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Noch Fragen?

Sie haben Fragen rund um die BIS-Anwendungen, die hier noch nicht beantwortet wurden?

Sprechen Sie uns an!

bissupport@uni-bielefeld.de

Als Mitarbeiter*in der Universität wird für Sie von Ihrer Fakultät oder Einrichtung ein eigener Eintrag im "Personen- und Einrichtungsverzeichnis (PEVZ)" angelegt. Wer für die Pflege Ihres Eintrages zuständig ist sehen Sie, wenn Sie rechts neben Ihrem Eintrag den Link "Kontaktpersonen für Korrekturwünsche" klicken.

Im PEVZ stehen für alle Mitarbeiter*innen der Universität eine Reihe von personalisierten Diensten und Services zur Verfügung. Sie finden Ihre PEVZ-Funktionen, wenn Sie Ihren eigenen Personeneintrag über die Suchfunktion aufrufen, im rechten Menü unter dem Punkt "Mein PEVZ", oder direkt über diesen Link:

"Meine Personendaten"

Zur Anmeldung am PEVZ benötigen Sie einen BIS-Zugang für Mitarbeiter*innen.


Anrufumleitung einrichten

Sie können im PEVZ auf Ihren eigenen Personeneintrag zugreifen und dort eine Rufumleitung eintragen. In der öffentlichen Ansicht bleibt Ihre dienstliche Nummer weiterhin sichtbar, Anrufe an diese Nummer werden aber weitergeleitet. Wir empfehlen, die Umleitung bei Dienstbeginn einzustellen und zum Dienstende auch wieder zu entfernen.

Anrufumleitung aufrufen

Rufen Sie die Seite 'Meine Personendaten' im PEVZ auf. Neben dem Feld mit Ihrer Telefonnummer finden Sie einen Button zur Bearbeitung der Rufumleitung. Sollten Sie mehrere Telefonnummern haben, so finden Sie bei jeder Nummer diese Option.

Anrufumleitung einrichten

Hier können Sie die Telefonnumer eintragen, auf die Sie Ihr Telefon umleiten wollen.

Sie können hier sowohl interne wie auch externe Telefonnummern eintragen. In der Seite finden Sie Beispiele für die Eingabe, beachten Sie insbesondere, dass Sie bei externen Rufnummern der Vorwahl eine zusätzliche '0' voranstellen müssen.
Falls für Ihre Nummer die externe Weiterleitung nicht freigeschaltet ist erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis.

Anrufumleitung entfernen

Ist eine Anrufumleitung eingerichtet, so sehen Sie hier auf welche Nummer die Umleitung eingestellt ist und können die Umleitung über "löschen" entfernen.

Fragen oder Probleme?

Bei Fragen und Problemen mit der Anrufumleitung wenden Sie sich bitte an den Servicedesk des BITS.


Curriculum Vitae eingeben

Alle Mitarbeiter*innen können Ihrem Personeneintrag selbst einen kurzen Lebenslauf hinzufügen, der unter den Kontaktkarten als eigener Textblock angezeigt wird.

Für eine einfache Formatierung der Inhalte nutzen Sie die "Wiki-Formatierung"

Das CV gehört zu den Teilen des PEVZ, die auch in englischer Sprache angezeigt werden können, wenn Nutzer*innen die Anzeige im PEVZ entsprechend umschalten. Sie finden für jede Sprache ein separates Eingabefeld vor. Die englisch-sprachige Variante des Textes kann nur gespeichert werden, wenn auch in der Standardvariante etwas eingetragen ist. Dies bedeutet, dass Personen, die nur einen englischen Text einstellen wollen, diesen entweder wie bisher nur im Standardfeld eintragen, oder in beide Varianten des Attributs eintragen müssen. Für eine automatische Übersetzung Ihres deutschen Textes können Sie den Schalter "Übersetzen" ziwschen den beiden Textfeldern nutzen. Drücken Sie den Button "Speichern" werden beide Varianten auf einmal gespeichert.


