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Campus der Universität Bielefeld — © Universität Bielefeld

Wie schaffe ich meine Aufgaben?

„Viel zu tun, wenig Zeit!“ Ist das auch die passende Überschrift für deine Vorlesungszeit? Dass es mehr Aufgaben als Zeit dafür gibt, ist ein sehr grundsätzliches Problem des Selbst- und Zeitmanagements. Es lässt sich nicht lösen, indem du einfach immer mehr arbeitest und auf wichtige Phasen der Regeneration verzichtest. Vielmehr geht es darum, auch nachhaltig die eigene Leistungsfähigkeit und das eigene Wohlbefinden zu erhalten. Dafür ist es wichtig, sehr bewusste und reflektierte Entscheidungen zu treffen und so nicht nur die Zeitquantität (mehr arbeiten!), sondern auch die Zeitqualität (produktiver arbeiten und für Erholung sorgen!) in den Blick zu nehmen. Damit das gelingt, solltest du anfallende Aufgaben

gut überblicken und visualisieren,
sinnvoll und nicht nur nach Dringlichkeit priorisieren,
in den Tages- und Wochenplan einplanen,
hinsichtlich der dafür nötigen Arbeitsdauer möglichst realistisch einschätzen und
an geeigneten Orten bearbeiten.

Was du wissen solltest

Wenn du Aufgaben bearbeiten möchtest, befindest du dich nach dem Modell der Selbstregulation in der aktionalen Phase (Schmitz & Schmidt, 2007). Hier kannst du bewusst die Zeitquantität und Zeitqualität steuern sowie ein begleitendes Self-Monitoring einsetzen, um dein Verhalten zu beobachten, dir bewusstzumachen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Konkret:

Nach Ritter-Mamczek (2007, S. 81 ff.) sind die Prinzipien der Zeitökonomie (bspw. Produktivität, Ziele erreichen, Effizienz) um Prinzipien der Zeitökologie (bspw. Eigenzeiten, Gelassenheit, lustvolles oder interessengeleitetes Tun) zu ergänzen und in ein Gleichgewicht zu bringen. Dabei können sich die beiden Prinzipien auch positiv wechselseitig unterstützen.

Ein achtsamer Blick auf die eigenen Ressourcen und Grundbedürfnisse spielt eine entscheidende Rolle:

Wie viel Pause oder Schlaf brauchst du, um gut arbeiten zu können?
Brauchst du Bewegung vor einer konzentrierten Arbeitsphase?
Wie kannst du dich gut erholen?
Was gibt dir Energie oder auch Motivation für die nächste Aufgabe?

Überlege dir Beispiele, die deine Produktivität und dein Wohlbefinden gleichermaßen fördern!

Beispiel: Du startest deinen Tag mit einem Spaziergang zur Universität. Du kommst etwas später in der Bibliothek an, kannst dafür aber wach und gut gelaunt in die Arbeit starten.

Wie an diesen Überlegungen deutlich wird, sind Aufgaben nur eine Größe innerhalb deines Planungs- und Entscheidungsprozesses. Allen (2019, S. 292 ff.) führt in seinem Klassiker des Zeitmanagements „Getting things done“ (dt. Buchtitel: Wie ich die Dinge geregelt kriege) vier Kriterien an, über die nachgedacht werden sollte, wenn zu entscheiden ist, welche Aufgabe am besten erledigt werden kann: verfügbare Kräfte, Kontext, verfügbare Zeit und Priorität. Inspiriert durch dieses Modell unterscheiden wir hier vier Kriterien:

Nun kannst du (nach Allen, 2019) im Hier und Jetzt entscheiden, welche Aufgabe am sinnvollsten zu erledigen wäre. Du kannst aber auch planerisch auf deinen Tag, deine Woche oder ggf. auch auf längere Zeiträume schauen. Wenn du nicht nur situativ, sondern planerisch agierst, musst du nicht jedes Mal wieder neu entscheiden. So kannst du Strukturen erkennen, bspw. indem du regelmäßig freie Zeitfenster identifizierst und für wiederkehrende Aufgaben einplanst. Du kannst dir auch überlegen, welchen Ort du gezielt bspw. nach einer Vorlesung aufsuchst, um direkt deine Mitschrift zu überarbeiten. So kannst du Routinen oder auch Habits aufbauen (Wood 2022), die deine Willenskraft entlasten und dein Durchhaltevermögen stärken können.

Wenn du dich bewusster für Aufgaben entscheiden möchtest, besteht der erste Schritt darin, dir einen Überblick über die persönliche Lage zu verschaffen und dabei alle vier hierfür wichtigen Kriterien (Aufgaben, Zeit, Orte, Ich; siehe oben: Was du wissen solltest) in den Blick zu nehmen. Im Folgenden bieten wir dir Übungen und methodische Vorgehensweisen an. Mache nur die Übungen, die dir hilfreich erscheinen.

