Zentrale Anlaufstelle Barrierefrei
© ZAB - Universität Bielefeld
Barrierefreie Dokumente: Anleitungen, Hinweise, Lösungen
Eine Stichwortliste
Worauf müssen Sie als Dokumentenersteller achten?
Sieben Regeln und wie Sie Barrieren in Dokumenten vermeiden:
- Export als getagte PDF
Wenn Sie Dokumente als PDF-Datei exportieren, müssen diese als getagte PDFs exportiert werden. Da die tags die barrierefreien Informationen enthalten ist dies die Grundvoraussetzung, um barrierefreie Dokumente zu erstellen.
- Alternativtexte für Grafiken
Ohne Alternativtexte sind Bilder für Menschen mit einer Sehbehinderung unsichtbar. Vergessen Sie nicht die Alternativtexte zu setzen.
- Formatvorlagen
Die Nutzung von Formatvorlagen ist ein weiteres zentrales Werkzeug für barrierefreie Dokumente. Durch die Formatvorlagen wird die Überschriftenhierarchie festgelegt, in welcher der Screenreader navigiert. Auch Listenelemente und Absätze werden so korrekt dargestellt.
- Tabellen
Tabellen stellen für Menschen die Screenreader benutzen eine besondere Schwierigkeit dar. Je größer und komplizierter eine Tabelle ist, desto schwerer ist es diese mit einem Screenreader zu verstehen. Deswegen sollten Tabellen nicht für optische Formatierungen genutzt werden und Tabellen immer mit Überschriften versehen werden.
- Links
Aussagekräftige Links sind eine Frage von Zugänglichkeit und guter Nutzbarkeit. Die Bezeichnung des Links sollte auch alleinstehend aussagekräftig sein, wie "Dies ist zu sehen auf dem Internetauftritt der Universität Bielefeld." und nicht nur "Dies ist zu sehen auf dem Internetauftritt der Universität Bielefeld.".
- Farbe und Farbkontraste
Oft werden Farben als Informationsträger eingesetzt, z.B. grün und rot für die Kurven eines Schaubildes. Hier verstecken sich Barrieren – farbfehlsichtige oder blinde Menschen können diese Information nicht wahrnehmen. Deswegen sollte neben der Farbe auch andere Darstellungsart verwendet werden. Dies können beispielsweise durchgezogene und gestrichelte Linien sein um die Kurven von einander zu unterscheiden. Achten Sie auch auf ausreichende Kontraste in Ihrem Dokument.
- Schreiben Sie einfach
Verständlich zu schreiben erhöht den Nutzwert ihrer Seite und macht sie zudem barrierefreier für Alle.
Index Barrierefreiheit von a - - - z
Sie finden hier eine Liste der wichtigsten Begriffe zur Barrierefreiheit von Dokumenten. Dazu erklärende Videos, die nach und nach ergänzt werden.
Alternativer Text
- Fehlender alternativer Bildtext
Was bedeutet das?
Bildalternativer Text ist nicht vorhanden. Das Bild wird nicht beschrieben.
Warum es wichtig ist:
Jedes Bild muss einen Alternativtext haben. Ohne Alternativtext steht der Inhalt eines Bildes den Benutzern von Screenreadern nicht zur Verfügung, das Bild ist nicht vorhanden.
Wie man es repariert:
Fügen Sie dem Bild einen Alternativtext hinzu. Der Alternativtext sollte den Inhalt und die Funktion des Bildes genau und prägnant darstellen. Wenn der Inhalt des Bildes im Kontext oder in der Umgebung des Bildes vermittelt wird oder wenn das Bild keinen Inhalt vermittelt oder keine Funktion hat, sollte es mit leerem Alternativtext versehen werden.
- Redundanter Alternativtext
Was bedeutet das?
Der alternative Text für ein Bild ist derselbe wie der benachbarte oder angrenzende Text.
Warum es wichtig ist:
Alternativer Text, der mit nahegelegenem oder benachbartem Text übereinstimmt, wird den Bildschirmlesern mehrfach präsentiert.
Wie man es repariert:
Ändern Sie entweder den Alternativtext oder den angrenzenden Text, um die Redundanz zu beseitigen. In den meisten Fällen können Sie das Bild mit leerem alternativem Text versehen, da der Inhalt des Bildes bereits im Kontext durch Text bereitgestellt wird.