Aktuelle Forschungsthemen eingeben

Mitarbeiter*innen die im PEVZ als "forschend" markiert sind, können selbst eine Liste ihrer aktuellen Forschungsinteressen pflegen. Ob Ihr Eintrag eine solche Markierung hat, können Sie selbst überprüfen: Schauen Sie im rechten Menü, ob dort eine Verlinkung zum Publikationsdienst der UB angezeigt wird ("Publikationen"). Ist das der Fall, kennt das PEVZ Sie als "forschend" und bietet Ihnen sowohl die Verlinkung mit dem Publikationsdienst, als auch die Eingabe der aktuellen Forschungsinteressen an. Ist eine Änderung dieser Markierung bei Ihrem Eintrag notwendig, weil Sie fälschlich NICHT als "forschend" markiert sind, kontaktieren Sie bitte die Kolleg*innen, die für die Pflege Ihres Eintrags zuständig sind. Die Kontaktdaten werden Ihnen angezeigt, wenn Sie im Seiten-Menü Ihres Eintrags den Link "Kontaktpersonen für Korrekturwünsche" klicken.

Für eine einfache Formatierung der Inhalte nutzen Sie die "Wiki-Formatierung"

Die aktuellen Forschungsthemen gehört zu den Teilen des PEVZ, die auch in englischer Sprache angezeigt werden können, wenn Nutzer*innen die Anzeige im PEVZ entsprechend umschalten. Sie finden für jede Sprache ein separates Eingabefeld vor. Die englisch-sprachige Variante des Textes kann nur gespeichert werden, wenn auch in der Standardvariante etwas eingetragen ist. Dies bedeutet, dass Personen, die nur einen englischen Text einstellen wollen, diesen entweder wie bisher nur im Standardfeld eintragen, oder in beide Varianten des Attributs eintragen müssen. Für eine automatische Übersetzung Ihres deutschen Textes können Sie den Schalter "Übersetzen" ziwschen den beiden Textfeldern nutzen. Drücken Sie den Button "Speichern" werden beide Varianten auf einmal gespeichert.


Bild einstellen

Mitarbeiter*innen können zusätzlich zu ihren dienstlichen Kontaktdaten auch ein Foto anzeigen lassen und ihrem Eintrag damit buchstäblich "ein Gesicht" geben. Bei Lehrenden werden die hier eingestellten Fotos auch im eKVV angezeigt, die Fotos können ebenfalls mit den Personendaten in (Fakultäts-)Webseiten eingebunden werden.

Ob das eigene Foto über das Personen- und Einrichtungsverzeichnis im Internet veröffentlicht werden soll, muss jede*r Mitarbeiter*in persönlich entscheiden. Wenn Sie möchten, dass Ihr Bild nur für interne Nutzer*innen - also Universitätsangehörige - angezeigt wird, aber nicht öffentlich einsehbar sein soll, dann haben Sie die Möglichkeit, dies beim Upload des Fotos zu steuern. Im Upload-Dialog finden Sie unter der Überschrift "Sichtbarkeit" eine Checkbox, mit der Sie die Anzeige Ihres Bildes im PEVZ so einschränken können, dass es nur am BIS angemeldeten Personen angezeigt wird. Sie können diese Option auch im Nachhinein aufrufen, wenn Sie den Link "Bild ersetz/löschen" wählen.

Zunächst sollten Sie ein geeignetes Foto auswählen und ggf. so bearbeiten, dass es den im Folgenden genannten Kriterien entspricht. Dies ist besonders wichtig, um ein problemloses Einstellen des Fotos zu ermöglichen:

Bitte wählen Sie nach Möglichkeit ein Porträtfoto im Format jpg/jpeg, png oder gif
Am besten wählen Sie ein quadratisches Format für das Foto, da dieses für die verschiedenen Darstellungsformen des Personenverzeichnisses am besten geeignet ist. Darüber hinaus nutzt die Kontaktbox des neuen Roxen17 das Foto im PEVZ auf den Internetseiten der Universität. In dieser Komponente werden Bilder ausschließlich quadratisch dargestellt, sodass rechteckige Bildformate automatisch abgeschnitten werden. Hinweise zur Kontaktbox in Roxen finden Sie in dieser Seite: https://www.uni-bielefeld.de/intern/aussenauftritt/web/anleitungen/

Größere Fotos als 484 Pixel werden automatisch auf diese Breite verkleinert, die Höhe wird entsprechend angepasst. Fotos, die die Breite von 484 Pixeln nicht überschreiten, bleiben beim Hochladen ins PEVZ unverändert.

Um Ihr Bild einzustellen rufen Sie die Seite "Meine Personendaten" auf und wählen Sie den Menüpunkt "Bild hochladen." Wählen Sie über den Button "Durchsuchen" aus den Dateien auf Ihrem Computer ein Foto aus und laden Sie es hoch. Wenn der Upload abgeschlossen ist, wird Ihnen auf der folgenden Seite automatisch der vollständige Personeneintrag gezeigt samt des gerade hochgeladenen Bildes.

