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Campus-Support

Anwesenheitsregistrierung per Code im eKVV

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© picture alliance /Eibner press photo/Sascha Walther

Die Anwesenheitsregistrierung in Lehrveranstaltungen über die Eingabe von Codes wird heute (Januar 2022) ausschließlich in Lehrveranstaltungen der Medizinischen Fakultät verwendet.

Hier geht es direkt zur Seite "Meine Anwesenheiten" im eKVV, in der alle eigenen Veranstaltung mit der Möglichkeit zur Code-Eingabe angezeigt werden.


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Fragen?

Sie haben Fragen rund um die BIS-Anwendungen, die hier nicht beantwortet wurden? Sprechen Sie uns an:

Für bestimmte Veranstaltungsformen ("Unterricht am Krankenbett") im Studiengang "Medizin/Staatsprüfung" ist eine Dokumentation der Anwesenheit von Studierenden vorgeschrieben.

Dafür registrieren sich Studierende im eKVV, indem sie im Anschluss an die Lehrveranstaltung einen personalisierten Code im eKVV eingeben. Anhand dieser Registrierung lässt sich für Mitarbeiter*innen der Fakultät nachvollziehen, ob Studierende im nötigen Umfang an den Veranstaltungen teilgenommen haben.

Diese Form der Anwesenheitsregistrierung steht nicht für alle Veranstaltungsformate zur Verfügung und wird zentral gesteuert.


Wie erhalte ich die Codes?

Die Codes werden am Ende jeder Lehrveranstaltung ausgegeben, in denen eine Registrierung der Anwesenheit vorgesehen ist. So wird sichergestellt, dass nur die Studierenden die der Veranstaltung gefolgt sind, auch einen Code eingeben können.


Wo werden die Codes eingegeben?

Die Codes werden immer in der jeweiligen Veranstaltung eingegeben, dies ist nur möglich, nach vorheriger Anmeldung am eKVV. Die Eingabe kann auf verschiedenen Wegen aufgerufen werden:

Code-Eingabe in der "Meine Uni"-App

Wenn bei einer Veranstaltung diese Form der Registrierung möglich ist, können Teilnehmer*innen dieser Veranstaltung ihre Codes direkt über die "Meine Uni"-App eingeben. Dazu ist keine Internetverbindung notwendig.

Die Eingabe erfolgt über die Detailseite der Veranstaltung, z.B. aus der Kalendersicht der App heraus. Dort wird der Link "Anwesenheitsregistrierung" angeboten. Nach Eingabe des Codes und dem Klick auf "Senden" wird angezeigt ob die Registrierung erfolgreich war.

Bei späteren Aufrufen dieser Seite wird direkt angezeigt, dass die Registrierung bereits erfolgt ist.

Der Klick auf den Link "Anwesenheit registrieren" führt auf eine Seite mit einem Eingabefenster für den achtstelligen Code. Klicken Sie den Button "validieren", um die Code-Eingabe abzuschließen. Wenn Sie später auf diese Seite zurückkehren, so wird Ihnen dort die Bestätigung angezeigt, dass Sie sich bereits erfolgreich registriert haben.

Code-Eingabe in der Detailsicht der Veranstaltung

Alternativ kann die Eingabe der Codes im eKVV erfolgen, in der Detailsicht einer Veranstaltung. Diese wird entweder auf jeder Seite des eKVVs durch das Suchfenster (Eingabe von Belegnummer oder Veranstaltungstitel) oder über die Veranstaltung im persönlichen Stundenplan aufgerufen. Die Code-Eingabe ist nur in einigen wenigen Veranstaltungen möglich, die für diese Form der Anwesenheitsregistrierung geöffnet sind.

Der Klick auf den Link "Anwesenheit registrieren" unter den Quicklinks führt auf eine Seite mit einem Eingabefenster für den achtstelligen Code. Klicken Sie den Button "validieren", um die Code-Eingabe abzuschließen. Wenn Sie später auf diese Seite zurückkehren, so wird Ihnen dort die Bestätigung angezeigt, dass Sie sich bereits erfolgreich registriert haben.

Der Weg zur Coderegistrierung über die Veranstaltungsdetailseite ist übrigens der einzige Weg um bei Veranstaltungstauschen den Code einer anderen Person einzusetzten. Siehe dazu mehr im entsprechenden Abschnitt untern.

Code-Eingabe über "Meine Anwesenheiten"

Auf dieser Seite im eKVV werden Ihnen alle Veranstaltungen angezeigt, die in Ihrem Stundenplan sind und für die eine Registrierung der Anwesenheit vorgesehen ist. Sobald die Veranstaltung stattgefunden hat, ist die Eingabe eines Codes möglich. Achten Sie darauf, dass Sie im eKVV das richtige Semester eingestellt haben:

Der Klick auf den Link "Anwesenheit registrieren" führt auf die Seite mit einem Eingabefenster für den achtstelligen Code. Klicken Sie den Button "validieren", um die Code-Eingabe abzuschließen. Wenn Sie später auf diese Seite zurückkehren, so wird Ihnen dort die Bestätigung angezeigt, dass Sie sich bereits erfolgreich registriert haben.


