Bielefelder IT-Servicezentrum

Die Universität Bielefeld ist eine vom Land NRW getragene, rechtsfähige Körperschaft des öffentlichen Rechts. Sie wird durch die Rektorin, Frau Prof. Dr. Angelika Epple, vertreten.

1.1 Kontaktdaten des Verantwortlichen

Universität Bielefeld
Universitätsstraße 25
D-33615 Bielefeld
Tel.: 0521 / 106-00
Email: post@uni-bielefeld.de
Web: https://www.uni-bielefeld.de

1.2 Fachlicher Ansprechpartner

E-Mail: sebastian.sporleder@uni-bielefeld.de
Tel.: +49 521 106 2622

1.3 Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten

Die behördliche Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter:

Universität Bielefeld
Datenschutzbeauftragte
Universitätsstraße 25
33615 Bielefeld
Tel.: 0521 106-5225
E-Mail: datenschutzbeauftragte@uni-bielefeld.de

Im Rahmen der Bereitstellung und Nutzung von Confluence Cloud (Atlassian) werden personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken verarbeitet.

Zweck: Bereitstellung einer kollaborativen Arbeits- und Dokumentationsplattform (Wissensmanagement, Projektarbeit, Lehre, Verwaltung)

Verarbeitete Datenkategorien:

• Basis-Identifikationsdaten
  (Name, Vorname, Benutzername)
• Kontaktdaten
  (dienstliche E-Mail-Adresse, Gruppen- und Bereichszugehörigkeiten)
• Account-, Rollen- und Berechtigungsdaten
  (Zugriffsrechte, Rollen, Profileinstellungen)
• Nutzungs- und Protokolldaten
  (Login-Daten, IP-Adresse, Zeitstempel, Bearbeitungsaktivitäten, Geräte- und Browserinformationen, technische Logs)
• Inhaltsdaten
  (Texte, Seiteninhalte, Tabellen, Kommentare, Dateien und Anhänge, die durch Nutzer*innen erstellt oder hochgeladen werden; diese können personenbezogene Daten enthalten)
• Support- und Administrationsdaten
  (Supportanfragen, Ticketinhalte, Fehlermeldungen, Logauszüge)

Die Verarbeitung dient der Unterstützung von Arbeitsprozessen in Technik und Verwaltung, Studium und Lehre sowie – im Einzelfall – wissenschaftlicher Zusammenarbeit.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. e EU‑DSGVO.

Die Verarbeitung erfolgt zur Wahrnehmung von Aufgaben im öffentlichen Interesse gemäß § 3 Abs. 1 Hochschulgesetz NRW (HG NRW) in Verbindung mit § 18 Abs. 1 DSG NRW (Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext) sowie Art. 88 EU‑DSGVO.

Soweit Confluence im Rahmen wissenschaftlicher Tätigkeiten genutzt wird, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich unter Beachtung des § 17 DSG NRW (Forschung und Statistik).

4.1 Interne Empfänger

Innerhalb der Universität Bielefeld erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen (z. B. Administratorinnen des BITS, Bereichsadministratorinnen, berechtigte Nutzer*innen der jeweiligen Arbeitsbereiche).

4.2 Auftragsverarbeitung

Für die Bereitstellung von Confluence Cloud setzt die Universität Bielefeld einen externen Dienstleister als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 EU‑DSGVO ein:

Atlassian Pty Ltd
Level 6, 341 George Street
Sydney NSW 2000
Australien

sowie

Atlassian, Inc.
350 Bush Street
San Francisco, CA 94104
USA

Mit Atlassian wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 EU‑DSGVO geschlossen.

Atlassian setzt seinerseits Subdienstleister (z. B. Amazon Web Services für Hosting-Leistungen) ein.

4.3 Drittlandübermittlung

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer (z. B. USA, Australien) kann im Rahmen der Nutzung von Confluence Cloud nicht ausgeschlossen werden.

Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage:

• eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission gemäß Art. 45 DSGVO (EU‑US Data Privacy Framework, soweit zertifiziert), sowie
• der EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erfüllung der jeweiligen Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Im Einzelnen gelten insbesondere folgende Regelungen:

• Accountdaten:
  Löschung nach Kontodeaktivierung; verbleibende Daten werden nach 30 Tagen endgültig aus der Live-Datenbank entfernt.
• Audit- und Protokolldaten:
  Speicherung in der Regel bis zu 90 Tage.
• Inhaltsdaten:
  Speicherung grundsätzlich für die Dauer des aktiven Abonnements.
  Gelöschte Inhalte verbleiben zunächst im Papierkorb des jeweiligen Bereichs und werden nach endgültiger Löschung entfernt.
  Nach Vertragsende erfolgt eine vollständige Löschung gemäß den vertraglichen Vereinbarungen mit Atlassian.
• Supportdaten:
  Speicherung für die Dauer der Supportbeziehung; Löschung gemäß den Support- und Aufbewahrungsrichtlinien von Atlassian.

Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die EU‑DSGVO gewährten Rechte geltend machen:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 EU‑DSGVO),
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 EU‑DSGVO),
• Recht auf Löschung (Art. 17 EU‑DSGVO),
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 EU‑DSGVO),
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 EU‑DSGVO).

Sie haben außerdem das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 EU‑DSGVO), insbesondere bei der:

Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf