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Info und Austauschtreffen

Jeden 4. Donnerstag im Monat lädt das Netzwerk zum Info- und Austauschtreffen ein! Neben Terminen, die dem gegenseitigem Kennenlernen untereinander dienen, wird es zahlreiche Veranstaltungen mit Fachvorträgen und Diskussionsrunden zu sekretariatsspezifischen Themen geben.


Du hast einen Themenvorschlag für einen Austauschtermin?

Prima! Bitte schreibe an fairnetzt@uni-bielefeld.de

Betreff: Austausch- und Infotreffen.

 

Wir freuen uns, Dich auf einen unserer Treffen begrüßen zu können!

Deine AG Austausch- und Infotreffen

Petra Borgsen (Fakultät für Soziologie)

Sabine Klusmann (Technische Fakultät/Fakultät für Chemie)

 

 

Teilnehmer*innen: 62 Personen

Für das Team vom Dezernat F (Finanzmanagement), Abteilung F.3, Zentrale Beschaffungsabteilung, informierte Herr Tobias Brenker über Neuerungen im Beschaffungswesen.

  • Herr Brenker stellt die neue Homepage der Beschaffungsabteilung vor. Hier findet man Informationen zu Barvorlagen, Kreditkarten, Vordrucke, eine FAQ-Sammlung und auch immer die nächsten Schulungstermine.
  • Informationen zu Beschaffungsprozessen findet man unter: Beschaffungsprozesse.
  • Es gibt ein neues Hausrundschreiben über Wertgrenzen für Liefer-/Dienstleistungen und Bauaufträge, was leider nicht alle Sekretariate erreicht hat, da es nur an die Fakultätsleitungen geschickt wurde. Bei Bedarf stellt FairNetzt_Bielefeld! dieses Hausrundschreiben gerne zur Verfügung.
  • Herr Brenker bietet regelmäßig interne Schulungen und Workshops rund um SAP an (für erfahrene Nutzer*innen und auch für neue Kolleg*innen). Bitte dafür das interne Schulungsangebot der Universität Bielefeld nutzen.
  • Zusätzlich kann seitens des SRM-Teams kurzfristig auch außerplanmäßig eine Schulung für neue Kolleg*innen durchgeführt werden. Eine Anmeldung erfolgt dann über FairNetzt_Bielefeld!
  • Bitte für das Anlegen eines neuen Kreditoren immer die aktuellste Vorlage verwenden: Formular Kreditorenanlage.

Folgende Themen wurden darüber hinaus besprochen:

  • Vergaberecht für Rahmenvertragspartner
  • Katalogbestellungen
  • Onlinebestellungen
  • Liste aller Lieferanten: diese Liste ist leider nicht verfügbar
  • Aktualisierung Warengruppenhandbuch (folgt in Kürze)

Funktionsemail bei Fragen bzgl. der Systemadministation und des Berichtswesens: srm-betreuung@uni-bielefeld.de.

Herr Brenker beantwortete im Anschluss noch alle Fragen der Teilnehmer*innen. Ein großes Interesse bestand an Informationen bzgl. der Abläufe bei der Planung und Bestellung für Veranstaltungen und Tagungen. Wichtige Informationen sollen immer in der „internen Notiz“ im EKW vermerkt werden.

Bei jeglichen Problemen mit Lieferanten bitte immer das SRM-Team per Mail informieren.

 

Infos von FairNetzt_Bielefeld! In eigener Sache:

Am 13.03.2024 wird es eine Veranstaltung für alle Teilnehmer*innen der Mitarbeiter*innenbefragung geben. FairNetzt bietet am 21.03.2024 einen Info- und Austauschtermin mit Frau Ute Walter an, dort werden dann die Ergebnisse speziell für Sekretär*innen vorgestellt. Zusätzlich wird es dann auch noch Infos bzgl. der Auswirkungen und Veränderungen der Ergebnisse geben und besprochen werden.

Die Fakultäten werden außerdem bei einer Beteiligung der Mitarbeiter*innenbefragen von mehr als 30% in der Fakultät eine eigene Veranstaltung anbieten.

Am 04.06.24 wird es einen Workshop  zum Thema "Fokussierung und Selbststärkung in der Rolle von Sekretär*innen" von Alexandra Busch (Nachholtermin vom Office Day 2023) geben. Eine Anmeldung zum Workshop wird ab Start des nächsten Kursprogramms ca. Mitte/Ende April mit Herausgabe der nächsten Fortbildungstermine über das Fortbildungsprogramm möglich sein.

Teilnehmer*innen: 63 Personen

Für das Team vom Dezernat Personal und Organisation (P/O 2) informierten Frau Christina Kosog und Angelina Cammarata alle Teilnehmer*innen in Technik und Verwaltung über das Bewerbungsmanagement-System HR4You.

  • Seit September 2020 läuft das Bewerbungsmanagement HR4You.
  • Datenschutz und IT-Sicherheit sind nun gewährleistet.
  • Dadurch ergibt sich eine bessere Außendarstellung der Universität Bielefeld als Arbeitgeber. Datenschutz und IT-Sicherheit sind nun gewährleistet.
  • Das System bietet eine einfache Kommunikation auch bei einer Vielzahl von Bewerbern. Der Bewerberspiegel wird automatisch vom System erstellt.
  • Alle Bewerbungen für wissenschaftliche Mitarbeiter*Innen und Mitarbeiter*Innen aus Technik und Verwaltung sollen nun darüber laufen. Vereinfachte Prozesse mit allen notwendigen Beteiligten mit Unterstützung der Dekanate.
  • Vorab haben die Dekanate das System genutzt, nun sollen auch die Sekretariate das System nutzen, um die Stellenausschreibungen und eingehenden Bewerbungen so papierlos wie möglich zu bearbeiten.

Die von Frau Kosog und Frau Cammarata bereitgestellten Folien können auf Anfrage von FairNetzt zur Verfügung gestellt werden.

Kontaktdaten von Frau Cammarata und Frau Kosog:

E-Mail: angelina.cammarata@uni-bielefeld.de

E-Mail: christina.kosog@uni-bielefeld.de

Funktionsemail bei Fragen bzgl. des Bewerbungsmanagements HR4You: bewerbungsmanagement@uni-bielefeld.de

Ein großes Interesse bestand in den Infos bzgl. Ansichten und Rechte im System sowie der Vorzüge bzgl. der Versendung von Zusagen und Absagen. Wobei aber auch festgestellt wurde, dass der direkte Kontakt zu den Bewerbern bzgl. Vorstellungsgesprächen, … per E-Mail stattfindet und nicht über das System. Der Erhalt von Berechtigungen erfolgt über das Dekanat.

 

Infos vom FairNetzt:

Wir haben neue AG's mit folgenden Themen neu ins Leben gerufen:

  • AG Konferenzmanagement
  • AG Fort- und Weiterbildung
  • AG Offboarding

Für diese tollen neuen Projekte und ebenso für die bereits bestehenden Projekte suchen noch Eure Unterstützung! Interessierte können sich gerne bei FairNetzt_Bielefeld! melden.

Teilnehmer*innen: 36 Personen

Für das Team von AGUS – Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz informierte Herr Carsten Nentwig (Sicherheitsmeister/Fachkraft für Arbeitssicherheit) alle Teilnehmer*innen in Technik und Verwaltung. Diese sind neben Arbeitsschutz auch noch foldende Bereiche:

  • Gesundheitsschutz
  • Umweltschutz
  • Tierschutz
  • Genehmigungsverfahren (Strahlen- und Röntgenschutz, Gentechnik)
  • Managementsysteme
  • Brandschutz
  • Fortbildungen (Ersthelfer, Evakuierungshelfer)

Auf der Homepage der Stabsstelle AGUS: https://www.uni-bielefeld.de/einrichtungen/agus/ findet man alle notwendigen Infos für Mitarbeiter*innen, Studierende, für Dritte, Notfallorganisation, Tierschutz und die Kontaktdaten der AGUS und des Betriebsarztes der Universität Bielefeld. Die Stabsstelle der AGUS ist in mehrere Bereiche unterteilt, siehe Organigramm mit entsprechenden Kontaktdaten.

Kontaktdaten von AGUS und dem Betriebsärztlichen Dienst:

E-Mail: arbeitssicherheit@uni-bielefeld.de

E-Mail: betriebsmedizin@uni-bielefeld.de

Unter: https://www.uni-bielefeld.de/intern/stabsstellen/agus/ findet man bei dem Punkt Tools Arbeitsschutz Index. A-Z alle Infos und auch aktuelle Formulare wie die Unfallanzeige eines Arbeitsunfalles.

