Mailverteiler zur Ansprache von Mitarbeiter*innen
Aufbau der Verteiler
Die Mailverteiler zur Ansprache von Mitarbeiter*innen werden über das Personen- und Einrichtungsverzeichnis (PEVZ) gesteuert, in dem alle Mitarbeiter*innen mit ihren Kontaktdaten den verschiedenen Einrichtungen der Universität zugeordnet sind. Jede Einrichtung im PEVZ erhält automatisch eine Reihe von Mailverteilern, mit denen die verschiedenen Statusgruppen innerhalb dieser Einrichtung angesprochen werden können (s. auch den folgenden Absatz "Wer ist in welchem Verteiler"?).
Das gilt für alle Einrichtungen im PEVZ, also sowohl für die ganz großen ("Universität", Fakultät", "Dezernat") als auch für die kleineren Untereinrichtungen (wie Teams, Kommissionen, Arbeitsgruppen, o.Ä.). Die Struktur dieser Einrichtungen lässt sich im PEVZ nachvollziehen, in dem man von der Startseite aus in die Einrichtungen klickt - dort werden jeweils die Untereinrichtungen angezeigt.
Wird eine Mail an einen dieser Verteiler geschickt, liefert das System diese an alle Personen aus, die im Moment des Versands in dieser Einrichtung eingetragen sind - die Verteiler sind also dynamisch und ändern sich mit der Pflege des PEVZ.
Wer ist in welchem Verteiler?
Für jede Einrichtung wird automatisch eine Reihe von Verteilern für die unterschiedlichen Gruppen erzeugt:
- Alle Mitarbeiter*innen einer Einrichtung erreicht alle Personen, unabhängig von Geschlecht oder Statusgruppe
- Alle Mitarbeiterinnen erreicht alle Personden, deren Eintrag als "weiblich" gekennzeichnet ist
- Alle Mitarbeiter erreicht alle Personen, deren Eintrag als "männlich" gekennzeichnet ist
- Personen, die für Ihren Eintrag die "dritte Option" ohne Geschlechtseintrag gewählt haben (s. auch die FAQ: "Wie kann ich mich im PEVZ als geschlechtsneutral eintragen lassen?") erhalten Mails aus beiden Verteilern
- Alle Lehrenden einer Einrichtung (durch die Markierung "lehrend" im Personeneintrag)
- Alle Forschenden und Lehrenden einer Einrichtung (durch die Markierungen "forschend" und "lehrend" im Personeneintrag)
- Alle Forschenden einer Einrichtung (durch die Markierung "forschend" im Personeneintrag)
- Alle Professor*innen einer Einrichtung (durch den Diensttitel im Personeneintrag)
- Alle Mitarbeiter*innen in Technik und Verwaltung einer Einrichtung (durch das Fehlen einer Markierung als "lehrend" oder "forschend")
Während die zuvor genannten Verteiler über die Eigenschaften von Personen erzeugt werden, die direkt von den PEVZ Beauftragten bearbeitet werden können, gibt es auch noch Verteiler, die die Statusgruppen aus dem Personalsystem SAP verwenden. Die verwendeten Statusgruppen finden Sie in der Hilfeseite im BIS-Wiki: Mailverteiler für Statusgruppen
Die Frage, wer in welchen Verteilern ist hängt also davon ab, in welcher Einrichtung (oder in welchen Einrichtungen) eine Person eingetragen ist, und wie die Grunddaten des Eintrags im PEVZ angelegt wurden. Wer Fragen zum eigenen Eintrag hat, wendet sich am besten an die Kolleg*innen, die für die Pflege des eigenen Eintrags zuständig sind. Um zu sehen wer für einen Eintrag zuständig ist rufen Sie diesen Eintrag auf und klicken dann unter dem Punkt „Fehler gefunden?“ den Link „Kontaktpersonen für Korrekturwünsche“. Es werden dann immer die Kolleg*innen mit ihren Kontaktdaten angezeigt, die den betreffenden Eintrag bearbeiten können.
