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Nachhaltige(re) Veranstaltungsplanung
Bei der Planung von Veranstaltungen kann das Thema Nachhaltigkeit von vorne herein berücksichtigt werden. Dies umfasst sodann nicht nur ökologische, sondern auch ökonomische und soziale Aspekte. Denn zum einen haben Veranstaltungen durch Materialien, Mobilität und Energieverbrauch einen Einfluss auf die Umwelt, zum anderen können Besucher*innen der Veranstaltung für das Thema Nachhaltigkeit sensibilisiert werden und als Multiplikator*innen fungieren. Zudem bestehen auch ökonomische Vorteile, da durch einen verantwortungsvollen Umgang mit Veranstaltungsmaterialien Ausgaben eingespart werden.
Wie reisen Ihre Teilnehmenden an? Wie sehen der Veranstaltungsort und das Catering aus? Versuchen Sie in allen Phasen der Veranstaltungsorganisation eine nachhaltige Ausrichtung der unterschiedlichen Handlungsfelder zu berücksichtigen. Um Sie dabei zu unterstützen, wird hier auf die unterschiedlichen Handlungsfelder einer nachhaltigen Veranstaltungsplanung eingegangen. Alle angeführten Punkte sind sowohl für die Veranstaltungsorganisation, -durchführung als auch -nachbereitung relevant. Eine kompakte Zusammenfassung der Punkte finden Sie auch in der Checkliste.
Veranstaltungsort
Schon bei der Auswahl des Veranstaltungsortes kann man das Thema Nachhaltigkeit berücksichtigen. Die Größe des Raumes wirkt sich auf die Energieeffizienz aus, sodass die Raumgröße sinnvoll der Teilnehmendenzahl angepasst werden sollte. Sie können bei der zentralen Raumvergabe der Universität die minimal und maximal benötigten Plätze angeben, um einen passend großen Raum zu finden.
Informationsvermittlung
Informationen, Einladungen, Anmeldebestätigungen, Programmhefte etc. können auch sehr gut digital versendet werden. Wenn Sie eine digitale Tagungsmappe erstellen wollen, können Sie zum Beispiel die von der Universität Bereitgestellte Pinnwand-App TaskCards verwenden. Achten Sie darauf, nur die wichtigsten Informationen auszudrucken (möglichst beidseitig) und verzichten Sie wenn möglich auf papiergefüllte Tagungsmappen und Dopplungen ausgedruckter Informationen. Bei ausgedruckten Veranstaltungsunterlagen sollten Sie zudem auf Siegel wie den „Blauen Engel“ achten und nötige Unterlagen auf Recyclingpapier drucken.
Mobilität
In der Regel entsteht die größte Umweltbelastung bei Veranstaltungen durch die An- und Abreise, vor allem, wenn es sich um Veranstaltungen mit internationalen Gästen handelt. Hier gilt das Prinzip „vermeiden – reduzieren – kompensieren“. Die Veranstaltungsplanung beginnt also damit, sich zu fragen, ob sie durch ein digitales Format ersetzt werden kann. Selbstverständlich gibt es jedoch vielzählige Gründe für eine Veranstaltung vor Ort, der Austausch in Person ist ein wichtiger Bestandteil hervorragender Wissenschaft. Manchmal kann ein Kompromiss jedoch ein hybrides Format sein, bei denen einzelne Gäste mit längerer Anreise online zur Präsenzveranstaltung hinzugeschaltet werden können. An der Universität Bielefeld gibt es mittlerweile in fast allen Hörsälen und Seminarräumen Smartboards mit digitaler Konferenztechnik, die sogenannten DTENs.
Informieren Sie bereits im Vorhinein über klimafreundlichere An- und Abreisemöglichkeiten, beispielsweise durch die Veranstaltungswebseite oder -unterlagen und bitten Sie die Anreisenden ausdrücklich um eine klimaschonendere Anreise, um die Nachhaltigkeitsbemühungen der Universität Bielefeld zu unterstützen. Bielefeld ist als Großstadt mit Anbindung an das DB-Fernverkehrsnetz in den meisten Fällen von Orten innerhalb Deutschlands sowie den Nachbarstaaten hervorragend mit dem Zug zu erreichen. Auch die Universität Bielefeld selbst ist vom HBF aus mit der Bahn-Linie 4 in ca. 7 Minuten erreichbar. Zudem gibt es verschiedene Fahrradverleihsysteme, wie z.B. „meinSiggi“, die sich gut für den letzten Meter zu eine ÖPNV-Station eignen. Falls sich eine Anreise per Zug aus Deutschland oder den Nachbarstaaten nicht anbietet, können Sie die Vermittlung von Fahrgemeinschaften organisieren. Als Veranstalter*innen haben Sie einen guten Überblick von wo aus Gästen anreisen. Nutzen Sie dieses Wissen und weisen Sie Personen aus einer Region eventuell darauf hin, dass eine Fahrgemeinschaft gebildet werden könnte.
Tipp: Weitere Informationen zum Thema nachhaltige Mobilität finden Sie im Infoflyer „Nachhaltige(re) Dienstreisen“ im Nachhaltigkeitsportal.
