skills to go
Ich
Die letzte, aber entscheidende Größe beim Arbeiten an Aufgaben, bist du selbst. Die persönliche Tagesform oder auch emotionale Befindlichkeit lassen sich nur schwer voraussagen. Gut ist es, wenn du hierauf flexibel reagieren kannst. Dabei können dir flexible Zeitmanagementsysteme helfen, die dem Pull-Prinzip folgen (du „ziehst“ dir eine Aufgabe, die jetzt für dich passt) und nicht dem Push-Prinzip (eine feststehende Planung übt Druck aus und bestimmt, was du jetzt tun musst).
Wenn du stärker deine eigene Befindlichkeit in den Blick nehmen möchtest, dann kann die folgende Übung hilfreich sein.
- Übung 6: Kleine Check-in-Fragen vor der Arbeitsphase
Die folgenden oder ähnliche Reflexionsfragen kannst du als Check-in nutzen, um dich für bestimmte Aufgaben zu entscheiden:
- Wie geht es mir heute? Wie steht es um meine Energie, meine Konzentration, meine Motivation?
- Kann ich heute an großen und wichtigen Aufgaben arbeiten, oder brauche ich eher kleinere Pflichtaufgaben, die mich nicht zu sehr beanspruchen?
- Gibt es vielleicht eine Aufgabe, die sowohl wichtig als auch drängend ist, auf die ich besonders Lust habe und die auch zu Zeit und Ort passt?
- Welche Pausengestaltung ist heute gut für mich?
- Worauf freue ich mich an diesem Tag? Was könnte mir guttun?
Aufgaben einplanen
Um eine bessere Vorstellung davon zu erhalten, wie viele Aufgaben in einer bestimmten Zeit überhaupt machbar sind, hilft es, diese bewusst einzuplanen. Hierfür kann es sinnvoll seine, eine Routine zu entwickeln und bspw. freitags die vergangene Woche auszuwerten und die nächste Woche zu planen. Alternativ kannst du auch am Vorabend einen Plan für den nächsten Tag aufstellen. So erhältst du eine Art Fahrplan für den nächsten Tag oder die nächste Woche und erhältst v.a. Orientierung. Mit der Zeit wirst du realistischer einschätzen können, wie lange du für bestimmte Aufgaben brauchst und auch welche Zeitfenster sich für bestimmte Anforderungen besonders gut eignen. Es wird immer wieder passieren, dass du dir zu viel vornimmst oder auch Aufgaben einmal schneller gehen als gedacht. Es geht nicht darum, dass der Plan absolut aufgeht. Wichtiger ist es, dass du eine Vorstellung über deine Ressourcen und die Machbarkeit von Aufgaben entwickelst und im Prozess auch immer wieder Anpassungen vornehmen kannst. Somit geht es um eine adaptive Zielverfolgung (vgl. Selbstregulationskompetenz für dein Studium ausbilden ) und letztlich darum, dass du Ziele brauchst, um überhaupt ankommen zu können. Deine Wochen- bzw. Tagespläne sind gewissermaßen dein Fahrplan zum Ziel.
- Übung 7: Eine Woche agil mit Kanban planen (Pull-Prinzip)
Eine einfache Methode, um den Überblick über Aufgaben oder auch Projekte zu behalten, ist Kanban. Es ist ein einfaches Board, in dem du die Aufgaben sammelst und je nach Status im Prozess auch verschieben kannst.
In der einfachsten Variante wird zwischen To do (dem Themen- oder Aufgabenspeicher), dem Doing (Aufgaben, die du dir für eine bestimmte Arbeitsphase – bspw. eine Woche – aus dem To do ziehst, d.h. vornimmst) und dem Done (den erledigten Aufgaben) unterschieden.
Um dir ein Kanban-Board einzurichten, kannst du einfach:
- ein leeres Blatt Papier im Querformat, möglichst DIN A3 nehmen. Natürlich kannst du dir auch digital ein Kanban-Borad anlegen. Das geht bspw. mit Tools wie Taskcard, Cryptpad, Padlet oder Trello.
- Du richtest dir drei Spalten oder Felder ein und beschriftest diese mit Do, Doing und Done.
- Wenn du bereits eine Aufgabensammlung angelegt hast, übertrage diese auf Post-its oder auf digitale Karten. Wichtig ist, dass jede Aufgabe konkret und machbar ist (z.B. „Mitschrift zur Vorlesung X überarbeiten“ und „Karteikarten schreiben“ statt „für die Klausur lernen“). (siehe Übung 1: Mit Post-its Aufgaben visualisieren)
Tipps und Tricks
Du kannst auch ein weiteres Feld „in Arbeit“ ergänzen. Hier können Aufgaben aufgenommen werden, bei denen du bereits aktiv geworden bist, aber noch auf etwas wartest (z.B. eine Fernleihe aus der Bibliothek, das Feedback von Dozierenden).
