2. Office Day
Hochschulsekretariate: kompetent - fortgebildet - unverzichtbar!
Mittwoch, 9. September 2026
09:00 ‐ 15:00 Uhr
im Universitätshauptgebäude (UHG)
In den Sekretariaten der Universität Bielefeld zu arbeiten, bedeutet, in einem komplexen Arbeitsumfeld vielfältigen Anforderungen mit hoher Flexibilität und fachlicher Expertise gerecht zu werden. Für den Office Day an der Universität Bielefeld laden wir Zita Küng als Referentin für den Impulsvortrag ein und bieten ein breit gefächertes Workshop-Programm an. Informationsstände diverser universitärer Bereiche bilden den Rahmen, damit wir miteinander in Kontakt treten bzw. bestehende Kontakte vertiefen können, um in kollegialen Netzwerken den täglichen Herausforderungen besser zu begegnen.
Programm
| 09:00 Uhr | Begrüßung in Hörsaal 5 |
| 09:15 Uhr | Vortrag „Unverzichtbar - Floskel oder Hochschulrealität“ (Zita Küng) |
| 10:30 Uhr | Workshop-Angebote |
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| 12:30 Uhr | Mittagspause mit Infoständen vor dem Audimax |
| 13:30 Uhr | Ergebnispräsentationen aus den Workshops vor dem Audimax |
| 14:00 Uhr | Podiumsdiskussion in Hörsaal 5 (Moderation Alexandra Kühnen mit Gästen aus der Universität) |
| 15:00 Uhr | Ende des Office Day 2026 |
Anmeldungsprozess:
Die Anmeldung erfolgt über das digitale Fortbildungsformular unter Angabe des Veranstaltungstitels „Office Day“ und des Veranstaltungsdatums 09.09.2026. Das Feld „Seminarnummer“ bleibt frei. Bitte gebt eure Workshoppräferenz („kompetent“, „fortgebildet“, „unverzichtbar“ oder „wertgeschätzt“) und gerne auch einen Zweitwunsch in das Freitextfeld „Individueller Bedarf“ ein. Pro Workshop haben wir max. 25 Teilnehmende eingeplant. Ein Login über die Webauthentifizierung der Universität Bielefeld ist erforderlich, um auf das Formular zugreifen zu können. Sollte eine Anmeldung über das Formular nicht möglich sein, könnt ihr alternativ eine E- Mail an pe-mtv@uni-bielefeld.de senden.
Kurz-Informationen zu den Workshops:
Workshop 1: „kompetent“ und wertschätzend Nein‐Sagen in der Sekretariatsrolle. In den Hochschulsekretariaten laufen viele Fäden zusammen ‐ oft gleichzeitig und mit hohem Anspruch an Service und Verlässlichkeit. Ein sicheres Rollenverständnis, in dem Nein‐Sagen eine ebenso selbstverständliche Handlungsoption wie Ja‐Sagen darstellt, ist dabei essenziell. Wir klären u. a.: Warum ist Nein‐Sagen für ein professionelles und gesundes Arbeiten so wichtig? Und wie geht Nein‐Sagen klar, aber zugleich wertschätzend?
Workshop 2: „fortgebildet“ - Welche Kompetenzen brauchen Sekretär*innen und Assistenzen heute und zukünftig? In diesem Workshop wird das geplante modulare Qualifizierungsprogramm inkl. der Rahmenbedingungen präsentiert. Im gemeinsamen Austausch entstehen Impulse, Erwartungen und Wünsche, die eingebracht und weiterentwickelt werden können.
Julia Bombosch und Johanna Cieslak sind im Team Personalentwicklung der Universität Bielefeld.
Workshop 3: „unverzichtbar“ und oft unsichtbar? Zur Rolle und Bedeutung von Hochschulsekretär*innen“‐ Hochschulsekretär*innen tragen wesentlich zum Funktionieren von Hochschule bei - ihre Arbeit bleibt jedoch häufig im Hintergrund. Der Workshop widmet sich den vielfältigen Rollen, Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten von Hochschulsekretär*innen und stellt Ergebnisse einer Interviewstudie vor. Es werden gemeinsam Fragen der Sichtbarkeit, Anerkennung und Bedeutung dieser Arbeit für den Hochschulalltag diskutiert.
Workshop 4: „wertgeschätzt“ ‐ Expertisen sinnvoll nutzen. Expertise wird im Hochschulbereich in den Sekretariaten oftmals unterschätzt. Aber: ohne sie läuft in den Hochschulen wenig und die Arbeit würde an Qualität verlieren. Was braucht es, um mit Verwaltung und Wissenschaft ein „Arbeiten auf Augenhöhe“ zu gewährleisten?