Direkt zur eKVV-Eingabe
Es gibt zwei verschiedene - unterschiedlich aufwändige - Möglichkeiten, wie Prüfungstermine im eKVV ausgewiesen werden können. Vor dem Anlegen der Veranstaltung sollte bedacht werden, welcher organisatorische Aufwand sinnvoll und notwendig ist und wie sichergestellt werden kann, dass die Studierenden bestmöglich informiert sind.
Auf dieser Seite werden die beiden unterschiedlichen Varianten erläutert.
Bei jeder Veranstaltung im eKVV finden Sie die Möglichkeit, Termine anzulegen. In der Termineingabe im eKVV sehen Sie dazu die beiden Punkte "Termine" und "Prüfungen". Wählen Sie den Punkt "Prüfungen", öffnet sich eine Eingabemaske, in der Sie ausschließlich Prüfungen als Einzeltermine anlegen können.
So angelegt Termine werden dann in einer übergreifenden Kategorie aller hochschulweit stattfindenden Prüfungen angezeigt. In der Detailsicht einer Veranstaltung werden diese Termine herausgehoben als Prüfungen angezeigt und wenn Studierende diese in den Stundenplan aufnehmen, sehen sie in einer eigenen Rubrik "Meine Prüfungen".
Es gibt zwei Gründe, warum Sie Prüfungstermine im eKVV auch als Prüfungen ausweisen sollten:
Hier geht es direkt zur Prüfungsübersichtt im eKVV: "Prüfungsübersicht"
Die häufigste Prüfungsform die mit eigenen Terminen im eKVV eingetragen wird, ist die Klausur. Grundsätzlich ist die Veranstaltungsart, die beim Anlegen einer Prüfungsveranstaltung im eKVV gewählt wird, oder die Prüfungsform die über die Modulzuordnungen mit einer bestimmten Veranstaltung verknüpft sind, aber ganz unerheblich bei der Markierung als Prüfung. Theoretisch kommt jede Form der Prüfung in Frage, die über das eKVV organisiert und den Studierenden angezeigt werden soll.
Ob in einem Modul oder Studienabschnitt eine Prüfung vorgesehen ist, wird über die entsprechende Modulbeschreibung bzw. Prüfungsordnung geregelt. Unabhängig davon, wie eine Prüfung im eKVV eingetragen wird ist es wichtig, dass sie über die Fachzuordnungen der Veranstaltung zugeordnet sind.
Der häufigste Fall ist, dass eine Prüfung einer bestimmten Lehrveranstaltung zugeordnet ist (z.B. eine Grundlagenvorlesung mit anschließender Klausur). Aber auch wenn eine Prüfung laut Modulbeschreibung eine Modulprüfung ist, die unabhängig von einer konkreten Lehrveranstaltung vorgesehen ist, kann es dennoch sinnvoll sein, sie organisatorisch einer bestimmten Lehrveranstaltung zuzuordnen. Dafür wird über Fachzuordnung die Prüfung der Lehrveranstaltung zugeordnet. Alternativ kann für die Prüfung aber auch eine eigene Prüfungsveranstaltung angelegt werden.
Bis auf wenige Ausnahmen gibt es bei den Bielefelder Studiengängen keine Pflicht zur Prüfungsanmeldung. Dennoch kann es aus organisatorischen Gründen wichtig sein, vorab zu wissen, wie viele Studierende an einem Prüfungstermin teilnehmen wollen. Sie sollten daher vorher entscheiden, ob Sie eine separate Teilnahmeliste für die Prüfung benötigen, oder nicht. Wenn Sie eine Teilnahmeliste nur für die Prüfung benötigen, müssen Sie auch eine eigene Prüfungsveranstaltung anlegen.
Der im eKVV eingetragenen Veranstaltung wird ein zusätzlicher Einzeltermin der Art "Prüfung" hinzugefügt (wie das geht kann dieser Hilfeseite, bzw. der im eKVV eingebunden Hilfe in den Eingabeseiten entnommen werden: "Termine und Veranstaltungsformate"). So eingetragene Prüfungen werden als zusätzlicher Termin der Veranstaltung im eKVV und in den Stundenplänen der Studierenden behandelt.