Auch das Formulieren eines Etappenvorsatzes kann hilfreich sein und dir vor Augen führen, was in der anstehenden Woche Priorität hat.
Vor- und Nachteile von Kanban:
Ein Zeitmanagement mit Kanban fördert eine agile Arbeitsweise und ermöglicht es dir, dich situativ für oder auch gegen eine Aufgabe zu entscheiden. Dementsprechend können besonders unliebsame Aufgaben besonders stark aufgeschoben werden. Der Fokus auf einzelne kleinere Etappen lässt dabei größere Zeiträume leicht aus dem Blickfeld geraten, was insbesondere für größere Projekte schwierig sein kann. Wenn du merkst, dass du mehr Druck brauchst, können Zeitmanagementsysteme, die nach dem Push-Prinzip funktionieren, eine gute Alternative sein. Ein Beispiel hierfür ist das Gantt-Diagramm. Es ist wichtig, dass du die verschiedenen Ebenen der Zeitplanung im Blick behältst, dass dich die kleinen Aufgaben deinen Visionen näherbringen, deine Vision aber auch für Motivation im „Kleinklein“ sorgt. (siehe dazu Antworten zur Frage: Wie kann ich mich gut motivieren?)
Ein Kanban-Board unterstützt dich dabei, deine Aufgaben gut zu überblicken und auch größere Etappen (mind. eine Woche) zu planen. Vielleicht fragst du dich aber, wie du einen Tag möglichst gut strukturieren kannst. Dann kann dir die folgende Übung helfen.
- Übung 8: Einen Tag mit der Ivy-Lee-Methode planen
Ivy Lee hat sich Anfang des 20. Jahrhunderts einen Namen als Produktivitätsexperte gemacht. Die nach ihm benannte Ivy-Lee-Methode (gut erklärt in diesem YouTube-Video) dient der Tagesplanung mit klaren Prioritäten und dem Fokussieren auf die wichtigsten Aufgaben.
Bspw. planst du am Abend, welche Aufgaben du am nächsten Tag bearbeiten möchtest. Dann ist es gut, zunächst zu schauen, wie viele Zeitfenster oder Arbeitseinheiten dir neben Lehrveranstaltungen und anderen Verpflichtungen überhaupt zur Verfügung stehen. Hierfür kannst du gut den Anderen Kalender (siehe Übung 3: Einen Wochenplan mit dem Anderen Kalender erstellen) nutzen. Angenommen dir steht ein gesamter Arbeitstag zur freien Verfügung:
- Schreibe abends sechs Aufgaben für den nächsten Tag auf. (Hier kannst du auch Anpassungen vornehmen, indem du bspw. morgens deine Tagesplanung machst oder je nach Komplexität deiner Aufgaben und der dir zur Verfügung stehenden Zeit eine passende Zahl an Aufgaben einplanst.)
- Ordne diese Aufgaben nach ihrer Priorität und nummeriere die Aufgaben von 1-6 durch.
- Beginne den Arbeitstag mit deiner wichtigsten Aufgabe. Nach Tracy (2017) kann diese wichtigste erste Aufgabe auch die „Kröte“ sein, d.h. deine unliebste Aufgabe. Achte darauf, Ablenkungen zu vermeiden (bspw. nebenbei E-Mails checken), und fokussiere dich ganz auf diese Aufgabe.
- Sobald die erste Aufgabe abgeschlossen ist, überprüfst du deine Prioritäten: Ist etwas Neues dazugekommen, das dringend erledigt werden muss, oder ist eine Aufgabe doch nicht mehr so wichtig? Gehe dann zur zweiten Aufgabe über.
- Nach dieser Methode arbeitest du dich durch den gesamten Tag: eine Aufgabe erledigen, Prioritäten prüfen, nächste Aufgabe abarbeiten.
- Erstelle am Abend eine neue Liste für den nächsten Tag.
- Tipps und Tricks
- Der Kalender „Ein guter Plan“ setzt für die Tagesplanung die 1-2-3-Technik ein, die dir hilft die sechs Tagesaufgaben zu ordnen. Dafür wird eine Vorlage angeboten (Download unter: https://einguterplan.de/einguterblock). Als Motivationshilfe gibt es hier zusätzlich das Feld: „Das mache ich heute für mich“.
- Wenn dir das Priorisieren schwerfällt, kannst du es mit Nötebergs (2011, S. 113) „Prioritätsturnier“ spielerisch angehen. Hierbei schreibst du alle Aufgaben einzeln auf eine Karte. Dann lässt du jeweils zwei Aufgaben gegeneinander antreten und fragst dich: Welche Aufgabe möchte ich am liebsten erledigt haben bzw. ist wichtiger? Du bildest dann einen Gewinner- und einen Verliererstapel. Bei den Gewinnern musst du dann alle machbaren Aufgaben in eine Reihenfolge bringen.