Bielefelder IT-Servicezentrum
Dracoon
Sicherer Datenaustausch mit Externen
Dracoons primärer Einsatzzweck ist das sichere Austauschen von Daten über Organisationsgrenzen hinweg. Dracoon hat zahlreiche Zertifikate, welche die Sicherheit bestätigen und für den Einsatz mit Daten mit hohem oder sehr hohem Schutzniveau qualifizieren.
Leistungsumfang
- Browserbasiertes Portal mit verschiedenen, weiteren Schnittstellen, wenn benötigt.
- Hochladen von sensitiven Dateien.
- Aktivieren von automatischem Ablauf/Löschen der Dateien.
- Sicherer Datentransfer zu Externen durch passwortgeschützte Links.
- Ermöglicht das sichere Hochladen von Dateien durch Externe ohne Zugriff auf andere Daten.
- Zusätzliche Datenverschlüsselung einstellbar.
- Transfer von größeren Dateien ebenfalls möglich.
Voraussetzungen
Beantragung
Gerne legen wir einen Zugang und einen persönlichen Datenraum an. Der Zugang kommt automatisch mit einem Datenraum und allen Funktionen, um mit Dracoon zu arbeiten. Wir legen auch gerne Projekt-Datenräume an, wenn sie benötigt werden. Diese lohnen sich dann, wenn kollaborativ auch an den Dateien gearbeitet, mit einer größeren Anzahl an Nutzer*innen Daten ausgetauscht oder sehr große Dateien geteilt werden sollen.
- Persönlichen Zugang und Datenraum beantragen
Features
- Jede*r Nutzer*in wird von uns mit einem eigenen Datenraum angelegt. Dieser hat Platz für 5 GB Daten und ist in der Regel ausreichend für Datenaustausch in einem normalen Maß.
- Bei Bedarf kann dieser erweitert werden. Dazu benötigen wir eine Begründung per E-Mail an servicedesk@uni-bielefeld.de.
- Der persönliche Datenraum umfasst die gleichen Funktionen wie ein Projekt-Datenraum, das heißt:
- Hochladen von Dateien.
- Teilen von Dateien mit Externen durch Freigabe.
- Externe können Dateien im eigenen Datenraum hochladen, wenn sie dazu berechtigt werden.
- Weitere Personen, die auch in Dracoon registriert sind, können zum eigenen, persönlichen Datenraum berechtigt werden (siehe FAQs).
- Bei jedem Datenraum tragen wir einen "Emergency-Admin" ("Name") als Raumadmin mit ein. Diese*r wird nur für Notfälle aktiviert. Ein solcher Notfall könnte sein, dass die Zugangsdaten verloren sind, aber die Kontrolle über die Daten behalten bleiben müssen. Admins können selbst aus den Raumberechtigungen wieder gelöscht werden, aber im Notfall kann dann nicht mehr geholfen werden.
Beantragung persönlicher Zugang
Bitte folgende Daten an den Service Desk (servicedesk@uni-bielefeld.de) schicken:
- Name, Vorname
- E-Mail-Adresse
- Fakultät / Einrichtung
- Name des/der EDV-Betreuer*in / IT-Ansprechpartner*in
- Kostenstelle
- Projekt-Datenraum beantragen
Features
-
Diese Art von Datenraum ist dafür geeignet, mit anderen Nutzer*innen zusammenzuarbeiten, Daten mit einer größeren Menge an Personen auszutauschen oder sehr große Dateien zu teilen.
-
Es bietet sich an, mehrere Administrator*innen für den Raum zu finden, damit der Zugang nicht verloren geht.
-
Bei jedem Datenraum tragen wir einen "Emergency-Admin" ("Name") als Raumadmin mit ein. Diese*r wird nur für Notfälle aktiviert. Ein solcher Notfall könnte sein, dass die Zugangsdaten verloren sind, aber die Kontrolle über die Daten behalten bleiben müssen. Admins können selbst aus den Raumberechtigungen wieder gelöscht werden, aber im Notfall kann dann nicht mehr geholfen werden.
-
Es ist möglich, Datenräume zu erweitern. Dazu benötigen wir eine Begründung sowie ein Ticket über servicedesk@uni-bielefeld.de
-
Weitere Nutzerberechtigungen müssen die Administrator*innen in Dracoon (siehe FAQs) selbst verteilen.
