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Das eKVV kann die Verteilung von Sitzplätzen für Studierende im Hörsaal für einen konkreten Klausurtermin unterstützen. Studierenden wird im Vorfeld ein fester Platz im Hörsaal zugewiesen, an dem sie ihre Prüfung schreiben. Den Studierenden wird der zugewiesene Sitzplatz im Stundenplan im eKVV angezeigt.

Die Zuweisung von Sitzplätzen ist eine Unterfunktion des Teilnahmemanagements und kann von Personen mit Belegmanagement-Rechten im eKVV, sowie von den der Veranstaltung zugeordneten Lehrenden genutzt werden.

 


Anlegen und Veröffentlichen einer Klausurveranstaltung

Um einen Sitzplan im eKVV zu erstellen, ist eine separate Klausurveranstaltung mit einer eigenen Teilnahmeliste notwendig.

Zu einer regulären Lehrveranstaltung mit zwei Prüfungsterminen werden so insgesamt drei Lehrveranstaltungen im eKVV angelegt. Es bietet sich an, für die Erstellung der Klausurveranstaltungen die dazugehörige Lehrveranstaltung zu kopieren - so ist sichergestellt, dass der Veranstaltungstitel und die Fachzuordnungen übereinstimmen. Im Veranstaltungstitel der Klausurveranstaltung soll der Bezug zur regulären Lehrveranstaltung hergestellt werden, ein Beispiel für einen Titel einer Klausurveranstaltung lautet "Klausur zur Vorlesung BWL II, 26.09.2019". Wichtig ist, dass der konkrete Termin im Datumsfeld in der Klausurveranstaltung eingetragen wird. Durch den Eintrag als Klausurtermin erscheint dieses Prüfungsdatum in der Liste der Klausuren im eKVV.

Der Raum für den Klausurtermin ist über die zentrale Raumvergabe zu buchen und die Angabe(n) über den Hörsaal, oder die Hörsäle, im Klausurtermin der Veranstaltung einzutragen. Wenn mehrere Räume benötigt werden, so müssen diese alle im gleichen Termin gebucht werden, da nur so eine raumübergreifende Sitzplanverwaltung möglich ist.

Die Klausurveranstaltung wird im eKVV veröffentlicht. Weil die Fachzuordnung der Klausur mit der Fachzuordnung der dazugehörigen Lehrveranstaltung übereinstimmt, werden die Veranstaltungen im eKVV am selben Ort angezeigt und können kaum übersehen werden.

Das Prüfungsdatum sollte zum Zeitpunkt der ersten Veröffentlichung publiziert werden, um die Prüfungstermine für die Studierenden planbar zu gestalten.


Anmeldung der Studierenden

Nach der Veröffentlichung der Klausurveranstaltung kann der veranstaltungsbezogene E-Mail Verteiler der regulären Lehrveranstaltung zur Benachrichtigung der Teilnehmer*innen verwendet werden.

Studierende, die an der Klausur teilnehmen wollen, müssen die Veranstaltung jetzt in den Stundenplan aufnehmen.

Nach Ende der Anmeldefrist muss das Teilnahmemanagement in der Veranstaltung aktiviert werden und den Studierenden der Status "teilnehmend" zugewiesen werden. Sehen die prüfungsrechtlichen Regelungen kein Zulassungsverfahren vor, werden alle Studierende zur Prüfung zugelassen, die bis zum Fristende der Anmeldung die Klausurveranstaltung in ihren Stundenplan genommen haben. Ist ein Zulassungsverfahren vorgesehen, wird zunächst die Prüfung der Teilnahmeberechtigung vorgenommen.


Sitzplatzverteilung im Prüfungsraum

Auf der Grundlage einer gepflegten Teilnahmeliste im Teilnahmemanagement wird die Sitzplatzverteilung vorgenommen. Sie ist eine Funktion des Teilnahmemanagements und wird dort unter der Überschrift "Aktionen: Sitzplan für Klausuren bearbeiten." erreicht.

Die Sitzplatzverteilung lässt die Platzverteilung über mehrere Prüfungsräume und eine unterschiedliche Konfiguration von Platz- und Reihenbelegung zu. WICHTIG: Wenn Sie mehrere Prüfungsräume nutzen müssen diese im eKVV beim gleichen Termin eingetragen werden. Wenn die Räume bei unterschiedlichen Terminen eingetragen wurden kann das eKVV diese nicht gemeinsam verwalten.

