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  • Teilnahmemanagement für Lehrende

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Das Teilnahmemanagement für einzelne Veranstaltungen im eKVV ermöglicht es Lehrenden, die Teilnahmelisten ihrer Lehrveranstaltungen insofern zu bearbeiten, als einzelnen Personen auf der Liste die Status "teilnehmend", "nicht teilnehmend", oder "Warteliste" zugewieden werden können. Es ist nicht möglich, Personen von der Teilnahmelsite ganz zu entfernen.

Bei aktiviertem Teilnahmemanagement verändert sich auch die Teilnahmeliste: Es werden nach wie vor alle Studierenden angezeigt, aber die Darstellung ändert sich, denn die Liste wird aufgeteilt in einzelne Tabellen mit den Überschriften "Teilnehmend", "Nicht teilnehmend" und "Warteliste"


Nutzungsszenarien

Das Teilnahmemangement ist zunächst im eKVV nicht aktiviert. Es kann aber im Lebenszyklus einer Veranstaltung zu unterschiedlichen Zeiten aktiviert werden. Zu beachten ist dabei, dass ein einmal aktiviertes Teilnahmemanagement auch gepflegt werden muss um eventuelle Zu- oder Abgänge in der Veranstaltung zu dokumentieren.

Einige Fakultäten führen vor Veranstaltungsbeginn Platzvergabeverfahren durch und weisen den Studierenden Plätze in Veranstaltungen zu. Dazu werden in der Fakultät sog. "Belegmanager" eingesetzt, die besondere Rechte erhalten, um schon vor Veranstaltungsbeginn auf das Teilnehmermanagement aller Veranstaltungen einer Fakultät zuzugreifen. Das Teilnehmermanagement ist hierbei das Werkzeug, mit dem die Ergebnisse der Verfahren im eKVV dokumentiert werden und leistet gleichzeitig die Rückmeldung über die Platzzuteilungen an die Studierenden.

Bitte beachten Sie die Maßgaben der Rahmenprüfungsordnung, wenn Sie Platzvergabeverfahren durchführen möchten, oder sprechen Sie das BIS an, um sich entsprechend beraten zu lassen.

Mehr über die zentral unterstützte Platzvergabe können Sie hier nachlesen.

Lehrende und Sekretariate können erst ab dem ersten Veranstaltungstermin auf das Teilnehmermanagement zugreifen, vorher ist es nur für die o.g. Belegmanager nutzbar. Lehrende werden daher zu Beginn des Semesters entweder ein deaktiviertes Teilnehmermanagement vorfinden, oder aber eines, das schon zur Dokumentation der Platzvergabeverfahren verwendet wurde. In beiden Fällen dient die Teilnahmeliste dazu, sich eine Übersicht über die erwarteten TeilnehmerInnen zu verschaffen.

Üblicherweise gibt es zu Beginn eines Semesters einige Wechselbewegungen in den Veranstaltungen, wenn Studierenden nach den ersten Sitzungen entscheiden, anders als ursprünglich geplant zu studieren. Dann kommt es dazu, dass die tatsächlich in einer Veranstaltung anwesenden Personen nicht mehr mit denen auf der Teilnahmeliste übereinstimmen.

Jetzt kann das Teilnehmermanagement genutzt werden, um die Teilnahmeliste den tatsächlichen Gegebenheiten anzupassen. Neben einer aktualisierten Teilnahmeliste werden so auch passgenauere Mailverteiler und Regelung des Zugriffs auf die dem eKVV angeschlossenen Lernräume erreicht. Wenn das Teilnehmermanagement in der Veranstaltung schon aktiviert ist, kann es jetzt zur Nach-Pflege genutzt werden, ansonsten wird es jetzt angeschaltet. Aber Achtung: Das Aktivieren des Teilnehmermanagements führt dazu, dass zunächst alle Studierenden den Status "undefiniert" bekommen. Die Liste sollte dann direkt weiter bearbeitet werden.

Die Webformulare, die am Ende des Semesters für die Meldung von Prüfungsergebnissen an das Prüfungsamt verwendet werden, beruhen auf den Teilnehmerlisten der Veranstaltung. Um diese besser nutzen zu können ist es sinnvoll, diese vorher per Teilnehmermanagement zu bereinigen.

Umgekehrt wird die Meldung von Prüfungsergebnissen dann kompliziert, wenn das Teilnehmermanagement in einer Veranstaltung zwar aktiviert, aber nicht gepflegt wurde: Zur Leistungsbuchung werden dann nämlich nur diejenigen Studierenden angeboten, die den Status "teilnehmend" haben.

Lesen Sie hier mehr über die Meldung von Ergebnissen per Webformular.


Teilnahmemanagement für Lehrveranstaltungen

Das Teilnahmemanagement wird über den gleichnamigen Link in der Detailsicht einer Veranstaltung aufgerufen. Beim Anlegen einer Veranstaltung ist es immer deaktiviert.

Teilnahmestatus

"teilnehmend"

Der oder die Studierende hat einen Platz in der Veranstaltung erhalten, wird auf der Teilnehmerliste aufgeführt, ist im Mailverteiler der Veranstaltung enthalten und kann auf den Lernraum der Veranstaltung zugreifen.

