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Lehrorganisation für Lehrplaner*innen

Raumvergabe

Campus der Universität Bielefeld
© Universität Bielefeld

Raumvergabe

Die Universität verfügt über eine Vielzahl von Räumen für Lehrveranstaltungen: Der größte Teil dieser Räume wird vom Dezernat Facility Management (FM) zentral verwaltet.

Damit während des Semesters die zentral verwalteten Räume so genutzt werden können, dass alle Lehrveranstaltungen einen ausreichend großen, passend ausgestatteten Raum zu einer bestimmten Zeit bekommen, ist es nötig, die Bedürfnisse von Studierenden und Lehrenden entsprechend zu koordinieren. Wie diese Koordinierungsarbeit funktioniert und welche Schritte dabei von den unterschiedlichen Akteuren durchlaufen werden müssen, wird auf dieser Seite beschrieben.

Aktuelle Herausforderungen der Lehr(raum)planung

  • Trotz einer nicht signifikant gesteigerten Anzahl an Lehrveranstaltungen, gibt es eine Zunahme von Veranstaltungen, die während der Raumvergaberunden mit keinem oder nur mit einem kleinerem Raum versorgt werden können.
  • Als Ursachen können weiterhin die Di-Mi-Do Problematik, eine Ballung der Lehrveranstaltungen zu Kernzeiten dienstags bis donnerstags, sowie die Häufung von Lehrveranstaltungen die gegen das klassische Planungsraster verstoßen, genannt werden. Letztere können halbsemestrige, 14-tägige oder mehr als zweistündige Veranstaltungen sein. Darüber hinaus können sich während des Zeitraums der hauptsächlichen Online-Lehre flexiblere Veranstaltungsformate etabliert haben, die nun aber auf die begrenzten Raumressourcen der Universität stoßen.

Im Anschluss an die genrellen Informationen zur Raumvergabe findet sich ein Absatz mit Maßnahmen für eine verbesserte Lehr(raum)planung.

Einbindung der Raumplanung in die Lehrplanung

Spätestens nachdem der Vorlesungsbetrieb eines Semesters begonnen hat, beginnt hinter den Kulissen die Lehrplanung für das folgende Semester. Sobald das Lehrangebot feststeht, wird es von den Fakultäten ins eKVV eingetragen und zwar unter Angabe von Wochentag und Uhrzeit sowie der erwarteten Zahl an Teilnehmenden. Zu einem bestimmten Stichtag werden die Veranstaltungen dann im eKVV veröffentlicht. Die Einhaltung dieses Termins ist besonders wichtig, weil im Anschluss an die Veröffentlichung die Online-Bedarfserhebung startet.

Bei der Online-Bedarfserhebung werden die Studierenden dazu aufgefordert, sich im eKVV Stundenpläne für das kommende Semester anzulegen. Eine Auswertung dieser Stundenpläne zeigt an, wie groß das Interesse der Studierenden an den geplanten Lehrveranstaltungen ist. Nach Abschluss der Online-Bedarfserhebung haben die Fakultäten die Gelegenheit, ihr Veranstaltungsangebot auf Grundlage der erhaltenen Informationen nachzusteuern. Die Daten aus der Online-Bedarfserhebung sind ebenfalls wichtig, um die erwartete Teilnehmerzahl für die Raumvergabe genauer zu schätzen. Erst danach beginnt die Vergabe der zentral verwalteten Räume.

Die einzuhaltenden Fristen können dem Kalender der Lehrplanung entnommen werden:

Grundsätzliches

Die Raumplanung wird im Dezernat FM verantwortet, durchgeführt wird sie in weiten Teilen über das eKVV, über das Fakultäten Räume anfordern und leere Räume suchen, außerdem wird die Vergabe von Räumen über das eKVV zurückgemeldet.

Das Anfordern von Räumen über das eKVV ist nur mit erweiterten Zugriffsrechten möglich, die über die „normalen“ eKVV-Rechte hinausgehen, die z.B. Lehrenden und Sekretariaten zur Verfügung stehen. In jeder Fakultät sind einzelne Kollegen mit diesen eKVV-Eingaberechten ausgestattet, sie können daher die Raumanforderungen für die ganze Fakultät durchführen. Wer in den einzelnen Fakultäten zuständig ist, kann im eKVV unter dem Punkt „AnsprechpartnerInnen für Korrekturen und Raumbuchungen“ nachgesehen werden.

