Datenschutzhinweise
Allgemeine Hinweise
Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten
Geltungsbereich: Universitätsbibliothek
(Version 2 vom 30.06.2021)
Mit diesen Datenschutzhinweisen kommt die Universität Bielefeld für die unter "Dienstspezifische Hinweise" genannte Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer Informationspflicht Artikel 13, 14 der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) nach. Hinsichtlich der weiteren verwendeten Begriffe „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“, „Dritter“ etc. wird auf die Definitionen in Artikel 4 der EU-DSGVO verwiesen.
Kontaktdaten
Verantwortlich für die Verarbeitung ist die Universität Bielefeld, eine vom Land NRW getragene, rechtsfähige Körperschaft des öffentlichen Rechts. Sie wird durch die Rektorin Prof. Dr. Angelika Epple vertreten.
Kontaktdaten des Verantwortlichen:
Universität Bielefeld
Universitätsstraße 25
D – 33615 Bielefeld
Tel.: +49 521 106-00
E-Mail: post@uni-bielefeld.de
Web: https://www.uni-bielefeld.de
Kontaktdaten der Ansprechpartnerin:
Name, Vorname: Pieper, Dirk
E-Mail: direktion.ub@uni-bielefeld.de
Tel.: +49 521 106-4050
Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten:
Die Datenschutzbeauftragte erreichen Sie postalisch unter der Adresse der Verantwortlichen.
Tel.: +49 521 106-5225
E-Mail: datenschutzbeauftragte@uni-bielefeld.de
Ihre Rechte als betroffene Person
Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die EU-DSGVO gewährten Rechte geltend machen:
- das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 EU-DSGVO),
- das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 EU-DSGVO),
- das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 EU-DSGVO,
- das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 EU-DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen,
- das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Maßgabe des Art. 20 EU-DSGVO
- das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 EU-DSGVO.
Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 EU-DSGVO), zum Beispiel bei der für die Hochschule zuständigen
- Landesbeauftragten für Datenschutz und
- Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
- Kavalleriestr. 2-4
- 40213 Düsseldorf
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzhinweise abzuändern, um sie gegebenenfalls an Änderungen relevanter Gesetze bzw. Vorschriften anzupassen oder Ihren Bedürfnissen besser gerecht zu werden. Diese Datenschutzhinweise gelten in der jeweils zuletzt durch die Universität Bielefeld veröffentlichten Fassung.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Die Erhebung der Daten findet gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 3 Abs. 1 des Hochschulgesetzes des Landes Nordrhein-Westfalen (HG NRW) sowie § 1 Abs. 3 der Benutzungsordnung der Universitätsbibliothek (BenO) bzw. § 7 Abs. 1 BenO i. V. m.
§ 1 Abs. 1 der Gebührenordnung der Universitätsbibliothek (GebO) statt.
Dienstspezifische Hinweise
- Bibliotheksmanagementsystem und Katalog.plus!
Verarbeitete personenbezogene Daten und Zwecke
Das Bibliotheksmanagementsystem (Alma) ist die zentrale Verwaltungssoftware zur Steuerung wesentlicher Kernprozesse in einer modernen wissenschaftlichen Bibliothek. Dazu gehören u. a. Verwaltung der Nutzerdaten im Rahmen der Medienausleihe, Verlängerung, Vormerkung, Durchführung von Gebühren- und Mahnprozessen sowie Nutzerkommunikation.
Der Katalog.plus! (VuFind) ist ein bibliothekarisches Suchsystem (Discovery-System), das Bibliotheksnutzer*innen eine Literaturrecherche über eine Suchmaske ermöglicht.
Es werden folgende personenbezogene Daten von Bibliotheksnutzer*innen verarbeitet:
Bibliotheksmanagementsystem (Alma)
a) Angaben zur Person
- Vorname, Nachname, Titel, Geschlecht, Geburtsdatum, Foto
- Uni-ID, Bibliotheksbenutzergruppe, Status, Datum der letzten Benutzeraktivität, bevorzugte Sprache, Benutzerrolle, weitere Kennungen
- Kontaktinformationen (E-Mail-Adresse, Anschrift, Telefonnummern)
- Sperren, Gebühren
b) Benutzungsdaten im Rahmen des Ausleihverfahrens
- Ausleihen (Titel, Fälligkeitsdatum, Ausleihdatum, Ausleihstatus, Ausleihnotiz)
- Rückgaben (Titel, Rückgabedatum)
- Vormerkungen (Titel, Bestelldatum)
Diese Daten werden verarbeitet, um physische Medien an Bibliotheksnutzer*innen verleihen und eventuell anfallende Gebühren erheben zu können.