Essen & Trinken
Der Austausch am Stehtisch mit Snacks und einem kühlen Getränk gehört für viele Veranstaltungen dazu. Achten Sie bei der Bestellung der Speisen so gut es geht auf eine saisonale, regionale und vegetarische bzw. vegane Auswahl. Für Produkte aus Übersee (z. B. Kaffee oder Bananen), aber auch für regionale Produkte können Sie auf das Fair-Trade-Siegel achten.
Es müssen nicht immer Kuchen und Kekse sein. Ebenso Obst oder saisonales Gemüse können leckere Snacks sein. Um Lebensmittelabfälle zu vermeiden, kalkulieren Sie Ihre Mengen möglichst passgenau. Falls doch mal etwas übrig bleiben sollte können noch nicht angeschnittenes Obst und Gemüse ein gesunder Snack für die kommenden Mittagspausen in ihrem Arbeitsbereich sein.
Auch bei Getränken können Sie auf Regionalität achten, indem Sie zum Beispiel Säfte aus heimischen Früchten anbieten. Aber auch regionale Limonanden sind eine Variante: Hier sind beispielsweise die Transportwege häufig sehr gering. Wasser können Sie einfach aus der Leitung in Karaffen zur Verfügung stellen. Dies spart Verpackung, Transportwege und ist an der Universität Bielefeld problemlos möglich.
Bis auf ein paar wenige Einwegbehälter zur Mitnahme von Essensresten sollten anstelle von Einweggeschirr und einzelnen kleinen Trinkflaschen Mehrweggeschirr, Trinkgläser und Karaffen eingesetzt werden. Dies spart nicht nur Müll, sondern auch Kosten ein.
Wussten Sie? Das Campus Catering des Studierendenwerks Bielefeld umfasst auch zahlreiche vegetarische und vegane Optionen. Der Kaffee ist – wie in allen Einrichtungen des Studierendenwerks – fair gehandelt. Auch bietet das Studierendenwerk regionale Limonaden an. Der Vorteil: Zwar sind die regionalen Limonaden teurer, sofern Sie jedoch Wasser aus der Leitung in Glaskaraffen bereitstellen, haben Sie häufig sogar noch Geld gespart.
Sollten Sie das Catering über weitere Lieferant*innen der Universität Bielefeld bestellen, können Sie auch hier mittlerweile pflanzliche Milchalternativen, Biomilch und einige vegane Produkte erhalten.
Ort & Umgebung
Falls Sie für Ihre Gäste eine Unterbringung organisieren, achten Sie darauf, dass sich diese in unmittelbarer Nähe zur Universität Bielefeld befindet oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln sehr gut mit der Universität verbunden sind. Achten Sie bei der Auswahl von Hotels auf Umweltkennzeichen wie die EMAS-Registrierung oder das Europäische Umweltkennzeichen. Zu empfehlen ist es, durch den Dehoga-Umweltckeck mit Gold ausgezeichnete Hotels zu buchen, da diese Betriebe gewisse Grenzwerte für den Energie- und Ressourcenverbrauch einhalten.
Energie
Ein verantwortungsvoller Umgang mit Energie am Veranstaltungsort hilft nicht nur bei der Schaffung einer angenehmen Arbeitsatmosphäre, sondern auch bei der Senkung des allgemeinen Energieverbrauchs. Für die Sicherstellung eines guten Raumklimas sollten Sie zwischendurch mehrere Minuten Stoßlüften, anstelle die Fenster auf Kipp zu stellen und in den Pausen elektrische Geräte ausstellen. Achten Sie am Ende der Veranstaltung beim Verlassen der Räume darauf, dass alle Geräte heruntergefahren, die Heizung runtergedreht und das Licht ausgeschaltet ist.
Referierendengeschenke
Wenn Sie Ihren Gästen gerne eine Kleinigkeit als Geschenk mit auf den Weg geben möchten, achten Sie auf eine nachhaltige Herstellung (siehe Beschaffung). Der Universitätsshop der Universität Bielefeld bietet beispielsweise einige nachhaltige Produkte an, wie z.B. das Notizbuch aus Eco-Paper, Stoffbeutel aus Baumwolle etc. Auch eine Topfpflanze, die noch die nächsten Jahre Freude bringt, kann ein geeignetes Geschenk sein. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass die Pflanzen aus einer regionalen Züchtung kommen und mit einem Siegel wie Fairtrade, Demeter, Naturland oder dem EU-Biosiegel gekennzeichnet sind.
Müll
Achten Sie bei anfallendem Müll, wie beispielsweise Essensreste, übrig gebliebenen Veranstaltungsunterlagen etc. darauf, diesen am Ende der Veranstaltung fachgerecht zu entsorgen. Weisen Sie Teilnehmende auf die Möglichkeiten der Mülltrennung in den Fluren der Universität hin. Weitere Informationen zur korrekten Abfalltrennung finden Sie hier.
Weiterführend
Weitere Informationen zur nachhaltigen Veranstaltungsplanung finden Sie im Leitfaden des Umweltbundesamts für eine nachhaltige Veranstaltungsplanung, in der alle Aspekte nochmal ausführlich dargestellt sind.
Bei Fragen oder Anregungen können Sie sich auch gerne jederzeit an das Nachhaltigkeitsbüro der Universität Bielefeld wenden:
Büro: V7-103
Telefon: +49 521 106-86890