Die allgemeinen Nutzungsbedingungen für den Einsatz von Conflluence Cloud an der Universität Bielefeld gelten für jede/n, der/die das System als Nutzungsberechtigte/r im Sinne des § 2 der Allgemeinen Nutzungsbedingungen nutzt. Mit der Verwendung des Dienstes erkennen Sie die Nutzungsbedingungen an.
(1) Das Angebot Confluence Cloud, für die unter §3 genannten Zwecke, richtet sich an Nutzer*innen mit oder ohne Erfahrung im Umgang mit der Confluence-Software die eine entsprechende Lösung an der Universität Bielefeld, für die in §3 (2) BITS-Benutzungsordnung* genannten Aufgaben, einsetzen möchten.
Eine anderweitige Nutzung, insbesondere zu geschäftlichen, gewerblichen oder privaten Zwecken, ist nicht zulässig.
(2) Nutzungsberechtigt sind die unter § 3 in der BITS-Benutzungsordnung aufgeführten Nutzungsgruppen. Für die Nutzung autorisiert sind die folgenden Personenstatusgruppen aus dem Identitätsmanagement System (IDM) der Universität Bielefeld nach zusätzlicher Zuweisung einer Lizenz und Vergabe einer Rolle und Berechtigung auf Antrag im Service Desk des BITS:
Beschäftigte **
(3) Die Nutzung des Systems durch die genannten Personengruppen erfolgt im Rahmen der verfügbaren, bereits beschafften Lizenzkontingente und ohne gesonderte Berechnung gegenüber den Nutzenden. Sofern das vorhandene Lizenzkontingent ausgeschöpft ist, setzt die Freischaltung weiterer Nutzender die Beschaffung zusätzlicher Lizenzen voraus.
(4) Die Nutzung erfolgt über das vom Bielefelder IT-Servicezentrum (BITS) administrierte Benutzerkonto (Shibboleth) für Universitätsangehörige. Für die Nutzung dieses Kontos gilt außerdem die BITS-Benutzungsordnung.
Confluence Cloud ist eine Webanwendung und dient als Plattform für digitale Zusammenarbeit, strukturiertes Wissensmanagement und nahtlose Dokumentation in Projektteams.
Eine Leistungs- und Verhaltenskontrolle von Beschäftigten mit Hilfe von Confluence Cloud darf nach §6 der Rahmen Dienstvereinbarung von IT-Systemen und IT-Prozessen an der Universität Bielefeld nicht durchgeführt werden. Die Verwendung aller gespeicherten Daten im Kontext der Confluence Cloud Nutzung, insbesondere der Wissensseiten, Meetingnotizen, Vorgänge und Dokumente darf nicht für andere Zwecke als die im Weiteren beschriebene verwendet werden.
Neue Bereiche in Confluence Cloud können beim Service Desk im BITS beantragt werden. Der Zweck der Software ist im Allgemeinen das Dokumentieren von Wissen, Notizen und Dokumenten im Kontext von Teams, Projekten und Entwicklung. Nachfolgend sind einige Beispiele der Nutzung aufgeführt, um den Zweck zu verdeutlichen:
(1) Projektmanagement & Teamarbeit
a. Projektdokumentation:
Zentrale Ablage von Projektplänen, Meilensteinen, Statusberichten, Anforderungen und weiteren für ein Projekt oder ein Team sinnvolle Inhalte, auf die das gesamte Projektteam jederzeit Zugriff hat.
b. Meeting-Protokolle:
Schnelles Erstellen und Teilen von Besprechungsnotizen direkt im Team-Bereich, inklusive Zuweisung von Aufgaben an Teilnehmende.
c. Brainstorming & Konzepte:
Gemeinsames Sammeln von z.B. Ideen, Erstellen von Roadmaps und Ausarbeiten von Strategiepapieren in Echtzeit z. B. während eines Workshops.