Katalog.plus! (VuFind)
- Suchanfragen
- IP-Adresse des Nutzers
Suchanfragen werden temporär gespeichert, um die Funktion "Suchhistorie" anbieten zu können. Die IP-Adresse wird temporär gespeichert, um eine missbräuchliche Nutzung der Daten durch Bots, Crawler etc. ermitteln zu können.
Für die Verwendung von personalisierten/geschützten Diensten ist die Nutzung der Funktion "Anmeldung (Ausleihkonto)" notwendig. Hierbei werden folgende Daten gespeichert:
- Vorname, Nachname
- Uni-ID
- E-Mail-Adresse
Datenübermittlung
Bibliotheksmanagementsystem (Alma)
Die Daten werden an folgende Empfänger außerhalb der Hochschule übermittelt:
- im Rahmen einer Auftragsverarbeitung (Hosting & Support) an das Konsortium Cloudbasiertes Bibliotheksmanagementsystem,
- im Rahmen einer Unterauftragsverarbeitung (Support & Einzelaufträge) an das Hochschulbibliothekszentrum (hbz) des Landes Nordrhein-Westfalen sowie
- im Rahmen einer Unterauftragsverarbeitung (Bereitstellung & Hosting) an die Ex Libris (Deutschland) GmbH übermittelt.
Katalog.plus! (VuFind)
- Die Daten werden nicht an Dritte übermittelt.
Dauer der Verarbeitung / Datenlöschung
Bibliotheksmanagementsystem (Alma)
a) Angaben zur Person
- Daten von Personen, die ihren Status als Mitglieder oder Angehörige der Universität Bielefeld verlieren, werden ein halbes Jahr nach Statusverlust gelöscht.
- Daten von Personen, die weder Mitglieder noch Angehörige der Universität sind, werden gelöscht, wenn sie in den letzten 2 1/2 Jahren weder Medien entliehen noch Vormerkungen vorgenommen haben.
b) Benutzungsdaten im Rahmen des Ausleihverfahrens
- Benutzungsbezogene Daten werden 180 Tage nach Abschluss des Vorgangs (in der Regel Rückgabe eines Mediums bzw. Zahlung einer Gebühr) anonymisiert.
Katalog.plus! (VuFind)
- Suchanfragen (Suchhistorie) und IP-Adresse des Nutzers werden 24 Stunden lang in der Datenbank gespeichert.
- Gespeicherte Suchanfragen und Merklisten (Favoriten) werden so lange gespeichert, bis diese vom Nutzer gelöscht werden oder bis das Konto des Nutzers aus VuFind entfernt wird.
- Daten, die bei der Funktion "Anmeldung (Ausleihkonto)" gespeichert werden, werden automatisch gelöscht, wenn die Person im Bibliotheksmanagementsystem (Alma) gelöscht wird (siehe oben).
- Briefkasten
Verarbeitete personenbezogene Daten und Zwecke
Der Briefkasten ist ein Formular, über das Bibliotheksnutzer*innen eine E-Mail an die Bibliothek schicken können.
Es werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
- E-Mail-Adresse
Die Datenverarbeitung erfolgt zum Versenden einer E-Mail an die Universitätsbibliothek Bielefeld über ein Kontaktformular.
- Chat
Verarbeitete personenbezogene Daten und Zwecke
Live-Auskunft im Chat
Die Live-Auskunft ist ein Chat-Programm, über das Bibliotheksnutzer*innen mit einer Person in der Bibliothek chatten können. Es werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet.
- IP-Adresse des Nutzers
KI-Chatbot
Der KI-Chatbot beantwortet Fragen zum Serviceangebot der Bibliothek und zum Bibliothekskatalog. Es werden keine personenbezogenen Daten verarbeitet.
Datenübermittlung
Live-Auskunft im Chat
Die Daten werden nicht an Dritte außerhalb der Hochschule übermittelt.