Beantragung Projekt-Datenraum
Vorraussetzung ist ein persönlicher Zugang für Dracoon.
Bitte folgende Daten an den Service Desk (servicedesk@uni-bielefeld.de) schicken:
- Name des Datenraums
- Usernamen des/der Administrator*in oder der Administrator*innen des Datenraums (Kann Berechtigungen für den Datenraum setzen sowie Einstellungen wie automatischen Datenablauf für den Datenraum konfigurieren).
- Benötigter Speicherplatz. Falls die Angabe fehlt, stellen wir standardmäßig 20 GB ein.
-
Kosten
- Die Kosten betragen 189,92 € pro User pro Jahr inklusive MwSt.
- Datenräume sind kostenlos, es können beliebig viele Datenräume erstellt werden.
- Das Teilen von Daten mit Externen verursacht keine weiteren Kosten.
- Für Zusammenarbeit (Kommentieren, Bearbeiten von Dateien etc.) werden allerdings weitere Lizenzen benötigt.
Abgrenzung
Der Service richtet sich in erster Linie an den Datentransfer und ist kein Archivspeicher. Er ist nicht als dauerhafter Speicher zu sehen, um Daten zu lagern.
Das BITS stellt nur einen organisatorischen Rahmen für diesen Service bereit. Die Verantwortung für die Daten sowie die verbundenen Lizenzkosten müssen von den Einrichtungen getragen werden.
Datenschutz und Nutzungshinweise
-> Generelle Datenschutzhinweise
- Vertraulichkeit und Datenschutz:
Nutzer*innen sind verpflichtet, alle datenschutzrechtlichen Bestimmungen und Richtlinien der Universität einzuhalten. Insbesondere müssen sie sicherstellen, dass personenbezogene und vertrauliche Daten nur im Rahmen der dafür vorgesehenen Prozesse und mit entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen gespeichert und übertragen werden. Bei Fragen, bitte an die Datenschutzkoordination (DISK) der Fakultät/Einrichtung wenden. - Zugangsbeschränkungen:
Nutzer*innen sind dafür verantwortlich, ihre Zugangsdaten sicher zu verwahren und dürfen diese nicht an Dritte weitergeben. Bei Verdacht auf unbefugten Zugriff sind sie verpflichtet, dies unverzüglich der IT-Abteilung der Universität zu melden. - Verantwortung für Datenräume:
Nutzer*innen, die einen Datenraum verwalten, sind dafür verantwortlich, die Zugriffsberechtigungen regelmäßig zu überprüfen und unberechtigte Zugriffe zu verhindern. Sie müssen sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zu den Daten haben. - Meldung von Sicherheitsvorfällen:
Jeder Verdacht auf Sicherheitsverletzungen oder Datenschutzvorfälle muss unverzüglich der zuständigen Stelle innerhalb der Universität gemeldet werden.
Support
Für Beschäftigte mit einem vom BITS bereitgestellten PC-Arbeitsplatz
Service Desk
Mo.–Fr. 08:00–16:00 Uhr
Tel.: 0521 106-6000
E-Mail: servicedesk@uni-bielefeld.de
Für weitere Beschäftigte
Dezentrale EDV-Betreuung der Fakultät oder Einrichtung.
Anleitungen / FAQs
Einstellungen von Datenräumen
- Speicher
Wir erstellen grundsätzlich jeden Datenraum mit 5 GB Speicher. Dies ist jederzeit erweiterbar. Dazu bitten wir darum, dass wir über "servicedesk@uni-bielefeld.de" entsprechend benachrichtigt werden. Der Speicherplatz ist allerdings abhängig von der Anzahl der Lizenzen der Einrichtung. Daher kann er nicht beliebig nach oben erweitert werden.