Wenn Sie Ihr Bild nicht selbst einstellen können, weil Sie keinen Zugang zum BIS haben, geht es auch anders:

Drucken Sie dieses Einwilligungsformular aus, unterschreiben Sie es geben Sie es zusammen mit einer Datei mit Ihrem Foto bei der Person ab, die für Ihren Eintrag im Personen- und Einrichtungsverzeichnis zuständig ist. Sie finden diese Person unter dem Punkt Kontaktpersonen für Korrekturwünsche... auf der Seite mit Ihrem Eintrag im Personen- und Einrichtungsverzeichnis.

Bitte lesen Sie das Einwilligungsformular gründlich durch, es beinhaltet wichtige Hinweise auf den Umgang mit Fotos im Internet. Beachten Sie bitte auch die Hinweise zur Bildbearbeitung am Anfang dieser Seite, um den Aufwand der Kolleginnen und Kollegen die die Pflege des Personen- und Einrichtungsverzeichnis übernommen haben, möglichst gering zu halten.


Fotos im PEVZ: Hinweise zum Datenschutz

Datenschutz

Die Veröffentlichung eines Fotos von Ihnen im Personen- und Einrichtungsverzeichnis ist freiwillig und bedarf Ihrer Zustimmung. Im Vergleich zur Platzierung des eigenen Bildes in anderen Internetseiten bietet das Personen- und Einrichtungsverzeichnis allerdings zwei wichtige Vorteile:

Besserer Schutz der Fotos

Beim Betrieb des Personen- und Einrichtungsverzeichnisses wird dafür gesorgt, dass Suchmaschinen, die sich an Standards halten, die Fotos nicht indexieren und nicht in ihre Verzeichnisse aufnehmen. Dadurch wird das planmäßige und großflächige Durchsuchen des Internets nach Fotos eingeschränkt. Auf anderen Webseiten ist eine Indexierung meist gewünscht und dort platzierte Fotos gehen auch in Bildsuchmaschinen ein.

Bessere Kontrolle über das eigene Foto

Im Personen- und Einrichtungsverzeichnis können Sie mit einem Klick Ihr Foto wieder löschen. Das Foto verschwindet dadurch unmittelbar aus allen BIS Seiten und auch aus allen anderen Internetseiten, die die Personendaten des BIS integrieren. Sobald Ihr Eintrag im Personenverzeichnis gelöscht wird (z. B. weil Sie die Hochschule verlassen) wird auch Ihr Bild unmittelbar gelöscht.


Meine E-Mailverteiler

Als Mitarbeiter*in nehmen Sie über Ihren Eintrag im PEVZ an verschiedenen Mailverteilern teil. Wenn Sie den Link "Meine E-Mailverteiler" klicken, der Ihnen im rechten Seitenmenü neben Ihrem Eintrag angezeigt wird, sehen Sie, aus welchen Verteilern Ihrer Einrichtung(en) Sie Mails erhalten und für welche Mailverteiler Sie selbst sendeberechtigt sind.

Sowohl senden als auch empfangen können Sie über die Mailadresse(n), die für Sie im PEVZ eingetragen sind, sowie über die, die für Sie im PRISMA-Portal der Universität hinterlegt sind.


Sprechzeiten pflegen

Auf der Seite 'Meine Personendaten' sehen Sie Ihre Kontaktkarten (eine oder mehrere). Bei jeder Karte finden Sie einen "Bearbeiten" Schalter. Wenn Sie diesen anklicken, öffnet sich das Formular, in welchem Sie die Sprechzeiten eintragen können.

Diese Sprechzeiten werden öffentlich im PEVZ angezeigt und eignen sich gut, wenn Sie eine offene Sprechstunde wöchentlich zu festen Uhrzeiten anbieten.

Falls Sie einzelne Termine vergeben wollen, empfehlen wir die Nutzung der Terminvereinbarungsfunktion, mit der Sie Einzeltermine zur Buchung durch Interessierte freigeben können.


Homepage verlinken

Das Feld mit dem Link zu einer Homepage kann ebenfalls von Ihnen bearbeitet werden. In der Regel wird hier bereits beim Anlegen Ihres Eintrags ein Link auf Seiten Ihrer Fakultät oder Einrichtung gesetzt. Wenn Sie hier einen eigenen Link platzieren wollen ist es sinnvoll, dies innerhalb der Einrichtung abzustimmen.


