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Mailverteiler im BIS

FAQs

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© Universität Bielefeld

FAQs von Mitarbeiter*innen

Allgemeine Fragen zu den Mailverteilern

Es gibt inzwischen eine Vielzahl von verschiedenen E-Mailverteilern, die sich grob in 2 Kategorien unterscheiden lassen: Verteiler, die v.a. zur Kommunikation mit Studierenden dienen und Verteiler, die v.a. zur Kommunikation mit Mitarbeiter*innen genutzt werden können. Unter diesen Kategorien finden sich folgende Arten von Verteilern:

  • die lehrveranstaltungsbezogenen Mailverteiler,
  • Verteiler, mit denen einzelne Studierende erreicht werden können,
  • Verteiler, die Gruppen von Mitarbeiter*innen und/oder Studierenden nach verschiedenen Kombinationen aus Status, ihrer Funktion und ihrer Zugehörigkeit zu bestimmten Einrichtungen oder Arbeitsstrukturen (z.B. Kommissionen oder Arbeitsgruppen) ansprechen.

 

 

In der kommentierten Übersicht der BIS-Mailverteiler im BIS-Wiki finden Sie alle Verteiler und Hinweise darauf, wie Sie Mailverteiler zur Ansprache von Studierenden selbst konfigurieren können:

Die Vielzahl der angebotenen Mailverteiler ermöglicht es in der Regel, die gewünschte Zielgruppe sehr treffgenau anzusprechen oder mit Informationen zu versorgen. So können Sie durch die gezielte Auswahl des Verteilers dazu beitragen, dass Personen nur mit solchen E-Mails versorgt werden, die für sie auch relevant sind.

Die Mailverteiler für Mitarbeiter*innen beruhen auf den Einträgen im PEVZ, deshalb kann man dort nachvollziehen, wer in welchen Verteilern enthalten ist:

Auf der Seite "Meine Personendaten" können alle Mitarbeiter*innen sehen, in welchen Verteilern sie enthalten sind. Ruft man im öffentlichen PEVZ die Seite einer Person auf, kann man über den Link "Mailverteiler" im Seitenmenü sehen, in welchen Verteilern diese Person enthalten ist und welche sie beschicken kann.

Die Mailverteiler für Mitarbeiter*innen beruhen auf den Einträgen im PEVZ, deshalb kann man dort auch nachvollziehen, wer welche Verteiler beschicken kann:

Auf der Seite "Meine Personendaten" können alle Mitarbeiter*innen sehen, welche Verteiler sie beschicken können. Ruft man im öffentlichen PEVZ die Seite einer Person auf, kann man über den Link "Mailverteiler" im Seitenmenü sehen, in welchen Verteilern diese Person enthalten ist und welche sie beschicken kann.

Alle Verteiler des BIS werden automatisiert und nicht von Hand gepflegt. Die Mitgliedschaft in den Verteilern wird darüber gesteuert, mit welchen Daten eine Person in den Systemen des BIS eingetragen ist.

Für Studierende gilt: Die Eintragungen im eKVV sind relevant. Die dort eingetragene E-Mailadresse wird von allen Verteilern verwendet. Auch Gastbenutzer*innen können auf diese Weise an den meisten Verteilern für Studierende teilnehmen.

Für Mitarbeiter*innen gilt: Die Eintragungen im BIS Personen- und Einrichtungsverzeichnis sind relevant. Sind bei einer Person mehrere E-Mailadressen eingetragen, so werden persönliche Adressen bevorzugt verwendet. Als persönlich gelten Adressen dann, wenn sich in ihnen Namensbestandteile wiederfinden lassen. Wird keine entsprechende Adresse gefunden, so wird die am höchsten priorisierte (also bei den Kontakten einer Person am höchsten stehende) Adresse verwendet. Es wird pro Person immer nur eine E-Mailadresse beschickt, selbst wenn mehrere Adressen eingetragen sein sollten. Welche Adresse bei einer konkreten Person aktuell in die Verteiler eingeht kann am einfachsten direkt im PEVZ geprüft werden: Dort findet sich in der Detailseite jeder Person am rechten Rand der Link 'Meine E-Mailverteiler'. In dieser Seite wird ganz am Anfang angezeigt, welche Adresse verwendet wird

