Bielefelder IT-Servicezentrum

Gemeinsames Arbeiten: Gleichzeitiges Bearbeiten von Seiten mit Kolleg*innen in Echtzeit.

Strukturierte Ablage: Organisation von Dokumenten in flexiblen Bereichen und Seitenhierarchien.

Interaktive Inhalte: Einbinden von Tabellen, Aufgabenlisten, Bildern und Makros.

Vorlagen-Bibliothek: Schneller Start durch fertige Vorlagen für Protokolle, Konzepte, Leitfäden u. v. m..

Verfügbarkeit: Ortsunabhängiger Zugriff über Webbrowser und mobile Apps ohne VPN.

Praxisbeispiele für die Nutzung von Confluence Cloud:

Projektmanagement & Teamarbeit

• Projektdokumentation: Zentrale Ablage von Projektplänen, Meilensteinen, Statusberichten und Anforderungen, auf die das gesamte Projektteam jederzeit Zugriff hat.
• Meeting-Protokolle: Schnelles Erstellen und Teilen von Besprechungsnotizen direkt im Team-Bereich, inklusive Zuweisung von Aufgaben an Teilnehmende.
• Brainstorming & Konzepte: Gemeinsames Sammeln von Ideen, Erstellen von Roadmaps und Ausarbeiten von Strategiepapieren in Echtzeit während eines Workshops.

Wissensmanagement & Wissenstransfer

• Zentrales Abteilungs-Wiki: Aufbau eines abteilungsweiten Nachschlagewerks für interne Richtlinien, Compliance-Vorgaben, Reiserichtlinien u. v. m
• Onboarding-Leitfäden: Strukturierte Einarbeitungsseiten für neue Mitarbeitende mit Checklisten, wichtigen Ansprechpartnern und Links zu relevanten Tools.
• Dokumentation von Best Practices: Festhalten von Arbeitsanweisungen, technischen Anleitungen oder Leitfäden, um Wissen im Team zu sichern.

Zulässige Nutzung

Das Werkzeug ist für eine dienstliche Nutzung im Kontext Forschung, Lehre und Verwaltung erlaubt. Es dürfen keine illegalen Inhalte, keine privaten Geheimdaten, keine Passwörter/API-Keys oder andere vertraulichen oder geheimen Informationen dokumentiert werden.

Es dürfen nur Daten mit normalem Schutzbedarf im Confluence Cloud dokumentiert werden. Daten mit höherem Schutzbedarf sind nicht zulässig.

Eine Vorlage zur Feststellung des Schutzbedarfs der verarbeiteten Daten finden sich hier: https://www.uni-bielefeld.de/verwaltung/informationssicherheit/regelungen/2020-10-19_Vorlage_Schutzbedarfsfeststellung.pdf

Zielgruppe

Aktuell primär Beschäftigte aus der Zentralverwaltung, der Medizinischen Fakultät und dem BITS.

Der Service befindet sich aktuell im Probebetrieb.

Bei Interesse anderer Bereiche bitte an bits@uni-bielefeld.de wenden.

Zugang

• Anmeldung per Web-Authentifizierung der Uni Bielefeld
• https://unibi.atlassian.net

Beantragung

Die Beantragung eines Arbeitsbereichs in Confluence Cloud muss durch den jeweiligen Projekt- oder Teamverantwortlichen beim Service Desk des BITS mit folgenden Angaben erfolgen:

-> Beantragung eines neuen Bereichs in Confluence Cloud

• Name des Bereichs.
• E-Mail-Adressen aller Personen, die für den Bereich berechtigt sein sollen.
• Angabe eines oder mehrerer Bereichs-Admins (alle anderen Personen werden im Standard als „normales“ Mitglied berechtigt).
  • Bereichs-Admins können später die Benutzer*innen und Berechtigungen für ihren Bereich selber verwalten.

 

Confluence Cloud-Lizenzen für weitere Personen:

Sollen weitere Personen nach der initialen Beantragung eines Bereichs ebenfalls Confluence Cloud nutzen und Mitglied in dem Bereich werden, können Bereichs-Admins diese Personen selbstständig für den Bereich berechtigen, sofern die Person bereits eine Confluence Cloud-Lizenz besitzt. Falls nicht, muss dieser Person zuerst eine Lizenz durch den Service Desk zugewiesen werden. Dazu muss die bereichsverantwortliche Person folgende Daten per E-Mail an den Service Desk mitteilen:

-> Confluence Cloud Lizenzen für weitere Personen beantragen

• E-Mail-Adresse(n) aller Person(en), die für Confluence Cloud lizensiert werden sollen.
• Name des Bereiches, zu dem die Person(en) Zugang erhalten soll(en).
• Rolle der Person(en) (entweder Bereichs-Admin oder Mitglied).

Mitwirkungspflichten

Für die Nutzung von Confluence Cloud werden keine besonderen Vorkenntnisse benötigt. Bereichs-Admins verantworten die Inhalte und Benutzer*innenzugriffe in ihren Bereichen selber. Hilfestellungen und Support durch das BITS bzw. den jeweils zuständigen IT-Support stehen zur Verfügung.

Administrierende (BITS und Bereichsadministrator*innen) erhalten, falls Bedarf besteht, zusätzliche Einweisungen durch einen Dienstleister.

Datenschutz und Nutzungsbedingungen

• Datenschutzhinweise
• Nutzungsbedingungen