(2) Wissensmanagement & Wissenstransfer
a. Zentrales Abteilungs-Wiki:
Aufbau eines abteilungsweiten Nachschlagewerks für interne Richtlinien, Compliance-Vorgaben, Reiserichtlinien u. v. m.
b. Leitfäden:
Beispielsweise strukturierte Einarbeitungsseiten für neue Mitarbeitende mit Checklisten, wichtigen Ansprechpartnern und Links zu relevanten Tools.
c. Sonstige relevante Dokumentationen:
Beispielsweise das Festhalten von Arbeitsanweisungen, technischen Anleitungen oder Leitfäden, um Wissen im Team zu sichern.
(1) Der Dienst ist für normalen Schutzbedarf geeignet. Daten mit hohem Schutzbedarf dürfen nicht in Confluence Cloud verarbeitet werden.
Eine Schutzbedarfsfeststellung der Daten zur geplanten Verarbeitung durch Confluence Cloud kann gemeinsam mit dem Informationssicherheitsbeauftragten der Universität Bielefeld durchgeführt werden. Für die Erstinformation ist die Datenschutz- und Informationssicherheitskoordinator*in Ihrer Fakultät oder Einrichtung zuständig.
(2) Jeder Bereich im Confluence Cloud besteht aus mindestens einem Bereichsadministrator und gegebenenfalls weiteren Bereichsmitgliedern.
Für die Nutzung von Confluence Cloud werden keine besonderen Vorkenntnisse benötigt. Bereichsadministrator*innen verantworten die Inhalte und Benutzer*innenzugriffe in ihren Bereichen selber.
Hilfestellungen und Support durch das BITS bzw. den jeweils zuständigen IT-Support stehen zur Verfügung.
Administrierende (BITS und Bereichsadministrator*innen) erhalten, falls Bedarf besteht, zusätzliche Einweisungen durch einen Dienstleister.
(3) Die Aufgabenzuweisungen von Bereichsadministratoren zu Bereichsmitgliedern ist nicht mit einer dienstlichen Weisung im Sinne des Direktionsrecht gleichgesetzt. Weisungen erhalten Mitarbeitende durch ihre vorgesetzte Person. Der Einsatz von Confluence Cloud dient der technischen Unterstützung der Mitarbeiter*in in Ausführung ihrer zugewiesenen Rolle.
(4) Berechtigungen für und innerhalb von Bereichen dürfen nur so vergeben werden, dass ausschließlich auf die zur Aufgabenerfüllung notwendigen Daten zugegriffen werden kann.
(5) Die Löschung von Bereichen in Confluence Cloud ist unverzüglich, nach Wegfall des Zwecks, durch die verantwortliche Person oder Bereichsadministrator*in aus dem die Verarbeitung verantwortenden Fachbereich über den Service Desk des BITS anzuweisen. Ein*e Bereichsadministrator*in hat ebenfalls die Berechtigung zur Löschung seines Bereichs. Im Rahmen der Löschung eines Bereichs werden persönliche Confluence-Konten nicht gelöscht, da diese evtl. in weiteren Bereichen als Bereichsadministrator*in oder Bereichsmitglied genutzt werden.
Das Ausscheiden einer Nutzer*in ist dem Service Desk des BITS unverzüglich durch die/den Bereichsadministrator*in oder die vorgesetzte Person anzuzeigen, damit das persönliche Konto dieser Nutzer*in gelöscht werden kann. Eine Anonymisierung innerhalb der noch laufenden Bereiche wird dann von den Administrator*innen durchgeführt.
(1) Neue Bereiche in Confluence Cloud werden unter Nennung der zur Anlage erforderlichen Informationen beim Service Desk des BITS beantragt.
(2) Bei der Beantragung wird zwischen den Rollen „Bereichsadministrator“ und „Bereichsmitglied“ unterschieden.
Bereichsadministrator*innen sind berechtigt alles im Bereich zu verwalten. Dazu zählt das Erstellen und Verwalten von Inhaltsvorlagen, die Gestaltung des Bereichs verwalten, das Exportieren des Bereichs, den Bereichszugriff verwalten, anonymen Zugriff zulassen und verwalten, öffentliche Links zulassen und verwalten, Gastzugriff auf Bereich verwalten, Bereich löschen, Bereich archivieren, Inhalte einer beliebigen Person löschen, Kommentare einer beliebigen Person löschen, Blogs löschen, Anhänge löschen.
