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Campus Support

Veranstaltungen mit Zoom-Meetings verknüpfen

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© Bielefeld University/S. Jonek
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Campus-Support

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bissupport@uni-bielefeld.de

Wenn Lehrveranstaltungen online oder im Hybrid-Format angeboten werden, kann der Link zum Zugriff auf die Videokonferenz direkt bei der Veranstaltung im eKVV platziert werden, so dass Studierende das Meeting von dort aus erreichen können. Lehrende können diese Videokonferenz dann direkt aus dem eKVV starten.

Links zu bereits bestehenden Videokonferenzen können im eKVV hinterlegt werden, es können aber auch aus dem eKVV heraus neue Zoom-Links angelegt werden.

Der Link zum Zoommmeeting wird nur den Teilnehmer*innen der Veranstaltung angezeigt.

Wenn Veranstaltungen im Hybridformat stattfinden und mit dem Raum in dem die Veranstaltung stattfindet ein DTEN-Gerät verknüpft ist, wird dieses ebenfalls der Videokonferenz hinzugefügt.


Rechte: Wer kann was?

Lehrende sowie deren Sekretariate können für die eigenen Lehrveranstaltungen Zoom-Meetings anlegen und verknüpfen. Personen mit eKVV-Eingaberechten können dies ebenfalls für alle Veranstaltungen in ihrem Bereich tun.

Durch die Integration von eKVV und Zoom ergeben sich folgende Besonderheiten:

  • Die Person, die aus dem eKVV heraus ein Zoom-Meeting erzeugt, ist Host dieses Meetings
  • Alle Lehrenden, die im eKVV bei der dazugehörigen Veranstaltung als "lehrend" hinterlegt sind, werden automatisch zu Co-Hosts dieses Zoom-Meetings. Werden die Lehrenden im eKVV bei einer Veranstaltung geändert, wird diese Änderung auch mit Zoom synchronisiert
  • Wird im eKVV ein bereits bestehendes Zoom-Meeting hinterlegt, ändert sich nichts am Host des Meetings. Als Co-Hosts werden auch dann die Lehrenden aus der Veranstaltung im eKVV ergänzt.

Am günstigsten ist es, wenn Lehrende selbst die Zoom-Meetings zu ihren Lehrveranstaltungen erstellen, da dann keine zusätzlichen Hosts involviert werden. Die Vertretung durch Sekretariate oder eKVV-Beauftragte ist aber auch möglich, sofern Lehrende bei der Veranstaltung im eKVV hinterlegt sind, die dann als Co-Host fungieren. Das Zoom-Konto der Person die das Meeting angelegt hat und damit Host ist, wird dadurch nicht gestört.


Startpunkt

Ist bei einer Veranstaltung noch kein Zoom-Meeting hinterlegt, wird ein Link zur Verknüpfung in der Detailsicht einer Veranstaltung angeboten. Diese Detailsicht wird überall im internen eKVV über einen Klick auf den Veranstaltungstitel erreicht, der Link zur Videokonferenz findet sich dann unter den "Aktionen" -> "Videokonferenz bearbeiten"

Ist bei einer Veranstaltung bereits eine Videokonferenz verknüpft, finden Lehrende und Sekretariate den entsprechenden Link auf der Seite "Meine Veranstaltungen" direkt bei der jeweiligen Veranstaltung (unter "Kommunikation").


Neues Zoom-Meeting im eKVV anlegen

Sie können direkt aus dem eKVV heraus ein neues Zoom-Meeting für eine Lehrveranstaltung anlegen, wenn Sie den Link "Neues Meeting anlegen" wählen. Dabei werden Ihre Daten an Ihr Zoom-Konto übertragen und es entsteht ein neues Meeting. Als Name das Meetings wird der Veranstaltungstitel aus dem eKVV verwendet.

Wenn die Veranstaltung im eKVV mehrere Termine hat, bleibt das Zoom-Meeting immer dasselbe, es wird ein wiederkehrender Termin angelegt.

Die Person die das Meeting anlegt, ist der Host. Sollten darüber hinaus Lehrende im eKVV eingetragen sein, werden sie als Co-Hosts eingesetzt.