Visitenkarten und Türschilder

Im Personen- und Einrichtungsverzeichnis können Sie Visitenkarten und Türschilder im Corporate Design erstellen. Ihre persönlichen Türschilder und Visitenkarten werden auf Basis Ihres PEVZ-Eintrags erzeugt.

Gehen Sie dazu auf die Seite

Meine Personendaten als Startpunkt

Sie benötigen dazu einen Zugang zum BIS für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Auf der Seite finden Sie bei Ihren Kontaktdaten die Schalter 'Visitenkarte erstellen' und 'Türschild erstellen'.

Auf dem Türschild werden Raumnummer und Personen automatisch so eingesetzt wie sie im PEVZ eingetragen sind. Wenn also mehrere Personen ein Büro teilen, werden zunächst alle für das Türschild vorausgewählt, einzelne Personeneinträge lassen sich aber auch abwählen.

Sie können Türschilder auch für andere Personen erstellen, suchen Sie sich dazu über die Schnellsuche die entsprechende Person heraus.

Für im eKVV eingetragene Hörsäle und Seminarräume, Funktionsräume bzw. allgemein Räume, in denen keine Personen sitzen, können Türschilder in dieser Seite erstellt werden. Sie finden die Seite zum Erstellen von Funktionsräumen auch über die Startseite des internen PEVZ im Seitenmenü. Für Türschilder in Funktionsräumen können Sie selbst Text eingeben, dabei werden die Regeln der "Texteingabe im BIS" angewendet,

Bei fehlenden Übersetzungen für Einrichtungen oder Funktionsbeschreibungenen wenden Sie sich bitte an Ihre PEVZ Beauftragten, ein Link zu den Kontaktdaten finden Sie im Seitenmenü jedes Eintrags unter "Kontaktpersonen für Korrekturwünsche"

 

Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, wird Ihnen eine Vorschau des Türschildes in allen möglichen Varianten für unterschiedliche Türschilderrahmen angezeigt (prüfen Sie ggf. die Downloadliste). Diese speichern Sie als PDF (Button oben rechts). Sie können das Türschild selbst ausdrucken oder zum Druck an die ZV-Stelle geben. Bitte prüfen Sie Ihre Daten vor dem Absenden genau, da diese so für den Druck übernommen werden. Bitte geben Sie an, über welche Kostenstelle/PSP-Element der Auftrag abgerechnet werden soll.

Auf den Türschildern ist ein QR-Code zu finden. In Zusammenarbeit mit der Zentralen Anlaufstelle Barrierefrei (ZAB) sollen die QR-Codes dabei helfen, sich im Gebäude besser zurechtzufinden. Sie werden über die App UniMaps genutzt.

Auf Türschilder können auch Zusatzlogos gedruckt werden.

Visitenkarten erstellen und drucken lassen

Für Ihre Visitenkarten können Sie zwischen einer deutschen, einer englischen und einer zweisprachigen Version wählen. Nachdem Sie die gewünschten Felder ausgefüllt haben, wird Ihnen eine Vorschau der Visitenkarte angezeigt (prüfen Sie ggf. die Downloadliste). Diese speichern Sie als PDF (Button oben rechts). Bitte prüfen Sie Ihre Daten vor dem Absenden genau, da diese so für den Druck übernommen werden.

Die fertige Datei schicken Sie dann zum Druck an die ZV-Stelle. Bitte geben Sie an, wie viele Karten Sie wünschen (Auswahl: 27, 54, 108, 216) und über welche Kostenstelle/PSP-Element der Auftrag abgerechnet werden soll.

Auf Visitenkarten können auch Zusatzlogos gedruckt werden.


UMS-Recht

Für die Einrichtung eines Softphones ist das sog. „UMS-Recht“ die erste Voraussetzung. Im Personen- und Einrichtungsverzeichnis können alle Mitarbeiter*innen prüfen, ob für ihren Anschluss bereits ein solches Recht eingerichtet ist, den Status ihres Antrags überprüfen und ggf. das Recht neu beantragen. Sie finden dafür ganz oben in der Seite den Link "UMS-Status".

Auf der sich dann öffnenden Seite werden Mitarbeiter*innen die ihnen zugeordneten Telefonnummern mit dem jeweiligen Status des UMS-Rechts angezeigt. Wenn noch kein solches Recht zugeordnet ist, kann es direkt aus der Seite beantragt werden. Fragen zur Bedienung der Seite werden über die angeschlossene Hilfeseite beantwortet, die am Kopf der Seite über einen entsprechenden Button („Hilfe öffnen“) aufgerufen werden können.


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