Campus-Support
evasys
Informationen zum Datenschutz
Die Universität Bielefeld verpflichtet sich, datenschutzrechtliche Bestimmungen einzuhalten. Die Datenschutzerklärung der Evaluations- und Umfragesoftware evasys an der Universität Bielefeld (PDF) informiert Nutzende der Evaluations- und Umfragesoftware evasys an der Universität Bielefeld (das System) über die Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb des Systems. Evasys ist eine webbasierte Software, mit der sich Umfragen unter Nutzung verschiedener Umfragemedien (online- und/oder papierbasiert) und Umfragemodi (z. B. per Onlinelink oder im TAN-Verfahren) erstellen, veröffentlichen und durchführen lassen. Die Befragungsergebnisse werden auf den Servern des Bielefelder IT-Servicezentrums (BITS) erfasst und können von den Umfrageersteller*innen mit internen Funktionen ausgewertet und/oder exportiert werden. Die Teilnahme an Umfragen ist grundsätzlich ohne Anmeldung möglich.
Ob in einer Umfrage personenbezogene Daten erhoben werden, obliegt den für die jeweilige Befragung verantwortlichen Umfrageersteller*innen. Über die Verarbeitung personenbezogener Daten müssen die Umfrageersteller*innen auf der Startseite der Umfrage informieren und erforderlichenfalls eine Einwilligungserklärung einholen. Für die inhaltliche Gestaltung und Bereitstellung der umfragespezifischen Datenschutzhinweise sind Umfrageersteller*innen selbst verantwortlich. Mehr Informationen über die Rechte und Pflichten von Umfrageersteller*innen finden sich in den allgemeinen Nutzungsbedingungen für die Evaluations- und Umfragesoftware evasys an der Universität Bielefeld (PDF).
Inhaltliche Unterstützung bei datenschutzrechtlichen Fragen
Der evasys-Support und das TiL-Team können Nutzenden nur bei technischen Fragen bezüglich der Einbindung von Datenschutzhinweisen in einer evasys-Umfrage behilflich sein. An der Universität Bielefeld gibt es jedoch unterschiedliche Informations- und Beratungsstellen, die Umfrageersteller*innen bei der inhaltlichen Gestaltung unterstützen können:
- Auf der Webseite „Informationen und Beratung“ der Ethik-Kommission finden Sie unter anderem Vorlagen für Einwilligungs- und Datenschutzerklärungen für Forschungsprojekte.
- Die Ethik-Kommission prüft und bewertet auch auf Antrag Forschungsvorhaben nach ethischen Kriterien und gibt Stellungnahmen zu einzelnen Forschungsvorhaben ab.
- Das Kompetenzzentrum Forschungsdaten unterstützt bei Fragen zum Management von Forschungsdaten, Teilnehmer*inneninformationen und Einwilligungserklärungen.
- Eine weitere Anlaufstelle könnten die Datenschutz- und Informationssicherheitskoordinator*innen (DISK) Ihrer Fakultät/Abteilung/Einrichtung sein. Im PEVZ finden Sie eine Liste mit allen DISK.
Technische Einbindung der Datenschutzhinweise in einer evasys-Umfrage
Es gibt zwei Orte, an denen Sie Datenschutzhinweise in evasys einbinden können:
- Im Fragebogeneditor können Sie die Datenschutzinformationen als Link in einem Textfeld hinterlegen oder die Informationen komplett in einem Freitext eingeben.
- Innerhalb eines selbst erstellten Onlinetemplates (nur für Onlineumfragen) können Sie Datenschutzhinweise in der Fußzeile hinterlegen. In der Onlineumfrage befindet sich dann später auf jeder Seite in der Fußzeile ein Link zu den Datenschutzhinweisen. Klicken Teilnehmende auf den Link, öffnet sich ein Pop-up-Fenster mit den im Onlinetemplate hinterlegten Informationen. Wenn Sie im Onlinetemplate nur einen Link eingetragen haben, zeigt das Pop-up-Fenster die verlinkte Webseite. Haben Sie die Datenschutzhinweise als Text hinterlegt, erscheint der entsprechende Text im Pop-up-Fenster.
