Raumvergabe

Viele Informationen zum Thema Eingabe von Terminen (auch unter Berücksichtigung von verschiedenen Formaten) gibt es auf der zentralen Informationsseite.

Darüber hinaus gibt es noch folgende Hinweise zur Termineingabe und Raumanforderung im eKVV:

• Eingabe von Blockterminen: Wird bei der Termineingabe die Auswahlmöglichkeit "BS" (Blockseminar) gewählt, sollte kein Wochentag, sondern nur der Zeitraum angegeben werden. Ansonsten wird nur ein Raum für einen bestimmten Wochentag, nicht aber über alle Tage gebucht. Diese Funktion ist darüber hinaus nur sinnvoll bei Blockterminen, die an aufeinanderfolgenden Tagen zu den gleichen Uhrzeiten stattfinden.
• zentraler Raum: Bei der Eingabe der Termine sollte beachtet werden, dass ein zentral vergebener Raum angefordert wird. Ansonsten werden keine Räume in den zentralen Raumvergaberunden für diese Termine bzw. Veranstaltungen vergeben.
• Raumgrößen: Die Raumgrößen werden aus den Veranstaltungsdaten übernommen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang eine Prüfung der Raumkategorie. Hier sollte also schon genau darauf geachtet werden, ob ein Seminarraum oder ein Hörsaal benötigt wird oder ob beides eine Option sein könnte.
• Veranstaltungsform: Soll eine Veranstaltung "echt hybrid" angeboten werden, ist es notwendig, dass diese im eKVV entsprechend auch als "VOR ORT & ONLINE" angelegt wird und gleichzeitig auch das Attribut "DTEN-Gerät" angegeben wird.
• Ausstattung: Bei der Eingabe von Terminen gibt es die Möglichkeit, notwendige Ausstattungen der Räume mit anzugeben. Diese Optionen sollten nur ausgewählt werden, wenn dieses Ausstattungsmerkmal dringend notwendig ist. Ein DTEN-Gerät sollte also nur dann angefordert werden, wenn die Veranstaltung "echt hybrid" durchgeführt wird oder zumindest regelmäßig hybrid stattfindet. Ebenso sollten z.B. Fenster nur dann als notwendig angegeben werden, wenn es zwingende Gründe dafür gibt.

Die Raumvergabe verläuft in bestimmten Raumvergaberunden, deren Zeiten zentral festgelegt werden. Das Raumvergabeteam EW arbeitet dann mit den Ergebnissen, die zentral eingespielt werden und steuert entsprechend in den verschiedenen Runden nach. Wann welche Raumvergaberunden stattfinden, kann dem Kalender der Lehrplanung entnommen werden. Dort steht auch, wann welche Veranstaltungen „dran“ sind.

Im Rahmen der Raumvergaberunden (insb. der zweiten) zeigt die Erfahrung, dass es zu hoch frequentierten Zeitfenstern häufig zu Engpässen bei der Versorgung mit Räumen kommt. Um diesem Problem zu begegnen, ist es unabdingbar, dass Veranstaltungszeiten noch einmal geändert werden und z.B. in Randzeiten stattfinden. Das Studiendekanat bittet daher die Lehrenden um Alternativtermine.

Die Notwendigkeit von Alternativterminen wird voraussichtlich mindestens wieder einige Veranstaltungen betreffen, die montags bis freitags im Zeitraum zwischen 10 und 14 Uhr liegen sollen. Es wäre schön, wenn bereits Alternativtermine für diese Zeitfenster gesammelt und uns zugeschickt werden können. Die Organisation des Sammelns kann hier innerhalb der AGn abgestimmt werden.

Wichtig ist: Nur, weil Alternativtermine angefragt werden, verändert das Studiendekanat die Zeiten erst, insofern kein Raum für das ursprüngliche Zeitfenster gefunden werden konnte. Dem liegt das Ziel zu Grunde im Sinne der Lehrenden und Studierenden möglichst wenig zeitliche Verschiebungen vornehmen zu müssen, um eine bessere Planbarkeit zu erreichen. Sollten dem Team der Raumvergabe EW Alternativtermine genannt werden, so wird davon ausgegangen, dass ein Verschieben auf diese Termine auch möglich sein muss.

Sollte aufgrund einer Kooperation oder anderen verbindlichen Absprachen die Notwendigkeit bestehen, einen Raum in einem bestimmten Zeitfenster zu erhalten, so sollte gerade bei stark genutzten Zeitfenstern (z.B. 10 bis 12 Uhr) eine Absprache mit dem Raumvergabeteam EW erfolgen. Es kann dann geprüft werden, ob die Veranstaltung in der ersten Raumvergaberunde (Prioritäten) gemeldet werden kann. Sollte eine dringende Notwendigkeit nicht kommuniziert werden, können gerade in beliebten Zeitfenstern nur sehr schwierig oder gar keine Räume gefunden werden, was den Organisationsaufwand auf allen Seiten vergrößert.