Herr Nentwig beantwortete dann auch noch alle Fragen der Teilnehmer*innen. Ein großes Interesse bestand in den Infos bzgl. eines Wegeunfalles, dem Prozess bzgl. der Meldung eines Arbeitsunfalles, Einstufung ob es wirklich ein Arbeitsunfall ist und welche Durchgangsärzte zuständig sind.

Für weitere Fragen, Anregungen oder Anmerkungen können sich die Teilnehmer gerne per Mail direkt an Herrn Nentwig: carsten.nentwig@uni-bielefeld.de oder direkt an die Stabsstelle der AGUS wenden.

In diesem Info- und Austausch wollten wir herausfinden, wie viel Wissen wir über Arbeitsplätze der Zukunft zusammentragen können. Das Ziel der Veranstaltung war, die Kolleg:innen in den Sekretariaten wacher und sensibler für die bevorstehenden möglichen Veränderungen zu machen. Auch mit dem Gedanken, dass wir mit diesem Wissen sensibler umgehen und umsichtiger reagieren können, falls es in unserem Arbeitsbereich dazu kommen sollte, ein neues Arbeitsplatzmodell anzuwenden oder auszuprobieren.

In einem erfreulich regen Austausch, konnten Kolleg:innen Arbeitsplatzmodelle vorstellen, in denen sie bereits arbeiten oder schon einmal gearbeitet haben. Viele Rückfragen (z.B. zum Thema Desk-Sharing) konnten souverän beantwortet werden. Wir haben von gut funktionierenden Modellen und auch über negative Erfahrungen z.B. mit der Arbeit im Großraumbüro gehört. Die Möglichkeit zum Wechsel zwischen Büro und digitalem Arbeiten in FlexWork wird von den meisten Anwesenden als positiv erlebt. Da viele Arbeitsplatzmodelle und Begrifflichkeiten im Uni-Alltag noch nicht verankert sind, verzichten wir an dieser Stelle auf genauere Ausführungen.

Nicht verzichten möchten wir auf den Hinweis, dass falls eine Änderung des Arbeitsplatzmodells im eigenen Arbeitsbereich angekündigt oder angefragt wird, gerne Beratung durch den Personalrat (eMail: pr@uni-bielefeld.de) eingeholt werden sollte. Dort sind bereits kompetente Mitglieder in Prozesse eingebunden und können hilfreich unterstützen. Als erste Anlaufstelle können die Fragen auch an FairNetzt gerichtet werden.

Am 24. August durften wir Monika Bokermann begrüßen, die uns einen Umriss der Dienstleistungen des International Office / Welcome Centre gab.

Allein im September 2023 werden 140 internationale Studierende, Wissenschaftler, Gäste erwartet. Für alle Personen müssen Unterkünfte, Anmeldungen, Sozialversicherungen und vieles mehr organisiert werden. Hierfür bietet das Welcome Centre / IO seinen Service an.

Das Welcome Centre / IO ist die erste Anlaufstelle für alle internationalen Gäste, Studierenden, Wissenschaftler. Viele Sekretärinnen waren überrascht, welchen Service diese Dienststelle anbietet. Sie helfen bei:

  • Visaformalitäten
  • Wohnungssuche
  • Erklärungen zu deutschen Sozialversicherungen
  • Familiennachzug
  • Deutschkursen
  • Organisation von Treffen der Internationalen
  • Erlangung eines Kindergartenplatz bzw. Schuleeingliederung der Kinder
  • Begleitung bei Behördengängen

Zusätzlich gibt es eine tägliche Sprechstunde von 10 – 12 Uhr im Infopunkt der Universität.

Bei der Wohnraumvermittlung kann das Welcome Centre auf 80 gebuchte Wohnheimzimmer der Uni sowie auf private Vermieter zurückgreifen. Jedoch ist das bei der steigenden Zahl an internationalen Neueinreisenden nicht ausreichend.

Um die sprachliche Qualifikation der internationalen Studierenden, Wissenschaftler zu fördern, bietet PunktUm Deutschkurse mit dem Ziel des Erreichens von B1 bzw. B2 der Deutschkenntnisse. Es gibt studienbegleitende Sprachkurse im WS 23/24 und studienvorbereitende Sprachkurse mit und ohne Vorkenntnisse. Auch Internationale, die schon länger hier sind, können immer wieder daran teilnehmen und ihre Kenntnisse noch verbessern.

International Office und Welcome Center werden aktuell neu strukturiert, da es viele Überschneidungen gibt. Es soll zusätzlich auch noch ein Mentorenprogramm aufgebaut werden, um noch mehr Unterstützung für die Internationalen zu gewährleisten, da es personell nicht mehr möglich ist, alle Ankommenden zu unterstützen.

Bei steuerlichen oder rechtlichen Fragen (z.B. bezüglich Vermietung) kann das International Office keine rechtliche Beratung geben. Dafür verweisen sie auf das Angebot der Verbraucherzentralen.

Weitere Infos und Links findet Ihr auf der Homepage des International Office: https://www.uni-bielefeld.de/einrichtungen/international-office/

oder ihr kontaktiert sie direkt unter: io@uni-bielefeld.de

Am 22.06.23 war Julia Stehle, Abteilungsleitung in P/O.4, bei FairNetzt zu Gast und trotz der gerade begonnenen Sommerferien waren wieder zahlreiche Kolleg*innen interessiert dabei. Frau Stehle hat uns ihr Projekt "Prozessklärung und Digitalisierung Personaladministration ("Projekt Personalprozesse") vorgestellt, weil wir in den Sekretariaten meist die ersten Ansprechpartner*innen für Mitarbeiter*innen und Bewerber*innen sind und viele Einstellungsprozesse begleiten.

Das Projekt ist Teil des Programms Universitätsverwaltung 2025. Es geht darum, nach und nach so viele Personalmaßnahmen wie möglich zu digitalisieren und dafür Informationen und Formulare leicht auffindbar zur Verfügung zu stellen. Dazu wurden zunächst die Aufgaben und Anforderungen, die im täglichen Geschäft an die Personalverwaltung herangetragen werden, analysiert, um dann Möglichkeiten der Digitalisierung zu finden. Für uns Sekretär*innen werden sich besonders die geplante Verbesserung der alten Formulare, auch in englischer Übersetzung, die übersichtliche Zusammenstellung der Prozesse und klare Definition der Kommunikationswege eine große Erleichterung darstellen. Offen bleibt allerdings, inwieweit dann zusätzliche Arbeitsschritte auf die Sekretär*innen umverteilt werden. Dies ist dann die Entscheidung der Fakultäten.

Ein Beispiel für die Umsetzung des Projektes kann man schon jetzt auf der Homepage der Abteilung P./O.4 (Lehraufträge, Hilfskräfte und Gastwissenschaftler*innen) sehen.

Frau Stehle bittet uns ausdrücklich, unsere Ideen und Erfahrungen im laufenden Projekt zur Verfügung zu stellen. Wer also Wünsche, Anregungen, Anmerkungen hat, kann sich per Mail direkt an sie wenden: julia.stehle@uni-bielefeld.de oder direkt im Projetteam, das im nächsten Schritt zusammengestellt werden soll, mitarbeiten.

Für das Team des Personalrates informierten Herr Bastian Doht (Vorsitzender des Personalrates für Mitarbeiter*innen in Technik und Verwaltung) und Frau Jutta Grau (Mitglied des Personalrates) alle Teilnehmer*innen über die Aufgaben des Personalrates für die Mitarbeiter*innen aus Technik und Verwaltung. Diese sind neben Mitbestimmung, Personalmassnahmen, Gleichberechtigung, Dienstvereinbarungen, Beratung sowie Gesundheits- und Arbeitsschutz. Die Mitglieder des Personalrates üben die Tätigkeit ehrenamtlich aus, einige sind teilzeit oder vollzeit freigestellt. Die Einführung der „Flexwork“ war eins der letzten größeren Aufgaben des Personalrates. Die Grundlage für die Arbeit des Personalrates ist das LPVG NRW. Personalmassnahmen wie Reduzierung, Eingruppierung und Umsetzung können nur mit Zustimmung des Personalrates gemacht werden. Kooperationspartner des Personalrates sind z. B. die Gleichstellungskommission, die Schwerbehindertenvertretung, AGUS und der WPR. Regelmäßige Fortbildungen sind bzgl. der enormen gesetzlichen Grundlagen und Änderungen für den Personalrat sehr wichtig und zeitaufwendig.

