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IT an der Fakultät für Chemie

Hinweise, Tipps und FAQs

In der folgenden Übersicht sind die häufigsten erfolgreichen Lösungen für viele Fragen und Probleme rund um die Uni- und Fakultäts-IT aufgeführt.
Weitere Informationen und detaillierte Anleitungen zu allen wichtigen Diensten sind auf den Webseiten des BITS zu finden.

Accounts & Logins: PRISMA, BIS, PEVZ, ekVV, Lernräume

Fast alle persönlichen Accounts und Unidienste werden zentral in dem Managementportal PRISMA verwaltet.
Verlängerungen oder auch neue Accounts können hier selbst beantragt werden. Hierbei bitte immer auch eine Begründung sowie die Zugehörigkeit zu Arbeitsgruppen oder Abteilungen angeben.

Bei Problemen mit Diensten des BIS (eKVV, PEVZ) bitten den Support des BIS kontaktieren.

In Ausnahmefällen ist die Erstellung von Accounts mit dem Mitarbeiter*innenstatus "EXTERN" nötig:

  • Neue Mitarbeiter*innen die vor Vertragsbeginn anfangen zu arbeiten.
  • Ehemalige Doktorand*innen die z.B. noch an Veröffentlichungen arbeiten.
  • Externe Mitarbeiter*innen von z.B. Teutolab oder Lehrbeauftragte
  • Neue Student*innen bei denen sich die Zuteilung einer Matrikelnummer verzögert.
  • Gasthörer für eine Lehrveranstaltung mit Lernraum oder Lernraum-Plus. Bitte unten die Hinweise beachten.

Für die Erstellung eines neuen Accounts mit dem Status "EXTERN" werden die folgenden Informationen benötigt:

Uni-ID/Matrikelnummer (falls bekannt):
Titel:
Nachname:
Vorname:
Namenszusatz:
Geschlecht (mdw):
Geburtsdatum (JJJJ-MM-TT):
Private E-Mailadresse:
Verantwortliche Person:
Ablaufdatum (JJJJ-MM-TT):
Begründung, Zweck:

Hinweise:

  • Die verantwortliche Person muss den Status "Mitarbeiter*in" besitzen.
  • Bei externem Zugang zu Lehrveranstaltungen ist die erste lehrende Person aus dem eKVV die verantwortliche Person. Das Einverständniss dieses Lehrenden bitte zusammen mit den o.g. Daten einreichen.
  • Die private E-Mailadresse wird für den Self-Service (Passwort-Reset etc.) benötigt.
  • Falls es eine betreuende Einrichtung im PEVZ (z.B. Arbeitsgruppe, Abteilung) gibt, sollte dort durch diese ein Eintrag für die externe Person angelegt werden.

Erstellt werden können Accounts mit dem Status "EXTERN" von den IT-Beauftragten der Fakultät.

Bitte im Managementportal PRISMA das Produkt "CMS: Zugriff auf mitarbeitergeschützte
Bereiche
" bestellen und den Einkaufswagen absenden.

Hinweise hierzu sind rechts auf der Login-Seite des BIS zu finden.
Bei Problemen mit Diensten des BIS (eKVV, PEVZ) bitten den Support des BIS kontaktieren.

Hinweise für neue Mitarbeiter*innen zum sog. Prozess des "Onboardings" sind hier zusammengefasst.

Zusätzliche Hinweise:

  • Neue Mitarbeiter*innen bekommen 14 Tage vor Vertragsbeginn eine E-Mail an die bei der Einstellung angegebene private Adresse. Mittels diese E-Mail kann das Startpasswort für das Managementportal PRISMA via SMA an die eigenen Mobilfunknummer geschickt werden.
  • Am Tag des Vertragbeginns wird das persönliche AD-Konto (E-Mail und Login) automatisch erzeugt. Hier können jetzt mit Hilfe von PRISMA Passwörter gesetzt werden.
  • Bei weiteren Fragen hilft gerne auch die IT-Betreuer*innen der Arbeitsgruppen und Abteilungen weiter.

In einem solchen Fall wurde meistens vergessen in PRISMA den Warenkorb (oben rechts) mit der Bestellung abzuschicken.

