Zauberseite
Überschneidungsplanung für einzelne Veranstaltungen
Die Überschneidungsplanung ist ein Werkzeug zur Nachsteuerung der Lehrplanung, das wichtige Informationen aus dem eKVV wie die Belegung von Räumen und die Verfügbarkeit von Studierenden in einer Seite zusammenfasst. Aufgrund ihrer Komplexität wird sie auch "Zauberseite" genannt , denn sie präsentiert auf nahezu magische Weise eine Vielzahl an Informationen gleichzeitig. Die Fülle der hier verwendeten Daten sorgt für eine gewisse Komplexität, so dass es sich lohnt, sich mit der Seite und ihrer Nutzung etwas vertraut zu machen.
Die Zauberseite bietet die Möglichkeit, in einer Seite alle Aspekte der Terminplanung einer Veranstaltung gebündelt betrachten, nämlich:
- die Stundenpläne der Studierenden ("wie viele der Studierenden meiner Veranstaltung sind von Überschneidungen betroffen?")
- die freien Räume ("gibt es (alternative) Räume in der passenden Größe für meine Veranstaltungen?")
- alternative Veranstaltungszeiten ("wenn ich meine Veranstaltung verschieben müsste, gäbe es dann einen Termin der für meine Studierenden besser passt? Wäre dann auch ein freier Raum zu haben?")
Es ist allerdings auch möglich eine reine Überschneidungsprüfung zu machen und die Raumsuche auszublenden.
Was ist die Überschneidungsplanung?
Die Überschneidungsplanung nutzt die Ergebnisse der Onlinebedarfserhebung bzw. ganz generell die Anmeldungen der Studierenden zu Lehrveranstaltungen im eKVV für eine Planungsunterstützung. Insbesondere geht es hier um die zeitliche Planung von Veranstaltungen, entweder um auf bekannt gewordene Kollisionen mit anderen Veranstaltungen oder das Fehlen eines passenden Raumes zur ursprünglich geplanten Zeit zu reagieren, oder um eine noch nicht terminierte Veranstaltung so zu legen, dass möglichst alle Interessent*innen Gelegenheit zur Teilnahme haben.
Die Überschneidungsplanung nutzt die von den Studierenden angelegten Stundenpläne um in einer anonymen Auswertung zu ermitteln, welche Veranstaltungen die Teilnehmer*innen der gewählten Lehrveranstaltung außerdem besuchen möchten/müssen.
Für die Planung wird dann ermittelt wann diese anderen Veranstaltungen stattfinden und in Bezug auf einen bestimmten Zeitraum (z. B. Donnerstag 10-11 Uhr) durchgezählt, wie viele verschiedene Studierende dort andere Veranstaltungstermine im Stundenplan haben. Dieses Ergebnis ist die Grundlage für die gezeigte Überschneidungsdarstellung.
Wer sind die Teilnehmer*innen einer Veranstaltung?
Für die Überschneidungsplanung werden die Studierenden herangezogen, die sich selbst im eKVV bei einer Veranstaltung registriert, also die Veranstaltung in ihren eKVV Stundenplan gesetzt haben. Falls bei der Veranstaltung allerdings das eKVV Teilnahmemanagement angeschaltet wurde, so können alternativ zur Gesamtbetrachtung auch nur die Studierenden betrachtet werden, denen über das Teilnahmemanagement explizit Plätze zugewiesen wurden.
Verwendung der Überschneidungsplanung
Die Überschneidungsplanung ist ein eigener Bereich in der Seite, der per Voreinstellung zugeklappt und damit inaktiv ist. Um die Überschneidungsplanung zu nutzen klicken Sie auf den "Öffnen" Text. Danach stehen alle Optionen zur Verfügung:
Veranstaltungsauswahl
Im ersten Schritt muss die Veranstaltung ausgewählt werden. Geben Sie dazu das Semester und die Belegnummer ein. Das eKVV sucht dann die entsprechende Veranstaltung heraus und führt die Auswertung sofort aus. Dabei werden aus dem Veranstaltungstermin Angaben wie der Datumsbereich, der Rhythmus und bei Terminen mit zentraler Raumvergabe auch die gewünschten Ausstattungsmerkmale in die Suchmaske übernommen. Diese Angaben können Sie verändern, wenn dies sinnvoll erscheint. Hier sind übrigens keine Suchen in der Vergangenheit möglich, d.h. dass als Starttermin bei einer bereits laufenden Veranstaltung das aktuelle Tagesdatum gesetzt wird. Es werden nur veröffentlichte und nicht ausgefallene Veranstaltungen berücksichtigt.
Falls die Veranstaltung keine für die Auswertung nutzbaren Termine hat (so sind Blöcke nicht direkt auswertbar) so wird versucht die entsprechenden Angaben aus den Veranstaltungsgrunddaten zu übernehmen. Hier müssen Sie sicher in den meisten Fällen selbst die Angaben für die Raumsuche nachsteuern.
