IT-Onboarding für Beschäftigte

1. Im Rahmen der Einstellung werden auf dem entsprechenden Formularen die Felder "private E-Mail-Adresse" und "Mobilfunknummer" ergänzt.
   (Ausnahme: Bei neuen Mitarbeiter*innen in Technik und Verwaltung, deren Stellenbesetzungsverfahren mit Hilfe der HR4You-Software durchgeführt wurde, werden die entsprechenden Daten direkt aus dem Bewerbungsmanagementsystem entnommen und müssen nicht im Einstellungsformular erfasst werden).
2. Neben den bisher erfassten Personenstammdaten wird durch Dezernat P/O im Rahmen der Anlage der Person im PRISMA auch die private E-Mail-Adresse und die Mobilfunknummer der*des neuen Beschäftigten im PRISMA erfasst.
3. Der*die neue Mitarbeiter*in erhält ca. 2 Wochen vor Vertragsbeginn eine E-Mail (Absender: no-reply-idm@uni-bielefeld.de), die neben den Informationen zum Verfahren auch die persönliche Uni-ID (Benutzername für die Anmeldung am PRISMA) enthält.
4. Der*die neue Mitarbeiter*in fordert sich nach Erhalt der E-Mail selbständig auf der entsprechenden Webseite ein Start-Passwort für den Zugang zum PRISMA an. In Kombination mit der Uni-ID erfolgt der Login und systemgesteuert das Setzen eines neuen persönlichen Passworts für den PRISMA SelfService.
5. Im PRISMA SelfService kann der*die Mitarbeiter*in die folgenden Funktionen nutzen:
   • Beantragung der UniCard als Dienstausweis (sofort nach Login möglich)
   • Setzen von persönlichen Passwörter für IT-Dienste wie AD, eduroam etc. (möglich ab Vertragsbeginn)

Erste Schritte

Voraussetzung für die Arbeit mit Ihrem Dienstrechner ist die Anmeldung am PRISMA-System. Hierbei handelt es sich um das zentrale Identity Management System der Universität Bielefeld, das Ihnen Möglichkeiten zur IT-Rechteverwaltung und sowie die Beantragung neuer IT-Zugänge bietet. Darüber hinaus können Sie über das PRISMA Ihre UniCard (Dienstausweis im Chipkartenformat) beantragen.

Bitte führen Sie die folgenden Schritte durch, um sich am PRISMA anzumelden:

1. Ca. 2 Wochen vor Vertragsbeginn erhalten Sie eine E-Mail an die von Ihnen im Rahmen Ihrer Einstellung genannte E-Mail-Adresse. Diese enthält Ihre persönliche Uni-ID (Ihre persönliche Kennung für die Anmeldung am PRISMA, dem Identity Management System der Universität Bielefeld).
2. Für die Anmeldung am PRISMA nutzen Sie bitte den folgenden Link: https://prisma.uni-bielefeld.de/. Klicken Sie auf „Passwort neu setzen“. Eine Anleitung zum Neusetzen des PRISMA Passworts finden Sie hier.
3. Geben Sie Ihre Uni-ID (aus der Willkommensemail) sowie Ihr Geburtsdatum ein, um ein vorläufiges Passwort per SMS (an die im Rahmen Ihrer Einstellung erfasste Mobilfunknummer) zu erhalten.
4. Nutzen Sie das per SMS erhaltene Passwort, um sich am PRISMA anzumelden.
5. Sie erhalten eine Kennung zur Anmeldung an ihrem Dienstrechner, ein E-Mail-Postfach und ein Konto für WLAN und VPN. Für diese Konten setzen Sie nun in PRISMA ein Passwort. (WLAN und VPN-Anmeldung ist ab dem ersten Arbeitstag möglich)

 

Erste Schritte

Voraussetzung für die Arbeit mit Ihrem Dienstrechner ist die Anmeldung am PRISMA-System. Hierbei handelt es sich um das zentrale Identity Management System der Universität Bielefeld, das Ihnen Möglichkeiten zur IT-Rechteverwaltung und sowie die Beantragung neuer IT-Zugänge bietet. Darüber hinaus können Sie über das PRISMA Ihre UniCard (Dienstausweis im Chipkartenformat) beantragen.

Bitte führen Sie die folgenden Schritte durch, um sich am PRISMA anzumelden:

1. Nach Unterzeichnung der Berufungsvereinbarung erhalten Sie eine E-Mail an die von Ihnen im Rahmen Ihrer Einstellung genannte E-Mail-Adresse. Diese enthält Ihre persönliche Uni-ID (Ihre persönliche Kennung für die Anmeldung am PRISMA, dem Identity Management System der Universität Bielefeld).
2. Für die Anmeldung am PRISMA nutzen Sie bitte den folgenden Link: https://prisma.uni-bielefeld.de/. Klicken Sie auf „Passwort neu setzen“. Eine Anleitung zum Neusetzen des PRISMA Passworts finden Sie hier.
3. Geben Sie Ihre Uni-ID (aus der Willkommensemail) sowie Ihr Geburtsdatum ein, um ein vorläufiges Passwort per SMS (an die im Rahmen Ihrer Einstellung übermittelte Mobilfunknummer) zu erhalten.
4. Nutzen Sie das per SMS erhaltene Passwort, um sich am PRISMA anzumelden.
5. Sie erhalten eine Kennung zur Anmeldung an ihrem Dienstrechner, ein E-Mail-Postfach und ein Konto für WLAN und VPN. Für diese Konten setzen Sie nun im PRISMA ein Passwort.