- Berechtigungen auf den Datenraum
Berechtigungen können nur von dem Datenraum-Admin eingestellt werden. Dazu muss in der Ansicht "Alle Dateien" der Datenraum ausgewählt und auf das Dreipunkt Menü geklickt werden. Hier gibt es dann den Punkt "Berechtigungen". Hier die Nutzer*innen suchen und auswählen, die hinzugefügt werden sollen. Jede*r Nutzer*in kann dabei eine von drei Stufen bekommen:
- "Raum-Administrator":
Kann Konfigurationen des Datenraumes ändern, sowie alles lesen, bearbeiten und löschen, sowie Freigaben verwalten. - "Bearbeiten":
Kann Lesen, bearbeiten und löschen, sowie Freigaben verwalten. - "Lesen":
Kann Dateien lesen, sowie Freigaben verwalten.
Für mehr komplexere Bedarfe gibt es das Kontextmenü "erweiterte Einstellungen", die eine erweiterte Einstellung ermöglicht.
Zugriffsrechte können hier auch über die entsprechende Schaltfläche entzogen werden.
- "Raum-Administrator":
- Automatische Klassifizierung
Diese Option gibt einen Standard an, der für alle hochgeladenen Dateien in diesem Datenraum initial gesetzt wird. Die Datenklassifizierung hat aktuell nur den Einfluss, dass wir systemseitig vorgeben, dass ab der Stufe "vertraulich" und tiefer bei dem Teilen mit Externen auch ein Passwort gesetzt werden muss. Die anderen Stufen können helfen, die Daten zu organisieren.
- Automatischer Dateiablauf
Dateien können von Dracoon automatisch gelöscht werden. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:
- Dateiweise:
Jede hochgeladene Datei kann ein separates Ablaufdatum bekommen. Nach Ablauf wird die Datei automatisch gelöscht. Dazu müssen die Dateien ausgewählt werden, und das Ablaufdatum rechts ausgewählt werden. - Für den ganzen Datenraum:
Unter den Einstellungen des Datenraumes gibt es den Punkt "Automatischer Dateiablauf". Hier kann eine Standard-Frist vorgegeben werden, die aber überschrieben werden kann.
Achtung: Jedes Löschen auf diese Art ist permanent und unwiederbringlich. Es gibt keine Möglichkeit für das BITS die Daten wiederherzustellen.
- Dateiweise:
- Aufbewahrungszeit
- Verschlüsseln von Datenräumen
Datenräume können prinzipiell nur dann clientseitig verschlüsseln (end-to-end) werden, wenn sie leer sind. Nachdem eine Datei in einem Datenraum abgelegt wurde, verschwindet der Hinweis und der Datenraum lässt sich nicht mehr verschlüsseln - selbst, wenn die Dateien gelöscht werden. Der Datenraum muss sonst neu angelegt werden.
Wenn verschlüsselt werden soll, gibt es diese Optionen:
- Systemweites Notfallkennwort:
In diesem Fall ist das BITS in der Lage, die Dateien zu entschlüsseln, wenn wir von Nutzer*innen dazu aufgefordert werden. - Notfallkenntwort:
In diesem Fall werden die Nutzer*innen aufgefordert, ein zusätzliches Kennwort zu den persönlichen Entschlüsselungskennwörtern für den ganzen Datenraum zu setzen. Dieses zusätzliche Kennwort dient dazu, die Daten noch lesen zu können, selbst wenn alle Nutzer*innen des Datenraumes ihr persönliches Kennwort verlieren oder die Einrichtung verlassen. - Kein Notfallkennwort verwenden:
In diesem Fall ist kein zusätzliches Kennwort gesetzt, um Dateien zu entschlüsseln.
- Systemweites Notfallkennwort:
- Automatisches Löschen von Dateien
Dateien können von Dracoon automatisch gelöscht werden. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:
- Dateiweise:
Jede hochgeladene Datei kann ein separates Ablaufdatum bekommen. Nach Ablauf wird die Datei automatisch gelöscht. Dazu müssen die Dateien ausgewählt werden, und das Ablaufdatum rechts ausgewählt werden. - Für den ganzen Datenraum:
Unter den Einstellungen des Datenraumes gibt es den Punkt "Automatischer Dateiablauf". Hier kann eine Standard-Frist vorgegeben werden, die aber überschrieben werden kann.
Achtung: Jedes Löschen auf diese Art ist permanent und unwiederbringlich. Es gibt keine Möglichkeit für das BITS die Daten wiederherzustellen.
- Dateiweise:
