Veranstaltungen anlegen

Wo geht`s zur Eingabe?

Wer sich im öffentlichen eKVV über den Link "anmelden" ins eKVV einloggt kommt als erstes auf die Seite "Meine Veranstaltungen", die in erster Linie als Startpunkt für Lehrende und deren Sekretariate im eKVV bestimmt ist. Für eKVV-Beauftragte ist die "eKVV-Startseite" als Ausgangspunkt besser geeignet. Wer häufiger mit dem eKVV arbeitet, sollte sich ein Lesezeichen für diese Seite einrichten.

Die wichtigsten Seiten im internen Bereich sind jeweils über die Fußzeile und das Seitenmenü erreichbar.

Für wen sind neu angelegte Veranstaltungen sichtbar?

Veranstaltungen im eKVV kennen die folgenden Zustände:

• U = unveröffentlicht
• Ö = veröffentlicht
• Ö(Z) = veröffentlicht, mit Zeiten
• Ö(Z/R) = veröffentlicht, mit Zeiten und Räumen
• A = ausgefallen

Unveröffentlichte Veranstaltungen können von allen MitarbeiterInnen mit einem BIS-Zugang im passwortgeschützten Bereich des eKVV gesehen werden. Durch den Status "U" ist dabei aber für alle Beteiligten klar, dass es sich bei der betrachteten Veranstaltung noch um eine vorläufige, reversible Fassung handelt.

Erst wenn eine Veranstaltung vom zuständigen eKVV-Beauftragten explizit veröffentlicht wurde, ist sie über das Internet für jeden Besucher der Seite sichtbar. Auch als ausgefallen gekennzeichnete Veranstaltungen bleiben sichtbar, um die Studierenden zu informieren.

Die Eingabe aller Veranstaltungsdaten erfolgt über mehrere Eingabemasken, die nacheinander bearbeitet werden können. Nur das erste Formular für die Eingabe der Grunddaten muss zwingend ausgefüllt werden, alle anderen Formulare können auch später ausgefüllt oder überarbeitet werden.

Grunddaten

Für die Grunddaten einer Veranstaltung müssen die folgenden Informationen eingegeben werden (detailliertere Informationen können den im eKVV eingebundenen Hilfeseiten entnommen werden):

• Das aktuelle Semester ist voreingestellt, kann aber über das rechte Seitenmenü geändert werden. Falls die Veranstaltung außerhalb der Vorlesungszeit oder in den Randzeiten des Semester stattfindet sollte beachtet werden, dass das Semester eingestellt wird, dem die Veranstaltung organisatorisch zugeordnet ist. voreingestellt. Bei der Eingabe von Lehrveranstaltungen für ein zukünftiges Semester muss daher darauf geachtet werden, dass man sich tatsächlich im gewünschten Semester befindet.
• Der Titel der Veranstaltung (Wie soll die Veranstaltung heißen?) muss angegeben werden.
• Die Belegnummer wird in der Regel automatisch erzeugt.
• Für die Art der Veranstaltung sind zwei Felder vorgesehen, üblicherweise wird das zweite Feld frei gelassen. Beachten Sie bei der Auswahl die Vorgaben in den dazugehörigen Modulbeschreibungen (können in den Seiten der Studieninformation recherchiert werden).
• Zeitraum der Veranstaltung stimmt in der Regel mit der der Vorlesungszeitraum des Semesters voreingestellt, genauere Terminangaben müssen in dieser Seite noch nicht gemacht werden.
• Angaben zu den erwarteten Teilnehmerzahlen haben zwei Funktionen: Einmal die benötigte Größe für den Raum in dem die Veranstaltung stattfinden wird, sowie ggf. eine Teilnahmebeschränkung der Veranstaltung. Letzteres kann nicht ohne Zustimmung des Studiendekanats erfolgen, um ausreichende Kapazitäten bei den Veranstaltungsplätzen innerhalb eines Studienganges zu gewährleisten.
• Der Kurzkommentar kann genutzt werden, um Studierenden sehr gut sichtbare Hinweise zur gesamten Veranstaltung zu geben. Dieses Feld wird sehr prominent angezeigt, wenn es ausgefüllt wird, und sollte zurückhaltend genutzt werden.
• Sprache der Lehrveranstaltung: Wird die gesamte Lehrveranstaltung in Englisch gehalten, kann das hier markiert werden. Derart ausgezeichnete Veranstaltungen werden im eKVV in einer eigenen Kategorie z.B. für internationale Studierende angezeigt: "Courses taught in English"