Der Personalrat bietet auch Einzelberatungen, Unterstützung bei der Ausstattung des Arbeitsplatzes an. Termine und Anfragen können mit einer kurzen Schilderung des Anliegens per Mail oder telefonisch bei Frau Olga Mantonelli oder Frau Eva-Andrea Krämer-Kalmarfi angefragt werden. Kontakt: Telefon: 106-6890, E-Mail: pr@uni-bielefeld.de, UHG, L4-105

Nach der Präsentation wurden von Herrn Doth und Frau Grau die Fragen der Teilnehmer*innen beantwortet. Dabei kamen folgende Themen zur Sprache: Eingruppierung, Entgeltgerechtigkeit, Tätigkeitsbeschreibungen, Dienstjubiläum, Mitarbeiterbefragung, Tätigskeitsbeschreibungen (Erhebung), Job-Ticket und Baufortschritt.

Der nächste Info- und Austauschtermin ist am 22.06.2023. Das Projekt "Personalprozesse" des Dezernat P/O stellt sich vor.

Beim Info- und Austauschtreffen am 11.05.2023 stellten Charlotte Biegler-König (Projektleitung Dez. DT/P), Erika Sahrhage (Dez. FFT) und Jochen Schirrwagen (UB) das Projekt FIS (Forschungsinformationssystem) sowie das neue FIS-Portal vor.

Forschungsinformationen (kurz FIS) sind strukturierte Metadaten, die beschreiben welche Forschungsaktivitäten an der Uni stattfinden. Gesammelt werden sie in verschiedenen Datenbanken: im SAP, im PUB, im PEVZ, im BIS und in Excel-Tabellen. Das FIS ist sozusagen der „Sammeltopf“ dieser Datenbanken. Es zieht sämtliche Informationen zusammen, setzt sie zueinander in Bezug und verknüpft sie. Nach außen dargestellt werden all diese Daten dann im FIS-Portal – das im Laufe der nächsten Wochen veröffentlicht wird.

Das FIS-Portal ist für die Nutzer*innen über die „normale“ Webauthentifizierung erreichbar und baut sich sukzessive auf. Sind die Profile freigeschaltet, müssen sie eigenständig mit Leben gefüllt werden (Publikationen verknüpfen, Mitarbeiter*innen im Projekt ergänzen/verknüpfen, Titel und Laufzeiten von Projekten eintragen usw.). Die Daten werden an verschiedenen Stellen von verschiedenen Personen gepflegt, Rollenrechte sollen/können delegiert werden. Generell gilt: Je mehr dokumentiert ist, desto vollständiger das Forschungsprofil. So trägt jede*r Wissenschaftler*in zur öffentlichen Darstellung der Uni Bielefeld bei.

Diese noch junge Software wird an der Uni Bielefeld als eine von insgesamt 30 Pilothochschulen getestet, es werden Lösungen für evtl. auftretende Probleme definiert, Verbesserungsvorschläge können eingebracht werden. Die Nutzung des Portals ist vom Rektorat „gewollt“, unterliegt aber keiner Dienstanweisung. Ein Feedback der User*innen ist auf jeden Fall erbeten.

Auf der FIS-Seite finden sich viele Anleitungen für die Nutzung, informiert euch  gerne hier: https://www.uni-bielefeld.de/intern/forschende/fis/fis-anleitungen

Unsere Unterstützung ist gefragt! Nehmt gerne an der Usability Studie des FIS teil! Termine: 05.07.-07.07.2023 sowie 19.07.2023-20.07.2023; Zeitaufwand: 1-1,5 Stunden.

  • Kontext: Die Software hinter dem FIS ist noch jung und erfordert das Feedback seiner Anwender*innen.
  • Sinn: Das FIS an die Bedürfnisse der Nutzer*innen anpassen.
  • Zielgruppe: Sekretariate und wissenschaftliches Personal
  • Durchführung online durch die HIS e.G.

Meldet eurer Interesse bitte zeitnah an fis@uni-bielefeld.de.

Bei unserem nächsten Info- und Austauschtreffen am 25.05.2023 stellt sich der Personalrat vor. Habt ihr Fragen an den PR? Dann schickt die gerne vorab an fairnetzt@uni-bielefeld.de (alle Fragen werden anonymisiert).

Das Projekt Mitarbeitendenbefragung 2023 wurde am 27.04.2023 im digitalen Austauschtreffen von Frau Dr. Walter vorgestellt.

Die Projektleitung, Frau Dr. Uta Walter, ist seit 1999 an der Uni Bielefeld mit fachlicher Anbindung an der Fakultät für Gesundheitswissenschaften tätig. Die Schwerpunkte ihrer praktischen Arbeit sind Beratung, Prozessbegleitung & Qualifizierung im Gesundheitsmanagement und Leitung und Steuerung von Mitarbeitendenbefragungen. Kontakt zu Frau Walter: befragung@uni-bielefeld.de, Telefon 106 4362.

Die Befragung findet vom 19.09.-29.10.2023 online statt. Die inhaltliche Anbindung und Umsetzung des Projekts liegt beim Gesundheitsmanagement (Dez. P/O.06); AG MAB im Steuerkreis Gesundheit. Die strategische Steuerung liegt beim Kanzler und der Steuerungsgruppe des Programms Universitätsverwaltung 2025 (Befragung der Mitarbeitenden in Technik und Verwaltung) sowie beim Prorektorat für Personalentwicklung (Befragung der Wissenschaftler*innen in Fakultäten und wissenschaftlichen Einrichtungen).

Es ist die zweite MAB an der Universität Bielefeld. An die erste Befragung im Jahr 2018 wird hierbei angeknüpft. Es können alle Mitarbeitenden teilnehmen. Die Teilnahme ist freiwillig, anonym und wird online durchgeführt. Das Befragungsinstrument ist ein bundesweit erprobter und hochschulspezifischer Bielefelder Fragebogen zu Arbeits- und Organisationsbedingungen und Gesundheit. Durchgeführt und datenschutzkonform ausgewertet wird die Befragung durch die Firma Salubris (Prof. em. Dr. Bernhard Badura). Es besteht eine strategische Verknüpfung mit und nachhaltiger Transfer in die bestehenden Prozesse der Universitätsverwaltung 2025 (z.B. Wir-Projekt, Führungskräfteentwicklung). Bis Januar 2023 wurden in Deutschland fast 31.000 Personen im Rahmen von 55 Befragungen an 41 Hochschulen befragt, wobei das Instrument stetig weiterentwickelt wird. Hochschulübergreifende Auswertungen beziehen sich i.d.R. auf einen Auszug des Gesamtdatensatzes. Die Struktur des Bielefelder Fragebogens teilt sich in Arbeits- und Organisationsbedingungen (Zusammenarbeit, Führung, Kultur u. a.), gesundheitsbezogene Fragen und soziodemographische Daten auf.

Zurzeit findet die Abstimmung zum Befragungsdesign, u. a. Datenschutz, statt. Wenn die finale Abstimmung auf Leitungsebenen erfolgt ist, finden die Mitbestimmungsprozesse u. a. durch Personalräte statt. Nach der Befragung findet die Auswertung und Analyse der Ergebnisse, die Zielgruppen-spezifische Ergebniskommunikation und die Maßnahmenableitung und -umsetzung statt. Bis Ende 2025 soll die nachhaltige Integration in vorhandene Projekte und Prozesse abgeschlossen sein.

Fragmentiert (wie in MAB 2018) wird in vier Statusgruppen:

Technik und Verwaltung:

Mitarbeiter*innen in Dezernaten und Serviceeinrichtungen

Mitarbeiter*innen in Fakultäten und wissenschaftlichen Einrichtungen

Wissenschaft:

Wissenschaftliche Mitarbeiter*innen in Fakultäten und wissenschaftlichen Einrichtungen

Professor*innen in Fakultäten und wissenschaftlichen Einrichtungen

Zusätzlich finden Auswertungen nach Mitarbeitenden mit Leitungsaufgaben, Mitarbeitenden insgesamt und mit Leitungsaufgaben, Mitarbeitenden mit befristeten Verträgen und Mitarbeitenden mit Care-Aufgaben statt.

Geplant ist für die MAB 2023 zusätzlich bei den Mitarbeitenden in Technik und Verwaltung eine Gliederung in Sekretär*innen, Mitarbeitende mit Schwerbehinderung und Gleichgestellte und in Mitarbeitende mit und ohne FlexWork-Möglichkeit vorzunehmen.

Außerdem ist für die Dezernate und Serviceeinrichtungen sowie Fakultäten eine Auswertung von zuvor ausgewählten Themen auf Ebene der Dezernate/Serviceeinrichtungen und auf Ebene der Fakultäten vorgesehen. Dieses ist in Planung und muss wegen der Datenschutzkonformität noch ausführlich betrachtet werden.