Die hochschulweiten Mailverteiler wie der E-Mailverteiler aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die auf den Adressen der Mitarbeitenden im PEVZ aufbauen, berücksichtigen nur Einrichtungen und Personen, die unterhalb des Universitätseintrags angeordnet sind.

Parallel im Einrichtungsbaum angeordnete Einrichtungen wie etwa das Universitätsklinikum OWL werden hingegen nicht einbezogen. Auf diese Weise ist es möglich, nicht zur Hochschule gehörende Personen und Einrichtungen im PEVZ einzutragen und z. B. im eKVV zu verwenden, aber die Personen darin nicht mit E-Mails aus dem Hochschulkontext zu beschicken.

Falls hier in Einzelfällen doch eine Teilnahme an Verteilern notwendig ist kann über das BIS Team eine entsprechende Konfiguration erfolgen.

Fragen zum Mailversand

Beim Mailversand ist es möglich, Empfängeradressen unsichtbar für andere EmpfängerInnen im BCC Adressfeld einzutragen. Das funktioniert bei den Mailverteilern im BIS nicht, weil das Mailsystem dann nicht mehr erkennen kann, an welche Verteiler die eMail eigentlich gehen sollte.

Wenn Sie also eine Mail an mehrere Adressaten versenden wollen, ohne dass diese die übrigen Mailadressen sehen können, müssen Sie mehrere Einzelmails versenden.

Das Antwort-an / Reply-to Feld in Mailprogrammen, über welches Antwort auf eine E-Mail nicht an die Absenderadresse geschickt werden, sondern an die in diesem Feld angegebene Adresse, kann in den Verteilern verwendet werden.

Dieses Feld spielt keine Rolle bei der Frage ob die Absenderadresse grundsätzlich für einen bestimmten Verteiler sendeberechtigt ist.

Fragen zur Mailfreigabe

Die BIS Verteiler können E-Mails nur bis zu einer bestimmten Größe verschicken. Dies dient zum einen dem Schutz des Systems vor riesigen Datenmengen, zum anderen dient es als Erinnerung, dass nicht alle Postfächer der Welt beliebig große Dateien verkraften. Die Größe liegt heute (09/2019) ca. bei 10 MB. Dabei ist zu beachten, dass die damit möglichen Anhänge kleiner sind, da sie für den Versand neu verpackt werden

Normalerweise erhalten Sie eine Freigabe-Mail, wenige Minuten nachdem Sie den Verteiler angeschrieben haben. Wenn unsere Server gerade sehr beschäftigt sind, weil viele (große) Verteiler gleichzeitig angeschrieben werden, dann kann es auch mal bis zu einer Stunde dauern, bis Sie die Freigabemail erhalten.

Normalerweise werden Ihre E-Mails innerhalb weniger Minuten nach der Freigabe verschickt. Nur bei sehr großen Verteilern kann das Versenden etwas länger dauern.

Es kann mehrere Gründe haben, warum Sie nach Versand der Mail an einen Verteiler keine Freigabemail bekommen - also einfach nichts passiert:

  • Sie haben einen moderierten Verteiler angeschrieben. In dem Fall geht die Freigabemail nicht an die Absender*in, sondern an Moderator*innen. Den Moderationsprozess haben wir hier beschrieben: Mailfreigabe Moderation
  • Sie haben Mailverteileradressen in das "bcc"-Feld eingetragen: Mit der "blind-copy", bei der die Mailadressen von Adressat*innen unsichtbar gemacht werden, können die BIS-Mailverteiler nicht umgehen. Die Mail wird dann stillschweigend verworfen.
  • Ihre Mail wurde als "Spam" klassifiziert und abgewiesen. "Spammer" erhalten keine Reaktion auf ihren Versuch, deshalb wird keine Fehlermeldung zurückgegeben.

