Geheimhaltung Abschlussarbeiten / Promotionen
Hinweise zum Abschluss von Geheimhaltungsvereinbarungen bei externen Abschlussarbeiten / Promotionen
Studierende der Universität Bielefeld haben die Möglichkeit, ihre Bachelor-, Masterarbeit oder Dissertation in Zusammenarbeit mit externen Unternehmen oder Forschungseinrichtungen anzufertigen. Dabei fordern Unternehmen häufig den Abschluss von Geheimhaltungsvereinbarungen (GHV). Die nachfolgenden Punkte sollen einen kurzen Überblick über Probleme und Verfahren geben.
1. Grundsätzliches zur Geheimhaltung
Alle universitätsseitig Beteiligten (z.B. Betreuer*innen, Prüfungskommission) sind ohnehin gesetzlich und vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet. Geheimhaltungsvereinbarungen betreffen daher in erster Linie das Verhältnis zwischen Studierenden und Unternehmen. Nur wenn ein Unternehmen dennoch ausdrücklich auf die Beteiligung der Universität an einer GHV bestehen sollte, ist nach Prüfung durch das Justitiariat eine Unterzeichnung für die Universität durch den Kanzler der Universität möglich.
- 2. Prüfungsrechtliche Aspekte
Abschlussarbeiten unterliegen auch bei einem Unternehmensbezug weiterhin den Prüfungsordnungen und hochschulrechtlichen Vorgaben der Universität. Themenstellung und Betreuung liegen in der Verantwortung der Universität; das Unternehmen kann nur unter Einbezug der Prüfer*innen Vorschläge zur Aufgabenstellung machen und darf die Studierenden auch nicht bei der eigenständigen Erarbeitung der Abschlussarbeit inhaltlich unterstützen.
- 3. Urheberrecht und Rechte an Erfindungen
Studierende sind in der Regel alleinige Urheber*innen ihrer Abschlussarbeiten. Die Entscheidung über die Veröffentlichung der Bachelor-/Masterarbeit liegt somit ebenfalls allein bei den Studierenden. Für Dissertationen besteht jedoch grundsätzlich eine Veröffentlichungspflicht (s.u.).
Rechte an Erfindungen stehen grundsätzlich ebenfalls den Studierenden zu, Ausnahmen können sich bei bestehenden Beschäftigungsverhältnissen mit der Universität ergeben.
- 4. praktische Hinweise für Studierende
- Geheimhaltungsvereinbarungen sollten keine Rechteübertragungen enthalten; Sperrvermerke zur Veröffentlichung sollten zeitlich begrenzt sein (1-2, maximal 3-5 Jahre).
- Schadensersatzregelungen sollten zugunsten der Studierenden gestaltet oder ausgeschlossen sein.
- Soweit Vereinbarungen mit dem Unternehmen auch die Begründung eines (zeitlich befristeten) Arbeitsverhältnisses umfassen, wird durch diese Regelung auch ein Zugriff der Unternehmen auf Nutzungsrechte und Erfindungen im Rahmen der Abschlussarbeit gewährt.
- Studierende sollten frühzeitig Kontakt mit dem Prüfungsamt der Fakultät aufnehmen. Die Prüfung und Verhandlung der GHV erfolgt grundsätzlich eigenverantwortlich durch die Studierenden. Bei unternehmensseitig geforderter Beteiligung der Universität ist das Justitiariat einzubinden, was in etwa mit der Dauer eines zusätzlichen Monats beim Zeitplan der Anmeldung der Arbeit berücksichtigt werden sollte.
- 5. Besonderheiten bei Dissertationen
- Für Dissertationen ist eine Veröffentlichung der Arbeit verpflichtend, manche Promotionsordnungen sehen aber die Möglichkeit einer verzögerten Veröffentlichung vor. Zum Schutz unternehmensbezogener Daten können dann für den Zeitraum der unternehmensseitigen wirtschaftlichen Auswertung der Erkenntnisse der Dissertation (z.B. Patentanmeldungen) Sperrvermerke in die Geheimhaltungsvereinbarung aufgenommen werden (Empfehlung: max. 2 Jahre).
- Soll die Dissertation im Rahmen einer Beschäftigung als wissenschaftliche*r Mitarbeiter*in der Universität erfolgen, sollte im Voraus genau abgegrenzt werden, welche Erhebungen von Forschungsdaten zu den geschuldeten Arbeitsleistungen gehören und bei welchen Erhebungen der*die Promovierende Inhaber*in der Daten wird.