Die am Office Day 2023 genannten Themenwünsche an die MAB, wie z. B. Entgeltgerechtigkeit, berufliche Perspektiven, On-/Offboarding, Fortbildungen, Abstimmung zwischen (verschiedenen) Vorgesetzten, Anerkennung/Wertschätzung und organisationaler vs. personaler Konflikt werden (voraussichtlich) aufgenommen.

Vielen Dank an Frau Walter für die Vorstellung der MAB 2023.

FairNetzt Office Day 2023 Banner

Am Donnerstag, den 23. März 2023 fand der 1. FairNetzt_Bielefeld! Office Day unter dem Motto: „Hochschulsekretariate im Wandel“ statt.

In den Sekretariaten der Universität Bielefeld zu arbeiten bedeutet, in einem komplexen Arbeitsumfeld vielfältigen Anforderungen mit hoher Flexibilität und fachlicher Expertise gerecht zu werden.

FairNetzt Office Day 2023 Eröffnungsvortrag

Ein Impulsvortrag, ein breit gefächertes Workshop-Programm, eine Podiumsdiskussion sowie Informationsstände diverser universitärer Einrichtungen bildeten den Rahmen, damit wir miteinander in Kontakt treten bzw. bestehende Kontakte vertiefen können. FairNetzt bietet mit dem Office Day eine Plattform, um in kollegialen Netzwerken den beruflichen Herausforderungen und dem täglichen Miteinander besser zu begegnen.

FairNetzt Office Day 2023 Workshops

Besonders interessant war der Vortrag von Dr. Ulf Banscherus (TU Berlin) mit dem Titel „Hochschulsekretariate im Wandel“. Ulf Banscherus untersucht seit vielen Jahren den Wandel im wissenschaftsunterstützenden Bereich.
Die Arbeitssituation von Hochschulsekretär*innen hat sich im Lauf der Zeit deutlich verändert. Während sich das Aufgabensprektrum stetig erweitert hat und die fachlichen Anforderungen angestiegen sind, ist sowohl das Ansehen des Berufsbildes als auch die Eingruppierung auf dem alten Stand stehen geblieben. Im Vortrag wurde auf Basis verschiedener Fragen die aktuelle Lage an der Universität Bielefeld dargestellt und mögliche Perspektiven diskutiert.

Der Vormittag stand im Zeichen der Workshops. Vier Workshops zu den Themen "Stabil bleiben durch Selbstfürsorge" von Waltraud Friedrich, "Gelungene Kommunikation und konstruktiver Konfliktumgang" von Ulf Kirse, "Hochschulsekretariate im Wandel" von Dr. Ulf Banscherus sowie "Illusion der Leistungsgerechtigkeit" von Dr. Jule Westerheide standen zur Auswahl.

FairNetzt Office Day 2023 Podiumsdiskussion

Die anschließende Podiumsdiskussion sorgte für anregende Gespräche über die inhaltlichen Angebote der Workshops. Themen wie:

  • Sichtbarkeit des Tätigkeitsbereiches der Sekretariate,
  • Wertschätzung für die Arbeit in den Sekretariaten,
  • Arbeitsverdichtung durch mehrfache Teilzeitbeschäftigungen,
  • die Eingruppierungssituation sowie
  • kein bzw. geringes Angebot für Weiterentwicklungsmöglichkeiten

wurden angeregt diskutiert.

FairNetzt Office Day 2023 Kanzler

Wir sind als Netzwerk sichtbar geworden und haben den Austausch mit anderen Bereichen der Universität intensiviert.

FairNetzt Office Day 2023 Mittagsgespräche

Die Anregungen aus dem Office Day werden kreativ umgesetzt und fließen in unseren Arbeitsalltag sowie in unsere Planungen für die Zukunft ein.

Am 23.02. fand die Fortsetzung des Austauschtreffens mit Theresa Gödde aus dem Dezernat P/O statt und ca. 40 Kolleg*innen trafen sich im virtuellen Raum, um vorab gesammelte Fragen und Themen zu diskutieren.

Stichpunkt Weiterbildung: Das angebotene Programm ist gut und variantenreich, ein spezielles Fortbildungsprogramm für eine mögliche Höhergruppierung gibt es allerdings nicht. Die Eingruppierung der Tarifgruppen E6-E9a hängt von den übertragenen Aufgaben ab, es bräuchte also eine Aktualisierung der Stellenbeschreibung, um in eine höhere Gruppe aufzusteigen. Frau Gödde berichtet, dass eine Neubetrachtung der Arbeitsplätze seit Herbst 2022 in Arbeit ist. Für einen Einstieg in den gehobenen Dienst (Tarifgruppe ab E9b) kann man sich für eine Teilnahme am „H2-Lehrgang“ bewerben, eine hochschulspezifische Weiterbildung zur Ausbildung.

Stichpunkt Springerpool: Es gibt keinen zentral organisierten Springerpool. Frau Gödde bietet an, mögliche anlassbezogene Bedarfe an Aufstockungen demnächst zur Veröffentlichung an FairNetzt zu melden.

Stichpunkt Mitarbeiter*innengespräche: Es gibt eine grundsätzliche Empfehlung, diese Gespräche als Instrument der Mitarbeiterführung einzusetzen. Allerdings wird das Führen/Nicht-Führen der Gespräche nicht nachgehalten. Der aktuelle Leitfaden ist auf dem Stand des Jahres 2006, eine Aktualisierung ist angedacht – aber noch nicht in Arbeit.

Stichpunkt Auswahlgespräche: Kritik gibt es an einer augenscheinlichen Schieflage während der Bewerbungsgespräche: Die geforderten Aufgaben entsprechen oft nicht den Anforderungsprofilen der Stellen. Frau Gödde erklärt, dass die Gespräche grundsätzlich in den Fakultäten organisiert werden, P/O aber auf Wunsch unterstützt oder z. B. praktische Aufgaben empfiehlt.

Stichpunkt Dienstjubiläum: Die Personendaten aller Mitarbeitenden werden in SAP verwaltet, hier sind auch die Daten zu den Jubiläen eingetragen. Für die nichtwissenschaftlichen Angestellten gibt es im Dez P/O2 Ansprechpartner*innen je Fakultät, die auf den Jubilar/die Jubilarin zukommen.

Das nächste Info- und Austauschtreffen findet am 27.04.2023 von 11-12 Uhr statt, zu Gast ist Uta Walter aus dem Dezernat P/O. Sie stellt die Mitarbeitendenbefragung 2023 vor.

Am 23.03.2023 findet der 1. Office-Day von 8.30 – 15 Uhr im UHG statt. Thema: Hochschulsekretariate im Wandel.

Das FairNetzt-Info- und Austauschtreffen ist mit einer Teilnehmer*innenzahl von 80 perfekt ins neue Jahr gestartet. Diesmal haben uns Theresa Gödde und Stefan Bode, beide langjährig in unterschiedlichen Positionen im Dezernat Personal und Organisation (P/O) tätig, dieses Dezernat und seine Aufgaben vorgestellt.

Im Dezernat P/O arbeiten ca. 80 Personen in 5 Bereichen sowohl im operativen Tagesgeschäft, in dem unter anderem Arbeitsverträge, Stellenausschreibungen und Dienstreisen bearbeitet werden müssen, als auch im strategischen Bereich. Hier geht es insbesondere darum, das notwendige Fachpersonal für die Uni zu gewinnen, Schulabgänger*innen für eine Ausbildung an der Uni zu begeistern und auch Uni-Karrieren zu fördern und zu begleiten.

Besonders interessant für uns Sekretär*innen waren auch die Ausführungen zu den Fortbildungen, die jetzt speziell auf unsere Berufsgruppe zugeschnitten im internen Fortbildungsprogramm gesucht werden können. In diesem Jahr wird es wieder eine Auswahl interessanter Veranstaltungen sowohl in Präsenz oder über Zoom als auch abrufbar (on demand) geben. Darüber hinaus wird es wieder eine MS-Office-Sprechstunde geben, die die Präsenzschulungen ersetzen soll und diverse E-Learning-Programme. Rückmeldungen zu den Angeboten nimmt das Dezernat P/O oder FairNetzt gerne entgegen.

Anschließend gab es eine rege Diskussion mit den Teilnehmer*innen, bei dem schnell klar wurde, dass die Zeit leider wieder einmal zu knapp war. Insbesondere zum Thema Berufsbild, Bezeichnung und Eingruppierung der Sekretär*innen und/oder Assistent*innen gab es viele Wortmeldungen.

Frau Gödde und Herr Bode haben eine Fortsetzung der Veranstaltung angeboten. Viele Kolleg*innen freuen sich schon darauf. FairNetzt hat angeboten, eure Fragen zu sammeln und sie im Vorfeld zur nächsten Veranstaltung an das Dez P/O weiterzuleiten.

