Barrierefrei-Checkliste
Erstellung eines barrierefreien Word-Dokuments mit Office 365
Im Folgenden wird einen Überblick gegeben, wie mit Microsoft Word für Office 365 Dokumente barrierefrei gestaltet werden können. Hierzu werden Gestaltungsregeln und Best Practices für Dokumenteigenschaften, Text, Grafiken und Kontraste dargestellt. Word-Dokumente, die anhand der Gestaltungsregeln und Best Practices erstellt wurden, bilden weiterhin die Grundlage für die Erstellung eines PDF/UA-konformen PDF-Dokuments.
Dokumenteigenschaften
Texte
Titel und Überschriften
Titel, Untertitel, Überschriften sind mit den Microsoft Word Formatvorlagen erstellt worden. Die Überschriften umfassen maximal sechs Ebenen, keine Überschriften-Ebene zwischen 1 und 6 wird ausgelassen. Für die Überschriften wird eine serifenlose (sans-serif) Schriftart verwendet, empfohlen wird Arial oder Helvetica. Die Schriftgröße ist durch die Formatvorlagen festgelegt. Der Zeilenabstand für Überschriften beträgt 125% (1.25).
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Fließtext
Der Fließtext ist mit der Format-Vorlage „Standard“ formatiert worden. Die für den Fließtext verwendete Schriftart ist serifenlos (sans-serif), empfohlen wird Arial oder Helvetica. Der Fließtext verfügt über einen Schriftgrad von 12 Punkt. Der Zeilenabstand für Fließtext beträgt 150% (1.5). Absätze werden durch Absatzumbrüche (Eingabetaste) getrennt. Falls benötigt, wird ein manueller Zeilenumbruch für die Zeilen eines Absatzes mit der Zeilenumbruchsfunktion (Umstelltaste + Eingabetaste) erzielt. Grundsätzlich brechen die Zeilen automatisch am rechten Seitenrand um. Der Text ist linksbündig ausgerichtet. Textabschnitte in Großbuchstaben oder kursiver Schrift sind zu vermeiden. Zur Hervorhebung können einzelne Wörter oder Sätze in fett gesetzt werden, ganze Text-Abschnitte in fett zu setzen ist zu vermeiden.
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Hyperlinks
Hyperlinks verfügen über eine sinnvolle Bezeichnung, dies schließt in der Regel Bezeichnungen wie „hier“, „Link“ oder eine URL aus. Zitationsvorgaben bleiben hiervon unberührt. Der Hyperlink hebt sich farblich (unter Einhaltung der Kontrastvorgaben siehe Abschnitt Kontraste) vom umgebenden Text ab und ist durch einen Unterstrich markiert.
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Grafiken
Bilder und Abbildungen
Bilder, die inhaltlich mit dem umgebenden Fließtext verbunden sind verfügen über einen Alternativ-Text. Bilder ohne inhaltliche Bedeutung sind als dekorativ markiert.
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Kontraste
Texte (Fließtext, Titel und Überschiften) verfügen über ein Kontrastverhältnis von mindestens 4,5:1 (Text zum Hintergrund), dies gilt ebenfalls für Text, der in Bildern oder Abbildungen platziert ist. Texte, die mit einem Schriftgrad von mindestens 18 Punkt oder 14 Punkt fett gesetzt sind, verfügen über ein Kontrastverhältnis von mindestens 3:1 (Text zum Hintergrund). Diese Kontrastanforderungen beziehen sich insbesondere auf Überschriften.
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Abschließender Test mit einem Screenreader
Abschließende Kontrolle mit einem Screenreader, ob die Lesereihenfolge eingehalten wird und Tabellen, Listen, Bilder sowie Hyperlinks korrekt vorgelesen werden.
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Weitere Infos zur Erstellung barrierefreier Microsoft Word-Dokumente
Die ZAB bietet tiefergehende Erläuterungen zu der Erstellung barrierefreier Microsoft Word-Dokumente an.