 


Bestehendes Zoom-Meeting mit einer eKVV-Veranstaltung verknüpfen

Wenn Sie die Informationen zu einem bereits bestehenden Zoom-Meeting bei einer Lehrveranstaltung hinterlegen möchten, so können Sie im Feld zur Bearbeitung von Videokonferenzen die Einladung zum Meeting aus Zoom kopieren und hier einfügen. Dabei bleibt der ursprüngliche Titel des Zoom-Meetings erhalten.


Verknüpfte Zoom-Meetings entfernen

Um ein im eKVV verknüpftes Zoom-Meeting wieder zu entfernen, gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Wenn Sie selbst der Host des Meetings sind, es also in Ihrem Zoom-Konto angelegt wurde, können Sie es direkt in der Zoom-Oberfläche löschen. Damit wird es aus Ihrem Zoom-Konto entfernt und verschwindet nach wenigen Minuten auch aus dem eKVV
  • Wenn Sie nicht selbst der Host sind, oder wenn Sie das Meeting im Zoom erhalten wollen und lediglich die Verlinkung ins eKVV entfernen möchten, dann wählen Sie den Link "Konferenz berarbeiten" und dann "Konferenz entfernen". Das Meeting bleibt dann im Zoom-Konto des Hosts erhalten.

 


Anzeige für Studierende

Wenn bei einer Veranstaltung im eKVV ein Zoom-Meting verknüpft ist, wird in der öffentlichen Sicht des eKVV ein entsprechender Link angezeigt, der folgenden Text enthält:

"Diese Veranstaltung verfügt über eine Videokonferenz. Um die Videokonferenzdaten zu sehen, müssen Sie die Veranstaltung in Ihrem eKVV Stundeplan speichern. Bei einer Veranstaltung mit Teilnahmemanagement müssen Sie außerdem von den Lehrenden als teilnehmend eingetragen werden."

Nach Anmeldung am eKVV erhalten Studierende, die die betreffende Veranstaltung in ihrem Stundenplan haben, einen Link zum Betreten des Zoom-Meetings, sowie die Möglichkeit, sich die entsprechende Einladung anzeigen zu lassen.


Für hybride Veranstaltungen: Ein DTEN-Gerät mit der Veranstaltung verknüpfen

Wenn Ihre Lehrveranstaltung im Hybridformat angeboten wird, Sie also mit einigen Personen vor Ort anwesend sind und gleichzeitig andere Personen per Zoom teilnehmen, können Sie dies mithilfe der Software "Zoom-Rooms" organisieren. Dann nehmen die Personen vor Ort gemeinsam an einem Zoom-Meeting mit den online zugeschaltetet Personen teil.

Mit der Software Zoom Rooms können mehrere Personen an einem Ort ohne persönliches Login gemeinsam über eingerichtete Zoom Room Hardware an einem normalen Zoom-Meeting teilnehmen. Dank Touch-Funktionen, Whiteboard, fernsteuerbarer Kameras und einfacher Bildschirmfreigabe von weiteren Geräten in das Meeting eignen sich Zoom Rooms sehr gut für kollaborative Settings mit sowohl externen Teilnehmer*innen als auch Personen vor Ort.

Für die Nutzung von Zoom-Rooms wurden einige Universitätsräume (in erster Linie große Seminarräume und Hörsäle) mit sog. DTEN D7-Geräten ausgestattet. Auf dieser Seite wird erklärt, wie Sie Zoom Rooms für Ihre hybride Lehre nutzen können:

Wenn in dem Raum, in dem Ihre Lehrveranstaltung stattfindet, ein DTEN D7-Gerät steht, wird dies automatisch unter den Videokonferenz-Informationen angezeigt.

Wenn die Veranstaltung stattfindet, können Sie das Zoom-Meeting aus dem eKVV heraus organisieren, in dem Sie in diesen Schritten vorgehen:

  • Starten Sie das Zoom-Meeting
  • Wählen Sie das angebotene DTEN-Gerät des Raums aus
  • Klicken Sie "Zoom Room verbinden", um das Gerät in Ihr Zoom-Meeting zu holen.

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