Barrierefreiheitstest
- Einige Programme haben einen Barrierefreiheitstest integriert. Dieser kann einige Fehler bereits erkennen aber beim Export muss aufgepasst werden, dass die Dateien dennoch als getagte PDF exportiert werden.
- Microsoft Word (seit Version 2019 bzw. 365) hat einen Barrierefreiheitstest integriert der im Reiter "Überprüfen" unter dem Punkt "Barrierefreiheit überprüfen" zu finden ist.
- Der Barrierefreiheitstest von Microsoft Word (2016 oder früher) findet sich im "Datei" Reiter unter dem Punkt "Informationen". Hier kann mit der Schaltfläche "Auf Probleme überprüfen" die Barrierefreiheit getestet werden.
Farben
- Farben in Grafiken
Was bedeutet das?
Informationen sollten nicht alleine durch Farben wiedergegeben werden.
Warum es wichtig ist:
Fünf Prozent der Bevölkerung haben eine Farbenblindheit oder Farbenfehlsichtigkeit. Für diese Personen können Informationen verborgen bleiben wenn Informationen nur durch Farbe gekennzeichnet sind. Außerdem entstehen Probleme wenn schwarz/weiß Ausdrucke erstellt werden und die Elemente nicht zu unterscheiden sind. - Wie man es repariert:
Es gibt verschiedene Möglichkeiten Informationen nicht nur durch Farbe darzustellen. Im Beispiel eines Diagramms könnte es eine Option sein, zwei verschiedene Diagramme zu erstellen. Alternativ können sich die Linien auch unterscheiden. So kann beispielsweise eine Linie durchgezogene sein und eine zweite gestrichelt.
Formatvorlagen
- Überschriften durch Formatvorlagen
Was bedeutet das?
Formatvorlagen sind ein einfaches Werkzeug um Überschriften zu erzeugen.
Warum es wichtig ist:
Durch die Formatvorlagen wird die Überschriftenhierachie festgelegt, in welcher der Screenreader navigiert. Außerdem können dadurch Inhaltsverzeichnisse automatisch erstellt werden und die Überschriften haben ein einheitliches Aussehen.
Wie man es repariert:
Überschriften sollten markiert werden und die entsprechende Formatvorlage ausgewählt werden. Wenn das Aussehen nicht wie gewünscht ist, kann die Formatvorlage angepasst werden womit gleich alle Überschriften dieser Ebene angepasst werden. Alternativ kann auch das Aussehen der jeweiligen Überschrift noch einmal angepasst werden.
Inhaltsverzeichnis
- Inhaltsverzeichnis
Was bedeutet das?
Bei längeren Dokumenten sollte ein Inhaltsverzeichnis erstellt werden, um eine Übersicht über die Kapitel des Dokuments zu bekommen.
Warum es wichtig ist:
Das Inhaltsverzeichnis gibt die Struktur des Dokumentes wieder und kann helfen, direkt zu der relevanten Stelle zu springen.
Wie man es repariert:
Bei der Nutzung von Formatvorlagen kann ein Inhaltsverzeichnis automatisch erstellt werden. Dies kann unter Microsoft Word beispielsweise unter dem Reiter "Referenzen" mit dem Punkt "Inhaltsverzeichnis" erstellt werden. Unter LibreOffice ist der Punkt im Reiter "Einfügen" unter dem Punkt "Verzeichnis" zu finden.
Kontraste
- Kontraste der Schrift
Was bedeutet es?
Ein sehr geringer Kontrast zwischen Text- und Hintergrundfarbe erschwert das Lesen von Texten und Grafiken. Dies bedeutet, dass das Kontrastverhältnis von Texten weniger als 4,5:1 beträgt. Für großen Text gilt die Grenze von 3:1.
Warum es wichtig ist: Ein ausreichender Textkontrast ist für alle Anwender erforderlich, insbesondere für Anwender mit Sehschwäche.
Wie wird es behoben: Erhöhen Sie den Kontrast zwischen der Vordergrundfarbe (Text) und der Hintergrundfarbe. Großer Text erfordert nicht so viel Kontrast wie kleinerer Text.
