Chemische Ökologie

Ihre Aufgaben

• Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben (50 %), insbesondere
  • Erledigung der Korrespondenz
  • Terminmanagement, Wiedervorlage, Posteingang und -ausgang, Aktenführung
  • Betreuung der Webseite der jeweiligen Arbeitsgruppe
  • Bibliotheks- und Literaturarbeiten
  • Mitwirkung bei der Vorbereitung von Personalmaßnahmen
  • Beschaffungsangelegenheiten
  • Unterstützende Arbeiten für die Studien und Prüfungsverwaltung
• Übergreifende Finanzplanung für Haushalts- und Drittmittel (35 %)
  • Ermittlung des Finanzbedarfs (überschlägige kalkulatorische Berechnung) aller Einnahmen und Ausgaben
  • Laufende Überwachung des Mittelabflusses und der verfügbaren Mittel
  • Erarbeitung von Entscheidungsvorschlägen zur Finanzierbarkeit von Vorhaben
  • Mithilfe bei der Erstellung von (Drittmittel-)  Projektanträgen, Verwendungsnachweisen, Abschlussberichten
• fremdsprachliche Korrespondenz, Schreiben von Texten und anderen Dokumenten in Englisch, mündliche Übertragung von Ausführungen in die englische Sprache und umgekehrt (15 %)

Ihr Profil

Das erwarten wir:

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Kauffrau*mann für Büromanagement, Industriekauffrau*mann, Fremdsprachensekretär*in, Sekretär*in, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r)
• alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung bzw. Qualifikation mit mehrjähriger geeigneter Berufserfahrung
• Erfahrung in selbständiger Büroorganisation und Sekretariatsarbeit
• sichere Beherrschung der wesentlichen Bürosoftware (insbesondere MS-Office-Anwendungen Word und Excel)
• Bereitschaft zum Erlernen neuer Computeranwendungen
• Zahlenaffinität
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• hohes Maß an Kommunikations- und Teamfähigkeit
• sehr hohe Organisationsfähigkeit
• Eigeninitiative und Engagement
• ausgeprägte Serviceorientierung und großes Verantwortungsbewusstsein
• Bereitschaft, in der lernenden Organisation "Universität" kontinuierlich an Prozessänderungen mitzuwirken

Das wünschen wir uns:

• Erfahrung im Bereich der Finanzplanung und Ressourcenüberwachung
• Kenntnisse in einem integrierten Finanz- und Buchhaltungssystem (SAP)
• Erfahrungen im internationalen Umfeld / mit internationalen Kund*innen
• Erfahrungen in der Erstellung und Betreuung einer Internetpräsenz (z. B. Roxen

Unser Angebot

• Vergütung nach E8 TV-L
• unbefristet
• Vollzeit
• interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
• Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• flexible Arbeitszeiten
• 30 Tage Urlaub
• FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
• Mitgliedschaft bei „FairNetzt“ - Sekretariatsnetzwerk der Universität Bielefeld für kollegialen Austausch und gemeinsame Aktivitäten
• gute Verkehrsanbindung
• betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
• kollegiale Zusammenarbeit
• offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
• spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten

Bewerbungsfrist: 03.12.2025

Weitere Details finden Sie hier.