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Campus-Support

FAQs zum PEVZ

Grafik Support-Landkarte
© Bielefeld University

Allgemeine Fragen zum PEVZ

Das PEVZ veröffentlicht die Kontaktdaten von Mitarbeiter*innen, was sinnvoll für die Außendarstellung und die Kontaktaufnahme ist, das PEVZ aber auch attraktiv gemacht hat für E-Mailadresssammler, die das Internet nach Adressen absuchen um diese dann für Zwecke wie Spam oder Phishing zu missbrauchen.

Das PEVZ ist aber in der Lage solche ungewollten Zugriffe zu erkennen und nach kurzer Zeit auszubremsen: Wenn von einem Rechner viele Abfragen von Mailadressen in sehr kurzer Zeit erkannt werden, dann werden für diesen Rechner alle Mailadressen automatisch ausgeblendet und der Text angezeigt: "Es wurden viele Zugriffe auf Mailadressen von ihrem Rechner registriert. Bitte melden Sie sich an, um die Anzeige freizuschalten."

Automatische Mailsammlungen werden damit gestoppt, Mitarbeiter*innen bei denen diese Anzeige fälschlich angezeigt wurde, können sich mit ihrem BIS-Zugang anmelden und erhalten dann wieder die normale Sicht.

FAQs von Mitarbeiter*innen zum PEVZ

Alle Mitarbeiter*innen werden mit Beginn des Dienstes in das PEVZ eingetragen. Für Mitarbeiter*innen in einer Fakultät oder wissenschaftlichen Einrichtung geschieht das direkt in der Einrichtung, Mitarbeiter*innen in Technik und Verwaltung werden bei der Einstellung durch das Dezernat P/O in das Verzeichnis aufgenommen.

Wichtig für Ihren Eintrag sind Name, Geburtsdatum und Mailadresse. Wenn Sie einen anderen Namen als Ihren Ausweisnamen führen wollen (z.B. bei mehreren Vornamen) ist es wichtig, dass Sie diesen im PEVZ eintragen lassen, denn dieser wird in die angeschlossenen IT-System übertragen (s. dazu auch diese Seite ).

Wenn Sie noch keinen Eintrag im PEVZ haben, aber einen benötigen, sollten Sie die Kolleg*innen ansprechen, die für die Pflege Ihrer Daten zuständig sind (s. die FAQ "Wer kann meinen Eintrag anlegen oder bearbeiten?")

Die Daten im Personen- und Einrichtungsverzeichnis werden zwar im BIS in einer zentralen Datenbank gehalten, aber dezentral in den Fakultäten und Einrichtungen gepflegt. Sie werden deshalb auch in Ihrem Arbeitsbereich eine*n Mitarbeiter*in finden, der für die Eingabe und Pflege Ihrer Daten zuständig ist. Wer das in Ihrem Fall ist, erfahren Sie wenn Sie im rechten Menü neben Ihrem Eintrag im Personen- und Einrichtungsverzeichnis auf den Link Kontaktpersonen für Korrekturwünsche klicken.

Sollten Sie noch nicht im Personen- und Einrichtungsverzeichnis eingetragen sein, finden Sie die zuständige Kollegin oder den zuständigen Kollegen bei dem entsprechenden Link auf der Seite Ihrer Einrichtung im Personen- und Einrichtungsverzeichnis, oder Sie wenden sich an das BIS.
 

Eine Übersicht der Funktionen und Inhalte, die Sie im PEVZ selbst nutzen können, finden Sie in dieser Hilfeseite: "Mein PEVZ"

Angaben im Personen- und Einrichtungsverzeichnis wie Telefonnummer, Raum, Aufgabenbeschreibung etc. sind heute mit weiteren Verwaltungsvorgängen verknüpft, und können daher nicht von jeder Person selbstständig verändert werden. Bei Korrekturwünschen können Sie sich an die Personen werden, die neben Ihrem Eintrag im Personen- und Einrichtungsverzeichnis unter dem Link Kontaktpersonen für Korrekturwünsche gezeigt werden.

 

Gerade Personen, die in Gremien tätig sind oder in der Expertenliste stehen, haben häufig viele Kontaktkarten, von denen die meisten weitgehend leer sind. Hier macht es normalerweise keinen Sinn bei allen Karten die Sprechzeiten oder die Homepage einzutragen.

Im Normalfall sollte nur bei der obersten Kontaktkarte, die üblicherweise die Hauptkontaktkarte ist, eine entsprechende Eintragung erfolgen. Nur für den Fall, dass Sie in unterschiedlichen Kontexten unterschiedliche Sprechzeiten haben (z. B. eine 'normale' Sprechzeit und Sprechzeiten in der Studienberatung) kann es sinnvoll sein, bei mehreren Kontaktkarten unterschiedliche Sprechzeiten einzutragen.

Als Sekretariat finden Sie in der Seite "Meine Personendaten" am rechten Rand eine Liste der Personen, für die Sie als Sekretariat eingetragen sind. Sie können auf einen der Namen klicken und gelangen dann in eine Seite mit allen Angaben zu der gewählten Person. Dort finden Sie in jeder Kontaktkarte einen Schalter zum bearbeiten der Einträge.

 

Wenn Sie einen Personeneintrag im öffentlichen Personen- und Einrichtungsverzeichnis aufrufen, können Sie diesen über den Button "Kontakt im Adressbuch speichern" direkt herunterladen und im eigenen Adressbuch speichern (mobil oder z.B. auch in Outlook). Dabei werden neben dem Namen auch ein Foto, die Mailadresse, Webseite und - wenn angegeben - sogar weitere Informationen wie Sprechzeiten mit einem Klick gespeichert.

 

Beim Hochladen Ihres Bildes erzeugt das BIS automatisch eine auf einheitliche Größe skalierte Version des Bildes, die dann in den Personenseiten angezeigt wird. In seltenen Fällen kann es dabei zu Veränderungen an den Bildern kommen, z. B. zu einem Verblassen bei Schwarz-Weiß-Fotos oder Unschärfe bei zu kleinen Fotos. Leider lässt sich das hier von uns verwendete Bildbearbeitungspaket nicht verändern

Es gibt hier zwei Lösungsmöglichkeiten:

1. Verwenden Sie ein anderes Bild, mit gute Schärfe und Farbtiefe

2. Bringen Sie Ihr Bild vor dem Upload auf die Standardgröße von 484 Pixel (quadratisch). Bilder, die bereits die Standardgröße haben, werden vom BIS beim Hochladen nicht mehr verändert.

Für einen Personeneintrag im PEVZ werden standardmäßig die Angabe des Geschlechts (männlich oder weiblich), sowie Vor- und Nachname eingetragen. Um in diesem Bereich auch die Bedarfe von TIN-Personen abzudecken, kann bei der Auswahl des Geschlechts auch eine 3. Option ("-") gewählt werden und ein Rufname eingestellt werden, der nicht zwingend mit dem Ausweisnamen übereinstimmen muss.

Beide Felder können nicht selbst gepflegt werden, bitte sprechen Sie dafür die Kolleg*innen an, die Ihnen als "Kontaktpersonen für Korrekturwünsche" angezeigt werden (s. auch "Wer ist für die Pflege meiner Daten zuständig?")

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