Wenn Sie sich dafür interessieren, den Flex-Seminarraum zu nutzen, muss ggf. ein Antrag auf Teilnahmebegrenzung an die LeKo gestellt werden (s. Lehrplanung). Dies ist dann notwendig, wenn die Teilnahmebegrenzung der Veranstaltung, für die der Flex-Seminarraum genutzt werden soll, die Raumgöße (40 Plätze) übersteigt. Wann dieser Antrag zu stellen ist, können Sie der E-Mail zur Aufforderung zur Abgabe des Lehrangebots entnehmen, die regelmäßig vom Studiendekanat verschickt wird.

Weitere Hnweise zum Flex-Seminarraum sind der entsprechenden Homepage zu entnehmen.

Die Änderung von Zeiten von Veranstaltungen sollte immer in Absprache mit dem Studiendekanat erfolgen. Ungünstig ist insbesondere, wenn Zeiten unabgesprochen außerhalb der Raumvergaberunden geändert werden und entsprechend Räume freigegeben werden. Ebenso ist es besonders ungünstig, wenn Zeiten noch nach der Frist für die Erstellung der Stundenpläne für die Studierenden geändert werden. Dies führt häufig zu Überschneidungen oder Umplanungen, die bei einer frühzeitigen Absprache nicht notwendig gewesen wären.

Von festgelegten Zeitfenstern, die ebenfalls regelmäßig (und teilweise modulbezogen) kommunziert werden, kann nicht abgewichen werden.

Es wäre schön, wenn dem Team der Raumvergabe EW mitgeteilt wird, wer als Ansprechperson während der Raumvergaberunden erreichbar ist (und auf welchem Weg). Es geht z.B. darum, wenn Alternativtermine abgesprochen werden müssen oder sonstige Fragen entstehen, für die das Studiendekanat auf eine Rücksprache angewiesen ist. Dazu reicht eine entsprechende E-Mail mit Ansprechpersonen aus den AGn. Es können auch mehrere Personen für unterschiedliche Zeiträume bzw. Raumvergaberunden genannt werden.

Während der Nachsteuerung der Raumvergabephasen können Anfragen gerne an das Team der Raumvergabe EW gestellt werden (raumvergabe.ew@uni-bielefeld.de). Bitte achten Sie darauf, für die Kommunikation diese Funktionsadresse zu kontaktieren. Darauf haben mehrere Kolleg*innen Zugriff und können Anliegen gemeinsam bearbeiten oder die Bearbeitung aufteilen.

Die Erfahrung zeigt allerdings, dass gerade während der Raumvergabephasen eine Bearbeitung eingehender Anliegen häufig etwas länger dauert, da viele Anliegen gleichermaßen bearbeitet werden müssen.

Um der Raumsituation an der Universität insgesamt zu begegnen, sind die Fakultäten dazu aufgefordert, 14-täglich stattfindende Veranstaltungen zu "matchen" (s. Hinweise zur Raumvergabe). Das bedeutet, dass Veranstaltungen, die 14-.täglich im gleichen Zeitfenster liegen, versetzt starten sollen, damit die Raumressourcen insgesamt effizienter genutzt werden und ein Raum nicht die Hälfte des Semesters frei bleibt oder in der Form für andere Fakultäten unbrauchbar ist.

Das betrifft auch die Einführungstutorien in Bildungswissenschaften. Das Studiendekanat kennzeichnet den versetzten Start hier über die Kurzkommentare im eKVV.

Ein Wechsel der Tutoriumszeit ist darüber hinaus nur in begremztem Maße möglich - spätestens und nur in Absprache mit dem Studiendekanat allerdings bis zum Ende der Nachsteuerung der zweiten Raumvergabephase.

Wenn Sie eine 14-tägliche, halbsemestrige oder 3-stündige Veranstaltung planen, ist es hilfreich, wenn Sie dies dem Team der Raumvergabe EW (raumvergabe.ew@uni-bielefeld.de) mitteilen. Die Fakultäten wurden zur Verbesserung der Lehrraumplanung dazu gebeten, solche Veranstaltungen zu "matchen" - d.h. passsende Äquivalente zu finden, um die Räumlichkeiten insgesamt besser auszunutzen.

Sollten Sie bereits wissen, dass ein*e Kolleg*in eine Veranstaltung anbietet, die ein passendes Äquivalent darstellen könnte, so teilen Sie dies bitte ebenfalls dem Team der Raumvergabe EW mit. Diese "Matches" können dann an die zentrale Raumvergabe weitergegeben werden.

Sobald ein Prüfungstermin feststeht, lassen Sie den Termin entweder von Ihrem zuständigen Sekretariat eintragen und einen entsprechenden Raum buchen oder wenden Sie sich an das Team der Raumvergabe EW (raumvergabe.ew@uni-bielefeld.de). Dabei ist es hilfreich, wenn Sie das Semester der Veranstaltung sowie die Belegnummer entsprechend mitteilen.