Die Raumvergabe wird in 4 Vergabe-Runden durchgeführt, die im Folgenden detaillierter beschrieben sind (Hinweise zur Nachsteuerung s.u.).

Die Raumvergabe-Runden im Überblick

Die ersten beiden Vergabe-Runden entfallen auf Lehrveranstaltungen der Kategorie "Vorlesungen und Seminare". Zu dieser großen Gruppe zählen auch alle ähnlichen Veranstaltungsarten, wie zum Beispiel Graduiertenseminare oder Proseminare. Die Verteilung der Vorlesungen und Seminare auf die ersten beiden Vergabe-Runden geschieht durch die Fakultäten, dazu weisen die Fakultäten den Veranstaltungen dieser Kategorie eine Priorität zu. Tutorien, Übungen, Arbeitsgruppen und ähnlichen Veranstaltungen werden in der 3. Runde Räume zugewiesen (Ausnahme: in begründeten Einzelfällen kann auch Tutorien und Übungen die Priorität 1 oder 2 zugewiesen werden, dann werden diese Veranstaltungen bereits in der 1. Runde berücksichtigt). Einzelterminen werden in der 4. Vergabe-Runde Räume zugewiesen.

Als erstes werden Räume für diejenigen Veranstaltungen vergeben, die aus Sicht der Fakultät für die Raumvergabe eine hohe Priorität haben. Dies können Veranstaltungen sein, die nicht (Priorität 1) oder nur schwierig (Priorität 2) verlegt werden können, z.B. weil sie von bestimmten Studierendenkohorten besucht werden müssen, oder weil der Termin bereits mit anderen Fakultäten abgesprochen ist. Die Raumbeauftragten jeder Fakultät senden dazu jeweils eine Liste mit den Belegnummern der Veranstaltungen mit „Priorität 1“ und "Priorität 2" an das Raumvergabe-Team. Das Bemühen, allen priorisierten Veranstaltungen Räume zu den Wunschzeiten zuweisen zu können, kann allerdings nur dann erfolgreich sein, wenn nicht zu viele Veranstaltungen an das Raumvergabe-Team gemeldet werden – daher ist die Anzahl je Fakultät begrenzt. Die genaue Anzahl wird vom Team Lehr- und Studienorganisation mit den Fakultäten abgestimmt und kann hier abgerufen werden: Anzahl der Priorisierungen. Gezählt werden die Termine (nicht Veranstaltungen!). Veranstaltungen, die zwei Zeitfenster benötigen (also zum Beispiel von 8-12 Uhr oder zweimal wöchentlich stattfinden) zählen als zwei Termine.

In dieser Vergabe-Runde kann den Veranstaltungen in der Regel ein geeigneter Raum im gewünschten Zeitfenster zugewiesen werden, allerdings teilweise nicht mit der gewünschten Raumgröße. Eine Nachsteuerung der Raumvergabe (s.u.) kann dadurch zum Teil erforderlich sein.

Für diese Vergabe-Runde werden alle verbleibenden Veranstaltungen der Kategorie „Vorlesungen und Seminare“ durch das Raumvergabe-Team aus dem eKVV in die Vergabe-Software exportiert, es ist also keine Meldung der Belegnummern erforderlich.

In dieser Vergabe-Runde können nicht alle Veranstaltungen im angegebenen Zeitfenster mit einem Raum oder einem Raum in geeigneter Größe versorgt werden. Eine Nachsteuerung der Raumvergabe (s.u.) ist daher immer erforderlich. Einige Veranstaltungen müssen in der Regel auf andere Zeiten verlegt werden.

Auch diese Veranstaltungen werden durch das Raumvergabe-Team automatisch aus dem eKVV in die Vergabe-Software exportiert, es ist also auch hier keine Meldung der Belegnummern erforderlich. Zu dieser Gruppe von Veranstaltungen zählen auch alle ähnlichen Veranstaltungsarten, z.B. Tutorials und Arbeitsgruppen.

In dieser Vergabe-Runde können ebenfalls nicht alle Veranstaltungen im angegebenen Zeitfenster mit einem Raum oder einem Raum in geeigneter Größe versorgt werden. Eine Nachsteuerung der Raumvergabe (s.u.) ist daher immer erforderlich.

Einzeltermine, die in die vorlesungsfreie Zeit fallen, werden nicht automatisch berücksichtigt. Hierfür muss ab dem im Kalender der Lehrplanung angegebenen Stichtag eine Raumanforderung per E-Mail an das Raumvergabe-Team gesendet werden.