SRM, SAP …  sehr wenige Buchstaben – sehr viel dahinter!

Am 24.11. stellte sich Tobias Brenker aus der zentralen Beschaffungsabteilung den Fragen und der Kritik von rund 55 Teilnehmer*innen rund um die Themen Beschaffung, Einkaufswagen, Rahmenverträge etc.  Aufgrund der regen Diskussion und der Vielfalt an Fragen können wir hier nur einige Beispiele aufführen.

Rahmenverträge: Es wird seit langem versucht, ein aktuelles Verzeichnis über alle Rahmenverträge auf den Weg zu bringen, trotzdem sind immer noch nicht alle sichtbar. Auf den „Kacheln“ der SAP-Startseite finden sich zumindest die Rahmenverträge für Papier, Bürostühle, Videokonferenzlösungen – hier ist bei Bestellungen kein Preisvergleich nötig. Diese Lieferanten sind mit einem (RV) oder der Bezeichnung „Rahmenvertrag“ gekennzeichnet. Für viele andere Artikel wie z.B. Druckerzubehör verhindert die Vielfalt der Gerätschaften einen Rahmenvertrag. 

Kataloge im SAP sind „nur technische Angebote“. Auch bei Bestellungen unter 1.000€ müssen Vergleichsangebote eingeholt und diese mit interner Notiz oder mit Screenshots belegt werden.  Alles im Lyreco-Katalog kann ohne Begründung und ohne Preisvergleich bestellt werden.

Lieferanten: Auf der SAP-Startseite befindet sich das Formular „Kreditorenanlage“. Mit dem können neue Lieferanten angelegt werden. Verkaufsplattformen wie Amazon, Ebay, Kaufland sind nicht freigegeben, laut dem gültigen Vergaberecht darf dort nicht bestellt werden. Die Lieferantendatenbank wird gespiegelt d.h. ständig werden gesperrte Lieferanten rausgenommen etc. Aufgrund von vielen zu klärenden Einzelfällen, von online Bestellungen und einer immer komplizierter werdenden Vielfalt an Möglichkeiten ist das Thema aber kompliziert.

Generell geht es bei allen Bestellungen, Einkäufen und Angeboten auch immer um Wirtschaftlichkeit (z.B. frühere Anlieferung etc.) und Nachhaltigkeit, nicht nur allein um den günstigsten Preis.

Ein Auffangbecken für eure Fragen rund um die Beschaffung bietet die E-Mail Adresse: srm-betreuung@uni-bielefeld.de.

Alle eintreffenden Anfragen werden täglich gesichtet und intern an die richtigen Ansprechpartner weitergeleitet. Außerdem bietet die zentrale Beschaffung 2x im Jahr Workshops zum Thema an.

 

Bitte merkt euch schon die nächsten Termine:

  • 08.12.2022: Digitaler Austausch mit dem Personalrat
  • 26.01.2023: Theresa Gödde aus dem Dez. P/O 5, Abteilung für Personalplanung und -entwicklung stellt sich und ihre Arbeit vor 
  • 23.03.2023: 1. Office Day von FairNetzt_Bielefeld! an der Universität Bielefeld: Workshops und Austausch nur für Sekretär*innen

Beim Austauschtreffen am 27.10. informierte Ulrike Piplies die ca. 30 Teilnehmerinnen über die Arbeit des Familienservice der Universität. Der Familienservice startete 1998 als Beratung für Studierende mit Kind im Auftrag der Gleichstellungsbeauftragten, wurde 2009 offiziell gegründet und seit 2018 durch die Einstellung von Julia Berges um eine zweite Mitarbeiterin erweitert.

Der Familienservice ist im Dezernat P/O beheimatet und unterstützt Studierende und Mitarbeiter*innen in Fragen der Vereinbarkeit von Beruf/Studium und Familie, hilft bei der Vermittlung von Plätzen für die Kinderbetreuung, kooperiert mit anderen Hochschulen und organisiert Veranstaltungen und Workshops.

Die Anfragen an den Familienservice sind vielfältig: Es geht um z.B. Kinderbetreuung bei Angestellten in Teilzeit mit weniger als 15 Wochenstunden, Homeoffice-Regelungen, Elterngeld, Beratung in kritischen Situationen unter Kolleg*innen, die Finanzierung von Pflegezeiten, Hilfe bei Anträgen z.B. auf BAFÖG, Suche nach Babysittern oder auch Unterstützung bei der Suche nach Kita-Plätzen.

Sämtliche Beratungen sind absolut vertraulich oder auf Wunsch auch anonym und werden in der Hauptsache von Schwangeren, Eltern oder pflegenden Angehörigen in Anspruch genommen. Die Termine werden per E-Mail oder telefonisch vereinbart. Oberstes Ziel der Arbeit des Familienservice ist es, passgenaue Unterstützungsmöglichkeiten und Lösungen für individuelle Problemlagen der Ratsuchenden zu finden. Wichtig ist hier auch noch einmal der Hinweis, dass sämtliche Beratungen im geschützten Raum stattfinden und nichts ohne das Einverständnis der ratsuchenden Person geschieht.

Ein weiteres Ergebnis der erfolgreichen Arbeit des Familienservice ist die erneute Auszeichnung der Universität Bielefeld als „Familiengerechte Hochschule“. Das Zertifikat wurde nach einem aufwendigen Auditierungsprozess bereits zum sechsten Mal an die Universität verliehen – ein toller Erfolg der Arbeit des Familienservice!

Bei Fragen, Problemen oder allen anderen Anliegen erreicht ihr den Familienservice unter familie@uni-bielefeld.de

Bitte merkt euch schon mal diese nächsten Termine:

  • 26.01.2023: Dez.P/O 5, Abteilung für Personalplanung und -entwicklung stellt sich vor
  • 23.03.2023: 1. Office Day von FairNetzt_Bielefeld! an der Universität Bielefeld: Workshops und Austausch nur für Sekretär*innen!! Infos folgen in Kürze auf unserer Homepage.

Wenn ihr selbst noch Anregungen für Themen habt, über die wir uns austauschen sollten, meldet euch gerne bei uns!

Nachdem der erste Teil des Workshops Veranstaltungsmanagement im Juli bereits viele gute Ergebnisse gebracht hatte diente der zweite Teil dazu, uns über weitere offen gebliebene Fragen und Punkte auszutauschen.

Claudia Petersen vom Fairnetzt-Team führte durch das Meeting und fragte die ca. 25 Teilnehmerinnen nach Anregungen in Bezug auf die Organisation von z.B. Fotografen, Blumen, Präsenten, Teilnahmelisten oder die Abrechnung von Tagungsgebühren und Bewirtungen. Des Weiteren brachten die Kolleginnen Erfahrungen mit verschiedenen Caterern und Veranstaltungsräumen/-gebäuden auf dem Gelände der Uni ein – alles mit dem Ziel, gemeinsam einen Leitfaden für die Planung von Veranstaltungen zu erstellen. Am Ende der Runde fanden sich mehrere Freiwillige, um bei der Verschriftlichung der Ergebnisse mitzuwirken. Dafür vorab ein herzliches Dankeschön, wir sind schon sehr gespannt auf das Ergebnis!

Zum Abschluss des Treffens wurden Bedarfe an internen Fortbildungen abgefragt. Gibt es Ideen für neue Fortbildungsthemen, welche positive/negative Kritik gibt es an bestehenden Angeboten? Besteht Interesse an einem modularen Fortbildungssystem? Die Ergebnisse der Abfrage werden aktuell gesammelt und an das Dezernat P/O weitergeleitet.

Unser nächstes Treffen findet am Donnerstag, den 25.08. ab 11:00 Uhr vor der „Poolbar“ im Westend als ein lockerer Austausch- und Kennenlerntermin statt.

Online sehen wir uns am Donnerstag, den 27.10., von 10:00 – 11:00 Uhr zum Thema „Vereinbarkeit von Beruf/Studium und Familie“ wieder. Ulrike Piplies und Julia Berges vom Familienservice der Universität stellen sich und ihre Arbeit vor.

 

 

Unser Info- und Austauschtreffen am 28.07.2022 war dem Thema "Veranstaltungsmanagement" gewidmet, und trotz Semesterferien und Urlaubszeit waren wieder über 40 Kolleginnen dabei. Dieses Mal hatten wir das Ziel, umfangreiches Informationsmaterial für alle Sekretärinnen, die einen Workshop, ein Meeting oder sogar eine Konferenz (mit-) planen und durchführen müssen in unserem FairNetzt-Bereich zur Verfügung stellen zu können.

Zur Einführung hat Claudia Petersen vom FairNetzt-Kernteam eine Beispielveranstaltung vorgestellt, daraufhin wurden die Teilnehmerinnen in drei Gruppen zu den Bereichen Teilnehmendenmanagement, Unterkunft / Bewirtung / Rahmenprogramm und interne Tagungsplanung eingeteilt. Uns wurde schnell deutlich, dass die eingeplante halbe Stunde bei Weitem nicht ausreicht, um „druckreife“ Ergebnisse zu erzielen, deswegen haben wir gleich einen weiteren Termin für den 18. August 2022 um 10:00 Uhr geplant. Dieser Folge-Workshop wird wieder per Zoom durchgeführt. Die Einladung dazu erfolgt in Kürze. Selbstverständlich könnt Ihr am nächsten Termin auch teilnehmen, wenn Ihr am 28. verhindert wart.

Wir freuen uns über weitere Tipps und Checklisten von Euch zum Thema "Konferenzen und Tagungen". Bitte schickt sie jederzeit an fairnetzt@uni-bielefeld.de

Treffen der Sekretärinnen auf dem Unifest mit Bild
@Universität Bielefeld

Endlich! Seit langer Zeit konnten wir uns einmal persönlich treffen. Diese Gelegenheit haben wir uns nicht entgehen lassen. Bei bestem Wetter und einem Bier oder Wein haben wir uns in lockerer Runde zusammengefunden.

Bei unserem letzten Info- und Austauschtreffen tauschten sich Charlotte Biegler-König (Dezernat für Digitale Transformation und Prozessorganisation / DT/P) und Ute Kinzel (Referat für Kommunikation) mit ca. 50 Teilnehmer*innen zum Thema Veranstaltungsmanagement an der Universität aus.  Das DT/P befasst sich mit vielen unterschiedlichen Projekten wie der Digitalisierung von Prozessen oder  Beratung bei Großveranstaltungen (ab 200 Teilnehmer*innen). Ute Kinzel kümmert sich im Referat für Kommunikation um zentral gesteuerte Veranstaltungen (Absolvententag, Einweihungen, Campus-Festival etc.). Nach einer kurzen Vorstellung wurden in offener Diskussionsrunde Prozesse und Fragen rund um Veranstaltungen und deren Organisation besprochen:

  • Catering: Catering oder Betreuung von Veranstaltungen durch das Studierendenwerk wird aktuell nicht mehr angeboten. Diese Situation stellt alle Beteiligten vor Probleme, eine Besserung der Situation ist aber nicht vor Ende 2023 in Sicht. Im Gebäude X und im UHG ist immerhin während der Öffnungszeiten Bestellung & Abholung (ohne Betreuung) noch möglich.
  • Konferenzmanagementsystem: Die „normale“ Organisation kleinerer Veranstaltungen im Haus wird weiterhin manuell laufen, online findet ihr einen Leitfaden zur Orientierung. Ergänzend dazu ist ein digitales Tool für große Veranstaltungen in einer frühen Phase der Entwicklung, über das zukünftig z.B. das Teilnahmemanagement oder das Einreichen von Abstracts abgewickelt wird. Aktuell werden verschiedene solcher digitaler Tools gecheckt, als Hochschule und öffentliche Einrichtung hat die Uni aber besondere wissenschaftsspezifische Ansprüche – nur wenige Anbieter erfüllen sämtliche Anforderungen.
  • Raumplanung: Die Raumpläne im ekVV bleiben die gängige Ressource, geeignete Räume zu finden. Gute Lösungen bietet zudem das Tagungsbüro des ZiF: Als nicht zentral verwalteter Wirtschaftsbetrieb wird hier neben Räumen auch Catering angeboten. Termine sind bis weit in das nächste Jahr bereits gebucht, die Kolleg*innen helfen aber gerne weiter und schauen, was möglich ist! Kontakt: zif-group-support@uni-bielefeld.de
  • Support: Im Laufe der Diskussion wurde der Ruf nach mehr Unterstützung durch die Beschaffung laut. Es gibt zu wenige Informationen auf der Homepage und zu viele potentielle Möglichkeiten, etwas falsch zu machen.

Die Vielfalt der Fragen und Unterschiedlichkeit der Prozesse und Probleme verdeutlicht, dass es an der Uni keine zentrale Veranstaltungsorganisation gibt/geben kann, sondern „nur“ ein Zusammentragen von Erfahrungen - jede geteilte Erfahrung hilft anderen bei Planung und Organisation.

An dieser Stelle somit nochmals mit Nachdruck der Appell an alle Mitglieder des Netzwerkes: Werdet aktiv und unterstützt uns beim Zusammentragen von Informationen zum Veranstaltungsmanagement jeglicher Art! Nur durch die aktive Mitarbeit der Sekretär*innen wird das Netzwerk diese Informationen für alle sammeln und bereitstellen können.

Danke an Ute Kinzel und Charlotte Biegler-König für ein sehr informatives Treffen!

Unser nächstes Treffen findet als lockerer Austausch in Präsenz (!) auf der sommerlichen Open-Air-Party am 23.06.2022 statt. Nähere Details dazu folgen in Kürze.

Der digitale Reisekostenworkflow ist nach insgesamt 5 Jahren Planung und Entwicklung einsatzbereit und frisch über die Beschäftigten der Universität ausgerollt. Während unseres 6. digitalen Infotreffens stellten nun Katharina Katzer (Abteilungsleiterin P/O 1) und Susanne Bartels (Sachbearbeiterin Reisekosten) das neue Tool vor und rund 75 Teilnehmer*innen nutzten die Möglichkeit, sich zu informieren.

Das Projekt „Digitalisierung Reisemanagement“ startete 2017 mit dem Ziel der Umstellung von Dienstreiseanträgen und deren Abrechnungen von Papierbelegen auf digitale Workflows. Die bereits aus SAP vorhandenen Genehmigungsstrukturen wurden übernommen und der Service rund um das Reisemanagement erheblich verbessert. Mittlerweile werden bereits sämtliche Reisekosten lt. Dienstanweisung digital erfasst. Hier ist die wohl größte Neuerung, dass jede*r Reisende durch den persönlichen login Zugang zu den eigenen Reisedaten hat. Sämtliche Daten einer Dienstreise sind stets online abrufbar, jede Abrechnung wird im Workflow dem zugehörigen Antrag zugeordnet und digital archiviert. Spätestens 4 Monate nach Einreichung eines Dienstreiseantrags wird die/der Reisende per Email an die Ausschlussfrist erinnert. Die elektronisch eingereichten Belege und die Abrechnung gehen direkt an das Dezernat P/O - das spart wesentlich an Zeit und minimiert potentielle Fehlerquellen. Die Genehmigung erfolgt zweistufig durch a) die/den fachliche*n Genehmiger*in und b) die/den Budgetverantwortliche*n. Insgesamt bietet der neue Reisekostenworkflow eine sehr gute Überschaubarkeit über sämtliche Reiseunterlagen und -kosten.

Zum Ende der Präsentation informierte Katharina Katzer noch über einige Änderungen im LRKG (Landesreisekostengesetz):

  • Wegfall der Klein- /Großstadtregelung (generell sind 80€ für Hotel ohne Begründung abrechenbar
  • einheitliche Wegstreckenentschädigung (30 Ct/km)
  • Wegfall der 30 Km-Regelung (Entfernung zum Dienstort)
  • Erhöhung der Frühstückskosten (12 statt bisher 10€)
  • Fahrten 1. Klasse mit der Bahn werden ab 2 Stunden erstattet, einschließlich Umsteigezeiten (bisher ab 3h). Der Hinweis auf den erhöhten Platzbedarf als Begründung entfällt
  • Kosten für Bahnfahrten werden aus Gründen des Klimaschutzes grundsätzlich erstattet,
  • bei innerdeutschen Flügen wird – ebenfalls aus Gründen des Klimaschutzes - ein strengerer Maßstab angewendet

Die anschließende offene Diskussionsrunde zeigte, dass noch viele Dinge im Ablauf unklar und einige Baustellen zu bearbeiten sind. Frau Katzer ermutigte alle Teilnehmer*innen, sich die Anleitungen und Videos auf der Seite von P/O anzuschauen (https://www.uni-bielefeld.de/verwaltung/dezernat-p-o/dokumente/reisekosten/) und sich bei Problemen gerne per Email oder Telefon direkt bei ihr oder bei Frau Bartels zu melden.

An dieser Stelle bedanken wir uns nochmal bei Frau Katzer und Frau Bartels für den informativen Vortrag und das Angebot der Unterstützung! 