Fehlermeldungen bei der Registrierung

Diese Fehlermeldungen können auftreten. Bitte prüfen Sie auf jeden Fall, ob Sie die korrekte Veranstaltung im richtigen Semester aufgerufen haben:

  • "Die Veranstaltung konnte nicht im Stundenplan gefunden werden" Sie versuchen gerade, sich in einer Veranstaltung zu registrieren, für die Sie nicht auf der Teilnahmeliste stehen. Hier können Sie ggf. einen getauschten Code einsetzen, der entsprechende Abschnitt unten erklärt wie
  • "Der Code ist nicht korrekt" Es kann sich um einen Tippfehler handeln, oder um die Verwechslung Ihres Codes mit dem eine*r Kommiliton*in. Bitte prüfen Sie, ob Ihr Name auf dem ausgegeben Code steht.
  • "Noch keine Eingabe möglich" Die Registrierung ist erst nach Ablauf der Veranstaltung möglich, Sie können Ihre Anwesenheit nicht vorab registrieren. Wurden die Veranstaltungszeiten im eKVV falsch eingetragen und schlägt die Eingabe deshalb fehl, wenden Sie sich bitte an die Personen, die in der Detailsicht der Veranstaltung als "Ansprechpersonen für Korrekturen und Raumbuchungen" angezeigt werden.

Übersicht "Meine Anwesenheiten"

Unter dem Punkt "mein eKVV" wird der Menüpunkt "Meine Anwesenheiten" angezeigt. Dort sehen Studierende alle Veranstaltungen aus dem eigenen Stundenplan, in denen die Eingabe von Codes möglich ist.

Je nachdem, ob die Veranstaltung schon stattgefunden hat und ob die Code-Eingabe geöffnet ist, können die Veranstaltungen die hier aufgeführt sind einen unterschiedlichen Status haben:

  • "Anwesenheitsregistrierung möglich"
  • "Anwesenhietsregistrierung möglich ab [Termin]"
  • "Anwesenheitsregistrierung noch nicht möglich"

Bei Veranstaltungen, bei denen die Anwesenheitsregistrierung möglich ist, kann der Code direkt eingegeben werden.

Codes können niemals im Voraus, sondern erst nach Ablauf der Veranstaltung eingegeben werden. Da die Anwesenheiten die Grundlage sind für die Dokumentation der entsprechenden Studienleistungen zum Ende des Semesters ist es sinnvoll, sie möglichst sofort einzugeben. Dann kann der Zettel mit dem Code auch nicht verloren gehen.

 


Veranstaltungsteilnahmen und Codes tauschen

Ablauf

Im Einzelfall kann es notwendig sein Plätze in Veranstaltungen mit Anwesenheitsregistrierung zu tauschen, insbesondere wenn Studierende kurzfristig nicht teilnehmen können (z.B. im Krankheitsfall). Längerfristig absehbare Tausche sollten hingegen über die Fakultät vorher geplant und im eKVV entsprechend vor der Veranstaltung korrigiert werden. Ist es zu einem kurzfristigen Tausch gekommen, so verdeutlicht dieses Beispiel die Vorgehensweise:

Die Studentin "Annehmerin" vereinbart mit einer Kommilitonin "Abgeberin", dass sie ihre Veranstaltungsplätze tauschen. Annehmerin besucht daraufhin die Veranstaltung, die nicht in ihrem Stundenplan steht, meldet sich bei der Lehrperson und erhält daraufhin den Code, der für ihre Kommilitonin Abgeberin bestimmt ist.

Die Registrierung per Code geht dabei wie oben beschrieben über die Detailseite der jeweiligen Veranstaltung, und nicht über die Seite 'Meine Anwesenheiten', da dort nur Veranstaltungen angezeigt werden können, bei denen Annehmerin bereits als Teilnehmerin eingetragen ist.

Sobald sie sich mit diesem Code registriert, wird Annehmerin in der Veranstaltung als "teilnehmend" und Abgeberin als "nicht teilnehmend" gesetzt. Abgeberin wird außerdem per Mail über die Verwendung "ihres" Codes informiert. Umgekehrt wird Abgeberin dann die Veranstaltung von Annehmerin besuchen und ihren Code übernehmen.

Voraussetzungen

Damit Annehmerin den Code für den Tausch nutzen kann, muss sie eine vergleichbare Veranstaltung (d.h. eine Veranstaltung mit derselben Modulzuordnung) im eigenen Stundenplan und dort einen Platz erhalten haben.

Die Validierung des Codes ist nur dann erfolgreich, wenn der eingegebene Code tatsächlich eine*r Veranstaltungsteilnehmer*in gehört und er noch nicht anderweitig verwendet wurde.


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