Wenn Sie die drei Punkte ausschließen können und unsicher sind, ob Ihre Mail freigegeben werden kann, dann wenden Sie sich bitte direkt an den BIS-Support.

Absender*innen einer E-Mail erhalten diese immer in Kopie. Wenn Sie diese Kopie erhalten haben können Sie sicher sein, dass Ihre E-Mail an die Empfänger verschickt wurde.

Bei den Verteilern mit Archivierungsoption können Sie, falls diese Option bei der Freigabe genutzt wurde, auch an der entsprechenden Stelle im eKVV nachsehen.

Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre Mail "rausgegangen" ist, können Sie sich auch an den BIS-Support wenden. Bitte schicken Sie uns dann auch die Absende-Adresse, den Betreff und die Verteileradresse Ihrer Mail.

Bei bestimmten Zeichenkodierungen kann es vorkommen, dass die Anzeige der gerade freigegebenen eMail in Ihren Webbrowser Zeichen wie Umlaute zerbricht. Dies betrifft aber wirklich nur die Anzeige, Ihre E-Mail selbst wird korrekt verschickt

Fehlermeldungen

Ihre E-Mail wurde entweder schon freigegeben, oder sie wurde durch eine zu lange Wartezeit (mehr als 72 Stunden) automatisch entfernt.

Überprüfen Sie, ob Sie wirklich die richtige Adresse verwendet haben., und/oder ob Sie nicht fälschlich ein Leerzeichen mitkopiert haben. Die jeweiligen Adressen finden Sie in der Übersicht der Mailverteiler im BIS-Wiki:

Die BIS-Mailverteiler

Falls Ihr Absenderadresse nicht sendeberechtigt für den Verteiler ist, so finden Sie auch dazu eine Beschreibung bei den einzelnen Verteilern. Bei MitarbeiterInnen liegt der Grund für das Problem meistens darin, dass nicht die im Personenverzeichnis eingetragene eigene Adresse verwendet wird, sondern eine andere

Dies ist ein Problem, das durch Umlaute und andere Sonderzeichen im Klarnamen bei der Absenderadresse verursacht wird, diese kann der Mailverteiler leider nicht verarbeiten. Hier gibt es je nach verwendetem Mailprogramm verschiedene Vorgehensweisen:

Outlook

Sie können dann wieder Mails versenden, wenn sie das Encoding von Outlook von 'Westeuropäisch ISO' auf 'Unicode UTF-8' selber anpassen. Der Weg dorthin: Datei --> Optionen --> (Linke Navigationsleiste) Erweitert --> (rechte Seite weiter unten) Abschnitt Internationalisierung 'Bevorzugte Codierung für ausgehende Nachrichten' ändern.

Webmailer

Sie müssen Ihren Klartextnamen im PRISMA-Portal ändern. Alle Sonderzeichen müssen entfernt bzw. ersetzt werden.

Der Weg dorthin:

  • Einloggen ins PRISMA-Portal --> Kontenübersicht --> das erste Konto ausklappen --> Ändern des 'Anzeigename'-Werts --> Bestätigen --> Einkaufskorb (oben) --> Bestätigen / Abschicken

Damit stoßen Sie einen Auftrag an, der an die für Sie zuständige EDV-Betreuung weitergereicht wird. Wer für Sie zuständig ist, finden Sie auf dieser Seite: Alle EDV-Betreuungen

Sobald diese die Änderung übernommen haben, erhalten Sie - sofern eine Mailadresse im PRISMA-Portal für Sie hinterlegt ist - eine Mail über die genehmigte Änderung. Anschließend können Sie die Änderung in PRISMA verifizieren. Wenn Sie das tun, ist die Umstellung abgeschlossen und Sie können wieder wie gewohnt die Mailverteiler nutzen.