Hinweis: Sie können PDF-Dokumente auf externen Webseiten veröffentlichen und zu diesen verlinken. Beispielsweise könnten Sie die Datenschutzhinweise als PDF auf sciebo hochladen sowie veröffentlichen. Sciebo ist ein Cloud-Speicherdienst von und für Hochschulen in NRW, der das Speichern und Teilen von Daten ermöglicht. Mehr Informationen bezüglich der Nutzung von sciebo finden sich auf der Website des BITS.
Anleitung: Datenschutzinformationen als Link in einem Textfeld hinterlegen
- Fragebogenelement hinzufügen/öffnen: Klick auf entsprechendes Fragebogenelement (z. B. Freitexte) im Untermenü „Hinzufügen“ der Editorsteuerung, um ein neues Element hinzuzufügen oder Doppelklick auf ein bestehendes Fragebogenelement, um es zu bearbeiten.
- Link im Textfeld hinterlegen:
- Option 1: Klick auf das Link-Symbol. Eingabe der URL (Linkadresse) und einer Beschreibung. Die Beschreibung ist später in der Umfrage der sichtbare Text.
- Option 2: Text, der verlinkt werden soll, im Textfeld eingeben, markieren und auf das Link-Symbol klicken. Der markierte Text wird als Beschreibung des Links übernommen.
- Einstellungen bestätigen und Fragebogenelement hinzufügen: Klick auf [Übernehmen]
Hinweis: „Die URL (die Linkadresse) muss vollständig mit http://www.example.com hinterlegt sein. Links öffnen sich browserabhängig in einem neuen Fenster oder einem neuen Reiter (Tab)“ (Handbuch Fragebogeneditor, Seite 30)
Anleitung: Datenschutzinformationen als Freitext hinterlegen
- Freitextassistent aufrufen: Klick auf „Freitext“ im Untermenü „Hinzufügen“ der Editorsteuerung
- Freitext formulieren: Datenschutzinformationen ins Textfeld eingeben
- Einstellungen bestätigen und Freitext hinzufügen: Klick auf [Übernehmen]
Anleitung: Datenschutzhinweise in einem selbst erstellten Onlinetemplate hinterlegen
Für Personen mit persönlichem Nutzungskonto:
- Öffnen der Onlinetemplate-Verwaltung: Einstellungen>Onlinetemplates
- Klick auf [Neues angepasstes Onlinetemplate anlegen]
- Basistemplate auswählen: Designtemplate auswählen (empfohlen)
- Neuen Namen für des Onlinetemplate vergeben
- Im Datenschutztextfeld den Link auf Ihre Datenschutzhinweise hinterlegen oder den Text des Datenschutzhinweises direkt eingeben
- Optional: Andere Einstellungen am Onlinetemplate vornehmen, z. B. Farbset an das Corporate Design der Universität Bielefeld anpassen
- Einstellungen bestätigen: Klick auf [Übernehmen]
Für Personen mit Teilbereichszugang
- Öffnen der Onlinetemplate-Verwaltung: Einstellungen>Onlinetemplates
- Das Template „Design Template UBI 2.0 (Empfehlung)" von Evelyn Schmidt kopieren und Kopie bearbeiten
- Farbset ist bereits an das Corporate Design der Universität angepasst
- Neuen Namen für das Onlinetemplate vergeben
- Im Datenschutztextfeld den Link auf Ihre Datenschutzhinweise hinterlegen oder den Text des Datenschutzhinweises direkt eingeben
- Optional: Andere Einstellungen am Onlinetemplate vornehmen
- Einstellungen bestätigen: Klick auf [Übernehmen]
Hinweis: Das Onlinetemplate kann beim und nach dem Erstellen einer Umfrage ausgewählt werden. Mehr Informationen zu Onlinetemplates entnehmen Sie bitte dem Anwenderhandbuch für Teilbereichadmins (PDF) bzw. dem Handbuch für Personen mit persönlichen Nutzungskonto (PDF).