Die Verwaltung von Zugangsberechtigungen zur Infrastruktur (Netzlaufwerke, Mailverteiler, Kalender, Drucker, Spektrenserver etc.) der Arbeitsgruppen und Abteilungen liegt bei der jeweiligen IT-Betreuung.

Organisatorisches

Ein neuer SAP-Zugang, Rechte an PSP-Elementen oder Zugänge zu bestimmten SAP-Systemn können bei der Fakultätsverwaltung der Chemie beantragt werden.

Bei akuten Problemen (Login, Fehler im System, Fehlfunktionen etc.) mit SAP hilft der Service Desk des BITS:

Mo. – Fr. 08:00 – 16:00 Uhr
Tel.: 0521-106-6000
E-Mail: servicedesk@uni-bielefeld.de

 

Änderungen am PEVZ (BIS) auf Arbeitsgruppen- und Abteilungsebenen wie z. B. die Aufnahme neuer Mitarbeiter*innen oder die Erteilung des Status "lehrend tätig" zwecks Zugriff auf eigene Lehrveranstaltungen werden von den jeweiligen Sekretariaten durchgeführt.
Auf Fakultätsebene werden Änderungen am PEVZ von der Fakultätsverwaltung durchgeführt.

Termine und Neuigkeiten werden in der Regel von der Fakultätsverwaltung in den Blog und somit auf die Webseite eingetragen.

GDCh-Termine werden vom Sekretariat des aktuellen Vorsitz verwaltet.

Die Webseiten von Arbeitsgruppen und Abteilungen werden in er Regel von der jeweiligen IT-Betreuung gepflegt.

Technisches: Software, Hardware, Netzwerk

Hierbei handeln es sich um eine bekannte Besonderheit der verwalteten Rechner: Sie versuchen immer Kontakt zur Uniinfrastruktur herzustellen - dies ist jedoch außerhalb der Uni nur mittels VPN möglich. Beim Hochfahren des Rechners gibt es jedoch noch kein VPN, der Rechner versucht es aber trotzdem, sobald er eine aktive Netzwerkverbindung vorfindet.

Lösung: Dem Rechner beim Hochfahren keine aktive Netzwerkverbindung bieten. Am einfachsten ist dies möglich, in dem WLAN-Profile nicht auf "automatisch verbinden" gestellt werden. Dann startet ein moderner Laptop in der Regel innerhalb weniger Sekunden.

  1. Keine Panik!
  2. Sofort professionelle Unterstützung suchen, falls jemand nicht erreichbar ist nicht scheuen in dringenden Fällen (z.B. Virus oder Phishing-Unfall) eine Ebene höher nachzufragen:
  3. Bei Verdacht auf Phishing: Via PRISMA Accounts und Passwörter selbst sperren oder sperren lassen
  4. Keine weiteren eigenen Rettungsversuche o.ä. unternehmen:
    • Bei Verdacht auf Virenbefall keine "Reinigungstipps" aus dem Internet oder Computerzeitschriften versuchen.
    • Bei Problemen mit Datenträgern: Abschalten und Rat suchen, keine eigenen Kopierversuche starten, diese richten oft mehr Schaden an, als das sie helfen.
  5. Diffuse Probleme wie "Mein Rechner ist gerade irgendwie langsam" oder "ein Programm mag gerade nicht starten" ist kein dringender Fall. Hier hilt oft ein einfacher Neusstart des Rechners.

TeamChat 2.0 ist das voll verschlüsselte (MATRIX-Technologie) Einzel- und Gruppenchatsystem der Uni Bielefeld.
TeamChat 2.0 ersetzt TeamChat "RocketChat".

Weitere Informationen dazu finden sich hier: https://www.uni-bielefeld.de/teamchat2

Angehörige der Chemie können bei gemangeten Rechnern die Client-Software "Element Desktop" im Portalmanager anklicken und so selbst installieren.

 

Thunderbird XULRunner Error

Manchmal erscheint beim Starten von Thunderbird (seltener auch Firefox) die abgebildete Fehlermeldung.

