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    Teilnahmemanagement Funktion

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So funktioniert das Teilnahmemanagement

Lehrende und Belegmanager*innen können das Teilnahmemanagement pro Lehrveranstaltung nutzen und dort alle Studierenden auf der Teilnahmeliste bearbeiten. Für Belegmanager*innen gibt es zusätzlich ein Teilnahmemanagement für einzelne Studierende, mit dem alle Veranstaltungen (mit aktiviertem Teilnahmemanagement) eines Studierenden bearbeitet werden können.

Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, im Teilnahmemanagement ein Passwort einzusetzen, mit dem Studierende ihre Teilnahme in einer Lehrveranstaltung bestätigen und sich selbst als "teilnehmend" setzen können.

Im Folgenden werden diese drei Funktionen genauer beschrieben und erklärt:


Teilnahmemanagement für Lehrveranstaltungen

Das Teilnahmemanagement wird über den gleichnamigen Link in der Detailsicht einer Veranstaltung aufgerufen. Beim Anlegen einer Veranstaltung ist es immer deaktiviert.

Teilnahmestatus

"teilnehmend"

Der oder die Studierende hat einen Platz in der Veranstaltung erhalten, wird auf der Teilnehmerliste aufgeführt, ist im Mailverteiler der Veranstaltung enthalten und kann auf den Lernraum der Veranstaltung zugreifen.

"nicht teilnehmend"

Der oder die Studierende hat keinen Platz in der Veranstaltung erhalten, die Veranstaltung bleibt aber im Stundenplan, bis er oder sie diese selbst löscht.

"undefiniert"

Der oder die Studierende hat noch nicht an der Vergabe teilgenommen, weil sie entweder noch nicht stattgefunden hat oder der oder die Studierende die Veranstaltung erst nach der Vergabe in den Stundenplan aufgenommen hat. Studierende mit dem Status "undefiniert" werden in der Teilnehmerliste als "nicht teilnehmend" angezeigt, sind nicht im Mailverteiler und können den Lernraum nicht betreten.

"Warteliste"

Der oder die Studierende hat keinen Platz in der Veranstaltung bekommen, steht aber auf der Warteliste. Ein Nachrücken erfolgt nicht automatisch sondern muss manuell nachgepflegt werden. Sie können den Status "Warteliste" nur dann speichern, wenn Sie auch einen entsprechenden Platz auf der Liste angeben.

Studierende die auf der Warteliste stehen erwarten, dass sie auch die Möglichkeit haben, nachzurücken. Dieses Nachrücken erfolgt aber nicht automatisch, sondern der oder die Lehrende muss Studierende von der Warteliste auf die Teilnehmerliste manuell verschieben. Es bietet sich an, diese Funktion spätestens nach den ersten Veranstaltungsterminen zu nutzen, wenn klar ist, welche Studierende die Veranstaltung besuchen werden und welche nicht.

Markierungen setzen

Neben der Auswahl einzelner Studierender haben Sie auch die Möglichkeit, mit den Buttons am Ende der Liste "Alle als teilnehmend zu markieren", "Alle als nicht-teilnehmend zu markieren" oder alle "Undefinierte Status als nicht-teilnehmend zu markieren". Die Benutzung des letzen Buttons empfiehlt sich, um Studierende die sich verspätet und nach Abschluss der Vergabe eingetragen haben, mit einem Klick als "nicht-teilnehmend" zu setzen.

 


Studierende zur Veranstaltung hinzufügen

Teilnahmelisten entstehen normalerweise dadurch, dass Studierende sich die Veranstaltung in den Stundenplan aufnehmen. Das Teilnahmemanagement ermöglicht es, Studierende der Teilnahmeliste hinzuzufügen, auch wenn sie die Veranstaltung nicht selbst in den Stundenplan aufgenommen haben.

Dazu gibt es zwei Optionen:

"Hinzufügen einzelner Studierender"

Oberhalb des Teilnahmeliste im Teilnahmemanagement finden Sie einen Link "hinzufügen". Darüber können Sie einzelne oder auch eine ganze Liste von Studierenden hinzufügen, indem Sie die Matrikelnummer(n) oder Anmeldenamen von Gastznutzer*innen in das entsprechende Feld kopieren.

Wenn Sie nur den Namen kennen, aber nicht die Matrikelnummer, können Sie Ihr Prüfungsamt deshalb ansprechen.

Bitte denken Sie daran, die importierten Matrikelnummern im Teilnahmemanagement zu speichern, damit das Setzen des Teilnahmestatus wirksam wird!

"Importieren von Teilnahmelisten"

Sie finden am selben Ort einen Link zum importieren ganzer Teilnahmelisten. Diese Funktion bietet sich an, wenn Sie eine komplette Teilnahmeliste aus einer anderen Veranstaltung übertragen wollen, weil Sie z.B. eine zusätzliche Veranstaltung organisiert haben.

ACHTUNG , bei dieser Funktion gibt es eine Besonderheit: Das Importieren einer Liste überschreibt eine eventuell schon bestehende Teilnahmeliste, entfernt also alle evtl. schon auf der Liste stehenden Studierenden!


Teilnahmemanagement für einzelne Studierende

Neben dem Teilnahmemanagement pro Veranstaltung gibt es auch das Teilnahmemanagement bezogen auf eine*n Studierenden. Bitte beachten Sie, dass nur Belegmanager*innen diese Funktion nutzen können.

Das Teilnahmemanagement für einzelne Studierende erreichen Belegmanager*innen durch einen Klick auf die Matrikelnummer von Studierenden in der Teilnahmeliste. Ihnen werden dann die Veranstaltungen einer Person angezeigt und haben die Möglichkeit, direkt aus dieser Ansicht Teilnahmestatus zuzuweisen.

Als Belegmanager*in sehen Sie auf dieser Seite nur die Veranstaltungen, für die Sie Rechte haben. Sie können also nicht auf die Platzvergabe anderer Fakultäten zugreifen und sehen auch nicht den kompletten Stundenplan.
Es werden nur diejenigen Veranstaltungen angezeigt, für die das Teilnahmemanagement aktiviert ist.


Teilnahmebestätigung per Passwort

Ergänzend oder alternativ zum expliziten Setzen der Teilnahmestatus können Sie im Teilnahmemanagement auch ein Passwort einstellen, das die Studierenden eingeben müssen um ihre Teilnahme zu bestätigen. Damit registrieren sich Studierende selbst in einer Veranstaltung und setzen sich bei aktiviertem Teilnahmemananagement selbst auf "teilnehmend".

Die Einrichtung des Passwortes ist Teil des Teilnahmemanagements und wird über einen Link oben in der Seite des Teilnahmemanagements erreicht.

Wenn ein Zusatzpasswort eingerichtet wird, muss dieses den Studierenden mitgeteilt werden (z.B. im Rahmen der Lehrveranstaltung). Auf den Lernraum zugreifen können dann nur solche Teilnehmer*innen, die sich in der Teilnahmeliste über das Passwort selbstständig auf "teilnehmend" gesetzt haben. Zusätzlich können Sie aber auch manuell Studierende auf "teilnehmend" setzen. Wenn Sie die Selbstregistrierung per Passwort abstellen wollen, so entfernen Sie einfach das Passwort im Teilnahmemanagement. Die Studierenden, die sich bis dahin registriert haben, verlieren dadurch ihren Zugangsstatus nicht.