedes Terminblocks.

 

 


Terminvereinbarungen exportieren

Sie haben die Möglichkeit, gebuchte Termine zur Weiterbearbeitung z.B. in Excel zu exportieren. Dazu finden Sie bei jedem Kalendertag mit Terminen einen Exportschalter. Der Export kann tageweise erfolgen oder zusammen alle noch kommenden Termine. Es werden auch Termine exportiert, die noch nicht gebucht wurden. Falls ein Fragebogen mit den Terminbuchungen verknüpft wurde, so werden die Antworten entsprechend mit exportiert.

 


Termine absagen oder löschen

Bei den gebuchten Terminen finden Sie in der Seite mit allen Terminen am rechten Rand ein Symbol um eine Absage auszulösen. Wenn Sie dies bestätigen wird die Buchung direkt zurückgenommen, die Teilnehmer*in erhält darüber eine Benachrichtigung per eMail. Diese Mail wird automatisch verschickt, ohne dass Sie dort eigene Anmerkungen hinzufügen können. Falls Sie eine persönliche Nachricht per eMail zu der Absage schicken wollen, so sollten Sie dies '''vor der Absage''' tun, da mit der Absage die betreffende Person (mitsamt den Kontaktdaten) aus der Teilnahmeliste verschwindet und Sie dann möglicherweise keinen Zugriff mehr auf die Adressdaten der Teilnehmer*innen haben.

Ein abgesagter Termin wird direkt wieder als "frei" markiert und kann danach sofort wieder von anderen Teilnehmer*innen (oder auch den gleichen) erneut gebucht werden.

Sie können Termine auch komplett löschen, entweder einzeln, tageweise oder als Serie. Entsprechende Hinweise finden Sie direkt unter der Terminliste. Auf dieser Weise können Sie nach dem Erstellen von Terminen einzelne Streichungen vornehmen oder auch schnell falsch angelegte Termine aufräumen um sie dann ggf. noch einmal mit den richtigen Angaben zu erstellen.

Auch bei einer Löschung werden die Teilnehmer*innen benachrichtigt, da für diese kein Unterschied zwischen einer Löschung und einer Absage besteht. Ein gelöschter Termin kann aber natürlich nicht erneut belegt werden.

Um Ihre Terminliste zu bereinigen, können Sie alle Termine ohne Buchung auf einmal löschen, dazu finden Sie einen Button am Ende jedes Terminblocks.


Termine in einem Outlook-Kalender anzeigen

Um die eigenen Terminbuchungen gerade bei kurzfristigen Terminbuchungen etwa in Servicebereichen im Blick zu behalten, können Sie die gebuchten Termine als Kalenderintergation aus dem eKVV erhalten.

Ihre Termine werden Ihnen dann in Outlook in einem eigenen Kalender dargestellt, den Sie sich als zusätzlichen Kalender einbinden können. Wichtig zu wissen: Sie können Terminvereinbarungen nicht über Outlook bearbeiten oder absagen. Änderungen, die Sie in Outlook an diesen Terminen machen spiegeln sich nicht im eKVV wieder und erreichen nicht die Teilnehmer*innen an Ihren Terminen

Zur Einrichtung der Kalenderintegration müssen Sie einmalig die folgenden Schritte absolvieren:
 

Aktivieren Sie die Kalenderintegration im eKVV, in dieser Seite:

Kalenderintegration und Newsfeeds

Nach der Aktivierung rufen Sie die Seite mit Ihren persönlichen Kalenderlinks auf, die Sie über den entsprechenden Link auf der unter 1. genannten Seite erreichen.

Den Link auf Ihren Kalender finden Sie dort über den Button "iCalendar". Wenn Sie ihn klicken, öffnet sich eine Seite voller, auf den ersten Blick unlesbarer, Daten. Darin verbirgt sich Ihr Kalender im eKVV.

Damit Ihr Outlook-Kalender diese Informationen verarbeiten kann, kopieren Sie den Link in der Adresszeile Ihres Browsers, der diese Form haben sollte:

  • https://ekvv.uni-bielefeld.de/ws/calendar?token=ovJkwsrcgr

Rufen Sie Ihren Kalender in Outlook auf und wählen Sie dort den Menüpunkt "Kalender öffnen" -> "aus dem Internet"

darauf öffnet sich ein Fenster, in das Sie den in 2. gespeicherten Link einfügen müssen. Als letztes können Sie diesem Kalender noch einen eigenen Namen geben, z.B. "Terminvereinbarungen eKVV"

Damit Sie auch über kurzfristiger gebuchte Termine informiert werden, können Sie in Outlook einstellen, wie häufig der Kalender synchronisiert werden soll.

Dazu rufen Sie die "Senden/Empfangen"-Einstellungen Ihres Kalenders auf, wählen den Menüpunkt "Erweitert" und geben dort das gewünschte Zeitintervall ein.


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