Bielefelder IT-Servicezentrum

Über Sympa-Mailinglisten des DFN-Vereins lassen sich moderierte Listen erstellen und verwalten. Die Adressen der Listen werden in der Form ubi-listenname@listserv.dfn.de bereitgestellt.

Weitere Informationen zu dem Service gibt es beim DFN:
https://www.listserv.dfn.de/sympa

Optionen

Listentyp-Vorlagen:

Öffentliche Diskussions-Liste
Jede*r kann die Liste abonnieren (auch Externe). Die Eigentümer*innen werden benachrichtigt, wenn neue Nutzer*innen die Liste abonnieren.
Abonnent*innen können direkt E-Mails an die Liste senden. E-Mails von anderen Absender*innen werden moderiert.
Das Archiv der Liste ist für Abonnent*innen sichtbar.

Hotline-Liste
Für das Abonnieren der Liste ist die Bestätigung des/der Eigentümer*in notwendig.
Jeder kann E-Mails an die Liste senden (auch Externe).
Das Archiv der Liste ist für Abonnent*innen sichtbar.

Newsletter
Jede*r kann die Liste abonnieren (auch Externe).
Nur Moderatoren können E-Mails an die Liste senden.
Das Archiv der Liste ist für Abonnenten sichtbar.

Private Arbeitsgruppe
Für das Abonnieren der Liste ist die Bestätigung des/der Eigentümer*in notwendig.
Abonnent*innen können direkt E-Mails an die Liste senden. E-Mails von anderen Absender*innen werden moderiert.
Das Archiv der Liste ist für Abonnent*innen sichtbar.

Zur Information:
Bei den Listentypen handelt es sich um Vorlagen zum Anlegen einer neuen Liste. Nach dem Anlegen der Liste können alle Konfigurationsparameter einzeln angepasst werden.

Zielgruppe

• Beschäftigte

Zugang

• Gesonderter Account und Passwort auf dem Listserv vom DFN.
  Diesen VOR der Beantragung unter https://www.listserv.dfn.de/sympa/firstpasswd einrichten.

Beantragung

Die Beantragung erfolgt durch die zuständige EDV-Betreuung an servicedesk@uni-bielefeld.de. Hierzu werden folgende Informationen benötigt:

• Gewünschter Name der Liste/Adresse in der Form ubi-listenname@listserv.dfn.de
• kurzer Betreff der Liste (Wird in der Listenübersicht angezeigt)
• Beschreibung der Liste
• Listentyp (siehe oben unter Optionen)
• Administrator*in (persönliche E-Mail Adresse) der Liste
• ggf. zusätzliches EDV-Betreuungskonto als weitere Listeneigentümer*in

Datenschutz

• Datenschutzhinweise DFN-Listserv

Listenadministrator*innen sind verantwortlich dafür, dass die Abonnenten ihrer Mailing-Liste umfassend über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten informiert werden. Dazu gehört das Erstellen und Bereitstellen von Datenschutzhinweisen, die klar und verständlich die Art und Weise der Datenverarbeitung darlegen.

Diese Hinweise sollten die rechtlichen Grundlagen, die Zwecke der Datenverarbeitung, die Art der erhobenen Daten und die Rechte der Abonnenten umfassen.

Beim Erstellen der Datenschutzhinweise sollten Listenadministrator*innen zunächst die spezifischen Datenverarbeitungsprozesse ihrer Liste identifizieren und dokumentieren. Dazu gehören Informationen darüber, welche Daten von den Abonnenten gesammelt werden (z. B. E-Mail-Adressen, Namen), zu welchen Zwecken diese Daten verwendet werden (z. B. Versand von E-Mails, Verwaltung der Liste).

Die Datenschutzhinweise sollten weiterhin die rechtlichen Grundlagen der Datenverarbeitung erläutern, in der Regel die Einwilligung der Abonnent*innen oder ein berechtigtes Interesse der Organisation. Es ist auch wichtig, die Rechte der Abonnenten detailliert zu beschreiben, einschließlich des Rechts auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer Daten.

Um sicherzustellen, dass die Datenschutzhinweise leicht zugänglich sind, sollten sie an mehreren Stellen verfügbar gemacht werden: auf der Anmeldeseite der Mailing-Liste, in der Willkommensnachricht an neue Abonnenten und auf einer gut sichtbaren Stelle im Webportal der Liste, falls vorhanden. Regelmäßige Erinnerungen und Hinweise in jeder versendeten E-Mail können ebenfalls dazu beitragen, dass die Abonnenten jederzeit über ihre Datenschutzrechte informiert sind.

Indem Listenadministrator*innen diese Schritte befolgen, stellen sie sicher, dass ihre Mailing-Listen den Datenschutzanforderungen entsprechen und die Abonnenten transparent über die Verarbeitung ihrer Daten informiert sind.

Die Datenschutzhinweise für die Liste können auf der Listen-Homepage (siehe Beispiel) platziert werden.