Einzeltermine (außer Blockveranstaltungen, s.u.), die in die Vorlesungszeit fallen, werden durch das Raumvergabe-Team automatisch aus dem eKVV in die Vergabe-Software exportiert, es ist keine Meldung der Belegnummern erforderlich.

Für Blockveranstaltungen muss immer die Selbstbuchung verwendet werden, da diese nicht von der Vergabe-Software als Einzeltermine erkannt werden. Blockveranstaltungen können erst ganz am Ende der Raumvergabe-Runden (im Kalender der Lehrplanung ist der Stichtag angegeben) mit Räumen versorgt werden. Eine Vergabe von Räumen in einer früheren Runde ist nicht möglich, da eine Blockveranstaltung den Zeitslot für das gesamten Semester blockieren würde.

Nachsteuerung der Raumvergabe

Jede einzelne Vergaberunde endet mit der Veröffentlichung der Raumzuweisungen im eKVV. Für alle Veranstaltungen der jeweiligen Runde ist danach im eKVV erkennbar, welche Räume vergeben wurden oder ob kein passender Raum zu den gewünschten Zeiten verfügbar war. Jetzt können alle Verantwortlichen nachschauen, ob ihre Veranstaltungen Räume bekommen haben und ggf. weitere Schritte einleiten.

Für alle diejenigen Veranstaltungen, die in der jeweiligen Vergabe-Runde keinen Raum erhalten haben, beginnt jetzt die Phase der Nachsteuerung.

Nun ist Initiative gefragt: Die Fakultäten sind aufgefordert, für diese Termine nun alternative Zeitfenster oder ggf. alternative Räume (z.B. mit weniger gewählten Ausstattungsattributen) zu suchen. Ein wichtiges Hilfsmittel bei der Suche nach freien Räumen ist die Seite „Freie Räume“ im eKVV. Ist ein Raum gefunden, wird dieser über die Selbstbuchung endgültig gebucht. Für die Nachsteuerung ist im Anschluss an jede einzelne Runde der Raumvergabe ein Zeitfenster im Kalender der Lehrplanung vorgesehen. Es gilt: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst.

Hinweis: Die zentrale Raumvergabe bucht für Veranstaltungen, mit hohem universitätsweiten Interessen (z.B. Rektoratsbeschluss) vorab Räume. Sollte einer dieser Einzeltermine auf einen Ihrer Regeltermin fallen, so kann hiefür erst in der 4. Vergaberunde ein Ersatzraum gebucht werden. Hierfür sollten sie im Bedarfsfall bereits direkt (und zwar vor der 4. Vergaberunde) einen Einzeltermin anlegen, sodass diese Termine regulär in der letzten automatischen Vergaberunde berücksichtigt werden können.

Nach Semesterstart zeigen sich zum erstenmal die realen Veranstaltungsbelegungen. Um die Raumauslastung der anlaufenden Veranstaltungen zu überprüfen und z.B. durch Raumtausch anzupassen, werden zentral und dezentral verwaltete Räume vom Sicherheitsdienst drei Wochen lang, idR. ab der 2. Semesterwoche, stündlich überprüft. Diese umfangreichen Kontrollen sind erforderlich (auch lt. Landesrechnungshof NRW) , um noch im laufenden Semester auf Über- und Unterbelegungen zu reagieren.

Wichtig ist es Raumkapzitäten, die nicht mehr benötigt werden möglichst schnell nach Bekanntwerden zurück zugegeben.

Außerhalb der Raumvergaberunden: Räume selbst buchen

Wenn alle Phasen der Raumvergabe durchlaufen wurden, können eKVV-Beauftragte freie Räume für Termine in der Vorlesungszeit selbst buchen. Wenn bei einer geplanten Veranstaltung im eKVV die sog "Selbstbuchung" möglich ist, wird dies den eKVV-Beauftragten bei den Terminen der Veranstaltung angezeigt. Bei derartigen Terminen suchen eKVV-Beauftragte einen passenden Raum aus der zentralen Ressource (z.B. in dieser Seite: "eKVV: freie Räume") und speichern ihn direkt bei der Veranstaltung. Eine Bestätigung der Buchung durch die zentrale Raumvergabe ist dann nicht mehr notwendig, der Raum wird direkt bei der Veranstaltung gespeichert und im eKVV angezeigt. Er ist dann für andere Veranstaltungen nicht mehr verfügbar. Räume für Termine außerhalb der Vorlesungszeit werden per Raumanforderung angefragt.

Maßnahmen für eine verbesserte Lehr(raum)planung

Die im Folgenden aufgeführten Strategien, die im Laufe der anstehenden Planungssemester schrittweise zu einer Optimierung der Lehrflächennutzung führen sollen, wurden per E-Mail an die Lehrenden verschickt und erläutert. Es wurde darauf hingewiesen, dass Sie als Lehrplaner*innen dabei auf die Kooperation der Lehrenden angewiesen sind.

 

Auf Fakultätsebene sollten Lehrveranstaltungen so geplant werden, dass

  • 14-tägige Veranstaltungen versetzt beginnen und ein entsprechendes Pendant für die je andere Woche zur Verfügung steht
  • halbsemestrige Veranstaltungen ein entsprechendes Pendant in der anderen Semesterhälfte besitzen
  • sich an Veranstaltungen mit ungeraden Zeitspannen (z.B. dreistündige Lehrveranstaltungen) eine entsprechende weitere Veranstaltung anschließt, mit der dann die gesammten Zeitslots ausgenutzt werden.

Die Lehrenden wurden dazu aufgerufen, sich frühzeitig an die für Lehrplanung zuständige Kolleg*in in Ihrer Fakultät zu wenden, sollten sie solche Terminformate nutzen wollen, sowie zu überlegen, ob auf Grund der u.U. aufwändigeren Planungen ein klassisches Veranstaltungsformat auch möglich wäre.

Um dem Team der Raumvergabe die Informationen über die fakultätsweise gepaart geplanten Veranstaltungen zukommen zu lassen, nutzen Sie bitte diese Vorlage:

Sollten sich durch Absprachen mit Lehrplaner*innen anderer Fachbereiche ebenfalls passende Paarungen ergeben, können Sie diese selbstverständlich ebenfalls berücksichtigen. Diesbezüglich müssen keine Absprachen zwischen beiden Einrichtungen getroffen werden, da die Raumvergabe noch einmal auf bestmögliche Kombination, an Hand der abgegebenen Meldungen, prüft.

Verminderung der Di-Mi-Do Problematik

  • Es ist notwendig, die über die Jahre gefestigten Zeitfensterabsprachen zu re-evaluieren.
  • Lehrveranstaltungen, die für eine Vielzahl an Studiengängen geöffnet sind, können nur mit intensiven Absprachen zu alternativen Zeitfenstern geplant werden. Veranstaltungen ohne polyvalente Öffnungen werden sich dagegen leichter verschieben lassen.
  • In Rücksprache mit den Lehrenden bitten wir Sie zu prüfen, für welche Lehrveranstaltungen alternative Zeitfenster außerhalb der Kernzeiten genutzt werden können.
  • Ziel ist es, auf Fakultätsebene eine gleichmäßigere Verteilung der Lehrveranstaltungen über die zur Verfügung stehenden Lehrzeiten zu erreichen.
  • Bitte beachten Sie dabei die geringere Flexibilität von Lehrenden mit einem hohen Lehrdeputat, einer Teilzeitanstellung sowie zusätzlichen Care-Aufgaben.

Rahmenbedingungen der Lehr(raum)planung

Die Lehrflächen der Universität stehen regulär Montag - Donnerstag 8-22 Uhr, Freitag 8-21 Uhr sowie an Wochenenden und Feiertagen von 8-18 Uhr zur Verfügung.

Hinweis: Bei Veranstaltungen am Samstag kann kein technischer Support angeboten werden. Wenn Sie für Sie neue Lehrformate ausprobieren möchten, empfehlen wir Ihnen die dafür notwendige Technik vorher zu testen.

Mit Ausnahme der gepaarten Veranstaltungen sollten Lehrveranstaltungen ausschließlich zur geraden Stunde beginnen. Sollte zwingend davon abgewichen werden müssen, können solche Termine per Raumanforderung vor der 4. Vergaberunde gemeldet werden

Veranstaltungen mit weniger als halbsemestrigen Regelterminen können nicht effizient in den Vergaberunden für Regeltermine berücksichtigt werden. Daher sollten Veranstaltungen, die an weniger als der Hälfte der Semesterwochen stattfinden (mit triftigem Grund kann eine Karenz von 2 Terminen geben werden), als Serie von Einzelterminen angelegt werden.

