Mailverteiler zur Ansprache von Studierenden
Aufbau der Verteiler
Mailverteiler für die Ansprache der Studierenden werden über die Einschreibung der Studierenden, sowie deren Stundenplänen im eKVV gesteuert. Daraus ergeben sich vielfältige Möglichkeiten, um Studierende zu Gruppen zusammenzufassen, die gemeinsam angeschrieben werden können, wie z.B. alle Studierenden eines Studienganges, einer Fakultät, der gesamten Universität oder auch einzelner Lehrveranstaltungen.
Studierende gehen mit der Mailadresse in die Verteiler ein, die sie im eKVV hinterlegt haben. Das ist in der Regel die Uni-Mailadresse, kann aber auch eine andere persönliche Adresse der Studierenden sein. Diese Adresse muss von den Studierenden verifiziert werden, so dass gewährleistet ist, dass Studierende darauf zugreifen können. Die Mailadressen der Studierenden werden im eKVV nicht für Dritte sichtbar gemacht.
Übersicht der Verteiler
Konfiguration der Verteiler
Grundsätzlich können die Verteileradressen zur Ansprache von Studierenden nach einer Art "Baukastensystem" zusammengesetzt werden. Dabei können die folgenden Kriterien berücksichtigt werden:
Einrichtungszugehörigkeit - welche Studierenden gehören durch ihre Einschreibung einer Fakultät an?
Geschlecht - die meisten Verteiler lassen sich nach weiblichen und männlichen Studierenden differenzieren. Personen, die ohne Geschlechtsangabe im System geführt werden, erhalten Mails aus beiden Verteilern
Studiengangszugehörigkeit - welche Studierende gehören durch Ihre Einschreibung einer Fakultät an?
Fachsemester - einige Verteiler lassen sich auf bestimmte Fachsemester beschränken
Veranstaltungen - durch die Stundenpläne der Studierenden entstehen Teilnahmelisten, aus denen sich verschiedene Verteiler generieren lassen.
Hochschulweite Verteiler
Mailverteiler, die große Gruppen von Studierenden über Fakultät- und Studiengangsgrenzen erreichen, werden zentral im Referat für Kommunikation moderiert. Beachten Sie hierzu die entsprechende Informationsseite des Referats für Kommunikation: "Mailverteiler" (Login ins Beschäftigtenportal)
Wie funktioniert der Versand?
Jeder Mailverteiler hat eine spezifische Adresse, die wie jede andere Mailadresse auch genutzt werden kann, z.B. indem man sie in das Adressfeld des Mailprogramms kopiert. Werden mehrere Verteiler adressiert, können die Adressen aufeinanderfolgend (in der Regel durch Semikolon getrennt) in das Adressfeld eingefügt werden. Nutzen Sie nicht das "bcc"-Feld, dies wird von den Mailverteilern nicht verstanden und die Mail wird dann nicht ausgeliefert.
Werden mehrere Mailverteiler gemeinsam angeschrieben, dann macht das System daraus einzelne Mails, so dass für die Empfänger*innen nicht sichtbar ist, welche anderen Verteiler beschickt werden. Es empfiehlt sich daher, in die Mail einen Hinweis aufzunehmen, an welche Adressat*innen die Mail verschickt wird. Es hat sich z.B. bewährt, zu Beginn der Mail einen Satz einzufügen, wie: "-- Diese Mail wird verschickt an die folgenden Verteiler: ...." ---
Als Spam-Schutz werden Mails über die Verteiler nicht direkt zugestellt, sondern müssen freigegeben werden. Als Sender*in einer Mail schicken Sie Ihre Mail an den Verteiler und lösen damit den Versand einer Freigabemail an die Moderator*innen der Verteiler aus. Erst wenn diese Ihre Mail freigeben, wird die Mail an den Verteiler geschickt. Als Absender*in erhalten Sie selbst eine Kopie der Mail. Eine Ausnahme stellen die veranstaltungsbezogenen Mailverteiler dar, diese können direkt von Lehrenden und deren Sekretariaten beschickt werden, ohne das Moderator*innen involviert werden.
Mailverteiler mit einer großen Reichweite (hochschulweite Verteiler) können Sie nicht selbst freigeben, hier gehen die Freigabemails an das Referat für Kommunikation. Bitte machen Sie sich vorab mit den Abläufen und Regeln für die Nutzung der "Grossen Verteiler" vertraut, die auf dieser Informationsseite des Referats für Kommunikation beschrieben sind: "Mailverteiler (Login ins Mitarbeiterportal)"
Auf dieser Seite finden Sie weitere Informationen zur Mailfreigabe und Moderation: "Mailfreigabe und Moderation"