Bielefelder IT-Servicezentrum
Trello
Trello ist ein webbasiertes, leichtgängiges Projektmanagement-Tool, das zur Organisation von Aufgaben und Projekten verwendet wird. Es basiert auf dem Kanban-Prinzip und nutzt Boards, Listen und Karten, um Arbeitsabläufe übersichtlich darzustellen. Nutzer*innen können Aufgaben erstellen, zuweisen, kommentieren, Termine setzen und Dateien anhängen. Trello eignet sich sowohl für Einzelpersonen als auch für Teams, um Projekte zu planen, den Fortschritt zu verfolgen und die Zusammenarbeit zu erleichtern.
Leistungsumfang
Trello ist grundsätzlich kostenlos. Kostenpflichtige Enterprise-Lizenzen (siehe Kosten) werden benötigt, wenn eines der folgenden Features benötigt wird:
- Boards mit mehr als 10 Teilnehmenden
- Erweiterter Speicherplatz für Anhänge
- Kalenderintegration
- Card-Spiegelung über Boards
- Unbegrenzt viele Boards
- Checklisten
- Timelines
- Automatisierung
- oder andere Features (siehe die Übersicht von Atlassian - https://trello.com/pricing)
Arbeiten mit Externen (Krankenhäuser, andere Universitäten etc.) ist möglich. Allerdings muss der Board-Owner (Administrator*in) eine Uni-Bielefeld E-Mailadresse haben, damit das Board in unseren Atlassian-Tenant übernommen werden kann.
Voraussetzungen
Zugang
- Login mit BITS-Account per Web-Authentifizierung
- https://www.trello.com
Beantragung
Die Beantragung von Enterprise-Lizenzen muss beim Service Desk des BITS mit folgenden Angaben erfolgen:
- Anzahl der Lizenzen (falls mehr als eine)
- Uni-E-Mail-Adresse der Nutzenden
- Kostenstelle
Kosten
Die Lizenzkosten für Enterprise-Lizenzen betragen 100€ pro Nutzer*in pro Jahr. Das Lizenz-Jahr endet am 6.2. Es wird anteilig abgerechnet.
Bereitstellungszeiten
Nach Kauf der Lizenz muss der/die Nutzer*in entsprechend konfiguriert werden. Danach kann der Enterprise-Umfang direkt genutzt werden.
Regelungen zur Informationssicherheit
Für die Nutzung von Trello in der Atlassian Cloud gilt: Das Tool ist ausschließlich für dienstliche Zwecke und nur mit dem von der Universität bereitgestellten Account zu verwenden. Ausschließlich organisatorische Informationen oder Projektdaten mit geringem Schutzbedarf dürfen dort gespeichert oder geteilt werden. Sensible Inhalte wie personenbezogene Daten, Prüfungsleistungen, Gesundheitsinformationen, vertrauliche Dienstunterlagen oder schutzbedürftige Forschungsdaten dürfen nicht in Trello eingestellt werden. Beratung dazu gibt es bei dem/der jeweiligen Datenschutz- und Informationssicherheitskoordinator*in (DISK).
Die Daten werden in der Atlassian Cloud gespeichert. Bitte beachten, dass sich die Serverstandorte außerhalb Deutschlands befinden können.
Bitte auf die Sicherheit des Zugangs achten (keine Weitergabe von Zugangsdaten, Nutzung der Hochschul-Authentifizierung) und regelmäßig überprüfen, wer Zugriff auf die eigenen Boards hat. Dokumente sollten grundsätzlich nicht dauerhaft in Trello abgelegt werden; dafür sollen die von der Universität vorgesehenen Speicherlösungen verwendet werden.
Nutzer*innen sind verantwortlich für die Inhalte, die sie in Trello einstellen. Sollte festgestellt werden, dass ungewollt vertrauliche Daten hochgeladen wurden oder ein Verdacht auf unbefugten Zugriff besteht, bitte umgehend die EDV-Betreuung oder DISK informieren.
Support
Für Beschäftigte mit einem vom BITS bereitgestellten PC-Arbeitsplatz
Service Desk
Mo.–Fr. 08:00–16:00 Uhr
Tel.: 0521 106-6000
E-Mail: servicedesk@uni-bielefeld.de
Für weitere Beschäftigte
Dezentrale EDV-Betreuung der Fakultät oder Einrichtung.