Programme: ContrastAnalyser - kostenfreies Programm um Kontraste unter Windows und macOS zu testen (https://developer.paciellogroup.com/resources/contrastanalyser/) - Kontraste von Grafiken und grafischen Bedienelementen
Was bedeutet es? Die für die Identifizierung notwendige visuelle Information von informationstragenden Grafiken und grafischen Bedienelementen sowie deren Zuständen soll einen Kontrast von mindestens 3:1 zu angrenzenden Farben haben. In vielen Fällen, wie etwa bei einfarbigen Icons, bedeutet das einfach, dass der Kontrast zwischen der Farbe des Elements und der Hintergrundfarbe gemessen wird.
Warum es wichtig ist: Ein ausreichender Kontrast ist für alle Anwender erforderlich, insbesondere für Anwender mit Sehschwäche.
Wie wird es behoben: Stellen Sie die Grafiken um, so dass die grafischen Elemente über genügend Kontrast zueinander verfügen. Wenn grafische Elemente zusätzlich eingesetzt werden, ein Text also das Bedienelement bzw. dessen Zustand hinreichend kennzeichnet, müssen grafische Elemente die Kontrastanforderung nicht erfüllen.
Lesereihenfolge
- Lesereihenfolge nicht korrekt
Was bedeutet das?
Die Reihenfolge, in der ein Screenreader den Inhalt der PDF vorliest, ist fehlerhaft.
Warum es wichtig ist:
Screenreader sollten ein PDF-Dokument in der Reihenfolge vorlesen, in der auch eine sehende Person das Dokument lesen würde. Deshalb muss die Lesereihenfolge einzelner Inhalte überprüft und gegebenenfalls abgeändert werden.
Wie man es beheben kann:
In den Textverarbeitungsprogrammen gibt es den Anker der angibt, wo im Dokument dieses Element vorgelesen wird. In den Präsentationsprogrammen gibt es die "Anordnen"-Funktion, mit der die Reihenfolge festgelegt werden kann.
Links
- Link mit unverständlichem Linktext wie 'mehr...' oder 'hier...'
Was bedeutet das?
Ein Link wird nur mit den Bezeichnungen 'mehr..', 'hier' oder 'weiter' von Screenreadern vorgelesen, wenn die*der Nutzer*in mit TAB-Steuerung in dem Dokument navigiert.
Warum es wichtig ist:
Der Kontext des Links bleibt dem*der Nutzer*in verborgen, da der Inhalt alleine aus dem Linktext besteht. Bei TAB-Steuerung wird der textliche Kontext, der den Link erläutert, nicht vorgelesen. Ziel oder Zweck des Links sollen aus dem Linktext hervorgehen oder aus dem direkten Kontext des Links ermittelbar sein.
Wie man es beheben kann:
Benutzen Sie aussagekräftige Links. Wie zum Beispiel: 'Aktuelle Meldungen aus dem BLOG Barrierefrei' und nicht 'Aktuelle Meldungen aus dem BLOG Barrierefrei finden Sie hier.' Der ganze Text sollte verlinkt sein. Nur so kann sich der*die Nutzer*in eine Vorstellung des verlinkten Inhalts machen.
Listen
- Selbsterstellte Listen
Was bedeutet das?
Manche Programme erlauben es Aufzählungszeichen über Tastaturkombinationen wie "-"-Leerzeichen zu erzeugen. In manchen Programmen erzeugt dies jedoch keine korrekten Listen, auch wenn diese optisch genauso aussehen. Auch andere Möglichkeiten Listen ohne die im Programm dafür vorgesehene Funktion zu erzeugen sollten vermieden werden.
Warum es wichtig ist:
Wenn ein Screenreader eine Liste vorliest startet er mit der Information wie viele Elemente in der Liste sind damit der Nutzer weiß, wie lang diese Liste ist die nun vorgelesen wird. Wenn Aufzählungszeichen vor Sätze gesetzt werden oder Listen auf anderen als im Programm vorgesehene Wege erzeugt werden, können diese nicht mehr als zusammenhängende Liste registriert werden.
Wie man es beheben kann:
Es sollte immer die im Programm integrierte Listenfunktion genutzt werden um Listen zu erstellen.
- Römische Zahlen
Was bedeutet das?
In Listen werden oftmals römische Zahlen (als I für 1 oder IV für 4) verwendet, dies sollte allerdings nicht genutzt werden.
Warum es wichtig ist:
Screenreader haben oftmals Probleme diese Zahlen vorzulesen da diese gleichzeitig Buchstaben sind. Deswegen werden römische Zahlen normalerweise als Buchstaben beziehungsweise Worte vorgelesen welches es Nutzern von Screenreadern erschwert die Aufzählung zu verstehen.
Wie man es beheben kann:
Anstelle von römischen Zahlen sollte eine Nummerierung mit Lateinischen Ziffern erfolgen.
Metadaten
- Dokumentensprache
Was bedeutet das?
In den Metadaten kann die Dokumentensprache ausgewählt werden. Diese gibt an in welcher Sprache das Dokument verfasst ist.
Warum es wichtig ist:
Die Aussprache der einzelnen Buchstaben unterscheidet sich je nach Sprache sehr, deshalb ist die Aussprache in Screenreadern auf die jeweilige Sprache angepasst. Wenn die Dokumentensprache nicht gesetzt ist, liest der Screenreader das Dokument in der Systemsprache vor, die nicht zwangsweise auch die Sprache des Dokuments ist. Dies kann dazu führen, dass die Aussprache in einer anderen Sprache erfolgt. - Wie man es repariert:
In den Metadaten kann die Dokumentensprache eingestellt werden. Diese findet sich bei Microsoft Word unter "Extras" und "Sprache...". Hier kann auch für einzelne Passagen die Sprache geändert werden falls sie in einer anderen Sprache sind.
- Titel
Was bedeutet das?
Der Dokumententitel wird bei der Betrachtung des Objekts in der Fensterzeile angezeigt.
Warum es wichtig ist:
Der Titel des Dokuments repräsentiert den Inhalt des Dokuments. Wenn kein Titel gesetzt ist, lesen Screenreader den Dateinamen vor der oftmals Unterstriche oder andere Symbole enthält. Dies erschwert das Verstehen des Titels.
Wie man es repariert:
In den Metadaten kann der Dokumententitel gesetzt werden. Dieser kann unter Microsoft Word in dem Reiter "Datei" auf "Eigenschaften..." und dort im Reiter "Zusammenfassung" eingetragen werden.
Screenreader
- Wir nutzen für unsere Tests folgende Screenreader:
- NVDA für Windows (NVDA ist wohl der zur Zeit beste OpenSource ScreenReader für Windows Vista, Windows 7, Windows 8.1 und Windows 10. Er unterstützt SAPI4, SAPI5, MS Speech Platform SDK (SAPI 5.3, 5.4) und einige Sprachausgaben direkt. Ebenso unterstützt NVDA viele Braillezeilen direkt und viele über den BRLTTY Treiber. NVDA lässt sich sehr einfach auf einem USB-Stick installieren und ist somit als mobiler ScreenReader sehr gut geeignet. http://nvda.bhvd.de)
Eine gute Anleitung zur Nutzung von NVDA findet sich auf den Seiten von 'Einfach für Alle'. (https://www.einfach-fuer-alle.de/artikel/screenreader-NVDA/)
- VoiceOver am iPhone/iPad und Mac (VoiceOver ist keine separate Bildschirmlesefunktion. Es ist ein fester Bestandteil von macOS und allen integrierten Apps auf dem Mac. https://www.apple.com/de/accessibility/mac/vision/)
- Zudem gibt es weitere Screenreader auf dem Markt, wie zum Beispiel der Screenreader JAWS, den wir an einem Arbeitsplatz in unseren Arbeitsräumen installiert haben und der dort zur Verfügung steht.
- Wikipedia-Artikel zu Screenreadern
- Hilfreiche Seite zur Nutzung von Screenreadern: Screen Reader Keyboard Shortcuts and Gestures
Schreiben
- Einfache und klare Sprache ist wichtig. Gute Verständlichkeit ist das A und O für alle Menschen, die Ihre Seite lesen.
- Wir nutzen täglich Abkürzungen, die aber vielleicht anderen unverständlich sind. Vermeiden Sie solche, außer zum Beispiel 'PDF' oder 'CD' sowie 'Nr.' oder 'usw.' Alles andere sollte ausgeschrieben werden.