Der Prüfungstermin wird in der Sammelkategorie "Prüfungen" im eKVV angezeigt, wird von den Studierenden leicht gefunden und wird auch im Stundenplan als Termin angezeigt, ohne dass sich die Studierenden für die Teilnahme anmelden müssen.
Es kann über den Einzeltermin ein separater Raum für die Prüfung angefordert werden.
Die der Veranstaltung zugeordneten Lehrenden bzw. deren Sekratariate können die erbrachten Leistungen über die Veranstaltung ans Prüfungsamt melden.
Im eKVV wird eine separate Veranstaltung für jeden Prüfungstermin angelegt. Dabei sollten die dort verknüpften Lehrenden und die Fachzuordnungen identisch mit der dazugehörigen Lehrveranstaltung sein, damit die Lehrenden Zugriff auf die Teilnahmeliste haben, die Leistungsmeldung möglich ist und die Prüfung im eKVV im selben Kontext wie die Lehrveranstaltung angezeigt wird. Zusätzlich ist es sinnvoll, der Prüfungsveranstaltung dieselbe Belegnummer wie der dazugehörigen Lehrveranstaltung zu geben, damit bei der Schnellsuche beide Einträge gefunden werden. Ein einfacher Weg zur Übernahme all dieser Daten ist das Kopieren der dazugehörigen Lehrveranstaltung, wobei dem Titel sinnvollerweise ein Hinweis wie "Klausur zur Veranstaltung ..." hinzugefügt wird.
Der Termin der Prüfungsveranstaltung muss als Prüfungstermin (s. oben "Anzeige in der Prüfungsübersicht im eKVV") angelegt werden, damit sie in die Prüfungsübersicht aufgenommen wird. (Dazu erst die Veranstaltung anlegen, dann für die Eingabe des Termins den Punkt "Prüfung" wählen).
Im Kurzkommentar der Veranstaltung können Hinweise auf ein etwaiges Anmeldeprozedere gegeben werden. Wenn Sie ein striktes Anmeldeverfahren mit An- und Abmeldefristen durchführen, können Sie die sog. "Klappenfunktion" aktivieren, die die Aufnahme der Veranstaltung nur innerhalb eines bestimmten Zeitraums erlaubt. Weitere Informationen zur "Klappenfunktion" finden Sie in dieser Hilfeseite: "Teilnahmemanagement für Lehrplaner*innen"
Es entsteht eine separate Teilnahmeliste für die Prüfungsveranstaltung, dazu gehört auch ein Mailverteiler.
Wenn die Prüfung in einem Hörsaal der Universität stattfindet, können vorab Sitzplätze im Raum zugewiesen werden, die den Studierenden in ihren Stundenplänen angezeigt wird. Die Informationen zum Erstellen eines Sitzplanes haben wir hier für Sie zusammengefasst: "Sitzplan erstellen"
Ein separater Raum für die Prüfung kann gebucht werden.
Das Verfahren ist sehr aufwändig, so dass es sinnvoll ist vorher abzuwägen, ob dieser Aufwand lohnt.
Es sollte unbedingt vorab kommuniziert werden, dass sich die Studierenden zur Teilnahme anmelden müssen, indem sie die Klausurveranstaltung in den Stundenplan aufnehmen.
Die Leistungsmeldung ist sowohl bei der Veranstaltung als auch bei der Klausurveranstaltung möglich, der Übersichtlichkeit halber sollte darauf geachtet werden, dass entweder bei der Veranstaltung oder bei der Klausur gebucht wird. Die Meldung bei der Klausurveranstaltung ist für die Lehrenden einfacher, weil sie dann nicht mit der größeren Teilnahmeliste der Veranstaltung arbeiten müssen.
Es ist möglich, einen bereits als normalen Veranstaltungstermin angelegten, einmaligen Termin in einen Prüfungstermin umzuwandeln. Das kann insbesondere dann nützlich sein, wenn bereits Raumbuchungen auf dem Termin vorhanden sind, es sich aber um einen Prüfungstermin handelt, der den Studierenden auch entsprechend angezeigt werden soll.
Die Option findet sich ausschließlich bei Einzelterminen, die bereits bei einer Veranstaltung eingetragen sind und kann über die Funktion "bearbeiten" bei dem Termin aufgerufen werden.