Bereichsmitglieder und Bereichsadministrator*innen sind berechtigt, einzelne Inhalte zu exportieren, eigene Inhalte löschen, Inhalte archivieren, eigene Kommentare löschen, Zugriff auf einzelne Inhalte verwalten, Inhalt anzeigen, Inhalt erstellen, Inhalt bearbeiten, Inhalt kommentieren, Blogs erstellen, Blogs bearbeiten, Anhänge hinzufügen.
Es gibt weitere Rollen, die bei Bedarf durch die Bereichsadministrator*innen an Mitglieder vergeben werden können:
User mit der Rolle „Manager“ haben sehr ähnliche Rechte wie der Bereichsadministrator, aber sie dürfen nicht Bereiche löschen oder archivieren, anonyme Zugriffe zulassen und verwalten, Bereich exportieren, Gestaltung des Bereichs verwalten, Inhaltsvorlagen erstellen und verwalten.
User mit der Rolle „Anzeigeberechtigter“ dürfen nur einzelne Inhalte exportieren, eigene Inhalte löschen, eigene Kommentare löschen, Inhalt anzeigen und Inhalt kommentieren.
Es gibt die Möglichkeit externe Benutzer*innen als sogenannten „Gast“ für einen Bereich zu berechtigen. Bereichsadministrator*innen müssen das Einladen eines externen Gastes beim Service Desk des BITS beantragen und der/die Benutzer*in wird dann durch diesen angelegt. Bereichsadministrator*in berechtigt diese externe Person dann für ihren/seinen Bereich.
User mit der Rolle „Gast“ haben eingeschränkten Zugriff und können nur auf einen zugewiesenen Bereich in der App Confluence Cloud zugreife. Diese Rolle kann Inhalte lesen. Das Erstellen und Bearbeiten von Inhalten ist nur möglich, wenn Bereichsadministrator*innen die entsprechende Berechtigung in ihrem Bereich einstellen.
(3) Die Confluence-Konten werden von Mitarbeiter*innen des Service Desk des BITS erzeugt. Dabei werden der Vor- und Nachname, Benutzername sowie die (interne oder externe) E-Mail-Adresse gespeichert.
Die Authentifizierung der Nutzer*innen erfolgt mit Hilfe des Webauthentifizierungs-Dienst Shibboleth. Das Passwort kann im Prisma Webinterface des IDM geändert werden.
Informationen dazu stellt das BITS auf seiner Homepage zur Verfügung:
https://www.uni-bielefeld.de/einrichtungen/bits/services/zugang/web-authentifizierung/
Nähere Informationen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten können den Datenschutzhinweisen entnommen werden. Diese finden sich hier:
https://www.uni-bielefeld.de/einrichtungen/bits/ueber-uns/datenschutz/
(4) Die Nutzungsdauer des vom Service Desk erzeugten Kontos endet mit dem Verlust der Personenrolle im IDM-System des BITS. Eine Löschung des Benutzungskontos ist bei Wegfall des letzten Verwendungszwecks über einen Antrag beim Service Desk möglich. Bei Mitarbeitenden ist der Verwendungszweck der Beschäftigungszeitraum, der vom Dezernat für Personal und Organisation gepflegt wird, bei Studierenden die Immatrikulation und bei Externen die Externe-Personenrolle die von der für die Fakultät oder den Bereich zuständigen EDV-Betreuung vergeben wird.
(5) Neue Bereiche werden von der Confluence Administrator*in erzeugt. Die Bereichsadministrator*innen und Bereichsmitglieder werden dann dem entsprechenden Bereich durch die Administrator*in zugewiesen.
* Die Personenrolle Extern im Identitätsmanagement System wird von den jeweiligen Administrator*innen der Personenrolle „Extern“ angelegt um Tätigkeit für die Universität zu erledigen. (siehe Nutzer*innen nach BITS-Benutzungsordnung)
** Link zu BITS-Benutzungsordnung:
https://www.uni-bielefeld.de/einrichtungen/bits/ueber-uns/benutzungsordnung/
Stand 20.08.2026