Kontaktieren Sie ihre zuständige EDV-Betreuung, um eine neue Sympa-Liste einzurichten. Dafür werden folgende Daten benötigt:
Senden Sie eine E-Mail an ihre bestehende Mailman-Liste, um die Mitglieder zu informieren und sie aufzufordern, sich bei der neuen Liste anzumelden.
Beispieltext:
Betreff: Umstellung unserer Mailingliste auf neuen Server
Inhalt:
Liebe Mitglieder,
wir ziehen mit unserer Mailingliste um. Bitte melden Sie sich bis dd.mm.jjjj bei der neuen Liste an, um weiterhin informiert zu bleiben:
Besuchen Sie: [Link zur neuen Liste]
Folgen Sie den Anweisungen zur Anmeldung.
Datenschutzhinweise finden Sie hier:
https://www.uni-bielefeld.de/einrichtungen/bits/services/kuz/mailinglisten/datenschutz/
Vielen Dank für Ihre Kooperation!
Freundlichen Grüße
Mitgliederliste abrufen:
Senden Sie eine E-Mail an LISTENNAME-request@DOMAIN mit dem Betreff who LISTENPASSWORT.
Beispiel:
An: testliste-request@lists.uni-bielefeld.de
Betreff: who Passwort123
Ersetzen Sie LISTENNAME, DOMAIN, und LISTENPASSWORT durch die entsprechenden Informationen Ihrer Mailingliste.
Bestellen Sie die neue Liste bei der zuständigen EDV-Betreuung.
Nach Erhalt der Mitgliederliste per E-Mail, importieren Sie die Liste in die neue Sympa-Liste über die Administrationsoberfläche.
Beispieltext:
Betreff: Wichtige Information zur Migration unserer Mailingliste – Opt-Out-Option
Inhalt:
Liebe Mitglieder,
wir möchten Sie darüber informieren, dass unsere Mailingliste auf einen neuen Listenserver umzieht. Im Rahmen dieser Migration werden wir Ihre E-Mail-Adresse von der alten Mailman-Liste auf die neue Sympa-Liste mit das Adresse <LISTENADRESSE> übertragen, um eine nahtlose Fortführung der Kommunikation zu gewährleisten.
Sollten Sie nicht wünschen, dass Ihre E-Mail-Adresse in die neue Liste übernommen wird, haben Sie die Möglichkeit, sich abzumelden (Opt-Out). LINK ZUM LISTEN INTERFACE MIT ABMELDEN KNOPF
Falls Sie keine Aktion unternehmen, gehen wir davon aus, dass Sie weiterhin Teil der Liste bleiben möchten und stimmen der Übertragung Ihrer E-Mail-Adresse zu.
Wir danken Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit und Unterstützung während dieser Umstellung. Bei Fragen oder Anliegen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Datenschutzhinweise finden Sie hier:
https://www.uni-bielefeld.de/einrichtungen/bits/services/kuz/mailinglisten/datenschutz/
Mit freundlichen Grüßen
Bei der Migration von Mailinglisten von Mailman zu Sympa sind aus Datenschutzperspektive mehrere wichtige Aspekte zu beachten. Stellen Sie sicher, dass alle personenbezogenen Daten der Mitglieder, wie E-Mail-Adressen, vertraulich behandelt werden. Diese Daten sollten nur für den Zweck der Migration verwendet werden. Beschränken Sie den Zugriff auf die Mitgliederdaten auf diejenigen Personen, die direkt an der Migration beteiligt sind und über die entsprechenden Berechtigungen verfügen.
Informieren Sie die Mitglieder über die Migration und die Verarbeitung ihrer Daten. Geben Sie klar an, welche Daten übertragen werden und wie diese verwendet werden in dem Sie auf unsere Datenschutzhinweise in der Kommunikation verweisen. Übertragen Sie nur die notwendigsten Daten und verzichten Sie auf die Migration von unnötigen oder veralteten Informationen.
Löschen Sie nach Abschluss der Migration alle Datenkopien, die nicht mehr benötigt werden, insbesondere solche, die auf lokalen Systemen oder in E-Mails gespeichert wurden. Durch die Beachtung dieser Punkte wird sichergestellt, dass die Migration unter Einhaltung der Datenschutzbestimmungen erfolgt und die Rechte der Listenmitglieder geschützt werden.