Hierbei handelt es sich um einen lästigen und für uns etwas rätselhaften Fehler, den wir bislang noch nicht beheben konnten. Er lässt sich aber umgehen, wenn Sie den Freigabelink einfach erneut (und zur Not auch mehrfach) klicken. Die Mail geht dann nach ein paar Versuchen raus. Sie müssen nicht befürchten, die Mail dadurch mehrfach zu versenden, da sich der Freigabelink nach der Nutzung verbraucht.


FAQs von Studierenden

Wenn Sie an der Universität Bielefeld studieren, werden in der Regel die veranstaltungs- und studiengangsbezogenen E-Mailverteiler die wichtigsten für Sie sein. Wichtig ist es zu wissen, dass hierbei die E-Mailadressen verwendet werden, die im eKVV eingetragen sind - allerdings so verschlüsselt, dass die einzelnen Empfängeradressen für den Absender nicht sichtbar sind.

Für jede Lehrveranstaltung gibt es einen automatischen Mailverteiler, in dem Sie enthalten sind, sobald Sie auf der Teilnahmeliste der Veranstaltung stehen.

Darüber hinaus existieren Mailverteiler für die Studierenden von Studiengängen und Fakultäten. In diese Verteiler werden Sie automatisch aufgenommen, sobald Sie eingeschrieben sind.

Wenn Sie einen Gastzugang haben. können Sie sich selbst die Studiengänge zuordnen, die für Sie relevant sind. Wenn sich Ihre E-Mailadresse ändert, so können Sie sie einfach im eKVV ändern und alle Verteiler-E-Mails werden sofort an die neue Adresse geschickt. Gleichzeitig bleibt Ihre Adresse im eKVV verborgen und wird nicht an Lehrende weitergegeben.

Sie sind automatisch in Mailverteilern enthalten. Sie könnten sich grundsätzlich von der eMailzustellung über unsere Verteiler ausschließen, in dem sie ihre E-Mailadresse im eKVV löschen. Damit erhalten Sie keine Mails mehr aus den Veranstaltungs- und Studiengangsverteilern, sind allerdings auch nicht mehr für Lehrende und/oder Prüfungsamt erreichbar.

Wir empfehlen stattdessen, sich einen Filter im Mailprogramm einzurichten, der die Nachrichten der Universität bündeln, oder eine Mailadresse im eKVV zu nutzen, die ausschließlich für die Kommunikation mit der Universität genutzt wird und deren Posteingang gezielt abgerufen wird. So vermischen sich die vielleicht als störend empfundenen Mails aus der Universität nicht mit den privaten Nachrichten.

Wenn Sie befürchten, dass Sie wichtige Mails nicht erhalten, sollten Sie Folgendes prüfen:

  • Spam-Filter Ihres Posteingangs. Es kommt vor, dass Nachrichten aus Mailverteilern fälschlich als Spam klassifiziert und "wegsortiert" werden.
  • Stundenplan: Haben Sie wirklich alle Veranstaltungen im Stundenplan gespeichert? Wenn in einzelnen Veranstaltungen das Teilnahmemanagement aktiviert ist sollten Sie prüfen, ob Ihr Teilnahmestatus "teilnehmend" ist.
  • Mailadresse im eKVV: Welche Adresse für Sie im eKVV gespeichert ist, können Sie hier überprüfen: "Mein eKVV"
  • Weiterleitung: Haben Sie vielleicht eine Weiterleitung bei Ihrer im eKVV gespeicherten Mailadressen eingerichtet? Dies können Sie nur in Ihrem Mailprogramm prüfen.

Bitte wenden Sie sich an den BIS-Support, wenn Sie die oben genannten Punkt geprüft haben und das problem weiterhin besteht.


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