Falls es mehrere Veranstaltungen mit der gesuchten Belegnummer gibt oder mehrere auswertbare Termine bei der gesuchten Veranstaltung gefunden werden, so gibt es zusätzlich eine Auswahlmöglichkeit, in dem Sie den gewünschten Termin genau bestimmen können. Auswertbar sind übrigens alle Veranstaltungstermine mit vollständigen Angaben zum Datumsbereich, Uhrzeit und Wochentag sowie einmaligen, wöchentlichen oder 14täglichen Veranstaltungsrhythmen. Wenn Sie eine Veranstaltung betrachten, die 14tägig stattfinden soll, achten Sie bitte darauf, dass der eingestellte Zeitraum mit der Woche beginnt, in der die Veranstaltung tatsächlich stattfindet (und nicht versehentlich die alternierende Woche), das das eKVV taggenau ausgewertet wird.
Inhalte der Auswertung
Die Ergebnisse der Überschneidungsplanung werden sowohl innerhalb des Wochenplanes präsentiert als auch darüber. Oberhalb des Planes können Sie neben der Farblegende auf einen Blick sehen, ob es bei der gewählten Veranstaltung bereits ein Überschneidungsproblem gibt: Hier wird zum Einen die Zahl der im eKVV für diese Veranstaltung angemeldeten Studierenden gezeigt, zum anderen die Anzahl der Studierenden, die zum gesetzten Termin ein Überschneidungsproblem haben.
Die Hauptinformation befindet sich allerdings im Wochenplan. Hier werden bei der Überschneidungsplanung oberhalb der Listen mit den freien Räumen zusätzliche Blöcke eingeblendet, welche die Ergebnisse für diesen Zeitpunkt darstellen. Hier werden bis zu drei Informationen dargestellt:
- Farbcode
- Zeile 1
'S'
In dieser Zeile wird der Anteil der Veranstaltungsteilnehmer*innen in Prozent angegeben, die zu diesem Termin von einer Überschneidung betroffen wären. Wenn bei einer Veranstaltung mit 50 Teilnehmer*innen 15 Studierende von einer Überschneidung betroffen wären, so würde hier also 30% angezeigt. Diese Angabe berücksichtigt nicht, an wie vielen Terminen die betreffenden Überschneidungen relevant sind.
- Zeile 2
'TM'
Diese Zeile erscheint nur, wenn in wenigstens einer der sich hier überschneidenden Veranstaltungen das eKVV Teilnehmahmemanegement verwendet wird und Studierende schon Plätze erhalten haben. Ob die ausgewertete Veranstaltung das eKVV Teilnehmahmemanegement verwendet spielt dabei keine Rolle!
Wenn es Studierende mit zugeteilten Plätzen in anderen Veranstaltungen gibt, so wird hier der Anteil an den in Zeile 1 genannten Studierenden gezeigt. Wenn also im vorherigen Beispiel von den 15 insgesamt von Überschneidungen betroffenen Studierenden 5 bereits einen Platz in einer dieser Veranstaltungen erhalten haben, so würde hier 33% angezeigt.Dieser Anteil wird deshalb separat ausgewiesen, da es für Studierende mit festen Platzzusagen in den meisten Fällen deutlich schwieriger sein wird hier Änderungen an ihrem Stundenplan vorzunehmen.
- Popup mit Details
Wenn Sie mit dem Mauszeiger über den Überschneidungsangaben einen Moment verharren erscheint ein kleines Fenster, welches die vorherigen Angaben noch weiter präzisiert. Hier sehen sie am Anfang wieder die Angaben 'S' und 'TM', nun aber als absolute Zahlen, also wie viele Personen betroffen sind.
Darunter erscheint eine Liste der Veranstaltungen, durch welche die Überschneidungen verursacht werden. Sie sehen jeweils die Belegnummer und die Veranstaltungsart sowie für jede Veranstaltung die 'S' und 'TM' Angabe. Zusätzlich sehen Sie noch die Angabe 'W' die angibt, an wie vielen Tagen/Wochen die Überschneidung überhaupt entsteht. Bei Überschneidungen mit Einzelterminen wird Ihnen hier "W:1" angezeigt, d.h. dass die Überschneidung nur eine Woche betrifft und daher nicht besonders gravierend ist.
Mit Hilfe dieser Detailansicht sollen Ihnen bei komplizierten Verlegungsfällen noch weitere Informationen für eine Entscheidung an die Hand gegeben werden. Sie können auf die Belegnummern klicken um die Detailseite der zugehörigen Veranstaltung in einem neuen Fenster zu öffnen.
Wie erfolgt das Ranking der Überschneidungen (Farbcode)?
Für die Darstellung der Farbcodes wird ein Verfahren verwendet, welches versucht die durch eine entsprechende Terminierung verursachten Überschneidungsprobleme in eine relative Ordnung zu bringen. Dazu wird für jede Stunde im Wochenplan ein individueller Wert errechnet, in den die Anzahl der betroffenen Studierenden und die Anzahl der betroffenen Einzeltermine eingehen. Im Detail wird dieser Wert so ausgerechnet:
Zunächst werden für den Wochentag die Einzeltermine ermittelt, an denen die Veranstaltung stattfinden würde, wäre sie dort geplant. Bei einer 14täglichen Montagsveranstaltung im Wintersemester 2010/11 könnten dies dann die Termine 11.10.2010, 25.10.2010, ... 31.01.2011 sein. Insgesamt also 9 Einzeltermine.