Für alle Mitarbeiter*innen wird im PEVZ angezeigt, in welchen Verteilern diese Person enthalten ist und an welche Verteiler sie Mails verschicken kann. Die Anzeige findet sich neben jedem Personeneintrag im Menü unter dem Punkt "Mein PEVZ: Mailverteiler".
Wie funktioniert der Versand?
Jeder Mailverteiler hat eine spezifische Adresse, die wie jede andere Mailadresse auch genutzt werden kann, z.B. indem man sie in das Adressfeld des Mailprogramms kopiert. Werden mehrere Verteiler adressiert, können die Adressen aufeinanderfolgend (in der Regel durch Semikolon getrennt) in das Adressfeld eingefügt werden. Nutzen Sie nicht das "bcc"-Feld, dies wird von den Mailverteilern nicht verstanden und die Mail wird dann nicht ausgeliefert.
Werden mehrere Mailverteiler gemeinsam angeschrieben, dann macht das System daraus einzelne Mails, so dass für die Empfänger*innen nicht sichtbar ist, welche anderen Verteiler beschickt werden. Es empfiehlt sich daher, in die Mail einen Hinweis aufzunehmen, an welche Adressat*innen die Mail verschickt wird. Es hat sich z.B. bewährt, zu Beginn der Mail einen Satz einzufügen, wie: "-- Diese Mail wird verschickt an die folgenden Verteiler: ...." ---
Als Spam-Schutz werden Mails über die Verteiler nicht direkt zugestellt, sondern müssen freigegeben werden. Als Sender*in einer Mail schicken Sie Ihre Mail an den Verteiler und das System schickt dann als Reaktion eine Freigabemail, entweder an Sie oder an die für diesen Verteiler zuständigen Moderator*innen. Erst wenn der Freigabelink in der Mail geklickt wird, wird die Mail an den Verteiler geschickt. Als Absender*in erhalten Sie selbst eine Kopie der Mail.
Mailverteiler mit einer großen Reichweite (hochschulweite Verteiler) können Sie nicht selbst freigeben, hier gehen die Freigabemails an das Referat für Kommunikation. Bitte machen Sie sich vorab mit den Abläufen und Regeln für die Nutzung der "Grossen Verteiler" vertraut, die auf dieser Informationsseite des Referats für Kommunikation beschrieben sind: "Mailverteiler (Login ins Mitarbeiterportal)"
Auf dieser Seite finden Sie weitere Informationen zur Mailfreigabe und Moderation: "Mailfreigabe und Moderation"
Wer kann welchen Verteiler beschicken?
Sendeberechtigung für Alle
Als Faustregel für die Nutzung der Mailverteiler gilt, dass Mitarbeiter*innen nur die Einrichtungsverteiler beschicken können, in denen sie selbst Mitglied sind. Als Absende-Adresse können nur Adressen genutzt werden, die entweder im PEVZ oder im PRISMA-Portal bei einer sendeberechtigten Person eingetragen sind. Mails von unbekannten Adressen werden abgelehnt.
Sonderrecht: Mailversand für Einrichtungen
Es gibt ein besonderes Recht im BIS, das es Personen ermöglicht, alle PEVZ-Mailverteiler einer Einrichtung mitsamt der Untereinrichtungen zu beschicken, unabhängig von der eigenen Zugehörigkeit zu der Einrichtung. Dieses Recht muss gesondert beantragt werden und ist hier beschrieben: Sendeberechtigung für einrichtungsbezogene Mailverteiler
Versand an "Funktionsträger"
Im PEVZ werden sogn. Funktionsträger in hochschulweiten Übersichten zusammengefasst, dabei handelt es sich um besonders hervorgehobene Sammeleinträge im PEVZ, in der dieselbe Funktion quer durch unterschiedliche Einrichtungen angezeigt wird, wie z.B. „alle Studiendekan*innen" oder "alle Prüfungsämter". Zu diesen Sammeleinträgen gehören Mailverteiler, die die entsprechenden Funktionsträger adressieren. Diese Mailverteiler können von allen Mailadressen im PEVZ aus angeschrieben werden.