Blockveranstaltungen innerhalb der Vorlesungszeit (Ausnahme: Wochenenden) können erst nach den automatischen Vergaberunden beachtet werden. Davon abweichend können Blockveranstaltungen an Wochenenden (Sa & So) im Anschluss an die 3. Vergaberunde per Raumanforderung angefordert werden.

Rechnerräume können nicht über die automatischen Vergaberunden sondern nur per Raumanforderung (Link) gebucht werden. Den Zeitpunkt, ab dem die Raumanforderungen für diese Räume gestellt werden können, wird Ihnen von der zentralen Raumvergabe jedes Semester in einer Info-Email mitgeteilt.

Bitte beachten Sie, dass der Hörsaal im Y-Gebäude, mit einer Kapazität von 638 Plätzen, derzeit den größten zur Verfügung stehenden Hörsaal darstellt. Veranstaltungen mit einer größeren angegeben Teilnehmer*innenzahl werden von der Vergabesoftware nicht berücksichtigt, sodass innerhalb der gleichen Vergaberunde dem Hörsaal u.U. eine Veranstaltung mit deutlich geringerer Teilnehmer*innnenzahl zugewiesen wird. Veranstaltungen mit einer größeren Teilnehmer*innenzahl müssen daher weiterhin z.B. in einem hybriden Veranstaltungsformat geplant werden.

Für hybride Veranstaltungen ist es auf Grund der software-gestützten Raumvergabe wichtig, nur die Anzahl der Präsenzplätze anzugeben.

Raumvergabe FAQs

Bei der Anforderung von Räumen im eKVV kann eine Reihe von Merkmalen angegeben werden (wie z.B. Ausstattung des Raumes mit Fenstern, großer Tafel, DTEN D7 Gerät u.Ä.). Diesen Wünschen kann allerdings von Seiten der Raumvergabe nicht immer entsprochen werden, da die maßgeblichen Planungsgrößen die Uhrzeit und die erwartete Teilnehmerzahl einer Veranstaltung sind.

In allen Hörsälen und in einer Reihe von Seminarräumen ist eine Multimedia-Ausstattung vorhanden, die meisten anderen Räume sind zumindest mit einem Beamer ausgestattet, so dass für Präsentationen lediglich ein Laptop mitgebracht werden muss. Welche Ausstattung ein Raum hat, wird in der Raumsuche im eKVV angezeigt.

Ein etwaiger Raumtausch kann nicht vom Dezernat FM organisiert werden, die KollegInnen beraten Sie aber gern, sollten Sie Fragen haben. Für einen Raumtausch ist es notwendig, dass sich die Veranstalter*innen miteinander abstimmen und einen Tausch vereinbaren. Eine Beschreibung wie sich zum Beispiel Veranstaltungen in möglicherweise zu großen Räumen finden lassen, finden Sie in der Seite zur Raumsuche in dem Abschnitt Suche nach geeigneten Veranstaltungen für Raumtausche.

Haben die VeranstalterInnen einen Tausch vereinbart, muss dies per E-Mail an die Raumvergabe unter raumvergabe@uni-bielefeld.de gemeldet werden, damit die Räume entsprechend umgebucht werden können.

Raumbuchungen für Einzeltermine außerhalb der Vorlesungszeit, erfolgen über die Raumanforderung direkt im eKVV. Dazu suchen Sie sich einen geeigneten freien Raum, unter Nutzung der Übersicht freie Räume und Veranstaltungsüberschneidungen im eKVV und tragen diesen im Termin ein. Der Link "Mail an Raumvergabe" erzeugt eine E-Mail Vorlage, die Sie im Anschluss direkt in Outlook versenden können. Die zentrale Raumvergabe bearbeitet die Raumanforderungen in Eingangsreihenfolge. Sollte der betroffene Raum nicht mehr verfügbar sein, erhalten Sie eine Ablehnung und müssten sich einen alternativen Raum oder Zeitslot suchen.

Der übliche Rhythmus der Lehrveranstaltungen ist: "2 Stunden, Beginn zu geraden Uhrzeiten" (z.B. 2 Stunden, von 10 bis 12 oder von 14 bis 16 Uhr).

Wer „gegen“ diesen Rhythmus plant, z.B. einen Raum für vier Stunden von 9 - 13 Uhr benötigt, blockiert damit insgesamt eine Zeit von sechs Stunden, nämlich 8 -10 Uhr, 10 - 12 Uhr und 12 - 14 Uhr. Das Dezernat FM bittet deshalb ausdrücklich darum, sich bei der Veranstaltungsplanung am üblichen Rhythmus zu orientieren.

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