Eingabe der Termine

Die Termineingabe hat neben dem offenkundigen Anlass, die Studierenden wissen zu lassen, wann ihre Veranstaltung stattfindet, weitere Funktionen:

• Angaben über das Veranstaltungsformat Online oder vor Ort
• Anforderung von Räumen aus der zentralen Raumvergabe für Veranstaltungen in Präsenz
• "Bestellen" von bestimmten Ausstattungsmerkmalen
• Informationen über verbundene Videokonferenzen bei Online-Veranstaltungen
• ggf. Planung von Klausuren als eigenen Veranstaltungstermin

Eingabe der Fachzuordnungen

Mit der Zuordnung der Veranstaltungen zu Studiengängen sorgen Sie einerseits dafür, dass den Studierenden im eKVV bei der Veranstaltung angezeigt wird, für welches Studienangebot und in welchem Modul die betreffende Veranstaltung verwendet werden kann. Gleichzeitig sortieren Sie mit der Fachzuordnung die Veranstaltung in die Auflistung eines Studienganges ein und ermöglichen es letztlich auch, dass Lehrende Leistungen verbuchen können und die Veranstaltung in der Prüfungsverwaltung im Transcript an der richtigen Stelle auftaucht.

Die Eingabe der Fachzuordnungen wird in dieser Unterseite erläutert: Eingabe der Fachzuordnungen

Verknüpfung von Lehrenden mit Veranstaltungen

Alle Personen, die im PEVZ der Universität als "lehrend" gekennzeichnet sind, können mit Lehrveranstaltungen verknüpft werden, unabhängig von ihrer organisatorischen Zuordnung zu einer bestimmten Fakultät oder Einrichtung. Lassen sich Personen hier nicht auswählen, obwohl sie im PEVZ eingetragen sind, liegt das in der Regel an der fehlenden Markierung als Lehrende. Dies lässt sich einfach überprüfen:

Als Lehrend markierte Personen haben neben Ihrem Eintrag im PEVZ eine Verknüpfung ins eKVV (auch dann, wenn für sie noch keine Veranstaltungen verknüpft sind), mit dem Text "Lehrveranstaltungen". Fehlt diese Verlinkung, können die Kolleg*innen angesprochen werden, die für die Pflege des jeweiligen Eintrags zuständig sind. Ihre Kontaktdaten werden über den Link "Kontaktpersonen für Korrekturwünsche" ebenfalls im Seitenmenü jedes Personeneintrags angezeigt.

Auf der Detailseite einer Veranstaltung finden Sie in der oberen rechten Ecke einen grauen Kasten mit "Aktionen":

Von hier aus erreichen Sie die häufigsten Funktionen, die Sie in der Lehrplanung oder später im Semester für das Lehrveranstaltungsmanagement benötigen:

• Mit dem Link Veröffentlichen wird die Veranstaltung im eKVV veröffentlicht
• Sie können die aktuelle Veranstaltung auch Löschen, so lange sie nicht veröffentlicht ist. Nach der Veröffentlichung finden Sie einen Link zum Ausfallen lassen der Veranstaltung.
• Die Veranstaltung kann für die Lehrplanung des kommenden Semesters kopiert werden.
• AnsprechpartnerInnen führt Sie zu den Personeneinträgen der zuständigen eKVV-Beauftragten und der Prüfungsämter