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Mailverteiler

Mailfreigabe und Moderation

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© Universität Bielefeld

Mailfreigabe

Grundsätzlich funktioniert der Freigabeprozess einer E-Mail so:

  • Nachdem Sie Ihre E-Mail an einen der BIS Verteiler geschickt haben, erzeugt das System eine Freigabe-E-Mail. Diese E-Mail geht entweder an Sie als Absender*in oder an die zuständigen Moderator*innen dieses Verteilers.
  • In der Freigabe-E-Mail finden Sie einen Link auf die Freigabeseite, in der Sie die Mail entweder für den Versand freigeben, oder den Versand abbrechen können.
  • Wenn die E-Mail an alle Adressat*innen verteilt wurde, erhält der oder die Absender*in die Mail in Kopie.

Freigabe durch die Absender*in

Wenn die Absender*innen einer Mail selbst sendeberechtigt sind, erhalten sie als Reaktion auf den Versand einer Mail selbst die Freigabemail. Wer für welche Verteiler sendeberechtigt ist, ist auf diesen Seiten beschrieben:

Freigabe durch Moderator*innen

Mails an Studierendenverteiler

Bis auf die Mailverteiler, die auf eKVV-Veranstaltungen beruhen, unterliegen alle Mailverteiler zur Ansprache von Studierenden der Moderation durch Kolleg*innen mit besonderen Rechten in der Fakultät. Ihre Aufgabe ist es zu prüfen, ob die abgeschickte Mail sinnvollerweise an die Studierenden verteilt werden soll, oder nicht. Da Studierende eine Vielzahl an Mails aus dem Hochschulkontext erhalten ist es sinnvoll abzuwägen, ob eine geplante Mail tatsächlich relevant für die Studierenden ist und auch zu prüfen, ob der gewählte Verteiler tatsächlich die richtige Zielgruppe anspricht. Häufig gibt es einen "kleineren" Verteiler, dessen Zuschnitt besser passt. Ein Verteilen von Informationen nach dem "Gießkannenprinzip" wird von den Adresat*innen meist als störend wahrgenommen.

Wenn Sie eine Mail an einen moderierten Verteiler innerhalb einer Fakultät schicken wollen, sollten Sie vorher Kontakt zu den zuständigen Moderator*innen aufnehmen. Eine Liste der Ansprechpersonen finden Sie im eKVV, für jede Fakultät unter dem Link "Studiengänge, E-Mailverteiler und Kontakt": Übersicht der Fakultäten im eKVV

Mails an "große" Verteiler

Mails mit sehr großer Reichweite (sowohl an Mitarbeiter*innen als auch an Studierende) werden zentral im Referat für Kommunikation moderiert. Bitte informieren Sie sich über das Verfahren auf dieser Informationsseite: Mailverteiler (Login ins Beschäftigtenportal)

Die Freigabeseite

Die Freigabe einer E-Mail erfolgt in einer eigenen Seite, die durch den Link in der Freigabemail erreicht wird. Dort haben Sie Gelegenheit, den Versand zu überprüfen und dann entweder für den Versand freizugeben, oder zu verwerfen. Bei einigen Mailverteilern ist es möglich, die E-Mail im eKVV zu archivieren. Die Option zur Archivierung können Sie in der Freigabeseite auswählen.

Folgende Informationen werden auf der Freigabeseite für Sie zusammengefasst:

Mails die auf Freigabe warten, werden bis zu 72 Stunden "aufbewahrt". Wird die Mail nicht innerhalb dieser Zeit freigegeben, wird sie verworfen und der spezifische Link auf die Freigabeseite ist ungültig. Wieviel Zeit für die Freigabe noch bleibt, wird ganz oben in der Freigabeseite angezeigt.

Die Freigabseite gibt eine Übersicht über die wichtigsten Elemente der freizugebenden Mail:

  • Absendeadresse
  • Verteileradresse (mit Verlinkung der passenden Verteilerbeschreibung )
  • Größe der Mail
  • Anzahl der Empfänger*innen
  • Mailvolumen, das sich aus der Größe der Mail und der Zahl der Empfänger*innen ergibt

Hier wird der aktuelle Status der Mail-Freigabe angezeigt. Diese Seite lässt sich während des Freigabe- und Versandprozesse aufrufen um zu überprüfen, wie der aktuelle Stand ist:

  • "Wartend": die Mail wartet entweder auf Freigabe durch die Moderator*innen, oder wurde freigegeben und wartet jetzt auf einen Zeitslot zum Versand. Welcher der beiden Fälle zutrifft wird oben in der Seite angezeigt.
  • "Im Versand": die Mail wird aktuell an die Adressat*innen ausgeliefert. Wie lang dieser Status anhält hängt davon ab, wie groß das Mailvolumen ist (s. oben).
  • "Abgeschlossen": der Versand ist abgeschlossen, der oder die Absender*in hat eine Kopie der Nachricht erhalten. Im Punkt 'Statusinfo' sehen Sie den genauen Zeitpunkt, zu dem der Versand aller E-Mails abgeschlossen wurde
  • "Abgelehnt": der Versand wurde durch die zur Freigabe berechtigte Person abgelehnt.

Einige Mails an Studierendenverteiler können im eKVV archiviert werden, sie werden dann öffentlich einsehbar im eKVV angezeigt. Bei diesen Verteilern kommt eine Archivierung in Frage;

  • E-Mailverteiler für Lehrveranstaltungen. Die archivierte Mail wird im Mailarchiv der Veranstaltung angezeigt.
  • E-Mailverteiler aller Studierenden. Die archivierte Mail wird auf der Startseite des eKVV verlinkt
  • E-Mailverteiler aller Studierenden einer Einrichtung. Die archivierte Mail wird auf den Studiengangsseiten der Einrichtung verlinkt.
  • E-Mailverteiler aller Studierenden eines Studiengangs. Die archivierte Mail wird auf den Studiengangsseiten der Einrichtung verlinkt.
  • E-Mailverteiler aller Studierenden einer Gruppe von Studiengängen. Die archivierte Mail wird auf den Studiengangsseiten der Einrichtung verlinkt.

Die Archivierung einer Mail an einen dieser Verteiler ist dann sinnvoll, wenn es um allgemeine organisatorische Hinweise geht, die einen möglichst großen Adressatenkreis erreichen sollen. Bei Mails an Lehrveranstaltungsverteiler können über die Archivierungsfunktion auch nachträglich noch die Studierenden erreicht werden, die zum Zeitpunkt des Versands (noch) nicht auf der Teilnahemliste standen, sie können die Mail dann im Archiv einsehen. Die Mailarchive sind nicht für "bleibende" Informationen geeignet, sie werden nach Ablauf des Semesters wieder gelöscht.

Lehrende und deren Sekretariate können in der Seite "Meine Veranstaltungen" selbst auch das Mailarchiv ihrer Veranstaltungen bearbeiten und Mails dort wieder löschen.

Bei den Verteilern, bei denen eine Archivierung möglich ist, werden zwei Freigabe-Buttons angezeigt:

  • "E-Mail freigeben!"
  • "E-Mail mit Archivierung" freigeben

Moderator*innen können die Freigabe ablehnen und die Mail damit verwerfen. Das kann dann sinnvoll sein, wenn entschieden wurde, dass eine Mail nicht versandt werden soll, aber mehrere Kolleg*innen die Freigabemail erhalten. So kann verhindert werden, dass aufgrund fehlender Absprachen oder wegen Missverständnissen eine solche Mail doch in den Versand gerät.

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