Aufgaben

Ein guter Überblick über die eigenen Aufgaben wirkt dem Gefühl „zu schwimmen“ entgegen. Manchmal wirken Aufgaben viel erdrückender und weniger machbar, wenn du sie dir nicht visualisiert hast. Wenn du dich immer wieder an Aufgaben erinnern musst in der Sorge, etwas zu vergessen, raubt dir das auch kognitiven Speicher.
Zeit

Wie viel Zeit steht dir in einer typischen Woche überhaupt zur Verfügung, um an Aufgaben arbeiten zu können? Insbesondere in der Vorlesungszeit ist es sehr sinnvoll, den eigenen Stundenplan gut zu kennen. So kannst du regelmäßig freie Zeitfenster identifizieren und routiniert für wiederkehrende Aufgaben nutzen.
Orte

Orte bzw. die Entscheidung für eine bestimmte Lernumgebung oder auch eine bewusste Arbeitsplatzgestaltung können sich positiv auf das eigene Lernverhalten auswirken und somit zur Ressource werden. So werden Lernräume auch als externe Ressource und als Lernstrategie verstanden. Es gibt vielfältige Möglichkeiten, die du kennen solltest, um bewusste Entscheidungen treffen zu können. Denn je nach Stimmung, Aufgabe oder Zeitfenster kann der beste Lernort ein ganz anderer sein.
Ich

Die letzte, aber entscheidende Größe beim Arbeiten an Aufgaben, bist du selbst. Die persönliche Tagesform oder auch emotionale Befindlichkeit lassen sich nur schwer voraussagen. Gut ist es, wenn du hierauf flexibel reagieren kannst. Dabei können dir flexible Zeitmanagementsysteme helfen, die dem Pull-Prinzip folgen (du „ziehst“ dir eine Aufgabe, die jetzt für dich passt) und nicht dem Push-Prinzip (eine feststehende Planung übt Druck aus und bestimmt, was du jetzt tun musst).

Wie du siehst, gibt es viele gute Ansätze, die dich bei der Bewältigung deiner Aufgaben unterstützen können. Ein erster Schritt kann darin bestehen, dass du dir einen Überblick über deine Aufgaben verschaffst (siehe Übung 1: Mit Post-its Aufgaben visualisieren). Wichtig ist auch, dass du zunächst klein anfängst, bspw. indem du eine erste Routine, wie eine regelmäßige Tages- und/oder Wochenplanung aufbaust oder dir ein wiederkehrendes Zeitfester regelmäßig für eine wiederkehrende Aufgabe reservierst.

Der Aufbau eines Zeitmanagements braucht ebenfalls Zeit und Durchhaltevermögen. Es gibt auch keine Musterlösung, da es darum geht, dass dein Modell zu dir, deinen Aufgaben und Rahmenbedingungen passt. Versuche dein System möglichst simpel zu halten, so dass es im Einsatz selbst leicht und mit wenig Ressource machbar ist. Wenn es dich jedoch motiviert, dass dein System schön gestaltet ist, wie bspw. beim Bullet Journal, dann ist das eine Entscheidung, die du bewusst treffen kannst.

Achte v.a. darauf, dass du nicht einseitig auf Zeitökonomie achtest und versuchst alles zu optimieren. Wie Ritter-Mamczek (2007) deutlich macht, brauchen wir auch Eigenzeiten, die ohne Zeitdruck funktionieren und ein Gegengewicht bilden. Auch die Möglichkeiten, das eigene Verhalten zu überwachen und zu tracken (Schritte zählen, getrunkenes Wasser, Arbeitszeiten ohne Ablenkungen uvm.) sollten mit Maß betrieben werden. Ein achtsamer Umgang mit den eigenen Ressourcen und ein achtsamer Blick für das eigene Wohlbefinden sind essentiell. Was ist für dich motivierend, bspw. ein positiver sozialer Druck, wie er durch die Verabredung zu einer gemeinsamen Lernzeit entsteht? Wann wird Selbstoptimierung zwanghaft, so dass sie mittel- und langfristig deinem Wohlbefinden schadet?

Wenn du bei der Entwicklung eines Selbst- und Zeitmanagements, das deine Work-Life-Balance fördert, nicht weiter weißt, nutze die Beratungs- und Unterstützungsangebote der Universität Bielefeld. Dafür sind sie da!

Literatur: Allen, D. (2015). Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag. Piper.

Fiore, N. (2012). Vorbei mit der Aufschieberei! Wie Sie die Dinge geregelt kriegen und Ihr Leben zurückgewinnen. VAK.

Kießling-Sonntag, J. (2006). Erfolg beginnt im Kopf – 99 Tipps für mentale Stärke. Cornelsen.

Nöteberg, S. (2011). Die Pomodoro-Technik in der Praxis: Der einfache Weg, mehr in kürzerer Zeit zu erledigen. dpunkt.

Reichel, T. (2020). Busy is the new stupid: Wie du endlich mehr Zeit für das Wesentliche gewinnst. FinanzBuch.

Riedenauer, M. & Tschirf, A. (2012). Zeitmanagement und Selbstorganisation in der Wissenschaft: Ein selbstbestimmtes Leben in Balance. UTB. https://doi.org/10.36198/9783838536682

Ritter-Mamczek, B. (o.J.). Ziele erreichen: Selbst-/Zeit- und Energiemanagement. Splendid Akademie.

Ritter-Mamczek, B. (2007). Selbstmanagement als Lernkompetenz Erwachsener. wbv.

Schmitz, B. & Schmidt, M. (2007). Einführung in die Selbstregulation. In M. Landmann & B. Schmitz (Hrsg.), Selbstregulation erfolgreich fördern: Praxisnahe Trainingsprogramme für effektives Lernen (S. 9–18). Kohlhammer.

Tracy, B. (2017). Eat That Frog! 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time (3. Aufl.). Berrett-Koehler.

Wood, W. (2022): Good Habits, Bad Habits. Gewohnheiten für immer ändern. Pieper.