Bei der automatischen Verteilung werden die Studierenden von der Teilnahmeliste auf zufällige Plätze in den Räumen verteilt. Nach der automatischen Verteilung kann die manuelle Nachbearbeitung vorgenommen werden, um bei wenigen fehlenden Plätzen Reihen zu verdichten. Für die Ausgabe stehen Druckansichten zur Verfügung. Nach der Freigabe durch die verantwortliche Person sehen Studierende in der Kurzansicht ihres Stundenplans neben ihrem Teilnahmestatus zusätzlich die Sitzplatz-Nummer. Melden sich Studierende durch Entfernen der Beleg-Nr. in ihrem Stundenplan von der Klausurveranstaltung ab, sind die Plätze im Hörsaal nicht belegt.

 

Einstellungen der Sitzplatzverteilung

Screenshot aus der Sitzplatzverteilung
Klicken für Detailsicht

Abb. 1 zeigt die Sitzplatzverteilung für die Modulklausur Statistik (310051). Die Felder "Freireihen" und "Freiplätze" legen die Freiräume, die zwischen den Reihen und Plätzen bleiben sollen, fest. Die Felder "Startraum" und "Startplatznummer" sind optional, falls die Platzverteilung nicht mit dem ersten Hörsaal und dem ersten Platz beginnen soll. Dabei wird die Reihung der Hörsäle aus der Klausurveranstaltung herangezogen. Die Funktion "Platzraster" zeigt in den Raumplänen die Verteilung der Plätze sowie die Anzahl der zur Verfügung stehenden Plätze an. Im gezeigten Beispiel in Abb. 1 stehen in H4 und H7 bei dem gewählten Raster mit einer Freireihe und zwei Freiplätzen, insgesamt 134 Sitzplätze zur Verfügung.

Plätze verteilen

Screenshot der Sitzplatzverteilung
Klicken für Detailsicht

Der Button "Plätze verteilen!" ordnet den angemeldeten und zur Prüfung zugelassenen Teilnehmer*innen - unter Berücksichtigung der vorher eingestellten Reihen und Plätze - einen Sitzplatz zu. Die Verteilung ist dabei zufällig und kann an dieser Stelle nicht beeinflusst werden.

Sind in der Klausurveranstaltung mehr zugelassene Teilnehmer*innen als vorhandene Plätze, erstellt die Sitzplatzverteilung eine Liste der Teilnehmer*innen, die keinen Platz erhalten haben. In dieser Liste landen die Teilnehmer*innen auch, falls Sie sie einzeln aus der Platzverteilung herausnehmen. Diesen nicht zugeteilten Personen kann ein Sitzplatz durch die manuelle Nachsteuerung zugewiesen werden. Aus der Liste der nicht platzierten Teilnehmer*innen wird die erste Person - also nicht die Person, die Sie vielleicht in der Liste ausgewählt haben - durch Anklicken auf einen ausgewählten freien Sitzplatz gesetzt. Ein bereits besetzter Platz wird wiederum durch Anklicken frei und die Person in die Liste der noch zu verteilenden Teilnehmer*innen sortiert. Besetzte und freie Sitzplätze sind unterschiedlich dargestellt und zudem durch ein Mausover erkennbar. Auf diese Weise ist die Nachbearbeitung des automatisch erstellten Sitzplan möglich, um alle Klausurteilnehmer im Hörsaal oder den Hörsälen unterzubringen. (Abb. 2).

Nachdem die Sitzplatzverteilung gespeichert ist, müssen Sie die Sitzplatzverteilung veröffentlichen, damit die Teilnehmer*innen ihren Platz im eigenen Stundenplansehen können. Die Sitzplatzverteilung und Veröffentlichung des Sitzplan sind nicht aneinander gebunden. Die Veröffentlichung zu einem späteren Zeitpunkt z. B. kurz vor dem Prüfungstermin ist möglich.

Druckansicht der Sitzpläne

Schreenshot der Druckansicht
Klicken für Detailsicht

Auf dieser Seite (Abb. 3) wählen Sie die Druckansicht und stellen die verschiedenen Optionen ein. Neben der Auswahl der Prüfungsräume, besteht die Möglichkeit die Darstellung des ersten Platzes zu wählen sowie die Druckausgabe nach Plätzen oder Matrikel-Nummern zu sortieren.


Orientierung im Prüfungsraum

Die einzelnen Sitzplätze in den Hörsälen sind nicht nummeriert, es gibt aber an jeder Stuhlreihe eine Reihennummer mit einem Hinweis auf die Reihenfolge der Plätze (Beispiel: "Reihe 5, Plätze 20 - 1").

Die Reihennummern können den Sitzplänen im eKVV entnommen werden und es empfiehlt sich, die Studierenden beim Einlass darauf hinzuweisen und ggf. auch die Pläne auszuhängen.


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