Unser nächstes Treffen findet am 19.05.2022 statt. Dann wird das neue Konferenzmanagementsystem vorgestellt.

Im Rahmen unseres 5. digitalen Austauschtreffens stellten Heidrun Kuhnt und Jennifer Moshage sich und ihre Arbeit in der 2005 gegründeten Beratungsstelle für Mitarbeitende und Führungskräfte der Universität vor. Mehr als 40 Kolleg*innen nutzten das Angebot, sich über Möglichkeiten der Unterstützung bei arbeitsbezogenen oder persönlichen Problemen zu informieren.

Die Beratungsstelle ist Ansprechpartner für alle Themen, die für Mitarbeitende belastend sind, bietet Möglichkeiten der Moderation und vermittelt in Konflikten. Sie arbeitet absolut vertraulich und unabhängig als weisungsfreie Einrichtung des Rektorats. Die Arbeit beruht auf dem Prinzip der Allparteilichkeit: Sämtliche beteiligten Parteien werden auf allen Hierarchieebenen unterstützt, die Ergebnisse haben allerdings keine juristische Wirkung oder Bindung. Die Berater*innen kommen aus den unterschiedlichsten Fachdisziplinen wie z.B. der Psychologie, der Sozialen Arbeit oder der Rechtswissenschaft und bieten eine multiprofessionale Beratung – immer mit dem übergeordneten Ziel, ein besseres Verständnis untereinander zu schaffen und ein möglichst hohes Maß an Annäherung zu erreichen.

Nach erfolgter Kontaktaufnahme (per mail/Telefon/persönlich) reagieren die Mitarbeiter*innen der Beratungsstelle mindestens innerhalb von 24 Stunden, klären den individuellen Bedarf und beraten dann entweder persönlich oder verweisen an Kolleg*innen bzw. andere zuständige Einrichtungen.

Weitere Aufgaben der Beratungsstelle sind die Mitwirkung in Gremien, die Zusammenarbeit mit dem WPR und der Gleichstellung, Schulungen im Rahmen der Fortbildungsprogramme der Universität sowie die Rückmeldung zu übergeordneten Problemlagen an die Organisation (Beispiel: Hinweis auf hohe Belastung während der Corona Pandemie).

In der anschließenden offenen Runde kamen hauptsächlich Fragen rund um die neue Dienstvereinbarung FlexWork auf. Es wurde deutlich, dass die Vorgaben aus der Dienstvereinbarung in den Fakultäten sehr unterschiedlich aufgenommen werden und die Abläufe auf dem Weg bis zur Teamvereinbarung oft unklar sind bzw. Probleme mit sich bringen. Auch hier gibt es die Möglichkeit, die Beratungsstelle um Hilfe zu bitten. Ebenso wichtig ist aber auch, den Personalrat über Unstimmigkeiten zu informieren, damit auch der aktiv werden kann!

Die Beratungsstelle findet ihr hier: https://www.uni-bielefeld.de/intern/stabsstellen/beratung-ma-fk/   

Bei Bedarf meldet euch gerne per Mail an: beratung-mafk@uni-bielefeld.de

Unser nächstes Treffen findet am 28.04. von 10-11.30 Uhr statt: Katharina Katzer aus dem Dezernat P/O.1 stellt uns den neuen digitalen Reisekostenworkflow vor.

Unser 4. Austauschtreffen fand am 24.02.2022 statt – erneut digital, und erneut eine tolle Beteiligung! Über 60 Teilnehmer*innen interessierten sich für den Vortrag von Jutta Grau zum Thema Eingruppierung und Möglichkeiten der Höherstufung. Jutta Grau ist Mitglied des Personalrats der Universität und auch Sprecherin der MTV-Kommission der bukof (Bundeskonferenz der Frauen- und Gleichstellungsbeauftragen an Hochschulen e.V.) und erklärte die grundlegenden Unterschiede zwischen den verschiedenen Gehaltsgruppen.

Zu Beginn wurden einige Begriffe des Tarifrechts (Tarifvertrag TVL, Entgeltordnung) und auch Textbeispiele aus dem allgemeinen Teil der Entgeltordnung des TV-L (dem sind Sekretariatsstellen außer im Fremdsprachenbereich an Universitäten zugeordnet) erläutert, anschließend dann die Gruppen E6, E7 und E8 genauer betrachtet. Jutta Grau erklärte, dass die Höhe der Einstufung einer Stelle in diesen Sekretariatsbereichen immer vom Anteil an selbständigen Aufgaben in der Tätigkeitsdarstellung abhängt: Eine „E8“-Ausschreibung erfordert z.B. einen Mindestanteil von 33,33 % an selbständiger Arbeit. Die ausschreibende Stelle (Professor*in, Dekanat) formuliert die Tätigkeitsbeschreibung für die auszuschreibende Stelle, die %Verteilung der verschiedenen Tätigkeiten wird bereits dort festgelegt. Steht die Eingruppierung fest, ist allenfalls noch die Stufe innerhalb einer Gruppe (aufgrund von Erfahrungen der vor allem externen Bewerberin/des Bewerbers) verhandelbar.

In der anschließenden offenen Runde betrachteten wir unsere Tätigkeitsdarstellungen. Zwar besaß der Großteil der Teilnehmer*innen eine Beschreibung der eigenen Stelle, diese bildet aber bei den Wenigsten den tatsächlichen Aufgabenumfang ab. Der größere Anteil an Beschreibungen wurde als veraltet mit wenig Bezug zum aktuellen Berufsalltag bezeichnet. Hier gilt es anzusetzen, hier muss dringend überarbeitet und neu formuliert werden! Der Vorschlag, eine aktualisierte Vorlage für Tätigkeitsdarstellungen zu erarbeiten, in der u.a. der souveräne Umgang und die Erklärung neuer Computerprogramme als möglichst selbständige Aufgaben formuliert sind enthalten sind (e-Akte, zoom etc.) wurde positiv aufgenommen und soll möglichst bald in die Tat umgesetzt werden. Wer von euch Interesse hat, hier mitzuarbeiten - meldet euch sehr gerne bei uns! Gemeinsam können wir ganz viel erreichen!!

Bei allen Fragen oder Problemen rund um eure Eingruppierung oder Stellenbeschreibung, wendet euch bitte direkt an den Personalrat. Hier erhaltet ihr Unterstützung und alle Anfragen werden selbstverständlich vertraulich behandelt: https://www.uni-bielefeld.de/uni/einrichtungen-organisation/zentrale-organisation/vertretungen-beauftragte/pr-mtv/

Jutta Grau erreicht ihr unter Tel. 106-4203 oder per email: jutta.grau@uni-bielefeld.de

Unser nächstes Treffen findet am 24.03.2022 von 10-11 Uhr statt, Heidemarie Kuhnt von der Beratungsstelle für Mitarbeitende und Führungskräfte stellt Möglichkeiten der Unterstützung in Problemsituationen vor.

Das 3. digitale Info- und Austauschtreffen fand am 27.01.2022 statt und dem Ruf nach dem „Ende der Zettelwirtschaft“ folgten 50 Teilnehmer*innen – eine super Resonanz!

Zu Beginn des Meetings wurden zwei verschiedene Tools vorgestellt, die die Sekretariatsorganisation vereinfachen: Claudia Petersen veranschaulichte die Software „OneNote“. In OneNote erstellt man digitale Notizbücher, füllt die z.B. schriftlich oder auch per Audiodatei und hält sie dann entweder privat – oder teilt sie per Einladung mit weiteren Personen. Das Einfügen von Bildern, Tabellen, links oder Aufgabenlisten ermöglicht die Erstellung eines gut strukturierten Handbuches, in dem man durch Suchfunktionen schnell seine Einträge wiederfinden kann. OneNote ist Teil der Office365 Campuslizenz der Universität und kann kostenlos installiert werden. Bitte stimmt euch mit eurem IT-Bereich vor der Nutzung dieser Software ab, denn datenschutzrechtliche Bestimmungen der Universität Bielefeld beschränken die komplette Nutzung dieser Software. Christine Kutscher wurde auf der Suche nach einem geeigneten Tool für das Arbeiten im Team fündig und stellte „Trello“ mit einem kurzen Video vor: Den Einstieg bildet ein sogenanntes „Board“ das bearbeitet, erweitert und ständig angepasst wird. Auch hier bleiben die Dateien entweder privat oder können geteilt werden. Für Trello gibt es keine Campuslizenz, die kostenlose Version ist aber durch eine einmalige Registrierung nutzbar.