 

Die Einstellungsformulare wurden bereits vor einiger Zeit um die Felder "private E-Mail-Adresse" und "Mobilfunknummer" ergänzt. Hintergrund ist, dass das Verfahren zur Übermittlung der PRISMA-Zugangsdaten (ehemals sog. UniCard-Anschreiben) digitalisiert wurde. Im Rahmen eines sicheren 2-Kanal-Verfahrens werden ab sofort die für die Anmeldung am PRISMA erforderlichen Zugangsdaten per E-Mail (Uni-ID) sowie SMS (Passwort) versendet.

Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, müssen die vollständigen Einstellungsunterlagen wie gehabt 6 Wochen vor Vertragsbeginn im Dezernat P/O eingegangen sein. Hier erfolgt die Eintragung der persönlichen Stammdaten in das PRISMA-System als Voraussetzung dafür, dass neue Mitarbeiter*innen Ihre PRISMA-Zugangsdaten künftig digital erhalten.

Hinweis:
Bei Einstellungen von Beschäftigten in Technik und Verwaltung, deren Stellenbesetzungsverfahren über das HR4You-Bewerbungsmanagegementsystem abgewickelt wurde, können die für den digitalen Prozess zusätzlich benötigten Daten (private E-Mail-Adresse und Mobilfunknummer) durch eine Ergänzung der Datenschutzerklärung aus dem Bewerbungsmanagementsystem übernommen werden. Dies erfolgt im Rahmen des Anlegens der neuen Personen im PRISMA durch das Dezernat P/O.

Grundsätzlich werden alle neuen Beschäftigten per E-Mail (an eine in den Einstellungsunterlagen hinterlegte private E-Mailadresse) informiert. Anschließend kann selbständig ein Start-Passwort per SMS angefordert werden.

Sollten bei Einzelfällen die erforderlichen Kriterien zur digitalen Übermittlung der Zugangsdaten nicht erfüllt sein, ist es weiterhin als Workaround für die jeweilige EDV-Betreuung möglich, nach Identifizierung der Person die Passwörter manuell zu setzen.

Für den „Early-Life-Support“ wurde vorübergehend das Funktionspostfach it-onboarding@uni-bielefeld.de etabliert. Einen Zugriff darauf haben die Projekt-Mitarbeiter*innen u.a. aus Dezernat DT/P, Dezernat P/O und dem BITS und stehen bei Fragen, Problemen und Verbesserungsvorschlägen zur Verfügung.

Hinweise auf mögliche Fehlerfälle (E-Mail o. SMS ist nicht angekommen, neue Mitarbeiter*in hat keine Mobilfunknummer etc.) und Handlungsanleitungen führen wir in den FAQs auf.
Bei weiteren Problemfälle kontaktieren Sie uns bitte über
it-onboarding@uni-bielefeld.de.

Dezernat P/O hat zugesagt, mind. 14 Tage vor Vertragsbeginn die Person ins PRISMA einzutragen, wenn die vollständigen Einstellungsunterlagen 6 Wochen vor Vertragsbeginn aus den einstellenden Bereichen in Dezernat P/O eingegangen sind.

In der Interimszeit der Umstellung des Verfahrens kann parallel das bisherige „UniCard-Anschreiben“ eingehen. Wir versuchen, dies jedoch zu vermeiden.

Die Angabe Ihrer privaten E-Mail-Adresse sowie Ihrer Mobilfunknummer im Rahmen der Einstellung erfolgt freiwillig. Bei Angabe werden diese Daten in das PRISMA (Identity Management System der Universität Bielefeld) eingetragen und werden für die sichere Übermittlung Ihrer PRISMA-Zugangsdaten im Rahmen eines 2-Kanal-Verfahrens benötigt. Nach Vertragsbeginn haben Sie jederzeit die Möglichkeit, diese Daten manuell in Ihrem persönlichen PRISMA-SelfService zu löschen, da diese nicht mehr zwingend benötigt werden.

Die Datenschutzhinweise zum PRISMA finden Sie hier.

Bei Fragen und Hinweisen zum neuen Verfahren wenden Sie sich bitte an die folgenden Ansprechpersonen:

PRISMA
Bei Fragen zur Anmeldung im PRISMA und Verwaltung Ihrer IT-Zugänge wenden Sie sich bitte an Ihre EDV-Betreuung.

UniCard
Bei Fragen zur UniCard wenden Sie sich an die Mitarbeiter*innen des Infopunkts oder per E-Mail an unicard@uni-bielefeld.de.

In diesem Fall müssen Sie nicht tätig werden, d. h. Sie müssen kein neues PRISMA-Passwort anfordern, sondern können weiterhin Ihre Ihnen bekannten Zugangsdaten nutzen.

Sollten Sie (beispielsweise bedingt durch einen Statuswechsel "Studierende*r wird Mitarbeiter*in) weitere IT-Rechte erhalten, können Sie diese wie oben beschrieben im PRISMA verwalten.

Dieser Fall kann eintreten, wenn Ihre private E-Mail-Adresse im Rahmen der Einstellung nicht (korrekt) hinterlegt wurde.

Um den Zugang zum PRISMA zu erhalten, wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige EDV-Betreuung.

Dieser Fall kann eintreten, wenn Ihre Mobilfunknummer im Rahmen der Einstellung nicht (korrekt) hinterlegt wurde.

Um den Zugang zum PRISMA zu erhalten, wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige EDV-Betreuung.

In diesem Fall können Sie nicht an dem digitalen Verfahren zur Übermittlung Ihrer PRISMA-Zugangsdaten teilnehmen. Um den Zugang zu erhalten, wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige EDV-Betreuung.

Die SAP-Zugangsdaten werden nicht im PRISMA-Webinterface verwaltet.

Sie erhalten automatisch eine E-Mail mit Zugangsdaten an Ihre Uni-E-Mail-Adresse am ersten Tag Ihrer Tätigkeit.