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Information zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Raumanforderung über das Zentrum für Lehren und Lernen

(Version 1.0 vom 02.12.2025)

Mit diesen Datenschutzhinweisen kommt die Universität Bielefeld für die oben genannte Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13, 14 der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) nach.

Hinsichtlich der weiteren verwendeten Begriffe, „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“, „Dritter“ etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 der EU-DSGVO verwiesen.

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1. Kontaktdaten

Verantwortlich für die Verarbeitung ist die Universität Bielefeld, eine vom Land NRW getragene, rechtsfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird vertreten durch den/die Rektor*in.

1.1. Kontaktdaten des Verantwortlichen

Universität Bielefeld

Universitätsstraße 25

D-33615 Bielefeld

Tel: 0521 / 106 – 00

Email: post@uni-bielefeld.de

Web: https://www.uni-bielefeld.de

1.2. Fachlicher Ansprechpartner

E-Mail: anke.schayen@uni-bielefeld.de
Tel.:        +49 521 106 3367
Web.:    https://www.uni-bielefeld.de/einrichtungen/zll

1.3. Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten

Die Datenschutzbeauftragte erreichen Sie postalisch unter der Adresse des Verantwortlichen

Tel.: 0521 106-5225

Email: datenschutzbeauftragte@uni-bielefeld.de

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 2. Verarbeitete personenbezogenen Daten und Zwecke

Im Rahmen der Anmeldung einer Raumanforderung über das Zentrum für Lehren und Lernen werden personenbezogene Daten von Ihnen zu folgenden Zwecken erhoben und verarbeitet:

 Zur Organisation von Raumbuchungen und um im organisatorischen Bedarfsfall Kontakt zur buchenden Person aufnehmen zu können:

• E-Mail-Adresse
• Veranstaltungstitel und textliche Beschreibung der geplanten Veranstaltung
• Zeitraum der geplanten Veranstaltung
• Angabe der durchführenden universitären Einrichtung

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3. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

 Die Erhebung personenbezogener Daten im Rahmen der Anmeldung einer Raumanforderung über das Zentrum für Lehren und Lernen basiert auf einer Einwilligung der betroffenen Personen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a. EU-DSGVO.

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4. Datenübermittlungen 

Ihre personenbezogenen Daten, die von der Universität Bielefeld für die unter Punkt 2 genannten Zwecke verarbeitet werden, übermitteln wir grundsätzlich nicht an Dritte. 

In Einzelfällen kann jedoch eine Datenübermittlung an Dritte auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis erfolgen, zum Beispiel eine Übermittlung an Strafverfolgungsbehörden zur Aufklärung von Straftaten im Rahmen der Regelungen der Strafprozessordnung (StPO). 

Wir setzen externe Dienstleister (Auftragsverarbeiter) ein, die in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten. Mit diesen Dienstleistern haben wir Verträge gemäß Art. 28 DS-GVO abgeschlossen, um den Schutz Ihrer Daten zu gewährleisten. 

• XIMA Media GmbH  Sudhausweg 9 in 01099 Dresden, Deutschland wird für die Bereitstellung von webbasierten digitalen Formularen eingesetzt. Dabei werden die eigegebenen Anmeldedaten der Web-Authentifizierung der Universität Bielefeld bestehend aus Name, Vorname und E-Mail-Adresse sowie Meta- und Logging-Daten des digitalen Formulars verarbeitet.

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittländer) erfolgt nicht.

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5. Löschfristen

Daten, die für die Anmeldung einer Raumanforderung über das Zentrum für Lehren und Lernen verarbeitet werden, werden für statistische Auswertungen gespeichert und 8 Monate nach der Anmeldung gelöscht bzw. – wenn die Daten in Form von Papierdokumenten vorliegen – vernichtet. Die Meta- und Logging-Daten des digitalen Formulars in Formcycle werden über die Log-Rotation nach 7 Tagen gelöscht. 

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6. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die EU-DSGVO gewährten Rechte geltend machen:

• das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 EU-DSGVO),
• das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 EU-DSGVO),
• das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 EU-DSGVO,
• das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 EU-DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen,
• das Recht eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 EU-DSGVO).

Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 EU-DSGVO), zum Beispiel bei der für die Hochschule zuständigen

Landesbeauftragten für Datenschutz und          
Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen         
Kavalleriestraße 2-4

40213 Düsseldorf