Infos zur Software des BITs

In der sich anschließenden Diskussionsrunde fand ein reger Austausch zum Thema „und womit arbeitet ihr?“ statt. Viele Kolleginnen zeigten sich angetan von den Ideen und stellten auch noch weitere Tools wie den „Mindmanager“, „Padlet“ oder das Arbeiten mit „Outlook“ vor.

Danke für dieses tolle und informative Treffen! Die große Teilnehmerzahl und eure rege Beteiligung haben uns gezeigt, dass der gute alte Post-it ausgedient hat … wir werden den deutlichen Wunsch nach Weiterbildung im Bereich Sekretariatsorganisation als Anforderung an das Dezernat P/O weitergeben!

Unser nächstes Treffen findet am 24.02.2022 statt, Jutta Grau aus dem Personalrat wird uns über das Thema „Eingruppierung“ informieren. Wir freuen uns, wenn wieder viele von euch dabei sind!

Am 28.10. fand unser zweites digitales Info- und Austauschtreffen statt. Zum Thema „Unterstützung im Sekretariatsalltag durch das Gesundheitsmanagement“ stellten Julia Burian und Kristin Unnold aus dem Dezernat P/O die Arbeit des Gesundheitsmanagements an der Universität vor und diskutierten anschließend mit  47 Kolleginnen aus den Sekretariaten über bereits bestehende Angebote und neue Möglichkeiten.

Den Einstieg in das Treffen bildete eine interne Diskussionsrunde, in der Fragen, Wünsche und Anregungen gesammelt wurden. Welche Unterstützung im Büroalltag kann es durch das Gesundheitsmanagement geben? Wie kann diese Unterstützung aussehen? Viele bereits bestehende Angebote wurden diskutiert („Hop on / Hop off“ Angebote, Pausenexpress), einige neue Ideen wurden eingebracht (Option eines Ruheraums, Kreislaufaktivator, Augentraining).

Im zweiten Teil der Veranstaltung schalteten sich Julia Burian und Kristin Unnold zu. Nach einer Vorstellung ihrer Arbeitsschwerpunkte wurden die Themen der vorangegangenen Runde eingebracht, diskutiert und Fragen ausführlich beantwortet. Deutlich zu erkennen war bei vielen Kolleginnen der Wunsch nach sekretariatsbezogenen Angeboten durch das Gesundheitsmanagement, die die physische und aber auch die psyhische Gesundheit unterstützen.

Im Ergebnis dieses sehr konstruktiven Austauschs stehen nun drei interessante Angebote, die vom Gesundheitsmanagement voraussichtlich schon Anfang 2022 in die Angebotspalette aufgenommen und umgesetzt werden sollen:

- der „Walk & Talk“ für Sekretär*innen (durch Trainer*in angeleitete Bewegung und Austausch, z.B. bei einem Spaziergang oberhalb der Uni)
- ein Kochkurs für Sekretär*innen (einmaliger Termin von ca. 2,5 Std Dauer) und
- ein Achtsamkeitskurs zur Mittagszeit (mittwochs, donnerstags oder freitags um 13h).

An dieser Stelle noch einmal ein herzlicher Dank an Frau Burian und Frau Unnold für die tolle Unterstützung und an alle Teilnehmerinnen für eine sehr produktive Gesprächsrunde. Wir freuen uns auf die neuen Gesundheitsangebote!

Am 23.09. haben wir FairNetzt- Sekretärinnen uns – leider immer noch nur virtuell - zu einem lockeren Austausch getroffen und 42 Kolleginnen waren dabei! Neben dem besseren Kennenlernen ging es diesmal um die zwei Schwerpunktthemen Digitalisierung und Homeoffice, die zunächst in Kleingruppen diskutiert wurden. Die entstandenen Meinungs- und Erfahrungsbilder sind auch als Grundlage und Anregung für weitere FairNetzt-Aktivitäten von Bedeutung. So wurde beim Thema Digitalisierung wieder einmal deutlich, dass es zum Teil enorme Unterschiede zwischen der Zentralverwaltung und den einzelnen Fakultäten und Arbeitsgruppen gibt, sowohl was die Ausstattung mit Hardware als auch die Anwendung von digitalisierten Prozessen betrifft. Die Sekretärinnen haben während der Corona-Zeit unterschiedlichste Erfahrungen gemacht: Von der Vollausstattung ihres häuslichen Arbeitsbereiches über die Notwendigkeit, benötigte Geräte privat zu beschaffen bis hin zu „funktioniert alles nicht, ich muss in der Uni arbeiten“. Besonders der teilweise schwierige Zugang zu technischer Unterstützung oder Reparaturen, fehlende digitale Workflows und mangelhafte Internetstabilität im Homeoffice machen das Arbeiten oft schwierig. Dass die Homeoffice-Erfahrungen der meisten Teilnehmerinnen trotzdem überwiegend positiv waren, wurde beim zweiten Diskussionsthema deutlich: Eine über die Corona-Zeit hinausgehende unkomplizierte Homeoffice-Regelung wird ausdrücklich gewünscht, insbesondere ein flexibles Modell mit ein bis zwei wöchentlichen Homeoffice-Tagen können sich viele Kolleginnen vorstellen. Leider gibt es von der Uni-Leitung noch keine Informationen darüber, ob und wie es ab dem 01.01.22 mit dem Homeoffice weitergehen soll. Dies ist besonders für Kolleginnen mit Kindern ein Problem, die entsprechend planen müssen, auch unter Berücksichtigung der Tatsache, dass eventuelle neue Telearbeits-Anträge eine mehrwöchige Bearbeitungszeit haben.

Die Ergebnisse des Termins werden von FairNetzt an die zuständigen Bereiche weitergeleitet.

Der Wunsch nach einem kontinuierlichen Austausch ist groß und insgesamt wurde das Treffen von allen Teilnehmerinnen sehr positiv bewertet. Somit wird dieses Austauschformat zukünftig an jedem 4. Donnerstag eines Monats angeboten werden. Neben Terminen zu vorgegebenen Themen werden auch Referentinnen und Referenten von Fachabteilungen zu kurzen Impulsvorträgen mit anschließender Diskussion eingeladen. Das nächste Austausch- und Infotreffen findet am 28.10.2021 statt, Thema und Uhrzeit gibt es per Mail und in Kürze auf der Homepage. Wir freuen uns auf eine zahlreiche Teilnahme und drücken uns die Daumen für ein baldiges „echtes“ Treffen!

Die Segel sind gesetzt und die Idee hat Fahrt aufgenommen: So konnte sich Fairnetzt_Bielefeld! mit angenehmen Rückenwind durch den Kanzler Dr. Stephan Becker bereits zum zweiten Netzwerktreffen am 5. Mai zusammenfinden. "Noch vor einigen Monaten kannten wir alle kein Zoom, heute gehen wir wie selbstverständlich mit virtuellen Hintergründen und vielfältigen Programmfunktionen um", sagte Claudia Petersen , während sich insgesamt über 60 Teilnehmerinnen im virtuellen Raum einfanden und letzte Profileinstellungen vornahmen. "Wir können stolz auf uns sein, aber wir dürfen auch diejenigen nicht vergessen, die vielleicht wegen uralter Hardware oder fehlenden Kameras heute nicht teilnehmen können". Für immer komplexer werdende Aufgaben möchten die Sekretriate der Universität Bielefeld bestmöglich aufgestellt sein. die wichtigsten Ziele von FairNetzt_Bielefeld! sind somit Austausch im Gegensatz zum einzelkömpferinnen-Dasein, der Zugang zu relevanten Informationen, Präsenz in den Gremien, Unterstützung neuer Mitarbeiterinnnen, Qualifikation und Vernetzung.

Basierend auf dem Output der Auftaktveranstaltung bildeten die aktiven Mitglieder Arbeitsgruppen, die nun auf dem Treffen sich selbst und ihre Ergebnisse vorstellten.

Auftaktveranstaltung von "FairNetzt_Bielefeld!"

Am 3. März 2021 fand die digitale Auftaktveranstaltung von “FairNetzt_Bielefeld! Das Netzwerk der Hochschulsekretariate“ statt. Ziel des Netzwerkes ist es, dass sich die Sekretär*innen an der Universität Bielefeld austauschen, gegenseitig unterstützen und so gemeinsam professionalisieren. Bei dem Auftakt waren bereits rund 80 Sekretär*innen dabei, das Netzwerk heißt weitere Mitglieder willkommen.

Mehr dazu im uni.intern-Blog.



Aus Gründen der besseren Lesbarkeit und da in den Sekretariaten zu 99% weibliche Arbeitskräfte beschäftigt sind, wird in dieser Veröffentlichung meist die weibliche Schreibweise verwendet. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass aber auch immer die männliche Schreibweise gemeint ist.


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