Campus-Support
Onboarding
Onboarding ins BIS für Mitarbeiter*innen
Für alle Campusmanagementanwendungen (z.B. eKVV, Personen- und Einrichtungsverzeichnis, Prüfungsverwaltung) und die daran angeschlossenen Dienste (z.B. Lernplattformen, Umfrage- und Evaluationssoftware EvaSys) wird das Web-Login verwendet, welches normalerweise komplett automatisch angelegt wird. Es erlaubt das bruchlose Hin- und Hernavigieren zwischen den verschiedenen Anwendungen und sorgt dafür, dass weniger unterschiedliche Accounts benötigt werden.
Damit neue Mitarbeiter*innen möglichst einfach auf ihre BIS-Anwendungen zugreifen können sind die folgenden Schritte nötig:
- Eintrag im PRISMA-Portal / Identity Management System
Der grundlegende Zugriff auf die Anwendungen der Universität wird im Identity Management System (IDM) erzeugt und verwaltet. Über das PRISMA Portal können Sie darauf zugreifen.
In der Regel geschieht der Eintrag im IDM / PRISMA im Rahmen der Einstellung im Dezernat "Personal und Organisation", dabei wird die Uni.ID erstellt, die als eindeutiges Merkmal einer Person verwendet wird. Dies gilt auch für Lehrbeauftragte, die in Fakultäten z.B. nur für ein Semester eingestellt werden.
Für externe Mitarbeiter*innen und die Lehrbeauftragten, die als Honorarkräfte direkt von der Fakultät beschäftigt werden, kann ein externer Zugang im PRISMA angelegt werden. Für die zentrale Verwaltung übernimmt das der Servicedesk im BITS, in den Fakultäten sind die EDV-Betreuer*innen dafür zuständig.
- Eintrag im PEVZ der Universität
Damit Mitarbeiter*innen auf die internen BIS-Anwendungen zugreifen können, müssen Sie im PEVZ eingetragen sein. Das ist das vollständige Personen- und Einrichtungsverzeichnis der Universität und zeigt die dienstlichen Kontaktdaten, sowie die organisatorische Zugehörigkeit aller Universitätsangehörigen an. Das PEVZ ist gleichzeitig die Grundlage für die Freigabe des Zugriffs auf die BIS-Anwendungen, die nur für Mitarbeitende zugänglich sind: Nur wer einen Eintrag im PEVZ hat, kann zum Beispiel in die Seiten des internen eKVV gelangen.
Das PEVZ wird in den Fakultäten und Einrichtungen gepflegt. Fehlt ein Eintrag oder ist er unvollständig, müssen die für die Pflege zuständigen Kolleg*innen direkt angesprochen werden. Man findet für jede Einrichtung die passende Ansprechperson, wenn man rechts neben dem Einrichtungs- oder Personeneintrag den Link "Kontaktpersonen für Korrekturwünsche" klickt.
Für einen vollständigen Eintrag sind eine persönliche Mailadresse und das korrekte Geburtsdatum sehr wichtig. Das Geburtsdatum wird niemals öffentlich angezeigt, es ist aber entscheidend für den Abgleich der Benutzerverwaltungen untereinander. Die Mailadresse wird zunächst für die Zustellung des Initialpasswortes gebraucht, sie wird aber auch nach außen dargestellt und ist Teil der öffentlich sichtbaren Kontaktinformationen.
- Automatische Verknüpfung zwischen PEVZ und IDM
Sobald neue Mitarbeiter*innen im IDM / PRISMA-Portal eingetragen sind und eine Uni.ID haben (bei Mitarbeiter*innen die gleichzeitig Studierende sind, ist das die Matrikelnummer), synchronisieren sich PEVZ und PRISMA automatisch. Bei der Synchronisation wird im Hintergrund beim PEVZ-Eintrag die Uni.ID zugeordnet. Im Normalfall ist damit das Login in die BIS Anwendungen bereits vorbereitet und wartet darauf, "abgeholt" zu werden.
- Der Selfservice
Wenn neue Mitarbeiter*innen ihren Zugang zu den BIS-Anwendungen bzw. zu zahlreichen Diensten der Universität benötigen, nutzen sie dafür den Selfservice. Den Einstieg findet man in der Anmeldemaske des Uni-Logins.
Hier gehts direkt zum Selfservice
Dabei wird ein Prozess in mehreren Schritten durchlaufen, bei dem Anmeldename und Startpasswort an die im PEVZ eingetragen Mailadresse geschickt werden.
- Wenn der Selfservice fehlschlägt
Der Selfservice kann genutzt werden, sobald eine Person im IDM / PRISMA angekommen und ihr Login automatisch freigeschaltet wurde. Wenn der Selfservice fehlschlägt, oder wenn Sie Fragen zu Ihrem Zugang haben, wenden Sie sich gern direkt an den BIS-Support
Bitte geben Sie dort an, ob Sie den SelfService benutzt haben und ob Ihnen eine Fehlermeldung angezeigt wurde.
Schicken Sie dem BIS-Support auf keinen Fall Ihr Passwort!