Die Ursache dafür ist jedoch meistens harmlos: Thunderbird macht gerade ein Update von sich selbst.
Daher hilft es hier die Fehlermeldung zu schließen und zehn Minuten (oft auch viel weniger) zu warten. Anschließen kann Thunderbird gestartet werden.

Beim Eintippen des Namens eines weiteren Postfaches oder eines Kalenders wird nach mehrfacher Nutzung automatisch eine Liste mit dem vervollständigten Namen zum Anklicken eingeblendet. Die Einträge in dieser Liste laufen leider regelmäßig ab und funktionieren nicht mehr!

Lösung: Die Liste ignorieren und den vollständigen Namen incl. @uni-bielefeld.de eintippen und Enter drücken.

Sonstiges

Die Datenbank SciFinder wird an der Universität Bielefeld von der Bibliothek als Recherchewerkzeug zur Verfügung gestellt.

Weitere Informationen sowie die erforderlichen Schritte zur Anmeldung sind hier zu finden:

https://ub-bielefeld.digibib.net/eres/record/dbis:103013

Bei Fragen zu SciFinder oder zu anderen Bibliotheksdiensten für die Chemie bitte die Bibliotheksbeauftragten der Chemie kontaktieren.


IT-Sicherheit

Einigen Grundregeln für den sicheren Umgang mit Daten, Computern und Laptops sowohl im dienstlichen als auch im privaten Umgang:

  • Anti-Viren / anti-Malware-Software einsetzen:
    • Auf dienstlichen Rechnern und Laptops muss Sophos Intercept X installiert sein.
      Auf allen gemanagten Rechnern ist dieses bereits vorinstalliert
    • Auf privaten Rechnern und Laptops die auch dienstlich genutzt werden sollte Sophos Home Premium installiert sein.
    • Weitere Infos und Downloads sind auf den Webseiten des BITS zu finden
  • Sensible Daten im Sinne der DSGVO (Personaldaten, Forschungsergebnisse, Gutachten) nicht auf unverschlüsselten oder privaten Laptops verarbeiten oder aus der Uni heraustragen!
    Dienstliche gemanagte Laptops sind i.d.R. mit BitLocker verschlüsselt und können verwendet werden.
  • USB-Geräte (Sticks, PenDrives, externe Festplatten, MP3-Player, Mobiltelefone) zum Datentransport vermeiden:
    • USB-Geräte sind leider sehr gut geeignet Viren, Würmer und Trojaner zu verbreiten.
    • Unverschlüsste USB-Geräte die verloren gehen sind ein beachtliches Datenleck! Im Zweifelsfall auch mit BitLocker verschlüsseln!
  • Keine sensiblen Daten auf universitätsfremden und ggf. kommerziellen Speichersystemen (z. B. Dropbox, iCloud, WindowsLive Skydrive, Office365, Google Kalender, Google Docs o.ä.) lagern oder verarbeiten.
    Auch auf Sciebo dürfen nicht alle Arten von Daten gespeichert werden!
  • Nicht mit Administrator-Rechten arbeiten (auf allen gemanagten Rechnern nicht möglich).
  • Wichtige Daten niemals ausschließlich auf USB-Sticks vorhalten.
  • Niemals Warn- oder Fehlermeldungen von Virenprogrammen, Firewalls oder System-Updatern ignorieren oder "wegklicken" - im Zweifelsfall immer die IT-Betreuer informieren!
  • Plötzliches "seltsames" Verhalten eines Computers niemals ignorieren - im Zweifelsfall immer die IT-Betreuer informieren!
  • Passwörter niemals mehrfach nutzen und niemals aufschreiben.

Informationen der Uni zum Thema IT-Sicherheit


PCs und Laptops

PCs und Laptops werden seit der Einführung von Windows 10 mit dem Desktop-Managementsystem "Ivanti" verwaltet.
Dies hat für die Anwender*innen eine Reihe von Vorteilen:

