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Vision
Der Weg zu einem neuen integrierten Campusmanagementsystem, das alle Mitglieder der Hochschule in ihrem Arbeitsalltag so nutzen, dass sie bei ihren Aufgaben optimal unterstützt werden, ist weit. Das Gesamtprojekt ist unterteilt in einzelne Projekte, in der wiederum viele kleine oder große Einzelschritte gemacht werden müssen.
Damit wir unterwegs nicht aus den Augen verlieren, warum wir uns auf den Weg gemacht haben, wurde die folgende Vision formuliert:
"Wir wollen eine reibungslose Unterstützung von Studium und Lehre in allen Kernprozessen des Campusmanagement und des eLearning auf Basis einer IT-getragenen, adaptiven und integrierten Gesamtlösung, die von allen Zielgruppen über ein einheitliches Portal intuitiv und einfach genutzt werden kann und Raum für weitere Entwicklungen bietet.
Handlungsleitend sind bei der Realisierung die fachlichen Fragestellungen, eine gute Ablauforganisation, Wirtschaftlichkeit und ein angemessenes Verhältnis zwischen Standardisierung und notwendigen Anpassungen an abgestimmte universitäre Prozesse. IT-Lösungen tragen zur Umsetzung der Vision bei und haben eine dienende Funktion."
Ziele
Die Gesamtinitiative Digitaler Campus: BIS 3.0 strebt folgende übergeordnete Ziele in Bezug auf die Unterstützung von Studium und Lehre an der Universität Bielefeld an:
- Die Universität bietet einen umfassenden Service, eine einheitliche Informations- und Wissensquelle sowie eine gemeinsame digitale Arbeitsplattform für Lehrende, Studierende und Verwaltung im Bereich Studium und Lehre.
- Die relevanten IT-Dienste rund um Studium und Lehre sind in einem prozessorientierten System zusammengeführt.
- Die Geschäftsprozesse und Verantwortlichkeiten sind festgelegt und werden gelebt.
Organisation
Die Organisation der Gesamtinitiative soll zum Einen die Gesamtsteuerung aller Pro- jekte gewährleisten, andererseits eine gute fachliche Arbeit in den einzelnen Projekten und eine Beteiligung der betroffenen Bereiche in der Hochschule ermöglichen.
Auftraggeber der Gesamtinitiative ist das Rektorat der Universität Bielefeld. Entscheidungen über das bereitgestellte Budget, die Fortführung oder gegebenenfalls den Abbruch der Gesamtinitiative liegen im Verantwortungsbereich des Rektorats.
Höchstes Entscheidungsgremium innerhalb der Gesamtinitiative ist die Strategische Leitung. Sie genehmigt die Planung der Gesamtinitiative und der Projekte, den Einsatz der durch das Rektorat bewilligten Ressourcen, überwacht den Fortschritt der Projekte, nimmt die Ergebnisse der Projekte ab und trifft Entscheidungen in strategisch relevanten Fragen der Gesamtinitiative.
Beratend wird der Strategischen Leitung der Gesamtinitiative ein Lenkungskreis zur Seite gestellt. Der Lenkungskreis berät die Strategische Leitung unter anderem bezüglich der Zusammensetzung der Projektteams mit dem Ziel, eine angemessene Beteiligung der Fakultäten und betroffenen Einrichtungen in den Projekten sicherzustellen.
Die Projektleitungen informieren in den Sitzungen des Lenkungskreises zum Stand der Projekte. Auf dieser Grundlage berät der Lenkungskreis die Strategische Leitung zu Fragen der strategischen Steuerung der Gesamtinitiative und der Projekte.
Die Projektleitungen sind verantwortlich für das Projektmanagement im jeweiligen Projekt sowie für die konsequente Einhaltung und Erreichung der inhaltlichen, zeitlichen und budgetmäßigen Ziele des Projekts bzw. die rechtzeitige Eskalation sich abzeichnen- der Probleme und Verzögerungen. Die Projektmitarbeiterinnen und Projektmitarbeiter bringen ihre Fachkompetenz in die Arbeit der Projektteams ein. Sie führen die Arbeitspakete, für die sie verantwortlich sind, soweit als möglich selbständig aus und berichten an die Projektleitung.