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Aufgaben
Ein guter Überblick über die eigenen Aufgaben wirkt dem Gefühl „zu schwimmen“ entgegen. Manchmal wirken Aufgaben viel erdrückender und weniger machbar, wenn du sie dir nicht visualisiert hast. Wenn du dich immer wieder an Aufgaben erinnern musst in der Sorge, etwas zu vergessen, raubt dir das auch kognitiven Speicher.
- Übung 1: Mit Post-its Aufgaben visualisieren
1. Nimm dir Post-its und einen Stift zur Hand (alternativ kleine Zettel). Denke dann an das laufende Semester (alternativ an einen passenden Zeitraum, bspw. die nächsten drei Monate):
- Was steht alles an?
- Welche regelmäßigen Aufgaben gibt es?
- Welche größeren Projekte, Prüfungen, Abgaben stehen an?
- Welche Deadlines sind zu beachten?
Wenn du grundsätzlicher dein Semester planen möchtest, dann nutze die Übungen zur Frage „Wie plane ich mein Semester realistisch?“
Dir fällt nichts mehr ein? Schaue ggf. in deinen Notizen, deinem Kalender oder im eKVV nochmals nach, ob du etwas vergessen hast, und ergänze.2. Gehe deine To-do-Liste mit Hilfe folgender Prüffragen nochmals durch:
- Gibt es bspw. verschiedene Kategorien (Studium, Nebenjob, Freizeit o.Ä.)?
- Haben die Aufgaben einen Termin oder eine Deadline?
- Ist es eine einzelne Aufgabe oder ein Projekt, das aus verschiedenen Teilaufgaben besteht? Und wenn ja, welche Teilaufgaben wären das?
- Ist klar, wie viel Zeit die Aufgabe benötigt?
- Ist die Aufgabe von hoher Priorität oder nicht?
- Stellt die Aufgabe besondere Anforderungen an den Ort, die Zeit oder an dich (Leistungsvermögen, Energie, Konzentration)?
3. Systematisiere deine Aufgaben:
Die Prüffragen unterstützen dich dabei, deine Aufgaben zu systematisieren.Du kannst:
- zwischen Aufgaben im und neben dem Studium unterscheiden und dafür ggf. auch verschiedene farbliche Kodierungen nutzen.
- Termine, die keine Vorbereitung benötigen, in deinen Kalender eintragen.
- Aufgaben operationalisieren, indem du machbare und konkrete Aufgabe definierst und hierfür die benötigte Zeit einschätzt.
- Größere Projekte identifizieren und gesondert planen
Beispiel: „Für die Klausur lernen“ ist keine Aufgabe, die du einfach so abhaken kannst. Besser ist es, wenn du dir als Aufgabe ganz konkret notierst, dass du das Thema X bearbeiten und hierzu Karteikarten schreiben möchtest, wofür du drei Stunden einplanst.
Mit Hilfe der Systematisierung deiner Aufgaben bekommst du einen besseren Überblick und kannst zu Fragen der Zeitplanung übergehen.
Tipp: Durch die Post-its wird dein Aufgabenmanagement agil. So kannst du Aufgaben bspw. in der Eisenhower-Matrix (siehe Übung 2: Aufgaben priorisieren mit der Eisenhower-Matrix) zuordnen und priorisieren oder in einem Kanban-Board je nach Arbeitsstand verschieben (siehe Übung 6: Eine Woche agil mit Kanban planen).
Dir fällt es schwer, Aufgaben zu priorisieren? Alles scheint dir wichtig? Dann kann die folgende Übung hilfreich für dich sein.
- Übung 2: Aufgaben priorisieren mit der Eisenhower-Matrix
Da deine Zeit und deine Ressourcen begrenzt sind, solltest du nicht jede Aufgabe als gleich wichtig behandeln, sondern sinnvoll priorisieren. Hierfür wird gern die Eisenhower-Matrix (vgl. Reichel, 2020) genutzt. Hier kannst du deine Aufgaben hinsichtlich ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit bewerten, indem du sie in einer Matrix einer Kategorie zuordnest.
- Notiere alle Aufgaben auf Post-its für einen bestimmten Zeitraum (Tag, Woche, Monat, Semester).
- Notiere Deadlines und schätze die Dauer für die Bearbeitung ein.
- Beurteile für jede Aufgabe, ob sie dringend und/oder wichtig ist.
- Teile die Aufgaben je nach ihrer Beurteilung in die zugehörigen Kategorien ein.
Um vom Reagieren ins Agieren zu kommen, ist es wichtig, nicht nur die dringlichsten Aufgaben zu erledigen, sondern auch kontinuierlich an den wichtigen Aufgaben zu arbeiten (bspw. Prüfungsvorbereitung oder Schreibprojekt). Vielen fällt es leichter, drängende Aufgaben mit Deadline fristgerecht zu erledigen, als wichtige, meist größere Aufgaben ohne kritische Deadline einzuplanen. Entscheidend ist daher, nicht jeder Aufgabe die gleiche Aufmerksamkeit zu schenken. Mache dir dazu bewusst, dass deine Ressourcen begrenzt sind, du nicht unendlich viel Zeit zu Verfügung hast (Zeitquantität) und auch dein Leistungsvermögen je nach Tageszeit variiert (Zeitqualität). Überlege dir daher Strategien für die einzelnen Quadranten, bspw. diese:
Gestaltungsspielraum kann durch einen veränderten Umgang mit B- und C-Aufgaben entstehen. Aufgrund der höheren Dringlichkeit kann es leichter fallen, C-Aufgaben zu bearbeiten, worunter die wichtigeren B-Aufgaben leiden können. Es hilft, wenn du für die B-Aufgaben, die auch umfangreicher vom Zeitbedarf sein können, regelmäßig Zeitfenster in deinem Leistungshoch einplanst. Bei den C-Aufgaben kann es hingegen sinnvoll sein, mit festen zeitlichen Begrenzungen zu arbeiten oder auch mehrere kleine Aufgaben zu einem Paket zu bündeln. Begleitend kannst du Self-Monitoring einsetzen, um herauszufinden, welche Art von Aufgaben (Schreiben, Lesen, Mitschriften-Nachbearbeiten etc.) sich zu welchen Tageszeiten am besten einplanen lassen. So kannst du Routinen entwickeln, die Entscheidungen erleichtern können.