- Erläutern Sie Fach- und Fremdwörter.
- Texte werden lesbarer, wenn sie diese in kleine Einheiten unterteilen und lesbar gestalten. Nutzen Sie Aufzählungen, Fettmarkierungen und Überschriften. Aber nicht zu viele davon, das kann wieder unübersichtlich wirken.
- Links sollten durch einen geeigneten Linktext selbsterklärend sein und nicht nur aus 'hier' oder 'mehr' bestehen.
- Orientierung schaffen Sie durch klare Seitentitel und dementsprechend auch eine Navigation mit eindeutigen Seitentiteln.
Schrift
- Serifenlose Schriftart
Was bedeutet das?
Es gibt zwei Familien von Schriftarten, die mit Serifen und die ohne. Serifen sind dabei die kleinen Verzierungen an Buchstaben die vor allem von gedruckten Magazinen bekannt sind.
Warum es wichtig ist:
Serifenfreie Schriften sind besser zu lesen als Serifenschriften und sollten deshalb verwendet werden. Außerdem sind Serifenschriften drei Punktgrößen kleiner als serifenfreie Schriften was ebenso die Lesbarkeit verschlechtert.
Wie man es repariert:
Als Schriftart sollte eine serifenlose Schrift wie Verdana, Calibri oder Arial verwendet werden.
- Schrift ist nicht eingebettet
Was bedeutet das?
In dem Ursprungsdokument wurde eine Schriftart verwendet, die ein PDF-Reader nicht zwangsweise kennt.
Warum es wichtig ist:
Wenn der PDF-Reader die Schriftart nicht kennt ,wird eine Standardschriftart verwendet, deren Aussehen von der ursprünglichen Schriftart mitunter deutlich abweichen kann.
Wie man es repariert:
Es sollten Standardschriftarten wie Calibri oder Arial verwendet werden. Wenn eine bestimmte nicht reguläre Schriftart verwendet werden soll, bieten einem Dokumentenbearbeitungsprogramme an die Schriftart in die PDF zu integrieren. Dies führt allerdings zu größeren PDF-Dateien, weswegen wenn möglich Standardschriftarten verwendet werden sollten.
Tabellen
- Formatierung von Tabellen
Was bedeutet das?
Tabellen müssen richtig formatiert sein damit sie von einem Screenreader korrekt vorgelesen werden.
Warum es wichtig ist:
Vor allem große Tabellen besonders schwer zu verstehen, wenn Screenreader genutzt werden. Hier sind die Personen auf eine korrekte Formatierung angewiesen, um den Inhalt zu verstehen.
Wie man es repariert:
Die Zeilen und spaltenbeschreibenden Einträge müssen als eine Überschrift markiert werden, damit sie vom Screenreader von normalen Elementen der Tabelle unterschieden werden können. Dies kann je nach Programm anders aussehen. Unter Microsoft Word kann im Reiter Tabellenentwurf mittels "Überschrift" die erste Zeile als Überschrift markiert werden und mit "Erste Spalte" die erste Spalte als Überschrift markiert werden. Außerdem sollte in den Tabelleneigenschaften die Option "Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen" aktiviert werden.
- Keine Verwendung von Layout-Tabellen
Was bedeutet das?
Tabellen dürfen nicht genutzt werden, um Text räumlich zu platzieren.
Warum es wichtig ist:
Tabellen stellen für Screenreader eine Herausforderung dar. Deswegen sollte, wenn immer es möglich ist auf Tabellen verzichtet werden. Ein Beispiel dafür sind Tabellen, die nur genutzt werden, um Text nebeneinander darzustellen.
Wie man es repariert:
Anstelle von Tabellen sollte die Spalten-Funktion genutzt werden, um mehrere Elemente nebeneinander darzustellen.
Tags
- Fehlende Tags
Was bedeutet das?
Neben dem sichtbaren Dokument sind keine weiteren maschinenlesbaren Strukturinformationen vorhanden.
Warum es wichtig ist:
Die tag-Struktur ist der Teil den der Screenreader nutzt, um das Dokument vorzulesen. Hier werden auch Informationen wie die alternativen Texte hinterlegt. Ohne tags kann der Screenreader den Text nicht korrekt vorlesen und Informationen wie Alternativtexte sind nicht mehr verfügbar.