Im nächsten Schritt wird für jedes Zeitfenster am betroffenen Tag (z. B. von 10 bis 11 Uhr) ermittelt welche der TeilnehmerInnen wenigstens eine Veranstaltung im Stundenplan haben, die sich mit mindestens einem der zuvor für den Tag ermittelten Einzeltermine zu dieser Uhrzeit überschneidet. Für jeden der Einzeltermine wird dann ein Zwischenwert ermittelt, in dem die Anzahl der von einer Überschneidung betroffenen TeilnehmerInnen gezählt wird (oben als 'S-Wert' bezeichnet). Zum S-Wert wird dann noch der TM-Wert addiert, also die Anzahl der TeilnehmerInnen, die über das Teilnehmermanagement in einer der überschneidenden Veranstaltungen einen festen Platz erhalten haben.
Nach dieser Phase der Auswertung steht damit für jeden Einzeltermin ein eigener Rankingwert zur Verfügung, z. B.:
Diese Werte werden dann zusammengezählt: 3 + 13 + ... + 10. Das Ergebnis definiert nun das Ranking für den entsprechenden Zeitraum im Stundenplan. Um die Farbskala zu erzeugen werden die Zeiträume sortiert (ein kleiner Wert ist hier besser) und die Farben relativ verteilt:
- dunkelgrün: keinerlei Überschneidungen
- hellgrün: die besten 25% der Zeiträume mit Überschneidungen
- gelb: die nächsten 25%
- orange: die nächsten 25%
- rot: die letzten 25%
Durch die relative Verteilung kann es je nach Veranstaltung zu unterschiedlichen Farbschwellen kommen in Bezug auf die 'S' und 'TM' Werte. Folgende Eigenschaften hat dieser Art der Auswertung:
- Studierende werden immer nur einfach gezählt, auch wenn sie sich selbst mehrfache Überschneidungen zu einem Zeitpunkt in den Stundenplan gesetzt haben
- Durch das Teilnehmermanagement zugewiesene Plätze werden stärker berücksichtigt
- Nur an wenigen Terminen stattfindende Überschneidungen z. B. von Blockseminaren werden weniger stark gewichtet als permanente Überschneidungen durch andere regelmäßige Veranstaltungen
Der Farbcode kann daher in einigen Fällen deutlich von den gezeigten S- und TM-Werten abweichen. Für eine schnelle Orientierung sollte zunächst an Hand der Farben vorgegangen werden, da die hier gezeigte Information genauer ist. Innerhalb identischer Farbcodes kann dann mit Hilfe der S- und TM-Werte sowie der Detailansicht weiter untersucht werden, welches Zeitfenster die geringsten Überschneidungen verursachen wird.
Bei der Auswertung wird auch berücksichtigt, ob sich Studierende Termine aus dem Stundenplan gestrichen haben, z. B. im Falle von Übungen mit vielen Alternativterminen.
Optionen bei der Auswertung
Bei der Auswertung gibt es noch weitere Optionen zur Steuerung. In wie weit diese Optionen relevant und sinnvoll sind hängt von der konkreten Veranstaltung und den Auswertungszielen ab:
- Übungen ausschließen
Über diese Option können Übungen komplett von der Auswertung ausgeschlossen werden. Hier ist der Gedanke, dass Übungen oft mit Alternativterminen angeboten werden und daher die durch sie verursachten Überschneidungen nicht so relevant sind.
Trotzdem sollte diese Option erst gewählt werden, falls sich andernfalls keine sinnvollen Ausweichtermine finden lassen.
- Teilnahmemanagement berücksichtigen
- Raumanzeige unterdrücken
Die Überschneidungsprüfung kann auch verwendet werden um nach der Onlinebedarfserhebung für größere Anzahlen von Veranstaltungen nach Überschneidungsproblemen zu suchen. Dazu ist insbesondere die Option nützlich, über die sich die Anzeige der freien Räume unterdrücken lässt. Normalerweise ist zu diesem Zeitpunkt die Raumvergabe noch nicht erfolgt und die Darstellung der freien Räume daher wenig hilfreich.
Ist diese Option aktiv werden nur die reinen Überschneidungsangaben angezeigt. So kann auf einen Blick erkannt werden, ob Überschneidungen existieren, woher sie rühren und wo Ausweichpotentiale liegen.
Wichtig: Auch wenn die Anzeige der Räume ausgeschaltet ist sind die Angaben zum betrachteten Datumsbereich weiterhin relevant. Da diese aber - wie beschrieben - aus den Veranstaltungsdaten voreingestellt werden - muss darauf normalerweise nicht geachtet werden.