Mailverteiler
Mailfreigabe und Moderation
Mailfreigabe
Grundsätzlich funktioniert der Freigabeprozess einer E-Mail so:
- Nachdem Sie Ihre E-Mail an einen der BIS Verteiler geschickt haben erzeugt das System eine Freigabe-E-Mail. Diese E-Mail geht entweder an Sie als Absender*in oder an die zuständigen Moderator*innen dieses Verteilers.
- In der Freigabe-E-Mail finden sich zwei anklickbare Links: Einer zur Freigabe der Mail "mit Archivierung" und einer zur Freigabe "ohne Archivierung". Eine der der beiden muss geklickt werden um die Freigabe durchzuführen und die Verteilung zu starten.
- Wenn Sie eine der Freigabeadressen aufgerufen haben gelangen Sie in eine Seite, die Ihnen nach kurzer Wartezeit den erfolgreichen Versand der E-Mail bestätigt.
- Wenn die E-Mail dann verteilt wird, wird eine Kopie an die Absende-Adresse geschickt
Freigabe durch die Absender*in
Wenn die Absender*innen einer Mail selbst sendeberechtigt sind, erhalten sie als Reaktion auf den Versand einer Mail an die entsprechende Verteileradresse eine Freigabemail. Wer für welche Verteiler sendeberechtigt ist, ist auf diesen Seiten beschrieben:
Die Freigabe der Mail geschieht durch Anklicken eines Links in dieser Freigabemail, der dann das Ausliefern der Mail an die Adressat*innen anstößt. Wird dieser Freigabelink nicht geklickt, wird die Mail nach 48 Stunden gelöscht und verworfen.
Freigabe durch Moderator*innen
Mails an Studierendenverteiler
Bis auf die Mailverteiler, die auf eKVV-Veranstaltungen beruhen, unterliegen alle Mailverteiler zur Ansprache von Studierenden der Moderation durch Kolleg*innen mit besonderen Rechten in der Fakultät. Ihre Aufgabe ist es zu prüfen, ob die abgeschickte Mail sinnvollerweise an die Studierenden verteilt werden soll, oder nicht. Da Studierende eine Vielzahl an Mails aus dem Hochschulkontext erhalten ist es sinnvoll abzuwägen, ob eine geplante Mail tatsächlich relevant für die Studierenden ist und auch zu prüfen, ob der gewählte Verteiler tatsächlich die richtige Zielgruppe anspricht. Häufig gibt es einen "kleineren" Verteiler, dessen Zuschnitt besser passt. Ein Verteilen von Informationen nach dem "Gießkannenprinzip" wird von den Adresat*innen meist als störend wahrgenommen.
Wenn Sie eine Mail an einen moderierten Verteiler innerhalb einer Fakultät schicken wollen, sollten Sie vorher Kontakt zu den zuständigen Moderator*innen aufnehmen. Eine Liste der Ansprechpersonen finden Sie im eKVV, für jede Fakultät unter dem Link "Studiengänge, E-Mailverteiler und Kontakt": Übersicht der Fakultäten im eKVV
Mails an "große" Verteiler
Mails mit sehr großer Reichweite (sowohl an Mitarbeiter*innen als auch an Studierende) werden zentral im Referat für Kommunikation moderiert. Bitte informieren Sie sich über das Verfahren auf dieser Informationsseite: Mailverteiler (Login ins Beschäftigtenportal)
Archivierung von Mails
Einige Mails an Studierendenverteiler können im eKVV archiviert werden, sie werden dann öffentlich einsehbar im eKVV angezeigt. Bei diesen Verteilern kommt eine Archivierung in Frage;
- E-Mailverteiler für Lehrveranstaltungen. Die archivierte Mail wird im Mailarchiv der Veranstaltung angezeigt.
- E-Mailverteiler aller Studierenden. Die archivierte Mail wird auf der Startseite des eKVV verlinkt
- E-Mailverteiler aller Studierenden einer Einrichtung. Die archivierte Mail wird auf den Studiengangsseiten der Einrichtung verlinkt.
- E-Mailverteiler aller Studierenden eines Studiengangs. Die archivierte Mail wird auf den Studiengangsseiten der Einrichtung verlinkt.
- E-Mailverteiler aller Studierenden einer Gruppe von Studiengängen. Die archivierte Mail wird auf den Studiengangsseiten der Einrichtung verlinkt.
Die Archivierung einer Mail an einen dieser Verteiler ist dann sinnvoll, wenn es um allgemeine organisatorische Hinweise geht, die einen möglichst großen Adressatenkreis erreichen sollen. Bei Mails an Lehrveranstaltungsverteiler können über die Archivierungsfunktion auch nachträglich noch die Studierenden erreicht werden, die zum Zeitpunkt des Versands (noch) nicht auf der Teilnahemliste standen, sie können die Mail dann im Archiv einsehen. Die Mailarchive sind nicht für "bleibende" Informationen geeignet, sie werden nach Ablauf des Semesters wieder gelöscht.
Lehrende und deren Sekretariate können in der Seite "Meine Veranstaltungen" selbst auch das Mailarchiv ihrer Veranstaltungen bearbeiten und Mails dort wieder löschen.
Der Link zur Mailarchivierung wird in jeder Freigabe-Mail angezeigt, spielt aber nur bei den oben genannten Verteilern eine Rolle. Bei allen anderen verteilern ist es egal, welcher Link geklickt wird, die Freigabe erfolgt unabhängig von der Archivierung.