Wie man es repariert:
Beim exportieren aus dem Ursprungsdokument in eine PDF-Datei müssen getagte PDFs erzeugt werden. Je nach Programm hat dies unterschiedliche Namen. Bei LibreOffice gibt es beispielsweise die Exportoption "Indiziertes PDF" die aktiviert werden muss. Bei aktuellen Versionen von Microsoft Office heißt es "Optimal für elektronische Verteilung und Barrierefreiheit". Wie dies in den einzelnen Programmen eingestellt werden kann, ist in der barrierefreie Dokumentenerstellungs Seite beschrieben.
- Nicht getaggtes Pfadobjekt
Was bedeutet das?
Es gibt Elemente in der PDF, die weder Tags haben, noch als Artefakt gekennzeichnet sind.
Warum es wichtig ist:
Screenreader lesen getaggte Elemente vor und überspringen Artefakte. Wenn ein Element weder Tags hat, noch als Artefakt gekennzeichnet wurde, ist es für den Screenreader nicht eindeutig, ob er das Element vorlesen soll oder nicht.
Wie man es repariert:
Solche Elemente müssen entweder mit Tags versehen oder als Artefakt gekennzeichnet werden. Dieser Fehler tritt oftmals mit alten Office-Versionen aus weswegen zu einer aktuellen Office-Version gewechselt werden sollte.
Vorgelesen
- Vermeiden Sie Abkürzungen
Abkürzungen wie PLZ und FAQ werden von Screenreadern zum Teil anders vorgelesen, als gedacht (hier zum Beispiel 'Please' oder 'F*ck'). Auch kann die Mischung von deutschen und englischen Inhalten zu merkwürdigen Aussprachen führen.
Achten Sie also auf die Ausdrücke, denn diese sollten gut von den Screenreadern interpretiert werden.
Wiederholungen
- Wiederholende Elemente werden vorgelesen
Was bedeutet das?
Dokumente haben oftmals auf den Seiten wiederholende Elemente. Diese sind rein optischer Natur oder werden vom Leser überflogen und sollen deshalb auch vom Screenreader nicht vorgelesen werden.
Warum es wichtig ist:
Typische sich wiederholende Elemente sind das Logo und die Adresse am Beginn einer Seite oder der Name der Präsentation am Ende einer Folie. Diese Elemente sind rein optische Mittel die den Lesefluss bei der Nutzung von Screenreadern sehr stören können, weil Sie auf jeder Seite erneut vorgelesen werden.
Wie man es repariert:
Diese sich wiederholenden Elemente müssen in die Kopf- oder Fußzeile gesetzt werden, da Sie dort von Screenreadern nicht vorgelesen werden. Das hat außerdem den Vorteil, dass diese Elemente über sämtliche Folien beziehungsweise Seiten Konsistent sind und zugleich bearbeitet werden können.
Zeilen und Absatzabstand
- Vertikalabstände
Was bedeutet das?
Vertikale Abstände sollten nicht durch Leerzeichen sondern durch den Absatzabstand erzeugt werden.
Warum es wichtig ist:
Wenn vertikale Abstände durch Leerzeilen erzeugt werden, werden diese optisch nicht gesehen aber der Screenreader liest diese als eine Leerzeile vor. Hier hat also die optische Formatierung einen Einfluss auf den Text der vom Screenreader vorgelesen wird.
Wie man es repariert:
Anstelle von Leerzeilen kann der Absatzabstand erhöht werden. Dieser kann für das gesamte Dokument eingestellt werden, für Überschriften oder den jeweiligen Absatz. In Microsoft Word findet man dies unter dem Punkt "Zeilen- und Absatzabstand" im "Start" Reiter.
- Horizontalabstände
Was bedeutet das?
Horizontale Abstände werden oftmals durch Leerzeichen erzeugt, hier sollten allerdings Tabs verwendet werden.
Warum es wichtig ist:
Screenreader können durch die Tabs Informationen zur Struktur gewinnen.
Wie man es repariert:
Anstelle der Leerzeichen sollten Tabs verwendet werden. Dies hat ebenso den Vorteil, dass wenn man ein Wort verändert und dieses länger oder kürzer wird, die Leerzeichen nicht angepasst werden müssen.