Offboarding

Der Übergang in den Ruhestand, der Stellenwechsel innerhalb der Universität, der befristete Arbeitsvertrag endet oder der Mutterschutz beginnt. Welcher Grund auch immer zum Tragen kommt: Offboarding ist ein unabdingbarer Prozess, der uns alle irgendwann betrifft.
 

Offboarding auch für Mitarbeiter*innen vorbereiten, die wiederkommen!

Mitarbeiter*innen, die in den Mutterschutz oder Elternzeit gehen, sich eine Auszeit für die Pflege eines Angehörigen oder ein Sabbatjahr nehmen, brauchen ein Offboarding.
Entscheidend hierbei ist, dass den Mitarbeiter*innen kein Nachteil durch die Auszeit entsteht. Ihnen sollte vermittelt werden: „Wir freuen uns auf deine Rückkehr!“ Bestenfalls wird ihnen zugesichert, dass sie die Aufgaben, die sie vor der Auszeit gerne gemacht haben, wieder aufnehmen können.

Bereits im Offboarding-Prozess können eine schrittweise Rückkehr oder auch Flexwork thematisiert werden. Wenn all das vorab besprochen wird, dann kommt der/die Mitarbeiter*in auch motivierter oder früher zurück.

Was nützt Offboarding Mitarbeiter*innen, die das Unternehmen verlassen?

• Klarheit: Möglichst frühzeitige Information über die bevorstehende Beendigung des Arbeitsverhältnisses und eine geordnete Übergabe, Sperren von Zugangsdaten.
• Ordnung: Geregelte Rückgabe aller bereit gestellter Arbeitsgeräte und Schlüssel, rechtzeitige Meldung von abrechnungsrelevanten Daten.
• Zwischenmenschlich: Würdigung der Arbeitsleistung und angemessene Verabschiedung.
• Arbeitsrechtliche Aspekte: Frühzeitiges Beantragen eines Zeugnisses, Klärung von Resturlaub, der noch zur Verfügung steht

Was hat die Universität von einem professionellen Offboarding?

• Arbeitsrechtliche Aspekte: Es gibt administrative und arbeitsrechtliche Abläufe, die befolgt werden und organsiert werden müssen. Informationen dazu findest Du in unserer Checkliste, die Du bei fairnetzt@uni-bielefeld.de beantragen kannst. Fehlende Unterlagen oder vergessene Datenzugriffe können Konsequenzen nach sich ziehen.
• Übergabe organisieren und Neubesetzung planen: Verlässt ein*e Mitarbeiter*in die Universität, so verliert diese nicht nur eine qualifizierte*n Mitarbeiter*in, sondern in vielen Fällen auch eine wichtige „Wissensquelle“, die über laufende Projekte und Arbeitsvorgänge Bescheid weiß und über relevantes Wissen verfügt. Damit dieses wertvolle Wissen für die Universität und für eine*n Stellen-Nachfolger*in auch erhalten bleibt, ist ein geregelter Offboarding-Prozess und eine zeitlich überlappende Stellen-Nachfolge unerlässlich. So entstehen keine Lücken und wertvolle Information können an die neue*n Mitarbeiter*in geordnet und vollständig weitergegeben werden.

Wie sieht der optimale Offboarding-Prozess aus?

Informationen dazu findet Ihr in unserem Leitfaden und in der Checkliste, die Ihr bei fairnetzt@uni-bielefeld.de beantragen könnt.

Es lohnt sich auf jeden Fall, vorbereitet zu sein!

Die neu gegründete - und sich im Aufbau befindende - AG Offboarding möchte genau diesen Prozess aufgreifen und in enger Zusammenarbeit mit dem Dezernat P/O, dem Personalrat sowie der Beratungsstelle für Mitarbeitende und Führungskräfte in Form eines Glossar/FAQ Begriffe und Sachverhalte erklären und Fragen beantworten, Ansprechpartner und Beratungsangebote nennen sowie eine Checkliste und hilfreiche Tipps für einen gelungenen Offboarding-Prozess zur Verfügung stellen.

Du kennst eine*n Kolleg*in bzw. weißt, dass in Kürze ein Sekretariat unbesetzt sein wird? Oder du bist selbst davon betroffen und brauchst Rat? Du möchtest dich über dieses Thema informieren oder dazu austauschen? Du hast Ideen, Vorschläge oder sogar Lust unser Team zu unterstützen?

Nur gemeinsam können wir mehr erreichen. Dafür steht unser Netzwerk! Wir freuen uns in jedem Fall über eine kurze Nachricht per Mail an fairnetzt@uni-bielefeld.de, Betreff: Offboarding

Liebe Grüße

Dein Offboarding-Team von FairNetzt_Bielefeld!

Ina Horn (Fakultät für Gesundheitswissenschaften)

Gertraut Lehmann (Fakultät für Biologie)

Andrea Schrottenloher (Fakultät für Linguistik und Literaturwissenschaft)