Dokumentenmanagementsystem der Universität Bielefeld

DMS / eAkte

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Im Rahmen des Projekts Prozessorientierte elektronische Akte wurde an der Universität Bielefeld das Dokumentenmanagementsystem (DMS) „d.velop documents“ eingeführt. Es bildet die technische Basis für elektronische Akten und stellt eine an deutschen Hochschulen weit verbreitete Lösung für die Unterstützung digitaler Prozesse in der Universitätsverwaltung dar.

Neben der Einrichtung allgemeiner Dateiablagen für verschiedene Arbeitsbereiche wurden folgende Anwendungsfälle und Prozesse erfolgreich umgesetzt, darunter:

• Elektronische Projektakte
• eDrittmittelakte
• Gremienprozesse
• Besonderes Behördenpostfach
• ePersonalakte (derzeit im Probebetrieb)
• eLaufmappe (derzeit im Probebetrieb)

Im Oktober 2024 wurde das Projekt „Prozessorientierte elektronische Akte“ abgeschlossen. Weiterentwicklungen des Systems und seiner Anwendungsbereiche erfolgen seitdem im Rahmen des Programms „eAkte 2.0“. Die Sicherstellung des Betriebs erfolgt außerhalb des Programms als Regelaufgabe. 

Mit „d.velop documents“ steht an der Universität Bielefeld eine zukunftsorientierte Lösung zur digitalen Verwaltung und Zusammenarbeit zur Verfügung.