KI-Chatbot
Die Antworten in diesem Chat werden von einem lokal betriebenen KI-Sprachmodell (Large Language Model) generiert. Die gesamte Verarbeitung erfolgt auf Servern der Universität Bielefeld – es werden keine Daten an externe Anbieter übertragen. Die generierten Antworten dienen nur zu Informationszwecken. Bitte beachten Sie, dass es keine Garantie für die Aktualität und Richtigkeit der Antworten des Chatbots gibt. Bitte wenden Sie sich im Zweifelsfall an das Fachpersonal der Universitätsbibliothek.
Dauer der Verarbeitung / Datenlöschung
Live-Auskunft im Chat
Alle personenbezogenen Daten werden auf speziell gesicherten Systemen der Universität Bielefeld datenschutzgerecht aufbewahrt und 6 Monate nach dem Absenden datenschutzgerecht gelöscht bzw. anonymisiert.
KI-Chatbot
Die Chats werden in anonymisierter Form zum Zwecke der Qualitätssicherung und -verbesserung für 6 Monate gespeichert. Bitte geben Sie innerhalb Ihrer Chats daher keine sensiblen persönlichen Informationen an (z. B. Namen, Gesundheitsinformationen, Finanzdaten o. Ä.). Es gelten die Datenschutzhinweise der Universität Bielefeld.
- Digitalisierungsvorschlag
Verarbeitete personenbezogene Daten und Zwecke
Der Digitalisierungsvorschlag ist ein Formular, über das Bibliotheksnutzer*innen Literatur aus dem Bestand der Bibliothek zur Digitalisierung vorschlagen können.
Es werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
- Name
- E-Mail-Adresse
Die Datenverarbeitung erfolgt zum Versenden eines Digitalisierungsvorschlags per E-Mail an die Universitätsbibliothek Bielefeld.
- Dokumentlieferdienst
Verarbeitete personenbezogene Daten und Zwecke
Der Dokumentlieferdienst ist ein personalisierter Dienst, der ein Bestellformular verwendet, über das Bibliotheksbenutzer*innen (Wissenschaftler*innen, Mitarbeiter*innen und Studierende) Artikel aus Zeitschriften bestellen können.
Es werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
- Vorname, Nachname
- Uni-ID
- E-Mail-Adresse
Die Datenverarbeitung erfolgt zum Versenden eines Bestellauftrags für Artikelbestellungen per E-Mail an die Universitätsbibliothek Bielefeld.
- Publikationsfonds: Kontaktformular Open-Access-Artikel oder -Sammelwerksbeitrag
Verarbeitete personenbezogene Daten und Zwecke
Über das Formular "Publikationsfonds: Kontaktformular Open-Access-Artikel oder -Sammelwerksbeitrag" können Rückfragen zum Publikationsfonds gestellt werden.
Es werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
- Autor*in (submitting / corresponding)
- E-Mail-Adresse Autor*in
Die Datenverarbeitung erfolgt zum Versenden einer E-Mail an die Universitätsbibliothek Bielefeld über ein Kontaktformular.
- Publikationsfonds: Kontaktformular Open-Access-Monografie oder Open-Access-Sammelband
Verarbeitete personenbezogene Daten und Zwecke
Über das Formular "Publikationsfonds: Kontaktformular Open-Access-Monografie oder Open-Access-Sammelband" können Rückfragen zum Publikationsfonds gestellt werden.
Es werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
- Autor*in/Herausgeber*in
- E-Mail-Adresse Autor*in
Die Datenverarbeitung erfolgt zum Versenden einer E-Mail an die Universitätsbibliothek Bielefeld über ein Kontaktformular.
- Raum- und Arbeitsplatzbuchung
Verarbeitete personenbezogene Daten und Zwecke
Über die Raum- und Arbeitsplatzbuchung können Studierende der Universität Bielefeld verschiedene Arbeitsplatzangebote buchen.
Es werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
- Vorname, Nachname
- Uni-ID
- E-Mail-Adresse
- Benutzerrolle
- Gebuchter Raum und gebuchter Zeitraum
- Anzahl der Buchungen der aktuellen Woche
- Verlustmeldung für entliehene Medien
Verarbeitete personenbezogene Daten und Zwecke
Die "Verlustmeldung für entliehene Medien" ist ein Formular, über das Bibliotheksnutzer*innen den Verlust eines Werkes melden können, welches sie bei der UB Bielefeld ausgeliehen haben.
Es werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
- Name
- Uni-ID
- E-Mail-Adresse
Die Datenverarbeitung erfolgt zum Versenden einer Verlustmeldung für entliehene Medien per E-Mail an die Universitätsbibliothek Bielefeld.