  • Neue PCs und Laptops können innerhalb weniger Stunden inklusive der gewünschten Softwareausstattung einsatzbereit gemacht werden
  • Alles PCs und Laptops unterliegen der mit dem Personalrat und dem Datenschutz abgestimmten Konfiguration. Dies ist insbesondere für Windows 10 wichtig da dies auf anderem Wege nicht datenschutzkonform betrieben werden kann.
  • Anwender*innen können Software bei Bedarf selbsttätig aus dem Portal-Manager (s.u.) nachinstallieren
  • Sicherheitsupdates für Windows und Anwendersoftware werden durch das Desktop-Managementsystem eingespielt. Dieser Mechanismus ist deutlich robuster und zuverlässiger als der windowseigene. Dies ist insbesondere bei Laptops bemerkbar.
  • Laptops werden mit der Datenträgerverschlüsselung "BitLocker" gesichert. Bei einem Verlust des Laptops kann niemand mit vernünftigem Aufwand die Daten auslesen.
  • Die Anmeldung erfolgt mit dem persönlichen Uni-Login, es ist keine weiteres lokales Konto nötig.
  • Automatische Grundversorgung mit Ressourcen: Drucker, persönlicher Speicherplatz und Fakultätsspeicherplatz werden vollautomatisch konfiguriert
  • Automatische Software-Lizenzierung (ChemDraw, Mestrenova, Diamond, Origin).
  • Automatische Überprüfung sicherheitsrelevanter Einstellungen und Software: Updates, Patches, Anti-Virus, Anti-Malware

Installation von Software

Software kann selbsttätig mithilfe des Portal-Managers installiert werden. Sollte der Portal Manager nicht zur Verfügung stehen bitte den lokalen IT-Betreuer der Abteilung kontaktieren oder die Hinweise zur manuellen Installation beachten.

Software, Campus-Lizenzen

ChemDraw Ultra

ChemDraw Ultra

ChemDraw ist u.a. ein Programmpaket für chemische Strukturzeichnungen und NMR-Vorhersagen.

Für die Registrierung senden Sie eine E-Mail von Ihrem Postfach an der Universität Bielefeld unter Angabe Ihrer Fakultät/Einrichtung an folgende Adresse: chemdraw@uni-bielefeld.de
Ihre E-Mail wird zur Dokumentation der Registrierung gespeichert.

HINWEIS: Falls Sie nicht der Fakultät für Chemie angehören, können Ihrer Fakultät/Einrichtung u. U. Kosten entstehen oder die Nutzung/Registrierung kann verwehrt werden.

Nach der genehmigten Registrierung per E-Mail erhalten Sie als Antwort Hinweise zum Download und zur Aktivierung von ChemDraw.

ChemDraw steht im Portal-Manager zur Verfügung

Gaussian

Gaussian und GaussianView können im Rahmen von Lehrveranstaltungen genutzt werden. Weitere Informationen hierzu gibt es in den jeweiligen Veranstaltungen.

Bei Fragen zum Download, zur Installation oder zur Anwendung bitte den Gaussian-Support kontaktieren.

Gaussian und GaussianView stehen im Portal-Manager zur Verfügung

Citavi

Weitere Informationen sowie Download- und Installationsanleitungen gibt es auf der Webseite der Bibliothek.

Citavi steht im Portal-Manager zur Verfügung

Diamond

Bezugsquelle: Fakultäts-Netzlaufwerk (siehe unten) oder Crystal Impact download page

Diamond steht im Portal-Manager zur Verfügung

Mestrenova

Auswertung und Darstellung von NMR- und LC/GC/MS-Daten.
Internet: mestrelab.com
Campus-Lizenz für Version 14.3 (Basic: NMR und MS, Advanced Plugins: qNMR und Reaction Monitoring)
Bezugsquelle: Fakultäts-Netzlaufwerk (siehe unten) oder MestreLab download page
Lizenzen für manuelle Installation: \\ad.uni-bielefeld.de\dfs\uche\Software\lic\MestreNova

Bei Fragen zu Mestrenova bitte an die jeweilige Betreuungsperson oder an Dr. Andreas Mix wenden.

Mestrenova steht im Portal-Manager zur Verfügung

Origin Pro

Origin ist ein Analyse- und Darstellungsprogramm für wissenschaftliche Daten. Neben der Darstellung von Rohdaten in publikationsfähigen Grafiken in 2D und 3D beherrscht Origin viele Verfahren zur Datenanalyse.

Origin steht im Portal-Manager zur Verfügung


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