"nicht teilnehmend"

Der oder die Studierende hat keinen Platz in der Veranstaltung erhalten, die Veranstaltung bleibt aber im Stundenplan, bis er oder sie diese selbst löscht.

"undefiniert"

Der oder die Studierende hat noch nicht an der Vergabe teilgenommen, weil sie entweder noch nicht stattgefunden hat oder der oder die Studierende die Veranstaltung erst nach der Vergabe in den Stundenplan aufgenommen hat. Studierende mit dem Status "undefiniert" werden in der Teilnehmerliste als "nicht teilnehmend" angezeigt, sind nicht im Mailverteiler und können den Lernraum nicht betreten.

"Warteliste"

Der oder die Studierende hat keinen Platz in der Veranstaltung bekommen, steht aber auf der Warteliste. Ein Nachrücken erfolgt nicht automatisch sondern muss manuell nachgepflegt werden. Sie können den Status "Warteliste" nur dann speichern, wenn Sie auch einen entsprechenden Platz auf der Liste angeben.

Studierende die auf der Warteliste stehen erwarten, dass sie auch die Möglichkeit haben, nachzurücken. Dieses Nachrücken erfolgt aber nicht automatisch, sondern der oder die Lehrende muss Studierende von der Warteliste auf die Teilnehmerliste manuell verschieben. Es bietet sich an, diese Funktion spätestens nach den ersten Veranstaltungsterminen zu nutzen, wenn klar ist, welche Studierende die Veranstaltung besuchen werden und welche nicht.

Markierungen setzen

Neben der Auswahl einzelner Studierender haben Sie auch die Möglichkeit, mit den Buttons am Ende der Liste "Alle als teilnehmend zu markieren", "Alle als nicht-teilnehmend zu markieren" oder alle "Undefinierte Status als nicht-teilnehmend zu markieren". Die Benutzung des letzen Buttons empfiehlt sich, um Studierende die sich verspätet und nach Abschluss der Vergabe eingetragen haben, mit einem Klick als "nicht-teilnehmend" zu setzen.

 


Studierende zur Veranstaltung hinzufügen

Teilnahmelisten entstehen normalerweise dadurch, dass Studierende sich die Veranstaltung in den Stundenplan aufnehmen. Das Teilnahmemanagement ermöglicht es, Studierende der Teilnahmeliste hinzuzufügen, auch wenn sie die Veranstaltung nicht selbst in den Stundenplan aufgenommen haben.

Dazu gibt es zwei Optionen:

"Hinzufügen einzelner Studierender"

Oberhalb des Teilnahmeliste im Teilnahmemanagement finden Sie einen Link "hinzufügen". Darüber können Sie einzelne oder auch eine ganze Liste von Studierenden hinzufügen, indem Sie die Matrikelnummer(n) oder Anmeldenamen von Gastznutzer*innen in das entsprechende Feld kopieren.

Wenn Sie nur den Namen kennen, aber nicht die Matrikelnummer, können Sie Ihr Prüfungsamt deshalb ansprechen.

Bitte denken Sie daran, die importierten Matrikelnummern im Teilnahmemanagement zu speichern, damit das Setzen des Teilnahmestatus wirksam wird!

"Importieren von Teilnahmelisten"

Sie finden am selben Ort einen Link zum importieren ganzer Teilnahmelisten. Diese Funktion bietet sich an, wenn Sie eine komplette Teilnahmeliste aus einer anderen Veranstaltung übertragen wollen, weil Sie z.B. eine zusätzliche Veranstaltung organisiert haben.

ACHTUNG , bei dieser Funktion gibt es eine Besonderheit: Das Importieren einer Liste überschreibt eine eventuell schon bestehende Teilnahmeliste, entfernt also alle evtl. schon auf der Liste stehenden Studierenden!


Teilnahmebestätigung per Passwort

Ergänzend oder alternativ zum expliziten Setzen der Teilnahmestatus können Sie im Teilnahmemanagement auch ein Passwort einstellen, das die Studierenden eingeben müssen um ihre Teilnahme zu bestätigen. Damit registrieren sich Studierende selbst in einer Veranstaltung und setzen sich bei aktiviertem Teilnahmemananagement selbst auf "teilnehmend".

Die Einrichtung des Passwortes ist Teil des Teilnahmemanagements und wird über einen Link oben in der Seite des Teilnahmemanagements erreicht.

Wenn ein Zusatzpasswort eingerichtet wird, muss dieses den Studierenden mitgeteilt werden (z.B. im Rahmen der Lehrveranstaltung). Auf den Lernraum zugreifen können dann nur solche Teilnehmer*innen, die sich in der Teilnahmeliste über das Passwort selbstständig auf "teilnehmend" gesetzt haben. Zusätzlich können Sie aber auch manuell Studierende auf "teilnehmend" setzen. Wenn Sie die Selbstregistrierung per Passwort abstellen wollen, so entfernen Sie einfach das Passwort im Teilnahmemanagement. Die Studierenden, die sich bis dahin registriert haben, verlieren dadurch ihren Zugangsstatus nicht.


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